گزارشات جدید دیدار چه چیزی به مدیران می‌گوید؟

در تماس های مختلفی که با مدیران بخش های مختلف داشتم و بازخوردهایی که در جلسات از مشتریان دیدار گرفتم، متوجه شدم یکی از دغدغه های مدیران، داشتن تصویر واضح از عملکرد شرکت در زمان های مختلف می‌باشد تا بتوانند فعالیت ها را کنترل کرده و برای بهبود آنها برنامه ریزی داشته باشند.

البته در هر CRM بایستی بخشی به عنوان گزارشات و تحلیل های کسب و کار وجود داشته باشد تا مدیران بتوانند تحلیل کلیه اطلاعات بخش های فروش، بازاریابی و پشتیبانی را در چند نمودار ساده و مختصر ببینند.

طبیعتا یکی از عوامل مهم در فروش برای هر شرکتی، فعالیت کارمندان فروش آن شرکت است. گزارشات دیدار شامل بخش‌های عمومی، بخش پرسنل، محصولات و گزارش زنده میباشد.برای داشتن تصویر روشن تر از وضعیت فروش و بازاریابی در شرکت تصمیم گرفتیم گزارشات جدیدتری را ایجاد کنیم.

در اولین قدم “دستیار مدیر” به دیدار اضافه شد که شامل مجموعه تحلیل های actionable می‌باشد که احساس کردیم برای هر مدیر و کارمندی نیاز جدی به حساب می‌آید.

مرحله بعدی دو نمودار جدید در خصوص کارمندان فروش است.
در این مقاله قصد داریم در خصوص یکی از نمودارهای جدید صحبت کنیم تا ببینیم این نمودار چه اطلاعاتی به مدیریت می‌دهد.

در ابتدا شما یکی از کارمندان یا تیم های فروش را انتخاب میکنید. سپس نمودار بالا برای فعالیت های ۱۲ ماه گذشته آن کارمند یا تیم نمایش داده می‌شود. حالا بگذارید ببینیم این اطلاعات دقیقا چه هستند؟

ماه مرداد ۹۴ را درنظر بگیرید:

تعداد سرنخ ها برای این کارمند برابر ۱۲۰ می باشد. از این تعداد، فروش برابر ۱۰ ، تعداد معامله جاری یا همان فرصت برابر ۴۰ و فرصت های ناموفق برابر ۲۰ عدد بوده است.
اما نکته این نمودار چیز دیگری است. مقادیر معامله و فروش و فرصت ناموفق بر اساس تاریخ ثبت سرنخ محاسبه می‌شود.

یعنی چه؟

یعنی معاملاتی که برای این ماه محاسبه شده است، الزاما در مرداد ماه قطعی نشده اند بلکه فقط تاریخ ثبت سرنخ آن در ماه مرداد ۹۴ بوده است. ممکن است معامله ای در تاریخ اذر ۹۴ موفق شود ولی تاریخ ثبت سرنخ آن مربوط به مرداد باشد، پس این معامله به مرداد تعلق دارد. یا ممکن است سرنخی که در مرداد ۹۴ ثبت شده در ماه بعدی ناموفق شود، پس در معاملات ناموفق مرداد ماه محاسبه می‌شود.

به طور خلاصه:

• سرنخ در هرماه برابر است با تعداد سرنخ هایی که فقط در مرداد ۹۴ ثبت شده است.
• تعداد معامله ناموفق عبارت است معاملاتی که ثبت سرنخ آنها در ماه مرداد ۹۴ بوده و در هر تاریخی بعد از آن ناموفق شده است
• تعداد معامله جاری عبارت است معاملاتی که ثبت سرنخ آنها در ماه مرداد ۹۴ بوده و در هر تاریخی بعد از آن جاری شده و همچنان، فرصت است.
• تعداد معامله موفق عبارت است معاملاتی که ثبت سرنخ آنها در ماه مرداد ۹۴ بوده و در هر تاریخی بعد از آن موفق شده است.

اما این نمودار چه معنی میتواند داشته باشد:

این نمودار به شما می‌گوید کارمند فروش شما در هر ماه چه سرنخ هایی را ثبت میکند به چه میزان از سرنخ ها پیگیری میکند ونتیجه فعالیت های او چیست؟

طبیعتا نرخ معامله جاری برای ماه هایی که شش ماه است گذشته اند نباید زیاد باشد (مثلا در نمودار بالا اینطور نیست و این یعنی کارمند فروش به خوبی پیگیری ها را انجام نمی‌دهد) همچنین در صورت بالا بودن تعداد معاملات ناموفق بدین معنی است که پیگیری های کارمند فروش نتیجه ی مثبتی ندارد یا احتمالا او به سراغ سرنخ های اشتباهی رفته است.
از دیگر نکاتی که توسط این نمودار درک میشود. تغییر در روش فروش کارمندان است. ماه دی را مجددا نگاه کنید. تعداد کل سرنخ ها کاهش پیدا کرده اما پس از آن شاهد آن هستیم که تعداد فروش زیاد شده و معاملات ناموفق کاهش پیدا کرده است.

سه دلیل برای این اتفاق وجود دارد:

• ۱) منابعی که سرنخ ها گرفته شده اند بهتر شده اند
• ۲) روش فروش کارمند متفاوت شده است
• ۳) هر دو

نکته دیگر این است که این تغییر پس از دی ماه حفظ و حتی بهتر نیز شده است پس کارمند شما، از دلیل این تغییر آگاه است و آن را به خوبی بهبود میدهد.

به طور کلی تغییرات ناگهانی در این نمودار میتواند سیگنال های مهمی برای شما باشند و اگر روند تغییرات در ماه های بعدی حفظ شود بدین معنی است که شیفت انجام شده اتفاقی نبوده و دلیل موجهی برای آن وجود دارد. اگر این اتفاق مثبت باشد، شاید بهتر باشد دلیل آن را جست و جو کنید تا بتوانید به سایر کارمندان نیز آموزش دهید، اما اگر خدایی نکرده این تغییرات منفی باشد یعنی شما دارید مقادیر زیادی مشتری و فرصت فروش را از دست میدهید پس بهتر است هرچه سریعتر جلوی آن را بگیرید.