مقالات نرم افزار crm

همه قابلیت‌های هیجان‌انگیز Trello در بخش “کارت‌ها” در نرم‌افزار دیدار

کارت های دیدار مانند ترلو

راهنمای گام به گام استفاده از کارت‌های دیدار را در این ویدیو مشاهده کنید   حتما تا به حال برای شما هم پیش آمده که بخواهید پروژه یا کار جدیدی را در شرکت خود شروع کنید. شما جلسات مختلفی برگزار می‌کنید و اهداف و دستاوردهای طرح جدید را به خوبی برای همکاران خود شرح می‌دهید، […]

توسط حمید محمودزاده -

به روزرسانی شده در ۲۶ بهمن ۱۳۹۹ -

زمان مطالعه 4 دقیقه

آموزش CRM > نرم‌افزار CRM

راهنمای گام به گام استفاده از کارت‌های دیدار را در این ویدیو مشاهده کنید

 

حتما تا به حال برای شما هم پیش آمده که بخواهید پروژه یا کار جدیدی را در شرکت خود شروع کنید. شما جلسات مختلفی برگزار می‌کنید و اهداف و دستاوردهای طرح جدید را به خوبی برای همکاران خود شرح می‌دهید، وظایف و مسئولیت‌های هر فرد را به او توضیح می‌دهید و زمانبندی اجرا را مشخص می‌کنید.

با توجه به اشتیاقی که همکاران‌تان برای این کار نشان می‌دهند، به نظر می‌رسد همه چیز به خوبی انجام خواهد شد. اما هنوز یک هفته از زمان شروع پروژه نگذشته که متوجه می‌شوید که نه تنها کار زیادی پیش نرفته بلکه سردرگمی افراد در اجرای فعالیت‌های مختلف باعث بروز مشکلات جدیدی در شرکت نیز شده است.

 

 مشکل از کجاست؟

شما دستورالعمل‌های اجرایی و زمانبندی انجام کارها را به بهترین شکل بیان کرده‌اید و از دلسوزی و پشتکار تیم خود هم مطمئن هستید. پس چرا کار به درستی پیش نمی‌رود؟

 

نکته اینجاست که:

دستورالعمل‌ها و برنامه‌های زمانی به تنهایی نمی‌توانند فرآیندهای اجرایی را در ذهن افراد تیم شما ترسیم کنند. آنها نیاز دارند تا این فرآیندها را به صورت بصری مشاهده کنند و روند انجام کارها را به صورت شماتیک ببینند تا دید بهتری نسبت به وظایف خود پیدا کنند.

یکی از کارکردهای ابزارهای مختلف مدیریت پروژه ایجاد این نگاه در ذهن افراد تیم است.

ترلو (Trello) یکی از ساده‌ترین نرم‌افزارهایی است که دقیقا این کار را انجام می‌دهد.

 

ترلو چیست؟

ترلو یک ابزار تحت وب است که مدیریت پروژه‌ها یا فعالیت‌های داخلی یک شرکت را به صورت هماهنگ انجام می‌دهد. در ترلو هر پروژه یا کار به صورت یک Board تعریف شده و مراحل انجام کار به شکل Card در آن قرار می‌گیرد. در هر کارت نیز می‌توان فعالیت‌های مختلف را درج نموده و برچسب گذاری، یادداشت، الصاق فایل و… انجام داد.

ترلو خدمات خود را در سه نسخه رایگان، نسخه Business Class و نسخه Enterprise ارائه می‌کند.

ترلو چیست

دیدار همه امکانات ترلو را در اختیار شما می‌گذارد

ما در نرم‌افزار CRM دیدار با الگو گرفتن از Trello، بخش کارت‌ها را ایجاد کرده‌ایم تا تیم‌های اجرایی شرکت شما نیز بتوانند به فعالیت‌های خود نظم دهند.

بخش “کارت‌ها” در دیدار این امکان را به شما می‌دهد که همه فعالیت‌های موجود در کسب‌وکار خود را به صورت فرآیندهای مشخص تعریف کنید و بر انجام آنها نظارت داشته باشید.

با یک مثال نحوه استفاده از کارت‌ها را توضیح می‌دهم.

 

شرکت “پیشرو ارتباط” در زمینه نصب و راه‌اندازی سیستم‌های دوربین مداربسته فعالیت دارد. روند کاری آنها به این شکل است که پس از پایان پروسه فروش و دریافت پیش پرداخت، کارشناسان مجموعه باید به محل مورد نظر مراجعه کنند و نقشه دقیق محل دوربین‌ها، سیم‌کشی‌ها و… را ترسیم کنند. سپس همه تجهیزات لازم را تهیه کرده و برای نصب به محل ساختمان بروند.

حال می‌خواهیم مرحله به مرحله ببینیم که این شرکت چگونه با استفاده از بخش کارت‌ها می‌تواند این فرآیند را ساده‌تر و دقیق‌تر انجام دهد.

 

تعریف کاریز کارت

مرحله اول برای انجام این کار این است که پروسه اجرایی به صورت یک “کاریز کارت” در سیستم تعریف شود. به شکل زیر توجه کنید:

کاریز کارت

برای دیدن تصویر در سایز بزرگتر روی آن کلیک کنید

 

همانطور که می بینید این شرکت فرآیند اجرایی نصب و پشتیبانی دوربین را در ۶ مرحله تعریف کرده است.

این یک “کاریز کارت” است و با کاریز فروش تفاوت دارد. همانطور که شما معاملات را در کاریز فروش ثبت می‌کنید و آن را مرحله به مرحله پیش می‌برید تا محصول خود را به فروش برسانید، می‌توانید کارهای دیگر (غیر از فروش) را نیز در قالب یک کارت تعریف کنید و در مراحل مختلف “کاریز کارت” به پیش ببرید تا آن کارت به سرانجام برسد.

دقت کنید که در هنگام تعریف کاریز، دو گزینه وجود دارد:

  • مربوط به معامله
  • مربوطه به کارت

شما در هنگام تعریف کاریز کارت باید گزینه “مربوط به کارت” را انتخاب کنید.

 

این کاریز به شکل زیر در قسمت کاریزهای شما به نمایش در می‌آید:

کاریز کارت

برای دیدن تصویر در سایز بزرگتر روی آن کلیک کنید

 

حالا می‌توانید روی گزینه “افزون کارت” کلیک کنید و فعالیت مورد نظر خود را تعریف کنید.

 

تعریف کارت

یکی از مشتریان شرکت به نام آقای محمدی، مراحل فروش را پشت سر گذاشته و پیش پرداخت سیستم دوربین مداربسته خود را واریز کرده است. حالا باید پروسه اجرایی او آغاز شود.

پرونده ایشان از تیم فروش به تیم نصب و راه‌اندازی ارجاع داده می‌شود. مسئول تیم نصب یک کارت جدید به نام پروژه آقای محمدی در کاریز نصب و پشتیبانی تعریف می‌کند و آن را به افراد مرتبط ارجاع می‌دهد.

تعریف کارت ترلو

برای دیدن تصویر در سایز بزرگتر روی آن کلیک کنید

 

همانطور که می‌بینید عنوان و توضیحات این کارت، اولویت انجام آن، مسئول کارت و دیگر افرادی که می‌توانند کارت را در کاریز خود ببینند به دقت مشخص شده است. همینطور تاریخی که کارت باید بسته شود (ددلاین انجام کار) نیز در هنگام تعریف کارت معلوم می‌گردد.

پس از آنکه روی دکمه ثبت کارت کلیک کنید، این کارت در کاریز شما قرار خواهد گرفت.

نمایش کارت در کاریز

برای دیدن تصویر در سایز بزرگتر روی آن کلیک کنید

 

حالا می‌توانید روی این کارت فعالیت تعریف کنید و آن را به افراد مسئول ارجاع دهید.

 

تعریف فعالیت روی کارت

تعریف فعالیت روی کارت درست مانند تعریف فعالیت روی معامله است. همانطور که به نتیجه رسیدن یک معامله نیاز به فعالیت‌هایی مانند تماس، ارسال ایمیل، پیگیری و… دارد، برای اینکه کارهای اجرایی انجام شود شما می‌توانید فعالیت‌های مختلفی تعریف کنید و آنها را به افراد درگیر در کارت ارجاع دهید.

پس روی مثلث زردرنگ کلیک می‌کنیم و فعالیتی را برای این کارت مشخص می‌کنیم. مثلا میلاد (مدیر نصب و راه‌اندازی شرکت) “فعالیت بازدید از محل” را برای یکی از همکاران خود (به نام حسین) تعریف نموده و تاریخ و ساعت دقیق آن را مشخص می‌کند.

تعریف فعالیت روی کارت

برای دیدن تصویر در سایز بزرگتر روی آن کلیک کنید

 

حسین پس از بازدید از محل در تاریخ مشخص شده، گزارش و دیگر مستندات خود را به کارت الصاق کرده و آن را به مرحله “تهیه نقشه اجرایی” منتقل می‌کند. سپس فعالیت مورد نیاز در آن مرحله را برای یکی دیگر از همکاران خود تعریف می‌کند.

 

پس از آنکه همه فعالیت‌های لازم برای اجرای این پروژه انجام شد و کار به پایان رسید، کارت بسته می‌شود.

بستن کارت

برای دیدن تصویر در سایز بزرگتر روی آن کلیک کنید

 

همانطور که می‌بینید پروژه نصب دوربین مداربسته آقای محمدی می‌تواند به سادگی به شکل یک کارت تعریف شده و افراد مختلف، فعالیت‌های لازم برای تکمیل آن را انجام دهند تا کار به طور کامل انجام شود.

 

گزارش کارت‌ها

گزارش گرفتن از کارت‌های مختلف به شما دید بسیار بهتری از نحوه انجام کارهای اجرایی شرکت و چالش‌های موجود می‌دهد. اگر شما به صورت دقیق و آماری بدانید که تیم شما در ماه گذشته چه میزان کار انجام داده و چقدر زمان صرف انجام هر فعالیت شده است، بهتر می‌توانید برای گسترش تیم‌های خود تصمیم‌گیری کنید.

در حال حاضر قسمت گزارشات کارت‌ها در دیدار دو گزارش در اختیار شما می‌گذارد:

گزارش کارت‌های ورودی و گزارش سرعت بسته شدن کارت‌ها.

گزارش کارت ها در دیدار

برای دیدن تصویر در سایز بزرگتر روی آن کلیک کنید

 

با استفاده از فیلترهای مختلف می‌توانید این گزارش‌ها را به صورت جزئی‌تر مشاهده کنید.

البته گزارش کارت‌های دیدار در حال حاضر در حال تکمیل شدن است و به زودی گزارش‌های بسیار متنوع‌تری را از این بخش می‌توانید در اختیار داشته باشید.

 

شما هم می‌توانید کارهای اجرایی موجود در کسب‌وکار خود را به این شکل با استفاده از کارت‌ها تعریف کنید و فعالیت‌های لازم برای انجام آنها را به همکاران خود ارجاع دهید. به این ترتیب بسیاری از چالش‌های مدیران شرکت از بین می‌رود و کارمندان نیز برنامه دقیق فعالیت‌های روزانه خود را می‌دانند و می‌توانند برنامه‌ریزی بهتری داشته باشند.

 

فکر می‌کنید کارت‌های دیدار چگونه به بهبود اجرای فرآیندها در کسب‌وکار شما کمک می‌کند؟

نظرات خود را در قسمت کامنت با ما در میان بگذارید.

نیاز به مشاوره دارید؟ کلیک کنید

 

دیدگاهتان را بنویسید

.

  • news subscribe aside

    سه شنبه ها ساعت 9 صبح برای شما هم مقالات آموزشی رایگان ارسال کنم؟