مدیریت پروژه چیست؟
راهنمای جامع مدیریت پروژه در ایران + ۱۰ حوزه مرتبط

وقتی پروژه‌ای در جریان است و قرار است در تاریخ مشخصی تحویل داده شود، بودجه مشخصی برایش تعیین شده و لازم است که تمام ذینفعان را راضی نگه دارید، تنها یک راه به ذهن می‌رسد و آن هم مدیریت موثر پروژه است.
 

اما مدیریت پروژه چیست، از چه ابزارهایی استفاده می‌کند و اصلا در چه حوزه‌های دانشی کاربرد دارد؟
در این مقاله می‌خواهیم به تمام سوالات شما در رابطه با مدیریت پروژه پاسخ دهیم. پس اگر می‌خواهید بدانید چطور می‌توانید به بهترین شکل ممکن یک پروژه را مدیریت کنید، این مقاله را از دست ندهید.

پروژه چیست؟

یک پروژه مجموعه‌ای هماهنگ از وظایف است که به طور موقت انجام می‌شوند تا یک محصول، پروسه یا خدمت جدیدی را با زمان و منابع مالی محدود، تعریف کنند.

• پروژه زمان شروع و پایان مشخصی دارد.
• پروژه یک دستاورد جدید و منحصر‌به‌فردی را به همراه دارد.
• اعضای تیم هدف واحدی را دنبال می‌کنند.
• مدت زمان انجام پروژه مشخص و ممکن است کوتاه (یک ماه) یا طولانی (چند سال) باشد.
• زمان، منابع مالی و انسانی هر پروژه محدود و از قبل تعریف شده است.
• یک پروژه معمولا به کمک چند نفر انجام می‌شود اما می‌تواند تک‌نفره هم باشد.

پروژه چی نیست؟!

• پروژه فعالیت‌های روزانه (مثل ورزش کردن) نیست.
• پروژه عملیات‌هایی مثل تولید قطعات ماشین نیست.
• پروژه کارهای دائمی، تکراری و مستمر (مثل سرکار رفتن) نیست.

مدیریت پروژه چیست؟

«مدیریت پروژه مجموعه‌ای از ابزارها، فرایندها، سیستم‌ها، متدها، مهارت‌های شخصی و نگرش‌هایی است که به ما کمک می‌کنند تا در طول انجام پروژه با چالش‌ها مواجه شویم.»
 

در پروژه یکسری الزامات داریم که مدیر پروژه باید همه‌ی آن‌ها را در نظر بگیرد. در واقع مدیریت پروژه به کارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و روش‌هایی است که در فعالیت‌های پروژه اعمال می‌شوند تا پروژه بتواند آن الزاماتی که به آن اشاره شد را محقق کند. منظور از الزامات همان محدودیت‌های انجام پروژه است. مدیر پروژه باید مهارت‌های مختلف و متنوعی را بلد باشد تا بتواند این الزمات را رعایت کند.
 

حوزه‌های دانشی مدیریت پروژه

مهارت‌هایی که مدیر پروژه باید داشته باشد، شامل مدیریت هر کدام از «حوزه های دانشی مدیریت پروژه» است. در اینحا توضیح مختصری درباره هرکدام از این 10 حوزه می‌دهیم.

1. مدیریت زمان

یعنی سازوکارهای مورد نیاز برای شروع، تکمیل و تحویل به موقع پروژه.

2. مدیریت هزینه

یعنی بودجه‌بندی مناسب و کنترل هزینه‌های پروژه باتوجه به بودجه از قبل تعریف شده برای پروژه.

3. مدیریت محدوده

محدوده پروژه یعنی هرچیزی که پروژه را شامل می‌شود و مدیریت محدوده یعنی تعریف و کنترل مرزهای پروژه تا از مرزهای تعریف‌شده برای پروژه عبور نکنیم.

4. مدیریت کیفیت

یعنی بررسی عملکرد و چگونگی پیشرفت پروژه باتوجه به اهداف در نظر گرفته شده برای پروژه.

5. مدیریت ریسک

شناسایی، تحلیل و نحوه‌ی برخورد با موقعیت‌های ناشناخته در طول پروژه.

6. مدیریت ذینفعان

تمام افراد یا گروه‌هایی که به نوعی بر پروژه اثر می‌گذارند و یا از آن تاثیر می‌پذیرند، ذینفعان هستند. و مدیریت ذینفع یعنی برنامه‌ریزی برای ارتباط ذینفعان با تیم و بررسی و تحلیل تاثیر آن‌ها بر پروژه.

7. مدیریت تدارکات

یعنی خرید و تهیه‌ی محصولات، مواد اولیه و یا خدمات مورد نیاز برای انجام پروژه از خارج از تیم.

8. مدیریت منابع انسان

واگذاری درست و تاثیرگذار نقش‌ها و مسئولیت‌ها به افراد و برنامه‌ریزی، نظارت بر آن‌ها.

9. مدیریت یکپارچگی

یعنی مدیر پروژه همه‌ی این 10 مهارت را به صورت هم‌زمان در نظر بگیرد و بتواند بین آن‌ها تعامل برقرار کند و آن‌ها را بالانس نگه دارد.

10. مدیریت ارتباطات

مدیریت ارتباطات یعنی برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و بازنگری همه‌ی راه‌های ارتباطی داخل یک سازمان و بین سازمان‌ها. همچنین شامل سازماندهی و انتشار دستورالعمل‌های ارتباطی جدید مرتبط با یک سازمان یا شبکه است.

 
هر کدام از این ده حوزه دانشی شامل فرایندها و نکات قابل توجهی است که باید به صورت دقیق مطالعه و بررسی شوند. پیشنهاد می‌کنم در صورتی که قصد مدیریت یک پروژه را دارید، قبل از شروع فعالیت، با این حوزه‌های دانشی آشنا شوید تا مدیریتی درست و اثربخش داشته باشید و صرفا به تعاریف آن ها اکتفا نکنید.
 

چه زمانی از مدیریت پروژه استفاده می‌کنیم؟

پروژه‌ها با فعالیت‌های معمول کسب‌وکار فرق دارند. وقتی سازمان می‌خواهد راهکاری را ارائه دهد و الزامات را در یک بودجه و چارچوب زمانی توافق شده، تعیین کند، از پروژه استفاده می‌کند. پروژه‌ها به یک تیم نیاز دارند تا دور هم جمع شوند و روی اهداف پروژه تمرکز کنند. در نتیجه، کار تیمی موثر، برای موفقیت پروژه ضروری است.
 

مدیریت پروژه به مدیریت کارهای مختلف می‌پردازد تا به اهداف خاصی دست یابد. نحوه مدیریت کارها به عوامل مختلفی بستگی دارد. مقیاس، اهمیت و پیچیدگی کار، عوامل اصلی هستند. چه بخواهید یک دفتر کوچک را جابجا کنید یا برای برگزاری المیپک آماده شوید، یک سری اصول اساسی وجود دارد، اما با چالش‌های مدیریتی متفاوتی همراه هستند. اهداف پروژه را می‌توان از لحاظ این موارد بیان کرد:

• خروجی (مثل یک ساختمان جدید و مستحکم)
• نتیجه (مثل جابجایی کارکنان از یک دفتر به محل جدید)
• مزایا (مثل کاهش هزینه‌های سفر و مدیریت)
• اهداف استراتژیک (مثل دو برابر کردن سهام شرکت در سه سال).

چه کسی از مدیریت پروژه استفاده می‌کند؟

هر کسی که پروژه را مدیریت می‌کند، حتی اگر رسما به اسم مدیر پروژه هم شناخته نمی‌شود، از مدیریت پروژه استفاده می‌کند. حتی کسی که یک رویداد را سازماندهی می‌کند. هر پروژه‌ای که توسط گروهی از افراد مدیریت کرده‌اید، به مدیریت پروژه نیاز دارد و این مهارتی است که همه به آن نیاز دارند و از آن استفاده می‌کنند.
 

اگر رسمی‌تر بخواهیم بگوییم، پروژه‌هایی که در تمام صنایع و کسب‌وکارها انجام می‌شوند، از مدیریت پروژه استفاده می‌کنند.

مدیر پروژه چیست؟

تصورات نادرستی از مدیر پروژه در ذهن اکثر افراد جا افتاده است. مثلا:

• مدیر پروژه بالاترین تخصص را در آن حوزه دارد.
• و یا اینکه مدیر پروژه بالاترین قدرت اجرایی را در پروژه دارد.

هر دوی این تصورات غلط هستند. در واقع هیچ لزومی ندارد کسی که مدیر پروژه است، متخصص آن حوزه باشد و یا بالاترین قدرت اجرایی را داشته باشد. حتی شاید برایتان جالب باشد که بدانید استاندارد PMBOK (در ادامه توضیح می‌دهیم)، در پاسخ به این سوال که مدیر پروژه کیست؟ می‌گوید بهتر است مدیر پروژه، متخصص آن حوزه  نباشد! چون ممکن است وارد کارهای اجرایی شود و از کارها و مسئولیت‌های اصلی خودش که مدیریت، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه است، دور شود. مثلا مدیر پروژه‌ی تولید یک اپلیکیشن نباید وارد مسائل کدنویسی و طراحی شود، حتی اگر در آن حوزه متخصص باشد.

استاندارد PMBOK

کلمه‌ی (PMBOK) مخفف عبارت Project Management Body Of Knowledge و به معنای «دانش مدیریت پروژه» است.
 

PMBOK معروف ترین استاندارد جهانی در حوزه مدیریت پروژه است که در کتابی با عنوان «راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه» به آن پرداخته شده است. این کتاب برای اولین بار توسط موسسه PMI در سال 1996 چاپ شد و اکنون نسخه‌های مختلفی از آن در دسترس است. کم‌کم داریم به بحث شیرین «مدیریت پروژه چیست» نزدیک می‌شویم!
 

اجزای اصلی مدیریت پروژه

• بیان علت اینکه چرا انجام پروژه ضروری است
• گرفتن الزامات پروژه، مشخص کردن کیفیت محصول یا خدماتی که باید تحویل داده شود، تخمین منابع و زمان موردنیاز
• آماده کردن یک پرونده کسب‌وکار برای توجیه سرمایه‌گذاری
• تضمین قرارداد همکاری و تامین بودجه موردنیاز
• هدایت و انگیزه دادن به تیم برای انجام پروژه
• توسعه و پیاده سازی یک برنامه مدیریت برای پروژه
• مدیریت ریسک‌ها، مشکلات و تغییرات احتمالی در پروژه
• نظارت بر پیشرفت کار طبق برنامه
• مدیریت بودجه پروژه
• حفظ ارتباط با ذینفعان و سازمان پروژه
• مدیریت ارائه دهنده
• اتمام پروژه به صورت کنترل شده و در زمان مناسب

بهترین مدرک‌های مدیریت پروژه در جهان

سازمان‌های مختلفی در سراسر دنیا هستند که مدرک مدیریت پروژه می‌دهند. برخی از معروف‌ترین آنها عبارت است از:

• مدرک مدیریت پروژه گوگل: به تازگی شرکت گوگل یک برنامه آموزشی همراه با Coursera ایجاد کرده که تمام مبانی مدیریت پروژه را آموزش می‌دهد.
• مدرک PMI: PMI مدرک‌های مختلف مدیریت پروژه را ارائه می‌دهد. اکثر مدیران پروژه، یک مدرک PMP (مدرک تخصصی مدیریت پروژه) دارند که یک استاندارد این صنعت محسوب می‌شود.
• مدرک اجایل: تعداد زیادی مدرک مدیریت پروژه اجایل و دوره‌های آموزشی آن وجود دارد. این مدرک برای مدیران اسکرام و اجایل لازم است.
• مدرک PRINCE2: PRINCE2 یک چهارچوب مدیریت پروژه است که در انگلستان، استرالیا و اروپا استفاده می‌شود. برای شرکت در پروژه PRINCE2 به مدرک‌های خاصی نیاز دارید.

نرم افزار مدیریت پروژه

صنایع مختلفی سعی می‌کنند از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه برای برنامه ریزی پروژه‌ها، تخصیص منابع و زمان بندی استفاده کنند. سیستم مدیریت پروژه به مدیران و همچنین کل تیم‌ها این امکان را می‌دهد تا بودجه، کیفیت اجرای پروژه و اسناد ردوبدل شده در طول پروژه را کنترل کنند. انواع مختلفی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه وجود دارد که می‌توانید به صورت رایگان یا با پرداخت هزینه از آنها استفاده کنید.
 

برای مثال نرم افزار Trello یکی از مشهورترین نرم افزارهای مدیریت پروژه است که مبتنی بر وب فعالیت می‌کند. نرم افزار آسانا هم ابزاری برای هماهنگی و مرتب کردن کارهای تیمی (از پروژه‌های کوچک گرفته تا ابتکارات استراتژیک) است که در بین معروف‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه توسط تیم‌های مختلف استفاده می‌شود.
 

نمونه دیگر از سیستم مدیریت پروژه که امروزه کاربرد زیادی پیدا کرده ClickUp است؛ یکی از نرم افزارهای قدرتمند مدیریت پروژه. این نرم افزار قابلیت مدیریت کار در کنار ویژگی‌هایی مانند ذخیره‌ی اسناد، یادداشت‌های یادآوری، امکان تعیین اهداف، تقویم و حتی صندوق ورودی ارائه می‌دهد.
 

ابزارهای مدیریت پروژه

طیف گسترده‌ای از ابزارهای مدیریت پروژه وجود دارد که در ادامه ضروری‌ترین ابزارها را معرفی کردیم.
 

داشبورد پروژه

داشبورد پروژه یک ابزار ردیابی پروژه است که اجازه می‌دهد بر هزینه‌ها، کارها و پیشرفت‌تان نظارت داشته باشید. این ابزار در طول اجرای پروژه، خیلی به دردتان می‌خورد.
 

نمودار گانت

نمودار گانت، نمایش بصری موعدهای زمانی پروژه است که تمام کارهای پروژه را در یک نمودار نشان می‌دهد. این ابزار برای برنامه‌ریزی پروژه، زمان بندی، مدیریت کارها و مدیریت منابع مفید است.
 

بوردهای کانبان

بورد کانبان یک ابزار مدیریت وظایف است که به مدیران پروژه و اعضای تیم اجازه می‌دهد کارها را به صورت تصویری ببینند. این ابزار برای تیم‌های اجایل و اسکرام بسیار مفید است.

نتیجه‌گیری

در این مقاله با مفهوم پروژه آشنا شدید و فهمیدید مدیریت پروژه چیست و از چه بخش‌ها و اجزایی تشکیل شده. همچنین توضیح دادیم چه زمانی باید از مدیریت پروژه استفاده کنید و اصلا چه کسی از مدیریت پروژه استفاده می‌کند. در کنار اینها متوجه شدید که مدیر پروژه کیست و چه کارهایی باید انجام دهد و برای مدیریت پروژه از چه ابزارهایی می‌توانید کمک بگیرید تا به نتیجه مطلوب برسید.

×