صنعت: تجهیزات پزشکی
مکان: تهران
محبوب‌ترین ویژگی: سیستم‌سازی فروش
ورقا تجهیز در دوران رشد خود با افزایش تعداد مشتریان روبه‌رو شد. این موضوع باعث شد مدیریت دستی اطلاعات و ارتباطات با مشتریان ناکارآمد شود و تیم نتواند به‌موقع به نیازهای مشتریان، به‌ویژه خدمات پس از فروش، پاسخ دهد.
در ابتدا، این شرکت از روش‌هایی مانند ثبت اطلاعات در فایل‌ها و دفترچه‌ها استفاده می‌کرد و جلسات حضوری با مشتریان ترتیب می‌داد. با گسترش شرکت، این شیوه‌ها زمان‌بر و پرخطا شد و نیاز به راهکارهای سیستماتیک و نوین بیش‌ازپیش احساس شد.
اعضای تیم در ابتدا با تردید به ابزارهای جدید نگاه می‌کردند و نگران بودند که این فناوری‌ها، به‌جای کمک، باری اضافی بر دوش آن‌ها باشند. این نگرانی‌ها روند پذیرش و بهره‌برداری از سیستم‌های مدیریت مدرن را در مراحل اولیه کند کرد.
نبود سیستمی برای دسته‌بندی مشتریان و برنامه‌ریزی منظم برای پیگیری‌ها، تیم را از اولویت‌بندی و ارائه خدمات بهینه به مشتریان بازمی‌داشت. این موضوع تأثیر منفی بر کیفیت خدمات و رضایت مشتریان داشت.
ما در ابتدا فایل‌هایی را درست می‌کردیم و در دفترچه‌هایمان اطلاعات مشتری‌ها را ساماندهی می‌کردیم مدیریت اطلاعات مشتریان به صورت سنتی تبدیل به یکی از بزرگتری‌ن چالش‌های ما شده بود.
با استفاده از CRM، ورقا تجهیز می‌تواند اطلاعات تمامی مشتریان را به صورت متمرکز ذخیره و مدیریت کند. این نرم‌افزار امکان ثبت دقیق تاریخچه ارتباطات، درخواست‌ها، و نیازهای مشتریان را فراهم می‌کند، به طوری که تیم می‌تواند به‌موقع و بر اساس اولویت‌ها به آن‌ها پاسخ دهد. همچنین، قابلیت‌های یادآوری و برنامه‌ریزی CRM باعث بهبود کیفیت خدمات پس از فروش و افزایش رضایت مشتریان می‌شود.
CRM فرآیندهای سنتی مدیریت ارتباطات را با ابزارهایی سیستماتیک و کارآمد جایگزین می‌کند. به‌جای ثبت دستی اطلاعات در فایل‌ها و دفترچه‌ها، همه داده‌ها به صورت دیجیتال و در یک بستر واحد ذخیره می‌شود. این تغییر باعث صرفه‌جویی در زمان، کاهش خطا، و افزایش دقت در مدیریت ارتباطات با مشتریان می‌شود.
برای کاهش نگرانی‌های تیم در پذیرش فناوری جدید، می‌توان با نمایش قابلیت‌ها و مزایای CRM، آن‌ها را از تأثیر مثبت این ابزار مطمئن کرد. پس از استفاده اولیه، تیم متوجه خواهد شد که این نرم‌افزار نه تنها باری اضافی ایجاد نمی‌کند، بلکه بسیاری از وظایف را تسهیل کرده و فرآیندها را بهینه می‌کند.
CRM امکان دسته‌بندی مشتریان را بر اساس ویژگی‌ها، نیازها و اولویت‌های آن‌ها فراهم می‌کند. این ویژگی به تیم کمک می‌کند تا برنامه‌ریزی‌های دقیق‌تری برای پیگیری مشتریان داشته باشند. همچنین، ابزارهای گزارش‌گیری و تحلیل در CRM به مدیران امکان می‌دهد تا وضعیت مشتریان و عملکرد تیم را به صورت دقیق ارزیابی کنند و تصمیمات بهتری اتخاذ کنند.
در ابتدا، تیم ورقا تجهیز با نگرانی نسبت به استفاده از ابزارهای جدید برای مدیریت مشتریان مواجه بود. آن‌ها نگران بودند که نرم‌افزار CRM به‌جای تسهیل کارها، باری اضافی بر دوششان باشد. اما با شروع استفاده از این ابزار، به سرعت متوجه شدند که نرم‌افزار نه تنها فرآیندهایشان را ساماندهی می‌کند، بلکه بسیاری از کارهای روزمره را ساده‌تر کرده و بار کاری تیم را کاهش می‌دهد.
در کمتر از یک هفته، تأثیر مثبت این نرم‌افزار به‌وضوح احساس شد. اطلاعات مشتریان به صورت منظم و متمرکز ثبت و مدیریت شد و ارتباطات به شکلی شفاف‌تر و سریع‌تر برقرار گردید. پس از گذشت زمان، CRM به یکی از ارکان کلیدی شرکت تبدیل شد، به‌طوری‌که نه تنها تیم فروش و پشتیبانی را در انجام وظایف یاری می‌کند، بلکه به عنوان یک عضو مؤثر و ارزشمند شرکت، نقش مهمی در توسعه و بهبود فرآیندها ایفا می‌کند. این تجربه نشان داد که با انتخاب درست ابزارها، می‌توان نگرانی‌های اولیه را به فرصت‌های طلایی برای بهبود عملکرد سازمان تبدیل کرد.
یاسمین خسروشاهی، مدیر عامل شرکت وزین طب ماندگار
