صنعت: تولیدی و صنعتی
مکان: شیراز
محبوب‌ترین ویژگی: گزارش دهی
در مراحل ابتدایی با تعداد کم مشتریان، مدیریت اطلاعات به کمک دفتر یادداشت یا فایل‌های ورد و اکسل قابل انجام بود. اما با رشد سریع پروژه‌ها، نیاز به ابزاری برای ساماندهی و ردیابی ارتباطات با مشتریان بیش از پیش احساس شد.
کسب رضایت مشتریان در نتیجه مدیریت اطلاعات صحیح امکان پذیر است. نرم افزار CRM دقیقا همان ابزاری است که بخش بیشتر این هدف را برای شما ممکن می‌کند.
اطلاعات پروژه‌ها معمولاً پس از نصب، به مرور فراموش می‌شدند؛ مسئله‌ای که مانع پیگیری صحیح خدمات پس از فروش می‌شد. نداشتن سابقه دقیق و مکتوب از تعاملات و وضعیت فنی پروژه‌ها، یک ضعف جدی در سیستم پیگیری محسوب می‌شد.
برای جلوگیری از فراموشی اطلاعات پس از اجرای پروژه، باید ساختار ثبت و آرشیو اطلاعات مشتریان و پروژه‌ها به صورت دقیق و منسجم شکل بگیرد. این موضوع کمک می‌کند تا در هر زمان، سابقه تعامل با مشتری و وضعیت فنی پروژه‌ها به‌راحتی قابل دسترسی باشد.
با تعریف مراحل مشخص برای پیگیری پروژه‌ها، فرآیند ارتباط با مشتریان از زمان شروع پروژه تا سرویس‌های دوره‌ای به‌صورت گام‌به‌گام و قابل برنامه‌ریزی پیش می‌رود. این ساختار باعث خواهد شد هیچ درخواستی از سوی مشتری بدون پاسخ نماند و کیفیت خدمات حفظ شود.
باید استفاده از ابزارها و روش‌های جدید برای ذخیره اطلاعات جایگزین یادداشت‌برداری‌های سنتی در دفتر یا فایل‌های پراکنده شود. این تغییر نه‌تنها از خطاهای انسانی جلوگیری می‌کند، بلکه دسترسی به اطلاعات را برای اعضای تیم آسان‌تر و سریع‌تر خواهد کرد.
به‌جای اتکا به روش‌های موردی و سلیقه‌ای، باید فرآیندهای کاری استانداردسازی شود. این مسئله باعث می‌شود اجرای پروژه‌ها، پیگیری‌ها و خدمات پس از نصب، کیفیت یکسانی داشته باشند و وابسته به شخص خاصی نباشند.
از شروع پروژه تا خدمات پس از نصب، تمام مراحل با نظم خاصی دنبال می‌شود. دیگر نیازی نیست برای پیدا کردن اطلاعات یک مشتری یا وضعیت یک پروژه، دفترها یا فایل‌های مختلف را جست‌وجو کرد.
با ثبت کامل اطلاعات، تیم خدمات پس از فروش می‌تواند در زمان مناسب وارد عمل شده و بدون اتلاف وقت یا سردرگمی، پاسخ‌گوی مشتریان باشد.
دیدار تنها یک ابزار نبوده؛ بلکه به ایجاد یک رویکرد ساختار یافته در تیم کمک کرده است. امروز تیم اوتانا با نظم بیشتری کار می‌کند و می‌تواند با اطمینان بیشتری به پروژه‌های آینده نگاه کند.
کاوه رایمند، مدیر عامل اسپاد اتوماسیون مهر
