جلسه آغاز پروژه یا Kickoff meeting چیست؟ | چرا باید کیک آف میتینگ داشته باشید؟

در جهان پررقابت بیزینس‌ها، هر جلسه فروش فرصتی برای همسو کردن ایده، تقویت همدلی تیم و رسم موفقیت‌های تیم است. کیک آف میتینگ جلسه فروش نه تنها نقطه شروعی برای فصل جدید از پروژه و فعالیت‌هاست، بلکه سکوی پرتابی برای ایده و استراتژی‌هایی است که می‌تواند بیزینس را به قله‌های جدید موفقیت برساند. شروع جلسات آغاز فروش بدون برنامه، مثل سفر بدون برنامه است و احتمالاً خیلی چیزها یادتان می‌رود. در ادامه بیشتر درباره جلسه آغازین پروژه فروش و معنی kick off meeting صحبت می‌کنیم. پس تا آخر این متن با ما همراه باشید.

معنی kick off meeting چیست؟

شروع فروش یا SKO معمولاً یک رویداد یک یا دو روزه است که در آغاز سال مالی یا هر سه ماه برگزار می‌شود. در این جلسات تیم فروش برای دریافت اطلاعات و آموزش فروش درباره محصولات و خدمات جدید، فناوری جدید فعال سازی فروش و ابتکارات شرکت دور هم جمع می‌شوند. هدف از این جلسات، متحد کردن تیم فروش و ایجاد انگیزه و روحیه است. شروع جلسه پروژه فروش معمولی شامل سخنرانی‌های کلیدی از مدیر اجرایی درباره شکست و فرصت‌های فروش است.

در این جلسات زمانی برای تیم فروش در نظر گرفته می‌شود تا دستاوردهای‌شان را جشن بگیرند و برای دوره جدید اهداف تعیین کنند. این جلسات برای بیزینس‌هایی که به نیروی فروش‌شان متکی هستند، خیلی مهم است. کیک آف میتینگ جلسه فروش فرصتی برای همدل کردن افراد است و شما را مطمئن می‌کند که همه از اهداف شرکت آگاه هستند. سرمایه گذاری در شروع فروش به نمایندگان فروش کمک می‌کند در کارشان موفق‌تر شوند و به نتایج بهتری برسند.

چرا باید جلسه شروع پروژه داشته باشید؟

جلسات آغازین پروژه فروش بهترین مکان برای تعیین انتظارات و تقویت روحیه تیم است. معمولاً شروع کار بعد از نهایی شدن پروژه انجام می‌شود. کیک آف میتینگ فرصتی برای هدایت تیم در انجام کار، تصمیم گیری درباره همکاری و ایجاد اهداف مشترک بین تیم فروش است. در این جلسات می‌توانید درباره موانع فروش، تسهیل کننده و جدول زمانی بحث و گفتگو کنید.

برنامه ریزی جلسه شروع پروژه

در اروپا یک ضرب المثل هست که می‌گوید: با شکست در برنامه ریزی برای شکست آماده می‌شوید. هیچ چیز بدتر از این نیست که به جلسه‌ای بروید و برای آن برنامه نداشته باشید.

قبل از کار

جلسه آغازین پروژه نباید مکانی برای پخش اطلاعات باشد. بلکه باید در این جلسه ذهن مشتری و ذینفعان را به صورت فعال درگیر کنید. بهتر است یک دستور جلسه تهیه کنید و در آن سوالاتی که می‌خواهید از تیم‌تان بپرسید را یادداشت کنید.

تشکیل جلسه

نحوه ساختار برنامه جلسات آغاز پروژه به نوع آن بستگی دارد؛ ولی در هر پروژه باید به 5 سؤال چه کسی، چه چیزی، کجا، چه زمانی و چرا جواب دهید. همچنین نیاز است این سؤالات را از تیم‌تان بپرسید:

• پیشینه پروژه چیست؟
• چرا این کار را انجام می‌دهید؟
• محدوده پروژه چقدر است؟
• برنامه کار چه شکلی است؟

تفاوت بین جلسات آغاز پروژه با تیم و با مشتریان

ممکن است پروژه‌ای که می‌خواهید راه‌اندازی کنید درباره مدیریت فضای داخلی مثل سیستم مدیریت اسناد یا پروژه خارجی درباره مشتری باشد. در هر دو حالت، جلسه اولیه پروژه کارکرد یکسانی دارد. این جلسات مکانی برای تعیین سبک و چشم انداز پروژه، ایجاد اهداف، وظایف و جدول زمانی هستند. در جلسات پروژه با مشتری لازم است خودتان را به مشتری معرفی کنید و شور و اشتیاق‌تان برای شروع همکاری با او را نشان دهید.

عناصر جلسات کیک آف میتینگ جلسه فروش

هر چند که هر جلسه متفاوت است، ولی این موارد بین همه جلسات شروع پروژه مشترک است:

1. مقدمه

اجازه دهید همه خودشان را معرفی کنند تا جلسه بهتر پیش برود. قرار نیست همه یکدیگر را بشناسند.

2. بیانیه کار، محدوده پروژه، جدول زمانی و محصولات تحویلی

این موارد مهم‌ترین موضوعات جلسات پروژه هستند که باید درباره‌شان صحبت کنید.

• بیانیه کار: کاری که تحویل خواهید داد را توضیح می‌دهد.
• محدوده پروژه: شامل شرح مفصلی از محصولات قابل تحویل است.
• جدول زمانی: تاریخ تحویل محصولات را نشان می‌دهد.
• کالاهای تحویلی: اقلام واقعی هستند که قرار است به مشتری تحویل داده شود.

3. نقاط عطف و برقراری ارتباط

در طول جلسه آغازین خود یک خط پایه برای نحوه برنامه ریزی و به اشتراک گذاشتن پیشرفت با مشتریان ایجاد کنید. می‌توانید از یک گزارش برای این کار استفاده کنید و باید در دسترس همه‌ی ذینفعان و مشتریان باشد تا از پیشرفت و تأخیرها آگاه شوند. برای پروژه مشتری، لازم است مشتری موافقتش را با گزارش‌ها اعلام کند تا به مراحل بعدی بروید.

4. ابزار و روش‌ها

مجموعه‌ای از ابزارهایی که در طول پروژه استفاده می‌کنید را کنار هم قرار دهید و با تیم‌تان درباره‌ آنها حرف بزنید که چطوری ازشان برای برقراری ارتباط و هماهنگی استفاده کنید. هماهنگی و بحث درباره این ابزارها به ساده و مؤثر نگه داشتن ارتباطات کمک می‌کند. جدا از آن لازم است مطمئن شوید تیم یا مشتریان به راحتی می‌توانند به این ابزارها دسترسی داشته باشند و بتوانند به بهترین شکل ممکن از آن‌ها استفاده کنند. بعضی از بهترین ابزارهایی که می‌توانید استفاده کنید را در زیر آوردیم:

• یک سیستم مدیریت کار مثل Jira، Basecamp یا Asana
• سیستم مدیریت ارتباط با مشتری مثل CRM دیدار
• یک سیستم برای به اشتراک گذاشتن اسناد مثل Google Docs
• یک ابزار ارتباطی مثل ایمیل
• یک سیستم مدیریت پروژه و زمان مثل ترلو

5. مدیریت ریسک و مسائل

با مشتری و تیم‌تان ارتباط برقرار کنید و بگویید که چگونه می‌خواهید مسائل را شناسایی و حل کنید. حتی با بهترین برنامه ریزی هم ممکن است در جلسات، اتفاق و مشکلات غیر منتظره‌ای پیش بیاید. شما به عنوان یک فرد حرفه‌ای لازم است این اتفاقات را شناسایی و اولویت بندی کرده و ریسک و استرس را به کمترین حد ممکن برسانید. این کار می‌تواند شامل نظارت دقیق اعضای تیم روی ساعت پرداخت و پیگیری به‌روزرسانی نرم‌افزارها باشد. بهتر است از مشتریان بپرسید که نظرشان درباره تغییر چیست تا بهتر بتوانید مدیریت‌شان کنید.
 

اهداف جلسه آغاز فروش

اهداف جلسه آغازین فروش می‌تواند بسته به نوع پروژه متفاوت باشد. ولی اهداف زیر در بیشتر این جلسات مشترک هستند:

1. تعیین سهمیه و انتظارات

در این جلسات باید مشخص کنید که چه توقعی از تیم فروش‌تان دارید. برای مثال باید بگویید که امسال نیاز است در هفته 250 فروش داشته باشید و بتوانید نرخ تبدیل سرنخ به مشتری را به 55 درصد برسانید. برای انگیزه دادن در این کار می‌توانید از بهترین فروشندگان سال پیش تقدیر کنید یا اینکه بگویید از این به بعد پورسانت می‌گیرید.

2. مرور نتایج

برای روحیه دادن به تیم فروش و واضح کردن نتایج و اهداف، لازم است نتایج سال قبل را مرور کنید. برای مثال بگویید که در سال قبل به صورت میانگین هر هفته 230 فروش داشتیم و نرخ تبدیل سرنخ به خریدارمان 45 درصد بود و امسال می‌خواهیم این اعداد را افزایش دهیم. جدا از این می‌توانید به بهترین فرد اشاره کنید. مثلاً بگویید علی احمدی کارشناس فروش در سالی که گذشت هر هفته 82 فروش داشت و نرخ تبدیلش 49 درصد بود.

3. آموزش

ممکن است در سال جاری محصولات جدیدی ارائه دهید یا اینکه خدمات جدیدی طراحی کرده باشید. مثلاً در سال جدید 3 محصول تونر ضد جوش، سرم کلاژن ضد پیری و کرم ضد آفتاب نارگیل معرفی کرده باشید. لازم است به فروشندگان درباره این محصولات آموزش دهید که چه هستند و چگونه کار می‌کنند. بهتر است درباره مزایا و ویژگی‌های آن‌ها و نحوه فروش‌شان هم حرف بزنید. بگویید که از امسال خدمات پشتیبانی 24 ساعته ارائه داده می‌شود که می‌توانید از آن برای تسهیل فرایند فروش استفاده کنید.

4. معرفی کردن تغییرات

لازم است هر گونه تغییراتی که در استراتژی فروش و زمان بندی داشتید را به فروشندگان بگویید. برای مثال بگویید تا پارسال نیاز بود که مثل یک فروشنده مشتری را به خرید تحریک کنید؛ ولی از امسال لازم است مثل یک مشاور به مشتریان کمک کنید تا بخرند.

5. شبکه و ایجاد روابط

یکی دیگر از اهداف کیک آف میتینگ جلسه فروش، ایجاد ارتباط مؤثر بین کارمندان است. در این جلسات همه یکدیگر را می‌بینند و وقتی می‌شنوند که همه قرار است پیش به سوی یک هدف قدم بردارند، ارتباط بهتری با هم برقرار می‌کنند.

6. شناخت افراد برتر سال گذشته

با معرفی کردن افراد برتر سال گذشته به نوعی می‌توانید به آنها انگیزه دهید. جدا از آن یک فضای رقابتی و دوستانه در شرکت ایجاد می‌شود. تجربه ثابت کرده بازدهی افراد در فضای رقابتی بیشتر است. بهتر است از این افراد تقدیر کنید.

7. جشن موفقیت و درس از شکست‌ها

شکست همیشه تلخ است؛ ولی اگر از سمتی دیگر به آن نگاه کنید، خیلی خوب است. شکست‌ها تجربه‌ای هستند که باعث حرفه‌ای‌تر شدن‌تان می‌شود. فردی که به خاطر تخفیف ندادن به مشتریان در فروش موفق نمی‌شود، یاد می‌گیرد که چطور به مشتریان تخفیف دهد و این باعث بالا رفتن نرخ فروشش می‌شود. در جلسات آغازین پروژه فروش لازم است موفقیت‌ها را جشن بگیرید. مثلاً اگر امسال بالاترین فروش بین رقبا را داشتید، آن را جشن بگیرید و از کارمندان‌تان به خاطر این دستاورد قدردانی کنید.

کلام آخر

کیک آف میتینگ جلسه فروش مکانی برای معرفی کردن محصولات و خدمات جدید و تقدیر از کارکنان و دستاوردهاست. این جلسات کمک می‌کند تیمی همدل و با انگیزه داشته باشید. تقریباً امروزه همه‌ی بیزینس‌ها در هر سال مالی یا هر دوره سه ماهه یک جلسه آغازین پروژه برگزار می‌کنند
 

×

یکشنبه نامه های رایگان دیدار!

با به‌روزترین و علمی ترین مقالات حوزه فروش و ارتباط با مشتری هر یکشنبه قبل از صرف صبحانه منتظر یک ایمیل خوشمزه از طرف ما باشید

• ایمیل