مقالات نرم افزار crm مقالات نرم افزار crm مقالات نرم افزار crm مقالات نرم افزار crm

چابکی سازمان چیست و چطور سازمان چابکی باشیم؟ (۷ قدم ساده تا agility)

چابکی سازمان

منظور از چابکی سازمان چیست و یک سازمان چابک چه ویژگی هایی دارد؟ با ۷ مرحله ساده برای تبدیل شدن به یک سازمان چابک آشنا شوید.

توسط پیمان محمدیان -

به روزرسانی شده در ۲۵ اردیبهشت ۱۴۰۱ -

زمان مطالعه 5.5 دقیقه


حتما به یاد می‌آورید که زمانی نوکیا بازارهای تلفن همراه جهان را قبضه کرد و نماد کیفیت و پیشرو در تکنولوژی بود. احتمالا اولین گوشی‌های لمسی جهان را هم که با مداد کار می‌کرد به خاطر می‌آورید. اما حالا نوکیا کجاست؟ امروزه چه نام و نشانی از آن در بازار گوشی‌های هوشمند جهان است؟ واقعیت این است که نوکیا نمونه بارز خیلی از کسب‌وکارهایی است که چابک نبودند و از بین رفتند و یا جز فسیلی از آن‌ها باقی نمانده است. اما ما در این مطلب ابتدا می‌گوییم چابکی سازمان چیست و سپس به ویژگی‌ها و مسیر رسیدن به چابکی در سازمان‌ها اشاره می‌کنیم. با ما همراه باشید.

 

چابک نبودن سازمان، مشکل پیش‌روی سازمان‌های متوسط

وقتی یک سازمان بزرگ می‌شود، فرایندهای آن پیچیده شده و خودبه‌خود دچار کندی می‌شوند. این کندی حتی اگر در ابتدای کار فقط در یک واحد وجود داشته باشد، در بلندمدت، تمام واحدها را درگیر می‌کند؛ زیرا در بسیاری از فرایندهای بین‌واحدی سازمانتان، بخشی که کند عمل می‌کند، نقش گلوگاه در فرایند را بازی می‌کند و سرعت کل فرایند را کاهش می‌دهد.
برای همین، چابکی در سازمان‌هایی که کمی از حالت اولیه بزرگ‌تر شدند بسیار مهم است و هنر اصلی را مدیرانی دارند که کسب‌وکارهای بالای ۵۰نفره خود را چابک می‌کنند، زیرا چابک کردن کسب‌وکار پنج نفره چندان کار سختی نیست!

 

چابکی سازمان چیست؟

نحوه واکنش یک شرکت به تغییرات درونی و بیرونی را چابکی سازمان می‌گویند. در چابکی سازمان دو موضوع بسیار مهم است:

  1. چقدر سریع هستید
  2. در مقایسه با رقبایتان سرعت تغییرتان چگونه است.

موارد بسیاری داریم که چابکی سازمانی بالایی وجود دارد ولی، رقیب به مراتب پویاتر و سریعتر عمل می‌کند. در این مورد با وجود چابکی باز هم از رقبایتان شکست می‌خورید. استمرار در تغییر را می‌توان کلیدواژه مناسبی برای توصیف سازمان‌های چابک دانست. این سازمان‌ها با یکپارچه کردن فرایند‌های خود، تغییرات مورد نیاز را سریع انجام می‌دهند قبل از آن که دیر شده باشد.

در دنیای امروز با این حجم از تغییرات، رکود و منفعل بودن عاقبتی جز ورشکستگی ندارد. به همین دلیل چابکی سازمان یکی از مهم‌ترین ترندهای روز در مدیریت است و همه سازمان‌ها، کم و یا زیاد در صدد چابک کردن سازمانشان هستند. برای همین در ادامه آموزش می‌دهیم که چگونه یک سازمان چابک داشته باشید.

تعریف سازمان چابک

چگونه یک سازمان چابک می‌شود؟

تا اینجا فهمیدیم چابک بودن یعنی چه. همه می‌خواهند چابک باشد، رشد کنند و بازارهای مختلف را فتح کنند؛ ولی چه کسی موفق به این کار می‌شود؟ اول از همه باید به دو مورد توجه جدی داشت؛ یکی آن که سازمان شما باید پویا باشد و دیگری این که در کنار پویایی باید ثبات نیز داشته باشد. یعنی سازمان‌های پویایی که کارها از دستشان دررفته و هیچ ثباتی ندارند، موفق نیستند. چابکی نباید عاملی شود که شرکتتان غیرقابل کنترل شود و نتوانید جهت حرکت درستی برای آن تعیین کنید. رعایت این دو نکته در سه بعد یک سازمان الزامی است: ساختارها و فرایندها و افراد باید هم پویا باشند و هم صفت ثبات در آن‌ها مشاهده شود.

 

ویژگی‌های ساختاری یک سازمان چابک

در اینجا نیز انعطاف‌پذیری ستون فقرات یک ساختار مناسب سازمان چابک است. شما باید همانند و یا حتی بیشتر از محیط سازمانی که در آن فعالیت دارید، چابک و منعطف باشید. باید در فرهنگ سازمانی خود نوگرایی را به عنوان یک ارزش ترویج کنید و تحول را در تک‌تک سلول‌های سازمانتان به وجود آورید. تا جایی که می‌توانید تمرکززایی را مانند روح در کالبد سازمانتان بدمید و شراکت با سایر سازمان‌ها را قسمت جدایی‌ناپذیر استراتژی‌های کسب‌وکار خود قرار دهید.

 

حالا که مسیر رسیدن به سازمان چابک را تا حدودی مشخص و روشن کردیم؛ به این موضوع می‌پردازیم که یک سازمان چابک چه ویژگی‌های کلیدی دارد؟

 

ویژگی‌های پرسنل یک سازمان چابک

برای چابکی پرسنل یک سازمان خیلی باید روی آموزش کار کنید. یادگیری مداوم باید در خون تک‌تک کارمندان شما جریان داشته باشد. این یادگیری باید در بعدهای فردی و سازمانی رخ دهد. همچنین مدیران برای چابکی سازمان باید تفویض اختیارهای زیادی انجام دهند. برای همین، دل کندن مدیران از دخالت در بسیاری از فرایندهای غیرضرور اجتناب‌ناپذیر است. یکی از مهم‌ترین ستون‌های رسیدن به چابکی در یک سازمان، افزایش کار گروهی و فرهنگ تیمی در آن است. در تمام موارد ذکرشده می‌توان رگه‌هایی انعطاف‌پذیری را دید. برای همین مهم‌ترین ویژگی افرادی که استخدام می‌کنید باید منعطف بودن باشد. همچنین این نکته را نباید فراموش کنیم که به طور میانگین با بالا رفتن سن، انعطاف‌پذیری افراد کاهش می‌یابد.

 

ویژگی‌های فرایند یک سازمان چابک

زنجیره کارهایی که انجام می‌شود تا یک فعالیتی به ثمر برسد باید دارای هماهنگی باشد. این هماهنگی در سازمان‌های کوچک با تعداد پرسنل کم به خوبی صورت می‌گیرد. اما هرچقدر که سازمان‌ها از حالت افقی به حالت عمودی می‌روند، همسو کردن و یکپارچه کردن فرایندهای آن سخت می‌شود. به همین دلیل است که سازمان‌های کوچک به طور میانگین بسیار چابک‌تر از سازمان‌های عریض و طویل هستند. برای ایجاد این همسویی، سعی کنید هدف مشخصی را به همه کارمندان تفهیم کنبد تا فرایندها با توجه به اهداف مشخص و روشن سازمان طراحی و اجرا شوند.

 

به وجود آمدن ذهنیت چابکی در کل سازمان

“ما زنده به آنیم که آرام نگیریم، موجیم که آسودگی ما عدم ماست” انگار سراینده این بیت زیبا در سازمانی چابک کار می‌کند! تمام افراد و رویکرد یک سازمان چابک همواره در حال تغییر هستند و بسیار از انفعال دوری می‌کنند. این ویژگی به طور بسیار جدی در مدیران دیده می‌شود. همچنبن فرهنگ سازمانی این نوع از شرکت‌ها هم بیانگر پویایی پرسنل است.

 

محیط‌های کاری چابک

یک سازمان چابک نیازمند محیط مخصوص خودش است. افراد چنین سازمانی بسیار حامی هم هستند و مانند یک روح در چندین کالبد اند. معمولا هر روز جلسات ایستاده روزانه (استندآپ) برگزار می‌کنند و همدیگر را از کارهایی که قرار است انجام دهند، باخبر می‌کنند. همچنین بسیاری از این سازمان‌ها روی دیوار خود امکاناتی دارند تا پرسنل ایده‌های خلاق خود را روی آن بنویسند.

ویژگی سازمان های چابک

سرعت انجام کارها

در یک سازمان چابک سرعت انجام کارها بسیار سریعتر از سایر سازمان‌ها است. برای این موضوع تعداد مراحل فرایند اجرای یک کار کمتر است و همچنین افراد با برنامه‌ریزی و ثبات بالایی کارها را انجام می‌دهند. همچنین مهارت‌های افراد به گونه‌ای است که توانایی انجام خلاقانه کارها را دارند.

 

مشتریان راضی

یک کسب‌وکار چابک به سرعت نیاز مشتری خود را می‌شناسد، آن‌ها را اولویت‌بندی می‌کند و با توجه به اولویتشان مورد بررسی قرار می‌دهد. مشخص بودن اهداف سازمان به کسب‌وکار چابک کمک می‌کند توسعه محصول خود را در مسیر درستی قرار دهد و رضایت مشتریان را ماکسیمم کند.

 

استفاده از متد اجایل

در سازمان‌های چابک به خصوص در قسمت‌های فنی محصول از متد اجایل بهره می‌گیرند. این متد بسیار در توسعه درست محصول و چابکی برطرف کردن نواقص محصول کمک‌کننده است.

 

راهکارها و فرایند چابک‌سازی یک سازمان

حالا سوال اصلی این است: چگونه سازمانتان را چابک کنید؟ جواب این سوال بستگی به سازمانتان و شرایطش دارد، ولی می‌توان هفت گام اساسی را نام برد که سازمان شما را بسیار به چابک شدن نزدیک می‌کند.

 

۱. از خود بپرسید چرا؟!

تغییر بیشتر از نیاز به اتفاقات بیرونی، نیازمند انقلابی در درون است! باید برای تغییر خود دلایل قانع‌کننده‌ای داشته باشید که سازمانتان به آن ایمان داشته باشد، وگرنه تمام برنامه‌ها و تغییرات کاغذ‌پاره‌ای بیش نیستند. باید واقعا در قسمتی از سازمان خود احساس درد کرده باشید که این تغییر معنا پیدا کند؛ این درد می‌تواند ضعیف شدن بخش پشتیبانی کسب‌وکارتان باشد و یا جولان بازیگر جدید در بازارتان، شما را به سمت تغییر برای بقا سوق داده باشد.

چطور سازمان چابکی باشیم؟

۲. برای چابک کردن، یک تیم قوی مخصوص این کار تشکیل دهید

افراد تشنه تغییر را در سازمان خود شناسایی کنید و از آن‌ها تیم قوی، مخصوص چابکی سازمان بسازید. تا جایی که می‌توانید از نماینده‌هایی از تمام واحدها در این تیم قرار دهید؛ چرا که چابک‌سازی مخصوص یک دپارتمان نیست و تمام قسمت‌های سازمان باید مانند قطعات پازل در کنار هم، آن را تکمیل کنند. رهبر سازمان باید اختیارات زیادی به این تیم بدهد تا بتوانند با قدرتی که دارند، تغییرات را اعمال کنند.

 

۳. یک چشم‌انداز مشترک و جذاب تعریف کنید

در فرایند چابک سازی سازمان تیمی که تشکیل شده، نباید بادی به هر جهت باشد! باید با تعریف چشم‌انداز الهام‌بخش برای اعضا، تلاش‌های آن‌ها را هدفمند و نتیجه‌محور کرد. این نکته را فراموش نکنید که این چشم‌انداز باید توسط اعضای این تیم انتخاب شده باشد تا این افراد بتوانند با آن ارتباط برقرار کنند. مثلا اگر دلیل چابکی سازمان، پاسخگویی سریع به مشتریان باشد، چشم‌انداز را این‌گونه تعریف کنید که باید بالای ۹۰% درخواست مشتریان زیر ۵دقیقه پاسخ داده شود.

 

۴. برنامه‌های چابک‌سازی را علنی کنید

چابک‌سازی فرایندی نیست که پشت درهای بسته و در خفا بتواند موفق باشد. به هر حال این پرسنل یک کسب‌وکار هستند که باید به برنامه‌های چابک‌سازی سازمان، جامه عمل بپوشانند. به عنوان یک مدیر کسب‌وکار خواهان چابک‌سازی سازمانش، همیشه درِ اتاقتان را به روی کارمندان باز بگذارید؛ چابکی فرایندی یک‌طرفه نیست و نیاز به تعامل و اقناع‌سازی دارد. تا زمانی که با منطق، اعضای سازمانتان برای چابکی توجیه نشوند، این برنامه از روی کاغذ و یا فایل کامپیوتری فراتر نخواهد رفت. جلسات گسترده بگذارید و برای همه فرایند کار را توضیح دهید؛ حتی از همه برای اصلاح این فرایند نظرخواهی کنید.

 

۵. از حامیان چابکی حمایت کنید و افراد مانع چابکی را از فرایندهایتان حذف کنید

نمی‌توانید توقع داشته باشید تمام افراد داخل سازمان از چابکی حمایت کنند. قطعا افرادی هستند که با گفتار و یا عملکرد خود، به سرعت‌گیر سازمان تبدیل شده‌اند، این افراد را از فرایندها و یا حتی کل سازمان حذف کنید و به جای آن از افرادی که باعث سرعت سازمان شدند و حامیان اصلی چابکی هستند، انواع حمایت‌های مادی و معنوی را انجام دهید. البته دقت کنید این مرحله بعد از اقناع‌سازی عمومی برنامه‌های چابک‌سازی قرار دارد و به افرادی اشاره دارد که حتی بعد از قانع شدن با بهانه‌جویی سد بزرگی جلوی راه پیشرفت سازمانتان هستند.

 

۶. از دستاوردهای کوتاه‌مدت چابک‌سازی سازمانتان ارزش ارائه دهید!

چابک‌سازی سازمان، فرایند یک روز و دو روز نیست و نیازمند برنامه‌های بلندمدت است. چه چیزی باعث می‌شود که اعضای یک تیم در اجرای یک برنامه بلندمدت دوام بیاورند و رو به جلو حرکت کنند؟ امید! این امید است که شما را در مسیرتان زنده و ثابت‌قدم نگه می‌دارد. برای همین سعی کنید با ارائه دستاوردهای کوتاه‌مدت چابک‌سازی در سازمان و تشویق آن، این امید را برای رسیدن به اهداف بلندمدت در تیم خود بدمید.

 

۷. روح یادگیری و انتقاد را حفظ کنید

آیا وجود دستاوردهای کوتاه‌مدت و تشویق ارزش‌های آن باید جلوی یادگیری و انتقاد از آن‌ها را بگیرد؟ خیر! یادگیری متن کار و تشویق در حاشیه قرار دارد. باید به خوبی دستاوردهای کوتاه‌مدت بررسی و اصلاح شوند. هیچ فرایندی بدون نقص نیست؛ قطعا در آنالیز اجرای برنامه‌های کوتاه‌مدت چابکی نکاتی وجود دارد که اعمال آن، مسیر بلندمدت چابکی را هموارتر و کم‌ریسک‌تر می‌کند.

 

امیدواریم با خواندن این مطلب بتوانید سازمانتان را چابک کنید و از تغییرات سریع دنیای پرتلاطم امروز جا نمانید. به نظر شما یک سازمان چابک چه ویژگی‌های دیگری دارد؟ آن در قسمت زیر برای ما به عنوان کامنت بنویسید.

 

سوالات متداول

منظور از چابکی سازمان چیست؟

چابکی سازمان به عنوان چابکی در فرهنگ، رهبری، استراتژی و حاکمیت یک سازمان تعریف می‌شود که به همه ذینفعانی که در محیط‌های نامشخص، پیچیده و مبهم فعالیت می‌کنند، ارزش می‌افزاید. چابک سازی یک سازمان ایجاد توانایی در آن سازمان برای انطباق سریع با تغییرات بازار داخلی و خارجی است.

چرا چابکی در تجارت مهم است؟

چابکی برای هر کسب و کاری که به دنبال رونق در قرن بیست و یکم هست، حیاتی است. این ویژگی افراد، تیم‌ها و شرکت‌ها را قادر می‌سازد تا نوآوری کنند، نیازها و خواسته‌های در حال تغییر مشتریان را برآورده نمایند و به سرعت با تغییرات بازار سازگار شوند.

۴.۳/۵ - (۳ امتیاز)

یک پیشنهاد ویژه

راهنمای جامع و کاربردی انواع KPIهای کسب‌وکاری (کاملا رایگان)

didar-crm-sale-expert didar-crm-sale-expert
لیست نـظرات
  • مقاله بسیار جالبی بیود. اما ما اصطلاح های مختلفی در خصوص چابکی داریم. مثلا چابکی عملیاتی. در باره اینها هم توضیحاتی بنویسید عالی میشه.

دیدگاهتان را بنویسید

.

  • news subscribe aside

    سه شنبه ها ساعت 9 صبح برای شما هم مقالات آموزشی رایگان ارسال کنم؟