مقالات نرم افزار crm مقالات نرم افزار crm مقالات نرم افزار crm مقالات نرم افزار crm

مدیریت اطلاعات کارکنان در ایران + معرفی نرم افزارهایی برای مدیریت اطلاعات کارکنان

مدیریت اطلاعات کارکنان

مدیریت اطلاعات کارکنان (مثل حضورغیاب، برنامه کاری و غیره) لازمه اصلی موفقیت کسب‌وکارهای امروزی است. اما چطور باید این کار را انجام دهیم؟

توسط تیم تولید محتوای دیدار -

به روزرسانی شده در ۲۲ خرداد ۱۴۰۱ -

زمان مطالعه 3.5 دقیقه


همه‌گیری کرونا ضررهای زیادی به کسب‌وکارها وارد کرد. اما باعث اتفاقات مثبتی هم شد. نمونه‌اش همین آقای کریمی از مشتری‌های قدیمی دیدار. وقتی کارکنانش مجبور شدند به شکل دورکار وظایفشان را انجام دهند، کاملاً سردرگم شده بود و از ما می‌پرسید مگر می‌شود؟ بعدها متوجه شدیم که خیلی‌ها با نرم‌افزار مدیریت اطلاعات کارکنان آشنایی ندارند و فقط سیستم حضورغیاب را می‌شناسند. ولی این سیستم‌ها در افزایش بهره‌وری کارکنان و رشد کسب‌وکارش انقدر تأثیر دارند که آقای کریمی حالا بدون آن‌ها نمی‌تواند شرکتش را مدیریت کند! با توجه به اهمیت این موضوع و تأثیر قابل توجهش، فکر کردیم این مقاله را با شما به اشتراک بگذاریم تا شما هم از آن استفاده کنید.

 

مدیریت اطلاعات کارکنان از واجبات است

مدیریت کارکنان فرآیندی است که به کمک آن پرسنل بهترین عملکرد خود را نشان می‌دهند. با استفاده از این فرآیند به خوبی به اهداف تجاری کسب‌وکارتان دست می‌یابید. مدیریت کارکنان جنبه‌های زیر را پوشش می‌دهد:

  • استخدام: یافتن مناسب‌ترین افراد برای کسب‌وکارتان
  • تعامل موثر: همکاری موثر میان کارکنان و مدیران
  • حفظ کارکنان: درک نیازهای و نگرانی‌های پرسنل و رسیدگی به آنها
  • مدیریت عملکرد: ارزیابی عملکرد افراد و رفع نقاط ضعف و پاداش به نقاط مثبت آنها

 

استفاده از سیستم مدیریت اطلاعات کارکنان چه مزایایی دارد؟

پیاده‌سازی نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی مزایای زیر را دارد:

  • همکاری موثری میان اعضای تیم ایجاد می‌کند. این حداقل کاری است که به کمک سیستم مدیریت اطلاعات کارکنان می‌توانید انجام دهید.
  • بهره‌وری و انگیزه کارکنان افزایش می‌یابد. به کمک نرم‌افزار پرسنلی با کارکنان خود در سطح شخصی ارتباط برقرار می‌کنید. همچنین بازخوردهایشان را در مورد سیاست‌ها و فرآیندهای کسب‌وکار درک کنید.
  • امنیت داده‌ها تضمین می‌شود. به کمک یک سیستم قوی سطح دسترسی متفاوتی به اسناد و مدارک برای افراد مختلف تعریف می‌شود.
  • هزینه‌های کارکنان کاهش می‌یابد. میانگین هزینه ترک کار یک کارمند بین 6 تا 9 ماه حقوق آن فرد است (منبع). هر چقدر که نیروهای انسانی رضایت بیشتری داشته باشند امکان ترک کار کمتر است.
  • افراد مناسب را استخدام می‌کنید. 94 درصد از متخصصان عقیده دارند استفاده از یک سیستم مدیریت کارکنان فرآیند استخدام را بهبود می‌بخشد (منبع).

 

نرم‌افزار مدیریت اطلاعات کارکنان چه کارهایی را انجام می‌دهد؟

1. باعث ایجاد ارتباط موثر میان افراد می‌شود

ارتباط موثر هم میان اعضای تیم و هم با مدیران باعث افزایش بهره‌وری کلی سیستم می‌شود. این آمار را ببینید:

    • در یک بررسی 81 درصد از کارکنان ترجیح دادند وارد شرکتی بشوند که بر روی روابط میان افراد تمرکز دارد.
    • تنها 15 درصد از پرسنل از نحوه ارتباط شرکت با خودشان رضایت داشتند.
    • 69 درصد از مدیران حتی در برقراری ارتباط با کارمندان به شکل عمومی هم مشکل دارند.

2. امکان اطلاع از بازخوردها را برای افراد فراهم می‌کند

به کمک نرم‌افزار مدیریت پرسنل هم مدیران و هم پرسنل بازخوردهای خود را برای بهبود عملکرد سازمان ارائه می‌دهند.

3. فرآیند سازمان یافته برای آموزش نیروهای جدید

به کمک این سیستم از فرآیندی یکپارچه و موثر برای استخدام کارکنان جدید استفاده می‌کنید. امکان نظارت مستقیم بر عملکردشان وجود دارد. بنابرین در صورت بروز هر اشتباه به راحتی به آنها کمک می‌کنید.

مدیریت اطلاعات کارکنان چه اهمیتی دارد

4. افزایش مهارت‌های کارکنان

72 درصد ازکارکنان احساس می‌کنند مدیران به رشدشان اهمیت نمی‌دهند (منبع). به کمک ابزار مدیریت منابع انسانی از عملکرد و پیشرفتشان اطلاع پیدا می‌کنید. اگر نقاط ضعفی وجود دارد اقدامات لازم را انجام می‌دهید.

 

5. بهبود تعامل میان کارکنان

این موضوع باعث افزایش رضایت مشتری می‌شود. تعامل موثر همچنین در حفظ کارکنانتان نقش دارد.

 

6. کاهش فرآیندهای دستی و زمانبر

نرم‌افزار جامع مدیریت منابع انسانی تا حد زیادی از فرآیندهای زمانبر و دستی جلوگیری می‌کنند. همچنین خطاهای انسانی هم از این طریق کاهش می‌یابد.

 

7. پیگیری زمان حضور و غیاب

از دیگر امکانات نرم‌افزار پرسنلی برنامه‌ریزی و مدیریت ساعات کار کارکنان است. در این صورت هزینه‌های نیروهای کار قابل کنترل است. همچنین بهره‌وری افزایش می‌یابد.

8. رابطه بهتر کارکنان و مدیران

بررسی‌ها نشان می‌دهند که اولین دلیل ترک کار، مربوط به رابطه کارکنان با مدیرانشان است (منبع). این سیستم با مشخص کردن انتظارات دوطرف باعث ایجاد ارتباط قوی میان مدیران و پرسنلشان می‌شود.

 

9. اطلاع از عملکرد افراد

به کمک ابزارهای مدیریت منابع انسانی امکان بررسی عملکرد کارکنان وجود دارد. در نتیجه برنامه‌هایی را برای رفع مشکلات و نواقص در نظر می‌گیرید.

 

سیستم مدیریت اطلاعات کارکنان چه تأثیری در کسب‌وکارتان دارد؟

  • ایجاد فرهنگ سازمانی در میان کارکنان شرکت
  • آنبوردینگ و آموزش پرسنل به شکلی موثر در صورت تشخیص نقاط ضعف
  • افزایش رضایت کارمندان به دلیل اطلاع دقیق از عملکرد آنها و پاداش بر این اساس
  • ارائه بازخوردها و پیشنهادات جهت ارتقا و رشد عملکرد کلی شرکت

 

ابزارهای مدیریت اطلاعات کارکنان

 

1. ابزارهای نظارت بر عملکرد

این ابزارها بخش اصلی مدیریت موثر بر پرسنل را تشکیل می‌دهند. از جمله ابزارهای کارآمد این حوزه Time Doctor است. به کمک این سیستم در می‌یابید که نیروی انسانی:

    • بر روی چه پرژوه‌هایی کار می‌کنند
    • چه مدت برای هر یک از پروژه‌ها وقت صرف می‌کنند
    • عملکردشان تا چه حد سازنده است
    • عوامل حواس‌پرتی و اتلاف وقت را شناسایی کنید

نرم افزار مدیریت اطلاعات کارکنان

 

2. سیستم‌های مدیریت منابع انسانی

به کمک این سیستم‌ها داده‌های کارکنان را متمرکز می‌کنید تا عملکرد آنها را متمرکز و تصمیم‌گیری‌ها را آسان‌تر انجام دهید. از جمله این سیستم‌ها، پلتفرم Zenefits است.

 

3. ابزارهای ارتباطی

برای بالا رفتن بهره‌وری تیم باید ارتباط موثری میان آنها وجود داشته باشد. به کمک ابزارهایی مانند Slack هم اعضای تیم با هم ارتباط دارند و هم داده‌هایشان را به راحتی به اشتراک می‌گذارند.

نرم افزار مدیریت اطلاعات کارکنان

4. ابزارهای اشتراک‌گذاری فایل

یکی از مهم‌ترین جنبه‌های مربوط به نرم‌افزار مدیریت پرسنل، در اختیار داشتن داده‌های مربوط به همان زمان از میزان پیشرفت پروژه‌ها است. به کمک ابزارهای ذخیره‌ساز ابری مانند Dropbox همه‌ی اطلاعات به شکل یکجا در اختیارتان است.

 

5. ابزارهای مدیریت پروژه

به کمک نرم افزارهای مدیریت پروژه، هم پروژه‌ها و هم کارمندان خود را به شکلی موثر مدیریت می‌کنید. بهترین ابزارها و مزایا و معایت هرکدام را قبلا مفصل بررسی کرده‌ایم، پس دیگر اینجا سرتان را درد نمی‌آوریم.

 

نرم‌افزار مدیریت اطلاعات کارکنان باید چه ویژگی‌هایی دارد؟

مدیریت زمان و حضور و غیاب

اگر چنین ابزاری وجود نداشته باشد حقوق و دستمزد به درستی پرداخت نمی‌شود.

نسخه موبایل

نرم‌افزار منابع انسانی که بر روی تلفن همراه نصب می‌شود، بهره‌وری را افزایش می‌دهد. این ویژگی به خصوص در زمان همه‌گیری کرونا و دورکاری کارکنان اهمیت زیادی دارد. این نسخه همچنین برای مشاغلی که پرسنل به دلایل مختلف چون مأموریت یا وجود چندین دفتر از هم دورند، مفید است.

مدیریت غیبت و مرخصی

به کمک این ویژگی امکان برنامه‌ریزی موثر برای وظایف نیروی انسانی را دارید.

مدیریت پایگاه داده کارکنان

نسخه پشتیبان ابری

نرم‌افزار جامع مدیرت منابع انسانی که اطلاعات را در فضای ابری ذخیره می‌کند، امنیت بالای داده‌ها را برایتان تأمین می‌کند.

 

برای تهیه نرم‌افزار مدیریت اطلاعات کارکنان باید به چه نکاتی توجه کنیم؟

  • رابط کاربری: آیا کار با این سیستم یه اندازه‌ی کافی راحت است؟
  • قابلیت استفاده: آیا یادگیری و تسلط بر قابلیت‌های آن آسان است؟
  • پشتیبانی فنی شرکت: آیا شرکت ارائه‌دهنده آموزش و پشتیبانی مناسبس ارائه می‌دهد؟
  • تعامل و بهره‌وری: سیستم مورد نظر ابزارهایی برای تشویق و ایجاد انگیزه در کارکنان دارد؟
  • نگهداری سوابق کارکنان: در سیستم مدیریت منابع انسانی، سوابق و اطلاعات به راحتی قابل جستجو هستند؟
  • نظرسنجی و بازخورد: سیستم ابزارهای برای تشویق کارکنان به ارائه بازخوردهایشان را دارد؟
  • گزارش و تجزیه‌وتحلیل به شکل آنلاین: در هر زمان امکان بررسی و تجزیه‌وتحلیل عملکرد وجود دارد؟
  • ادغام با برنامه‌های دیگر: این پلتفرم امکان ادغام با سایر سیستم‌های مورد استفاده‌تان ر دارد؟
  • نسخه آزمایشی: آیا نسخه‌ی رایگان برای اطمینان از عملکرد پلتفرم وجوددارد؟
  • هزینه: قیمت سیستم نسبت به کارایی آن مقرون‌به‌صرفه است؟

 

در چه صورت به سیستم مدیریت منابع انسانی نیاز داریم؟

شرایط زیر نشان می‌دهند که در مدیریت عملکرد کارکنانتان مشکلی وجود دارد و به یک ابزار مدیریت پرسنل نیاز دارید و باید روی یک نرم افزار مدیریت اطلاعات کارکنان سرمایه‌گذاری کنید:

  • کارکنان وظایف خود را به موقع انجام نمی‌دهند
  • پروژه‌ها به تعویق می‌افتند
  • خطاها و اشتباهات زیادی وجود دارد
  • تمرکز افراد بر روی کارهای غیرضروری است
  • نتایج به دست‌ماده از اهداف اصلی سازمان فاصله دارد
  • بهره‌وری افراد پایین است
  • مسئولیت‌پذیری و تعهدات افراد کم است
  • نیروهایتان بازخوردهایشان را اعلام نمی‌کنند

 

نتیجه‌گیری

کارمندان یکی از مهم‌ترین دارایی‌های هر کسب‌وکاری هستند. استفاده از نرم‌افزار مدیریت اطلاعات کارکنان به شیوه‌های مختلف بهره‌وری سازمان را افزایش می‌دهد. صاحبان کسب‌وکارها باید به موضوعات زیادی در ارتباط با پرسنل خود توجه کنند. به همین دلیل استفاده از ابزاری کارآمد برای انجام این کار ضروری است. شما هم از نرم‌افزار منابع انسانی استفاده می‌کنید؟ تجربیات خود را با ما به اشتراک بگذارید تا دیگر خوانندگان از آن استفاده کنند.

 

سوالات متداول

سیستم مدیریت اطلاعات کارکنان چیست؟

سیستم مدیریت کارکنان نرم افزاری است که اطلاعات کارمندان را ذخیره و مدیریت می‌کند. علاوه بر این، در هدایت تلاش‌های کارمندان هم تاثیر زیادی دارد. به شما کمک می‌کند که بتوانید افراد مناسب را استخدام کنید و هزینه اداره کارمندانتان را کاهش دهید.

چه ابزارهای برای مدیریت اطلاعات کارکنان وجود دارد؟

نرم افزارهای مدیریت کارکنان به طور کلی در چند دسته طبقه بندی می‌شوند: ابزارهایی برای نظارت بر عملکرد کارکنان مانند Time Doctor، سیستم‌های مدیریت منابع انسانی، ابزارهای ارتباطی و …

5/5 - (21 امتیاز)

یک پیشنهاد ویژه

کتاب کاربردی واقعیت های جدید در دنیای کسب وکار

didar-crm-sale-expert didar-crm-sale-expert
لیست نـظرات

دیدگاهتان را بنویسید

.

  • news subscribe aside

    سه شنبه ها ساعت 9 صبح برای شما هم مقالات آموزشی رایگان ارسال کنم؟