مدیریت پروژه اجایل چیست؟ | راهنمای جامع استفاده از رویکرد اجایل در مدیریت پروژه

وقتی نوبت به اجرای پروژه‌ها می‌رسد، حتما نیاز به یک روش مناسب مدیریت پروژه خواهید داشت. روش‌های زیادی برای این کار وجود دارد که هنگام تحقیق درباره یک روش مدیریت پروژه مناسب به آنها بر می‌خورید. بین این روش‌ها واژه اجایل یا چابکی را بارها خواهید دید. اما استراتژی چابک یا اجایل در مدیریت پروژه چیست و چطور کار می‌کند؟ آیا واقعاً می‌تواند به مدیریت بهینۀ تیم‌ها کمک کند؟ سوالاتی که سعی داریم در این مقاله به آن‌ها پاسخ دهیم و شما را بیشتر با مفهوم اجایل (Agile) آشنا کنیم. با ما همراه باشید.

مدیریت پروژه چابک همزمان با اجرای پروژه روی تغییرات جزئی تمرکز دارد. اگر مانیفست اجایل در مدیریت پروژه را درک کنید (که در ادامه بررسی می‌کنیم)، پیشرفت در کارتان را به وضوح خواهید دید.

اجایل چیست؟

اجایل یک روش کار کردن است که بر تطبیق‌پذیری، همکاری و پاسخگویی به تغییرات تاکید دارد. به عبارتی، اجایل، گروهی از روش‌هاست که تعهد به چرخه بازخورد و بهبود مستمر را نشان می‌دهد.

مدیریت پروژه چابک چیست؟

نگرش چابک یا اجایل در مدیریت پروژه به دنبال یک رویکرد تکراری در توسعۀ پروژه‌های نرم‌افزاری می‌گردد. هدف از مدیریت چابک این است که فرایندهای ضروری که در قالب یک الگوی مشخص می‌گنجند، به سرعت اجرا شوند. همچنین ایجاد تغییرات لازم در هر مرحله از سفر مشتری به راحتی قابل انجام باشد.

این روش مدیریت به تیم‌ها کمک می‌کند تا با کارِ سریع و همکاریِ بهینه، پروژه را در چارچوب زمانی موردنظر و با بودجۀ تعیین شده به اتمام برسانند. نگرش اجایل در مدیریت پروژه، روش‌ها و متدولوژی‌های زیادی را پوشش می‌دهد که همگی از تعریف ذکر شده پیروی می‌کنند و ارزش‌های یکسانی دارند.

تاریخچه مختصری از مدیریت چابک

بیشتر روش‌های فعلی مدیریت چابک ریشه در علوم توسعه نرم افزار دارند. در دهۀ 1990 برترین تیم‌های نرم‌افزاری دنیا متوجه شدند روش‌های قدیمی مدیریت پروژه (مثل Waterfall) بیش از حد سنگین هستند و سرعت لازمه را ندارند. فقدان انعطاف‌پذیری، سازگاری و حتی استقلال در این روش‌ها بیداد می‌کرد. حتی ایجاد تغییرات یا گنجاندن آموخته‌هایشان در گردش کار هم برایشان دشوار بود.

از طرفی برعکس صنایعی که فرآیندی ثابت دارند و نتیجۀ کار همیشه قابل اعتماد و پایدار است، «تغییر» جزء اساسی پروژه‌های نرم‌افزاری است. مطمئناً در یک فرآیند تولیدی که یک محصول ثابت در یک خط مونتاژ ثابت تولید می‌شود، نیاز چندانی به ایجاد تغییر ندارید.
 

اینجا بود که نگرش اجایل در مدیریت پروژه مطرح شد. ابداع‌کنندگان مدیریت پروژه چابک اعلام کردند ما می‌توانیم به‌جای اسیر شدن در چارچوب‌های ثابت و قدیمی، برای ساخت بهترین محصول ممکن تغییراتی اعمال کنیم.
 

برای انجام این کار، به چرخه‌های توسعۀ کوتاه‌تر (به نام اسپرینت)، فرآیندی تکراری‌تر و آزمون‌وخطای مداوم نیاز داشتند.

روش‌های انجام مدیریت پروژه اجایل

مدیریت پروژه اجایل را می‌توان به دو دسته اصلی تقسیم کرد:
 

Scrum

Scrum چهارچوبی برای مدیریت پروژه چابک است که از تکرارهای ثابت به نام اسپرینت استفاده می‌کند. در تیم‌های اسکرام، افرادی با نقش‌های مشخص کار می‌کنند. در هر تیم معمولا یک استاد اسکرام یا قهرمان روش اسکرام، صاحب محصول و تیم اسکرام وجود دارد. اعضای این تیم وظایف مشخصی دارند که کار یکدیگر را کامل می‌کنند. همچنین از اسکرام برد برای نشان دادن تمام کارهای انجام گرفته در یک اسپرینت مشخص استفاده می‌شود.
 

Kanban

Kanaban چهارچوبی برای مدیریت پروژه اجایل است که کارها را با ظرفیت تیم مطابقت می‌دهد. این روش روی انجام هر چه سریعتر کارها متمرکز است و به تیم‌ها این توانایی را می‌دهد که خیلی سریعتر از روش اسکرام به تغییرات واکنش نشان دهند.
تمام کارهایی که اعضا باید انجام دهند، مشخص و آماده است تا هر وقت که یک کار تکمیل شد، اعضای تیم فورا به سراغ کار بعدی بروند.

4 ارزش اصلی مدیریت چابک پروژه

ارزش‌های مهمی در مدیریت چابک پروژه وجود دارد که حتی می‌توانید در زندگی عادی خود از آن‌ها استفاده کنید!

مانیفست یا بیانیۀ اصلی مدیریت چابک اعلام می‌کند که نگرش اجایل در مدیریت پروژه همواره دارای 4 ارزش اصلی است:

• در زمان استفاده از فرآیندها و ابزارهای مختلف، همواره به افراد و تعاملات میان آن‌ها نیز توجه شود.
• همزمان که نرم‌افزار (یا کمپین یا…) در حال کار است، جمع‌آوری مستندات به کامل‌ترین شکل ممکن صورت گیرد.
• زمانی که تیم‌ها یا افراد در حال مذاکره بر سر قرارداد هستند، به مشتریان توجه ویژه‌ای شود.
• همزمان که از یک استراتژی یا نقشه پیروی می‌شود، قابلیت تغییر و انعطاف در پیروی از آن نقشه وجود داشته باشد.

همان‌طور که می‌بینیم، رویکردهای مدیریت چابک بیشتر از همه، روی مشارکت و توجه به «انسان» تاکید دارند. یعنی ما همواره باید در فرآیندهای کاری، عنصر انسانی را در نظر بگیریم. این‌طوری «پیشرفت» در کارها از طریق «افراد و تعاملات» و «توجه به مشتری» حاصل می‌شود.

در مدیریت چابک کسب‌وکارها، هدف اصلی ایجاد محصولی کاربردی است که بیشترین ارزش را به کاربر نهایی ارائه دهد.

اصول نگرش اجایل در مدیریت پروژه

طبق مانیفست مدیریت چابک 12 اصل کلیدی در این روش مدیریت وجود دارد که همواره باید مورد توجه افراد، مدیرها و تیم‌های تجاری قرار گیرد.

1. اولویت اصلی مدیریت اجایل، خلق رضایت مشتری از طریق تحویل زودهنگام و مداوم محصولات ارزشمند است.
2. از تحولات و تغییرات، حتی در اواخر فرایند توسعۀ محصول استقبال کنید. مدیریت چابک به وجود آمده تا در مسیر رقابت با رقبا «تغییر کردن» ترسناک نباشد.
3. در بازه‌های زمانی کوتاه‌تر، آپدیت‌های جدیدی برای نرم‌افزار (یا محصول) ارائه دهید.
4. در مسیر انجام پروژه، افراد و توسعه‌دهندگان باید به صورت روزانه با یکدیگر همکاری کنند.
5. افراد با انگیزه را برای پیشبرد پروژه‌ها به کار گیرید. به آن‌ها محیط کاری و حمایت مالی و عاطفی لازم را بدهید. همچنین فراموش نکنید که برای انجام کار باید به آن‌ها اعتماد کامل داشته باشید.
6. کارآمدترین و مؤثرترین روش انتقال اطلاعات به تیم توسعه، گفتگوی چهره به چهره است.
7. بررسی نرم‌افزار (یا محصول) معیار اصلی در پیشرفت پروژه است.
8. فرآیندهای چابک از روش‌های توسعه پایدار حمایت می‌کنند. حامیان مالی، توسعه‌دهندگان و کاربران باید بتوانند پروژه را به صورت پایدار و با یک سرعت مطلوب پیش ببرند.
9. توجه مداوم به برتری داشتن از نظر فنی و طراحی خوب، چابکی پروژه را افزایش می‌دهد.
10. سادگی، هنر به حداکثر رساندن مقدار کار انجام نشده است. نگرش اجایل در مدیریت پروژه روی سادگی تاکید زیادی دارد.
11. بهترین معماری‌ها، نیازمندی‌ها و طرح‌ها از تیم‌هایی پدید می‌آیند که توانایی سازمان‌دهی خودشان را داشته باشند.
12. افراد یا تیم‌های تجاری باید در فواصل زمانی منظم در مورد چگونگی موثرتر شدن خود فکر کنند. سپس رفتارشان را بر اساس بهترین نتایج حاصل از تفکر، تنظیم کنند.

مسئولیت‌های مدیر پروژه اجایل

هر چهارچوب اجایلی که انتخاب کنید تا از توسعه نرم افزاری شما پشتیبانی کند، باید به نحوی پیشرفت تیم‌تان را بررسی کنید تا ببینید که می‌توانید برای کارهای آینده برنامه ریزی کنید یا نه. تخمین پروژه اجایل به تیم‌های اسکرام و کانبان کمک می‌کند ظرفیت‌هایشان را بشناسند. گزارش اجایل، پیشرفت تیم در طول زمان را نشان می‌دهد. نمودارها هم به مدیر پروژه کمک می‌کنند فهرستی از کارهای جاری را مشاهده کرده و آماده ردیابی تیم شوند.
 

اهمیت «تکرار» در مدیریت اجایل پروژه

مدیریت چابک شما را تشویق می‌کند به سرعت تکرارهایی از بهترین محصول ممکن را تولید کنید. برای موفقیت در این امر، باید با اعضای تیم خود همسو شوید و واقعاً با هم کار کنید. برای اینکه سرعت تولید محصول و کیفیت نسخه‌های تولید شده بالاتر برود، افراد دخیل در یک فرآیند تولید باید عاشق همکاری و کار تیمی باشند.

با یک مثال موافقید؟!

برای مثال اگر قصد دارید نگرش اجایل در مدیریت پروژه را در زندگی شخصی خود پیاده کنید، ابتدا باید با خودتان مهربان باشید و نیازهای خود را بشناسید. (همکاری و کار تیمی)

سپس با برطرف کردن این نیازها به شکل درست، در نهایت به یک روتین روزمرۀ عالی (بهترین فرایند ممکن) برسید که شما را در رسیدن مکرر به هدف‌هایتان (محصولات) کمک می‌کند.
 

مدیریت پروژه چابک چه مزایایی دارد؟

به طور کلی اصول مدیریت چابک به همۀ افراد و تیم‌های فعال در تمام حوزه‌های صنعتی و اجتماعی کمک می‌کند با تکرار و انعطاف‌پذیری بیشتری کار کنند و با توجه به نیازهای پروژه، سریعاً با تغییرات سازگار شوند. ما در ادامه 3 مورد از مهم‌ترین مزایای مدیریت پروژه چابک را به طور جداگانه بررسی می‌کنیم.

1) سازگاری بیشتر و ریسک کمتر

یکی از بزرگترین مزایای رویکرد اجایل در مدیریت پروژه، قابلیت تغییر اولویت‌هاست. این رویکرد کمک می‌کند به طور مکرر از فرایند و محصول خود فیدبک بگیرید. این‌طوری می‌توانید بر اساس شرایط واقعی و نه فقط شرایط پیش‌بینی‌شده، انتخاب‌های تاثیرگذارتری داشته باشید.
 

با تعیین چرخه‌های کاریِ کوتاه و سریع، دید واضح‌تری به پروژه خواهید داشت. همچنین آپدیت‌های منظم و جمع‌آوری مستندات و گزارشات، میزان ریسک پروژه را تا حدود زیادی کاهش می‌دهد.

2) رضایت بیشتر مشتری

حتماً یادتان هست که بالاتر گفتیم «توجه به مشتری» یکی از 4 ارزش اصلی نگرش اجایل در مدیریت پروژه است. طبیعتاً توجه بیشتر به مشتری، رضایت بیشتری را به همراه دارد.
 

وقتی مشتری در اولویت باشد، مطمئناً محصولی که تولید می‌کنید، مشکلاتش را حل می‌کند. در ضمن، از آنجایی که آزمایش و بررسی منظم پروژه‌های چابک اهمیت زیادی دارد، می‌توانید با گرفتن فیدبک از مشتری، همواره نسخه‌های بهتری تولید کنید.

3) تیم‌های شادتر و کارآمدتر

تیم‌های چابک مستقل‌تر هستند. به آن‌ها آزادی بیشتری داده می‌شود تا ایده‌های جدیدشان را پیاده‌سازی کنند و نوآوری داشته باشند. نه تنها استقلال، بلکه تأکید بر همکاری و ارتباط موثر می‌تواند به پرورش تیم‌هایی شادتر، کارآمدتر و خلاق‌تر کمک کند.

4) بکارگیری افراد مناسب

متدهای مدیریت چابک بر استخدام افراد مستعد و توانمندسازی آن‌ها برای انجام فرایند تاکید دارند. ارزش‌های اصلی مدیریت چابک هم به این اشاره داشتند که افراد همیشه بیشتر از فرآیندها در اولویت قرار دارند. توجه به این نکته باعث می‌شود که بخش منابع انسانی، همواره افراد مناسب را انتخاب کند و شایسته‌سالاری در شرکت‌ها بیشتر شود.

5) استفاده از ابزارهای مدیریت چابک

وقتی به فکر اجرای مدیریت اجایل در کسب‌وکار خود باشید، ناخودآگاه به دنبال چابک‌ترین ابزارهای مدیریت خواهید رفت. ابزاری که اطلاعات لازم اعضای تیم را در اسرع وقت به آن‌ها می‌دهد و بدون داشتن آن نمی‌توانید انعطاف‌پذیری و همکاری لازم را داشته باشید.

نرم‌افزار CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) بهترین انتخاب برای طرفداران مدیریت چابک است. نرم افزاری که تمام ویژگی‌های لازم برای مدیریت فرایندهای کاری و کنترل سفر خرید مشتری را دارد.

جمع‌بندی

با بکارگیری اصول و ارزش‌های نگرش اجایل در مدیریت پروژه، می‌توانید برای انجام هر پروژه یک فرایند تکراری و موثر توسعه دهید. چرخه‌های تکراری و منعطف، باعث ارتقای سرعت و سازگاری اعضای تیم می‌شوند. اینجا مزیت وجود «تکرار» این است که همیشه می‌توانید به جای دنبال کردن یک مسیر خطی و ثابت، خود را در طول مسیر اصلاح کنید و قوی‌تر ادامه دهید.

×

یکشنبه نامه های رایگان دیدار!

با به‌روزترین و علمی ترین مقالات حوزه فروش و ارتباط با مشتری هر یکشنبه قبل از صرف صبحانه منتظر یک ایمیل خوشمزه از طرف ما باشید

• ایمیل

Δ