صنعت: کلینیک‌های زیبایی و سلامت
مکان: تهران
محبوب‌ترین ویژگی: گزارش‌های روزانه و ماهانه و شاخص‌های عملکرد
در ابتدای فعالیت، اطلاعات خانواده‌ها در واتساپ و یادداشت‌های شخصی ثبت می‌شد. با افزایش مراجعان و از دست رفتن بخشی از اطلاعات، دسترسی به سوابق و پیگیری ارتباطات دشوار شد.
خانه رشد برای بررسی تعداد ثبت‌نام‌ها، تماس‌های پاسخ‌داده‌شده و خانواده‌های شروع‌کننده درمان، به اطلاعات دقیق نیاز داشت. جمع‌آوری و محاسبه دستی این داده‌ها زمان‌بر بود.
عملکرد از نظر من KPI و شاخص‌هایی مثل تعداد ثبت نامی‌ها، پاسخ داده شده‌ها، پیگیری شده‌ها و تعداد کسانی است که درمان شده‌اند. دقیقا آماری که نرم‌افزار CRM در اختیار من قرار می‌دهد.
با بزرگ‌تر شدن مجموعه، روش‌های قدیمی دیگر پاسخ‌گوی نیازهای مدیریتی نبودند. تغییر عادت‌های کاری و ایجاد فرهنگ ثبت منظم اطلاعات نیز به زمان و پیگیری نیاز داشت.
خانه رشد برای سامان‌دهی اطلاعات خانواده‌ها و دسترسی بهتر به سوابق ارتباطی، استفاده از CRM دیدار را آغاز کرد تا اطلاعات از حالت پراکنده خارج شوند.
گزارش‌های دیدار به مدیر مجموعه کمک می‌کنند شاخص‌هایی مانند تعداد ثبت‌نام‌ها، پیگیری‌ها و خانواده‌های آغازکننده درمان را منظم‌تر بررسی کند.
ثبت اطلاعات و بررسی گزارش‌ها، بخشی از تلاش خانه رشد برای فاصله گرفتن از روش‌های سنتی و تصمیم‌گیری بر اساس داده‌های دقیق‌تر است.
با حرکت به سمت استفاده از CRM، خانه رشد امکان ساختارمندتر کردن اطلاعات مرتبط با خانواده‌ها و پیگیری ارتباطات را در اختیار دارد. این موضوع برای مجموعه‌ای که با تعداد زیادی از مراجعان سروکار دارد، اهمیت ویژه‌ای دارد؛ زیرا دسترسی به سوابق، وابستگی به یادداشت‌های شخصی و اطلاعات پراکنده را کاهش می‌دهد.
گزارش‌های روزانه و ماهانه دیدار به مدیر خانه رشد کمک می‌کنند شاخص‌های عملکردی را منظم‌تر بررسی کند. مشاهده اطلاعاتی مانند تعداد ثبت‌نام‌ها، میزان پاسخ‌گویی و روند پیگیری خانواده‌ها، ارزیابی وضعیت فرآیندها را ساده‌تر می‌کند.
برای خانه رشد، توسعه خدمات تخصصی در کنار حفظ کیفیت فرآیندها اهمیت زیادی دارد. بررسی شاخص‌های عملکرد و دسترسی به اطلاعات منظم، زمینه مناسب‌تری برای شناخت وضعیت مجموعه و تصمیم‌گیری مدیریتی فراهم می‌کند.
از نگاه محمد خلیلی، ثبت اطلاعات و استفاده از داده‌ها فقط به نظم‌دهی امور روزمره محدود نمی‌شود؛ بلکه بخشی از زیرساخت لازم برای رشد یک مجموعه خدماتی و مدیریت پیچیدگی‌های آن در مسیر توسعه است.
