مدیریت پروژه چیست؟ راهنمای جامع مدیریت پروژه در ایران + ۱۰ حوزه مرتبط

مدیریت پروژه چیست؟ فیل‌ها چگونه پرواز می‌کنند؟! مرغ‌ها چگونه تخم طلا می‌گذارند؟!

تا قبل از اینکه در مورد مدیریت پروژه مطالعه کنم، اگر کسی از من در مورد مدیریت پروژه می‌پرسید، شبیه این بود که بپرسد فیل‌ها چگونه پرواز می‌کنند! همین‌قدر سخت، پیچیده، مبهم و ترسناک! منظورم این است که در این زمینه واقعا لنگ می‌زدم. البته که پرواز کردن فیل‌ها کاملااااا غیرممکن است و من می‌توانم مدیریت پروژه را درک کنم. ولی خب مثالی بهتر به ذهنم نرسید! خوشبختانه فیل‌ها نمی‌توانند پرواز ‌کنند وگرنه باید نگران این میشدیم که فیل‌ها روی سرمان فرود بیایند.

می‌دانم که اکثر ما هیچ انگیزه‌ای برای یادگیری مدیریت پروژه نداریم و همیشه از آن فراری هستیم؛ چون فکر می‌کنیم کاری بسیار سخت، پیچیده و تخصصی است که هرکسی از عهده آن برنمی‌آیند. حتی با شنیدن پروژه و مدیریت پروژه هم اغلب به یاد پروژه‌های بزرگ عمرانی-صنعتی می‌افتیم که عده‌ای با کلاه ایمنی زرد‌رنگ در ساختمان مشغول به کار هستند. و احتمالا یکی از آن‌ها هم که نقشه‌‌به‌دست ایستاده و به دیگران امر و نهی می‌کند، مدیر پروژه است!

اما واقعیت این است که همه‌ی ما در طول مسیر زندگی با پروژه‌های کوچک و بزرگ زیادی مواجه می‌شویم که هیچوقت آن‌ها را پروژه به حساب نمی‌آوریم. دلیلش هم این است که تعریف و درک درستی از واژه‌ی «پروژه» نداریم. بنابراین بهتر است اول بدانیم «پروژه چیست؟» تا بعد با آگاهی بیشتری به سراغ «مدیریت پروژه» برویم. خبر خوب اینکه قرار است اینجا خیلی ساده و کوتاه با مدیریت پروژه آشنا شوید و خبری از کلمات قلمبه‌سلمبه و پیچیده نیست. شروع کنیم؟

کمی درمورد پروژه حرف بزنیم

پروژه چی هست؟

یک پروژه مجموعه‌ای هماهنگ از وظایف است که به طور موقت انجام می‌شوند تا یک محصول، پروسه یا خدمت جدیدی را با زمان و منابع مالی محدود، تعریف کنند.

• • پروژه زمان شروع و پایان مشخصی دارد.
  • پروژه یک دستاورد جدید و منحصر‌به‌فردی را به همراه دارد.
  • اعضای تیم هدف واحدی را دنبال می‌کنند.
  • مدت زمان انجام پروژه مشخص و ممکن است کوتاه (یک ماه) یا طولانی (چند سال) باشد.
  • زمان، منابع مالی و انسانی هر پروژه محدود و از قبل تعریف شده است.
  • یک پروژه معمولا به کمک چند نفر انجام می‌شود اما می‌تواند تک‌نفره هم باشد.

پروژه چی نیست؟!

• • پروژه فعالیت‌های روزانه (مثل ورزش کردن) نیست.
  • پروژه عملیات‌هایی مثل تولید قطعات ماشین نیست.
  • پروژه کارهای دائمی، تکراری و مستمر (مثل سرکار رفتن) نیست.

مدیر پروژه کیست؟

تصورات نادرستی از مدیر پروژه در ذهن اکثر افراد جا افتاده است. مثلا:

• مدیر پروژه بالاترین تخصص را در آن حوزه دارد.
• و یا اینکه مدیر پروژه بالاترین قدرت اجرایی را در پروژه دارد.

هر دوی این تصورات غلط هستند. در واقع هیچ لزومی ندارد کسی که مدیر پروژه است، متخصص آن حوزه باشد و یا بالاترین قدرت اجرایی را داشته باشد. حتی شاید برایتان جالب باشد که بدانید استاندارد PMBOK (در ادامه توضیح می‌دهیم)، می‌گوید بهتر است مدیر پروژه، متخصص آن حوزه  نباشد! چون ممکن است وارد کارهای اجرایی شود و از کارها و مسئولیت‌های اصلی خودش که مدیریت، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه است، دور شود. مثلا مدیر پروژه‌ی تولید یک اپلیکیشن نباید وارد مسائل کدنویسی و طراحی شود، حتی اگر در آن حوزه متخصص باشد.

استاندارد PMBOK

کلمه‌ی (PMBOK) مخفف عبارت Project Management Body Of Knowledge و به معنای «دانش مدیریت پروژه» است.

PMBOK معروف ترین استاندارد جهانی در حوزه مدیریت پروژه است که در کتابی با عنوان « راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه» به آن پرداخته شده است. این کتاب برای اولین بار توسط موسسه PMI در سال 1996 چاپ شد و اکنون نسخه‌های مختلفی از آن در دسترس است. کم‌کم داریم به بحث شیرین «مدیریت پروژه چیست» نزدیک می‌شویم!

مهارت‌های مدیر پروژه

از آنجایی که شرکت ها هر روزه در تلاش برای ارائه پروژه‌های پیچیده در محیط های پر رقابت هستند، تقاضا برای مدیران پروژه های ماهر بیش از هر زمان دیگری است. بر اساس اصول مدیریت پروژه این مدیران باید3 دسته مهارت ویژه داشته باشند:

مهارت‌های سخت

مهارت‌های سخت همان مهارت‌های فنی مدیران پروژه است که از طریق دوره‌های آموزشی قابل یادگیری است. یک مدیر پروژه باید درباره متدولوژی‌های موچود مدیریت پروژه اطلاعات کاملی داشته باشد؛ متدولوژی‌هایی مانند Agile، Scrum و lean از معروف‌ترین مواردی است که امروزه در صنایع رواج دارد.

مهارت‌های نرم

مهارت‌های نرم همه آن‌هایی هستند که از طریق آموزش رسمی قابل یادگیری نیست. برخی از این مهارت‌های مدیریت پروژه بخشی از شخصیت افراد است یا طی تجربه به دست می‌آید. مهارت‌هایی مانند روابط بین فردی، مهارت‌های رهبری و … از جمله مهارت‌های نرم یک مدیر پروژه است.

ویژگی‌های شخصیتی

اینها مهارت نیستند، بلکه ویژگی‌های شخصیتی هستند که برای نقش مدیر پروژه مفید هستند. توانایی داشتن انعطاف در مقابل تغییرات، تفکر انتقادی، صبوری یا حتی حس شوخ طبیعی، ویژگی‌هایی است که باعث موفقیت یک مدیر پروژه در جایگاه مدیریت تیم می‌شود.

مثلثی برای مدیریت پروژه

آیا تا به حال چیزی در مورد مثلث مدیریت پروژه (مثلث طلایی) شنیده‌اید؟ در گذشته تصور می‌شد در مدیریت پروژه 3 محدودیت مهم وجود دارد که اگر این سه مورد رعایت شوند، پروژه با موفقیت می‌شود. این سه محدودیت شامل زمان، هزینه، گستره یا همان محدوده پروژه است. این موارد بر روی یکدیگر اثر متقابل دارند و هنر مدیر پروژه این است که این سه مورد را بالانس نگه دارد (که اصلا کار راحتی هم نیست).

در نظر داشته باشید که هیچ کدام از این سه مورد را نمی‌توان کنار گذاشت؛ ولی ممکن است در بعضی از پروژه‌ها یک یا دو مورد از آن‌ها بر دیگری اولویت داشته باشد. مدیر پروژه باید بداند که در هر پروژه کدام مورد مهم‌تر است. مثلا در پروژه‌های شرکت‌های خصوصی معمولا هزینه اولویت دارد و یا مثلا در پروژه ساخت دارو بحث هزینه و زمان مطرح نیست، چون دارو با جان انسان‌ها و موجودات زنده سروکار دارد و باید هرچقدر که لازم است برای آن هزینه کرد و زمان گذاشت.

با تغییر هر کدام از این 3 عنصر، حداقل یک عنصر دیگر نیز تحت تاثیر قرار می‌گیرد و تغییر می‌کند. کارشناسان این حوزه با گذشت زمان متوجه شدند که اگر یک عنصر دیگر را به مثلث اضافه کنند، می‌توان با تغییر یکی از عناصر، دو مورد دیگر را ثابت نگه داشت و آن عنصر «کیفیت» بود.

دوباره زمان گذشت و گذشت تا اینکه کارشناسان متوجه شدند با اضافه کردن یک مورد دیگر به این 4 عنصر نیز، در صورت تغییر یک عنصر می‌توان عناصر دیگر را ثابت نگه داشت! و این روند ادامه داشت تا اینکه این 3 مورد به 10 مورد افزایش یافت و به این ترتیب مثلث مدیریت پروژه از کتاب PMBOK حذف شد. هر کدام از این 10 مورد یک دانش در حوزه مدیریت پروژه است و یک مدیر پروژه باید به هر کدام از این حوزه ها آگاهی و تسلط داشته باشد.

مدیریت پروژه چیست؟

«مدیریت پروژه مجموعه‌ای از ابزارها، فرایندها، سیستم‌ها، متدها، مهارت‌های شخصی و نگرش‌هایی است که به ما کمک می‌کنند تا در طول انجام پروژه با چالش‌ها مواجه شویم.»

در پروژه یکسری الزامات داریم که مدیر پروژه باید همه‌ی آن‌ها را در نظر بگیرد. در واقع مدیریت پروژه به کارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و روش‌هایی است که در فعالیت‌های پروژه اعمال می‌شوند تا پروژه بتواند آن الزاماتی که به آن اشاره شد را محقق کند. منظور از الزامات همان محدودیت‌های انجام پروژه است. مدیر پروژه باید مهارت‌های مختلف و متنوعی را بلد باشد تا بتواند این الزمات را رعایت کند. این مهارت‌ها شامل مدیریت هر کدام از این 10 عنصر یعنی «حوزه های دانشی مدیریت پروژه» است.

در ادامه هر کدام از این 10 حوزه دانشی به صورت کوتاه تعریف شده‌اند:

1. مدیریت زمان

یعنی سازوکارهای مورد نیاز برای شروع، تکمیل و تحویل به موقع پروژه.

2. مدیریت هزینه

یعنی بودجه‌بندی مناسب و کنترل هزینه‌های پروژه باتوجه به بودجه از قبل تعریف شده برای پروژه.

3. مدیریت محدوده

محدوده پروژه یعنی هرچیزی که پروژه را شامل می‌شود و مدیریت محدوده یعنی تعریف و کنترل مرزهای پروژه تا از مرزهای تعریف‌شده برای پروژه عبور نکنیم.

4. مدیریت کیفیت

یعنی بررسی عملکرد و چگونگی پیشرفت پروژه باتوجه به اهداف در نظر گرفته شده برای پروژه.

5. مدیریت ریسک

شناسایی، تحلیل و نحوه‌ی برخورد با موقعیت‌های ناشناخته در طول پروژه.

6. مدیریت ذینفعان

تمام افراد یا گروه‌هایی که به نوعی بر پروژه اثر می‌گذارند و یا از آن تاثیر می‌پذیرند، ذینفعان هستند. و مدیریت ذینفع یعنی برنامه‌ریزی برای ارتباط ذینفعان با تیم و بررسی و تحلیل تاثیر آن‌ها بر پروژه.

7. مدیریت تدارکات

یعنی خرید و تهیه‌ی محصولات، مواد اولیه و یا خدمات مورد نیاز برای انجام پروژه از خارج از تیم.

8. مدیریت منابع انسان

واگذاری درست و تاثیرگذار نقش‌ها و مسئولیت‌ها به افراد و برنامه‌ریزی، نظارت بر آن‌ها.

9. مدیریت یکپارچگی

یعنی مدیر پروژه همه‌ی این 10 مهارت را به صورت هم‌زمان در نظر بگیرد و بتواند بین آن‌ها تعامل برقرار کند و آن‌ها را بالانس نگه دارد.

10. مدیریت ارتباطات

مدیریت ارتباطات یعنی برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و بازنگری همه‌ی راه‌های ارتباطی داخل یک سازمان و بین سازمان‌ها. همچنین شامل سازماندهی و انتشار دستورالعمل‌های ارتباطی جدید مرتبط با یک سازمان یا شبکه است.

 
هر کدام از این ده حوزه دانشی شامل فرایندها و نکات قابل توجهی است که باید به صورت دقیق مطالعه و بررسی شوند. پیشنهاد می‌کنم در صورتی که قصد مدیریت یک پروژه را دارید، قبل از شروع فعالیت، با این حوزه‌های دانشی آشنا شوید تا مدیریتی درست و اثربخش داشته باشید و صرفا به تعاریف آن ها اکتفا نکنید.
 

نرم افزار مدیریت پروژه

صنایع مختلفی سعی می‌کنند از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه برای برنامه ریزی پروژه‌ها، تخصیص منابع و زمان بندی استفاده کنند. سیستم مدیریت پروژه به مدیران و همچنین کل تیم‌ها این امکان را می‌دهد تا بودجه، کیفیت اجرای پروژه و اسناد ردوبدل شده در طول پروژه را کنترل کنند. انواع مختلفی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه وجود دارد که می‌توانید به صورت رایگان یا با پرداخت هزینه از آنها استفاده کنید.
 

برای مثال نرم افزار Trello یکی از مشهورترین نرم افزارهای مدیریت پروژه است که مبتنی بر وب فعالیت می‌کند. نرم افزار آسانا هم ابزاری برای هماهنگی و مرتب کردن کارهای تیمی (از پروژه‌های کوچک گرفته تا ابتکارات استراتژیک) است که در بین معروف‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه توسط تیم‌های مختلف استفاده می‌شود.
نمونه دیگر از سیستم مدیریت پروژه که امروزه کاربرد زیادی پیدا کرده ClickUp است؛ یکی از نرم افزارهای قدرتمند مدیریت پروژه. این نرم افزار قابلیت مدیریت کار در کنار ویژگی‌هایی مانند ذخیره‌ی اسناد، یادداشت‌های یادآوری، امکان تعیین اهداف، تقویم و حتی صندوق ورودی ارائه می‌دهد.

امیدوارم که این مطلب برای شما مفید واقع شده باشه و مثل دامبو (فیل پرنده)، بعد از پرواز خوشحال و راضی باشید.

×

کتاب کاربردی واقعیت های جدید در دنیای کسب وکار

دانلود رایگان