در جهان پررقابت بیزینسها، هر نکته طلایی برای داشتن جلسه فروش موفق و موثر جلسه فروش فرصتی برای همسو کردن ایده، تقویت همدلی تیم و رسم موفقیتهای تیم است. کیک آف میتینگ جلسه فروش نه تنها نقطه شروعی برای فصل جدید از پروژه و فعالیتهاست، بلکه سکوی پرتابی برای ایده و استراتژیهایی است که میتواند بیزینس را به قلههای جدید موفقیت برساند. شروع جلسات آغاز فروش بدون برنامه، مثل سفر بدون برنامه است و احتمالاً خیلی چیزها یادتان میرود. در ادامه بیشتر درباره جلسه آغازین پروژه فروش و معنی kick off meeting صحبت میکنیم. پس تا آخر این متن با ما همراه باشید.
جلسه کیکآف میتینگ چیست؟
جلسه آغاز پروژه یا kick off meeting اولین جلسهای است که در شروع پروژه برگزار میشود. اعضای تیم در جلسه کیک آف گردهم جمع میشوند تا اهداف، نقشها و انتظارات را تعیین کنند. کیک آف میتینگ معمولا توسط مدیر پروژه هدایت میشود و تمام اعضای تیم، ذینفعان و طرفهای خارجی در آن حضور دارند.
شروع فروش یا SKO در این جلسات تیم فروش برای دریافت اطلاعات و آموزش فروش درباره محصولات و خدمات جدید، فناوری جدید فعال سازی فروش و ابتکارات شرکت دور هم جمع میشوند. هدف از جلسه آغاز پروژه، متحد کردن تیم فروش و ایجاد انگیزه و روحیه است. شروع جلسه پروژه فروش معمولی شامل سخنرانیهای کلیدی از مدیر اجرایی درباره شکست و فرصتهای فروش است.
اهداف جلسه آغاز فروش
اهداف جلسه آغازین فروش میتواند بسته به نوع پروژه متفاوت باشد. ولی اهداف زیر در بیشتر این جلسات مشترک هستند:
1. تعیین سهمیه و انتظارات
در این جلسات باید مشخص کنید که چه توقعی از تیم فروشتان دارید. برای مثال باید بگویید که امسال نیاز است در هفته 250 فروش داشته باشید و بتوانید نرخ تبدیل سرنخ به مشتری را به 55 درصد برسانید. برای انگیزه دادن در این کار میتوانید از بهترین فروشندگان سال پیش تقدیر کنید یا اینکه بگویید از این به بعد پورسانت میگیرید.
2. مرور نتایج
برای روحیه دادن به تیم فروش و واضح کردن نتایج و اهداف، لازم است نتایج سال قبل را مرور کنید. برای مثال بگویید که در سال قبل به صورت میانگین هر هفته 230 فروش داشتیم و نرخ تبدیل سرنخ به خریدارمان 45 درصد بود و امسال میخواهیم این اعداد را افزایش دهیم. جدا از این میتوانید به بهترین فرد اشاره کنید. مثلاً بگویید علی احمدی کارشناس فروش در سالی که گذشت هر هفته 82 فروش داشت و نرخ تبدیلش 49 درصد بود.
3. آموزش
ممکن است در سال جاری محصولات جدیدی ارائه دهید یا اینکه خدمات جدیدی طراحی کرده باشید. مثلاً در سال جدید 3 محصول تونر ضد جوش، سرم کلاژن ضد پیری و کرم ضد آفتاب نارگیل معرفی کرده باشید. لازم است به فروشندگان درباره این محصولات آموزش دهید که چه هستند و چگونه کار میکنند. بهتر است درباره مزایا و ویژگیهای آنها و نحوه فروششان هم حرف بزنید. بگویید که از امسال خدمات پشتیبانی 24 ساعته ارائه داده میشود که میتوانید از آن برای تسهیل فرایند فروش استفاده کنید.
4. معرفی کردن تغییرات
لازم است هر گونه تغییراتی که در استراتژی فروش و زمان بندی داشتید را به فروشندگان بگویید. برای مثال بگویید تا پارسال نیاز بود که مثل یک فروشنده مشتری را به خرید تحریک کنید؛ ولی از امسال لازم است مثل یک مشاور به مشتریان کمک کنید تا بخرند.
5. شبکه و ایجاد روابط
یکی دیگر از اهداف کیک آف میتینگ جلسه فروش، ایجاد ارتباط مؤثر بین کارمندان است. در این جلسات همه یکدیگر را میبینند و وقتی میشنوند که همه قرار است پیش به سوی یک هدف قدم بردارند، ارتباط بهتری با هم برقرار میکنند.
6. شناخت افراد برتر سال گذشته
با معرفی کردن افراد برتر سال گذشته به نوعی میتوانید به آنها انگیزه دهید. جدا از آن یک فضای رقابتی و دوستانه در شرکت ایجاد میشود. تجربه ثابت کرده بازدهی افراد در فضای رقابتی بیشتر است. بهتر است از این افراد تقدیر کنید.
7. جشن موفقیت و درس از شکستها
شکست همیشه تلخ است؛ ولی اگر از سمتی دیگر به آن نگاه کنید، خیلی خوب است. شکستها تجربهای هستند که باعث حرفهایتر شدنتان میشود. فردی که به خاطر تخفیف ندادن به مشتریان در فروش موفق نمیشود، یاد میگیرد که چطور به مشتریان تخفیف دهد و این باعث بالا رفتن نرخ فروشش میشود. در جلسات آغازین پروژه فروش لازم است موفقیتها را جشن بگیرید. مثلاً اگر امسال بالاترین فروش بین رقبا را داشتید، آن را جشن بگیرید و از کارمندانتان به خاطر این دستاورد قدردانی کنید.
چگونه جلسه کیک آف میتینگ برگزار کنیم؟
برای اجرای موفق کیکآف میتینگ، بهتر است گام به گام به صورت زیر پیش بروید.
آمادهسازی قبل از جلسه
قبل از هر چیز باید بدانید چرا این جلسه برگزار میشود و قرار است چه خروجیای داشته باشد. هدف جلسه باید شفاف باشد. همچنین لازم است افراد درست را دعوت کنید؛ نه بیش از حد و نه کمتر از نیاز. در نهایت، یک دستور جلسه مشخص (Agenda) تهیه و پیش از جلسه برای شرکتکنندگان ارسال کنید تا همه با آمادگی وارد جلسه شوند.
شروع جلسه
جلسه را با خوشامدگویی و معرفی کوتاه افراد آغاز کنید، مخصوصاً اگر اعضای تیم همدیگر را نمیشناسند. سپس هدف جلسه و ساختار آن را توضیح دهید تا همه بدانند قرار است درباره چه موضوعاتی صحبت شود.
معرفی پروژه
در این مرحله باید تصویر کلی پروژه را ارائه دهید. توضیح دهید پروژه چرا شکل گرفته، چه مشکلی را حل میکند و چه ارزشی برای سازمان یا مشتری ایجاد خواهد کرد. همچنین چشمانداز نهایی پروژه را بیان کنید تا همه درک مشترکی از مقصد داشته باشند و بدانند موفقیت پروژه به چه معناست.
تعیین اهداف و دامنه پروژه
در این بخش اهداف پروژه بهصورت واضح و قابل اندازهگیری بیان میشوند تا انتظارها شفاف باشد. سپس دامنه پروژه مشخص میشود؛ یعنی چه کارهایی جزو پروژه است و چه کارهایی خارج از آن محسوب میشود. شفافسازی دامنه از اختلافنظرها و توقعات نادرست در ادامه پروژه جلوگیری میکند.
معرفی نقشها و مسئولیتها
در این مرحله مشخص میشود هر فرد در پروژه چه نقشی دارد و مسئول چه کاری است. باید معلوم باشد مدیر پروژه چه کسی است، تصمیمگیر نهایی کیست و هر عضو تیم در چه بخشهایی پاسخگو خواهد بود.
برنامه زمانبندی
اینجا نمای کلی زمانبندی پروژه ارائه میشود. فازهای اصلی، نقاط عطف (Milestones) و ددلاینهای مهم معرفی میشوند تا تیم بداند پروژه چگونه و در چه بازهای پیش خواهد رفت.
روشهای ارتباط و گزارشدهی
در این بخش مشخص میکنید اعضای تیم چگونه و از چه کانالهایی با هم ارتباط دارند. همچنین نحوه گزارشدهی، جلسات دورهای و روش پیگیری مسائل و تغییرات توضیح داده میشود.
ریسکها و چالشهای احتمالی
در این مرحله درباره ریسکهای شناختهشده، محدودیتها و چالشهای احتمالی صحبت میشود. هدف این نیست که همه چیز حل شود، بلکه آگاهسازی تیم است تا با دید واقعبینانه وارد پروژه شوند و در صورت بروز مشکل غافلگیر نشوند.
پرسش و پاسخ
در پایان جلسه، زمانی را به سؤالات شرکتکنندگان اختصاص دهید. این بخش کمک میکند ابهامات برطرف شود و مطمئن شوید همه برداشت درستی از پروژه دارند. اگر پاسخ برخی سؤالات آماده نیست، آنها را یادداشت و برای پیگیری مشخص کنید.
جمعبندی و اقدامات بعدی
در انتهای جلسه، نکات و تصمیمات مهم را خلاصه کنید و اقدامات بعدی را بهطور شفاف مشخص نمایید؛ اینکه چه کاری، توسط چه کسی و تا چه زمانی انجام شود. سپس جلسه را با تشکر از شرکتکنندگان به پایان برسانید و بعد از جلسه صورتجلسه را برای همه ارسال کنید.
انواع کیک آف میتینگ
به طور کلی دو نوع جلسه آغاز پروژه وجود دارد:
کیک آف میتینگ داخلی
این نوع جلسه آغاز پروژه فقط مختص اعضای تیم پروژه است. یعنی مدیران، اعضای تیم و ذینفعان داخلی. هدف این جلسه، هماهنگ کردن تیم و آماده کردن آن برای انجام پروژه است.
کیک آف میتینگ خارجی
این نوع جلسه آغاز پروژه شامل تیمهای در ارتباط با مشتری و ذینفعان از طرف مشتریان میشود. این نوع کیک آف میتینگ بیشتر یک جلسه پرزنت است که در آن ارتباط برقرار میکنید، انتظارات را هماهنگ کرده و از ارتباط شفاف در طول پروژه اطمینان حاصل میکنید.
عناصر جلسات کیک آف میتینگ جلسه فروش
هر چند که هر جلسه متفاوت است، ولی این موارد بین همه جلسات شروع پروژه مشترک است:
1. مقدمه
اجازه دهید همه خودشان را معرفی کنند تا جلسه بهتر پیش برود. قرار نیست همه یکدیگر را بشناسند.
2. بیانیه کار، محدوده پروژه، جدول زمانی و محصولات تحویلی
این موارد مهمترین موضوعات جلسات پروژه هستند که باید دربارهشان صحبت کنید.
- بیانیه کار: کاری که تحویل خواهید داد را توضیح میدهد.
- محدوده پروژه: شامل شرح مفصلی از محصولات قابل تحویل است.
- جدول زمانی: تاریخ تحویل محصولات را نشان میدهد.
- کالاهای تحویلی: اقلام واقعی هستند که قرار است به مشتری تحویل داده شود.
3. نقاط عطف و برقراری ارتباط
در طول جلسه آغازین خود یک خط پایه برای نحوه برنامه ریزی و به اشتراک گذاشتن پیشرفت با مشتریان ایجاد کنید. میتوانید از یک گزارش برای این کار استفاده کنید و باید در دسترس همهی ذینفعان و مشتریان باشد تا از پیشرفت و تأخیرها آگاه شوند. برای پروژه مشتری، لازم است مشتری موافقتش را با گزارشها اعلام کند تا به مراحل بعدی بروید.
4. ابزار و روشها
مجموعهای از ابزارهایی که در طول پروژه استفاده میکنید را کنار هم قرار دهید و با تیمتان درباره آنها حرف بزنید که چطوری ازشان برای برقراری ارتباط و هماهنگی استفاده کنید. هماهنگی و بحث درباره این ابزارها به ساده و مؤثر نگه داشتن ارتباطات کمک میکند. جدا از آن لازم است مطمئن شوید تیم یا مشتریان به راحتی میتوانند به این ابزارها دسترسی داشته باشند و بتوانند به بهترین شکل ممکن از آنها استفاده کنند. بعضی از بهترین ابزارهایی که میتوانید استفاده کنید را در زیر آوردیم:
- یک سیستم مدیریت کار مثل Jira، Basecamp یا Asana
- سیستم مدیریت ارتباط با مشتری مثل CRM دیدار
- یک سیستم برای به اشتراک گذاشتن اسناد مثل Google Docs
- یک ابزار ارتباطی مثل ایمیل
- یک سیستم مدیریت پروژه و زمان مثل ترلو
5. مدیریت ریسک و مسائل
با مشتری و تیمتان ارتباط برقرار کنید و بگویید که چگونه میخواهید مسائل را شناسایی و حل کنید. حتی با بهترین برنامه ریزی هم ممکن است در جلسات، اتفاق و مشکلات غیر منتظرهای پیش بیاید. شما به عنوان یک فرد حرفهای لازم است این اتفاقات را شناسایی و اولویت بندی کرده و ریسک و استرس را به کمترین حد ممکن برسانید. این کار میتواند شامل نظارت دقیق اعضای تیم روی ساعت پرداخت و پیگیری بهروزرسانی نرمافزارها باشد. بهتر است از مشتریان بپرسید که نظرشان درباره تغییر چیست تا بهتر بتوانید مدیریتشان کنید.
نکات اجرای موفق جلسه کیک آف
برای اینکه یک جلسه کیکآف را با موفقیت و به طور موثر اجرا کنید، به نکات زیر توجه داشته باشید.
تمرکز بر شفافیت از همان ابتدا
مهمترین عامل موفقیت جلسه کیکآف، شفاف صحبت کردن است. اهداف، انتظارات، دامنه پروژه و محدودیتها باید بدون ابهام بیان شوند.
مدیریت زمان و ساختار جلسه
جلسه کیکآف نباید طولانی و فرسایشی باشد. داشتن برنامه مشخص و پایبندی به آن کمک میکند جلسه منظم پیش برود و تمرکز از دست نرود.
مشارکت دادن اعضای تیم
جلسه نباید یکطرفه و صرفاً ارائهای باشد. با پرسیدن سؤال، دعوت به اظهار نظر و ایجاد فضای امن برای صحبت، اعضای تیم را درگیر کنید. وقتی افراد احساس مشارکت کنند، تعهد آنها نسبت به پروژه بیشتر میشود.
همراستا کردن انتظارات
یکی از اهداف اصلی کیکآف میتینگ، همراستا کردن دیدگاههاست. باید مطمئن شوید همه افراد برداشت یکسانی از موفقیت پروژه، اولویتها و نقشها دارند.
تعیین مسئولیتها و گامهای بعدی
جلسه موفق با خروجی مشخص تمام میشود. در پایان باید دقیقاً معلوم باشد چه کارهایی باید انجام شود، مسئول هر کار چه کسی است و زمان انجام آن چیست.
کلام آخر
کیک آف میتینگ جلسه فروش مکانی برای معرفی کردن محصولات و خدمات جدید و تقدیر از کارکنان و دستاوردهاست. این جلسات کمک میکند تیمی همدل و با انگیزه داشته باشید. تقریباً امروزه همهی بیزینسها در هر سال مالی یا هر دوره سه ماهه یک جلسه آغازین پروژه برگزار میکنند
سوالات متداول
KickOff meeting چیست؟
جلسه شروع پروژه، رویدادی است که هر سه ماه یکبار و یا در آغاز سال مالی برگزار میشود و تیم فروش برای گرفتن آموزش فروش و استفاده از تکنولوژی جدید و طرحهای نو دور هم جمع میشوند.
عناصر جلسات کیک آف میتینگ فروش چیست؟
در تمام جلسات شروع پروژه مواردی مثل مقدمه، بیانیه، محدوده پروژه، جدول زمانی و محصولات تحویلی، نقاط عطف، ابزارها و روشها و مدیریت ریسک، مشترک است.
