نرم افزار ERP چیست و چگونه می‌تواند کسب‌وکارتان را متحول کند؟

این روزها حتما چیزهای زیادی درباره نرم‌افزارهای مدیریت و برنامه‌ریزی شنیده‌اید. چه بخواهید زندگی شخصی‌تان را مدیریت کنید و چه بخواهید به کسب‌وکارتان سروسامان دهید، این نرم‌افزارها اولین و بهترین راهکار هستند. یک دسته مهم از این نرم‌افزارها، نرم‌افزارهای ERP هستند. این یک نرم‌افزار سازمانی است و برای برنامه‌ریزی منابع انسانی مورد استفاده قرار می‌گیرد. همانطور که می‌دانید برنامه‌ریزی یک اصل اساسی برای همه سازمان‌هاست. اما هرچه سازمان بیشتر رشد کند، برنامه‌ریزی برای آن هم سخت‌تر می‌شود. اینجاست که وجود نرم‌افزارهای ERP اهمیت پیدا می‌کند. اما اصلاً این نرم‌افزار چیست و چطور کار می‌کند؟ هر چه بخواهید در مورد این سیستم بدانید را در این مقاله وجود دارد. پس بیایید شروع کنیم.

 

نرم افزار ERP  چیست؟

نرم افزار ERP یا (Enterprise Resource Planning) نرم‌افزار مدیریت منابع سازمانی است و با کمک هوش مصنوعی همه فرآیندهای سازمان را کنترل می‌کند.

برای درک بهتر این سیستم، اول تمام فرآیندهای تجاری شرکتتان را در نظر بگیرید. احتمالا فرآیندهایی مثل امور مالی، منابع انسانی، تولید، زنجیره تأمین، خدمات و تدارکات به خاطرتان آمده باشد. کنترل کردن تمامی این فرآیندها به صورت همزمان کار سختی است! بنابراین هر سازمانی به یک سیستم هوشمند و یکپارچه برای اداره کردن کسب‌وکارش نیاز دارند. و این ساده‌ترین تعریف ERP است:

مدیریت تمامی فرآیندهای سازمان در قالب یک سیستم یکپارچه

 

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی چگونه کار می‌کند؟

هر سیستم ERP از چند ماژول تشکیل شده است. در علم مهندسی نرم‌افزار به هر واحد نرم‌افزاری یک ماژول می‌گویند. پس در واقع یک نرم‌افزار ERP مجموعه از چند واحد مجزا است. حالا شاید برایتان سوال شده باشد کار هرکدام از این واحدها چیست؟

هریک از ماژول‌ها در نرم افزار ERP یکی از بخش‌های کسب‌وکار را کنترل می‌کنند. در نهایت داده‌های همه ماژول‌ها با هم به اشتراک گذاشته می‌شود. بله! درست حدس زدید! در این سیستم هم درست مثل نرم‌افزار CRM، یک فضای مشترک برای انتقال و اشتراک داده‌ها وجود دارد که به آن «پایگاه داده» می‌گوییم.

 

 

مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار ERP چیست؟

گفتیم که یک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی می‌تواند بسیاری از سازوکارهای موجود در سازمان و داده‌های مربوط به آنها را پردازش کند. اما بیایید جزئی‌تر به این قضیه نگاه کنیم:

 

نام واحد (ماژول)	ویژگی‌ها
امور مالی	ماژول مالی و حسابداری ستون فقرات اکثر نرم‌افزارهای ERP است. این ماژول می‌تواند فعالیت‌های زیر را کنترل کند: خودکارسازی امور کلیدی مرتبط با حسابداری ردیابی حساب‌های پرداختی (AP) و دریافتی (AR) مطابقت حساب‌های مالی کاهش ریسک مالی
منابع انسانی	قابلیت این ماژول نرم افزار ERP برنامه ریزی منابع انسانی به این ترتیب است: ثبت زمان حضور و غیاب کارکنان محاسبه حقوق و دستمزد براساس فعالیت افراد قابلیت اتصال به سیستم‌های مدیریت سرمایه انسانی (HCM) تجزیه و تحلیل نیروها
تدارکات	این ماژول به کسب‌وکارها کمک می‌کند اقلامی که برای تولید کالاهایشان نیاز دارند، تهیه کنند. مهم‌ترین امکاناتی که این ماژول در اختیار کسب‌وکار قرار می‌دهد: ردیابی قیمت‌ها فراهم کردن قراردادهای مورد نیاز تجزیه‌وتحلیل قراردادها با کمک هوش مصنوعی ایجاد یک شبکه از فروشندگان اقلام اساسی
فروش	ماژول فروش در ERP، ارتباط کسب‌وکار را با مشتریان پیگیری می‌کند. برخی از امکانات این ماژول: کمک به افزایش فروش با پیدا کردن سرنخ‌های تبلیغاتی مدیریت سفارش‌های مشتریان پیگیری و مدیریت قراردادها مدیریت صورت‌حساب‌ها مدیریت عملکرد نمایندگان فروش پشتیبانی نیرو‌های فروش
تولید	بخش تولید یکی از قسمت‌های کلیدی نرم‌افزار ERP است. این بخش به شرکت‌ها کمک می‌کند تا فرآیند‌های پیچیده را ساده کنند. قابلیت‌های بخش تولید این موارد هستند: برنامه‌ریزی برای تهیه مواد اولیه برنامه‌ریزی تولید مدیریت کیفیت
لجستیک و زنجیره تأمین	این قسمت از نرم‌افزار می‌تواند موارد زیر را مدیریت کند: جابه‌جایی کالاها موجودی‌ها در بازه‌های زمانی خاص عملیات انبارداری حمل و نقل
تحقیق و توسعه	ماژول تحقیق و توسعه این امکانات را در اختیار کسب‌وکار قرار می‌دهد: طراحی و توسعه محصول مدیریت چرخه عمر محصول ارزیابی انطباق محصول
خدمات پس از فروش	این بخش به شرکت‌ها کمک می‌کند بتوانند خدماتی برای اعتمادسازی مشتریان انجام دهند. به عنوان مثال: تعمیرات کالاهای خریداری شده پاسخ به سوالات مشتریان تجزیه‌وتحلیل مشتریان
دارایی سازمان	یک بخش مهم دیگر نرم‌افزار ERP مدیریت دارایی‌های سازمانی است. این بخش کمک می‌کند تا از همه بخش‌های سازمان به خوبی محافظت شود. قابلیت‌های این بخش: مدیریت نگهداری از ابزارها و دستگاه‌ها پیش‌بینی خرابی دستگاه‌ها مدیریت ایمنی و سلامتی کارکنان

 

مزایای استفاده از سیستم ERP

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی، مزایای زیادی برای عملیات تجاری یک سازمان دارد؛ از جمله کارایی عملیاتی برای بهبود عملکرد کلی سازمان. از طرف دیگر عملکردهای حسابداری، مدیریت ارتباط با مشتری و مدیریت کسب و کار به میزان قابل توجهی به کمک ERP بهبود می‌یابند. بیایید چند مورد از مزایای نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.
 

کاهش هزینه سربار نرم افزار

بهترین نرم افزارهای ERP به تیم ها این امکان را می‌دهند تا ابزارهای خود را در یک سیستم یکپارچه ادغام کنند. تیم ها به جای پرداخت اشتراک جداگانه برای خدماتی مانند منابع انسانی، CRM، حمل و نقل، زنجیره تامین و مدیریت موجودی، هزینه یک پلتفرم واحد را پرداخت می کنند که هر یک از این وظایف را در یک سیستم متمرکز انجام می‌دهد.
 

افزایش ارتباطات

هنگامی که داده‌های تمام بخش‌های شرکت در یک برنامه نرم‌افزاری واحد برای برنامه‌ریزی و ردیابی رویدادهای تجاری ادغام می‌شوند، تمام آن داده‌ها می‌توانند برای بررسی تیمی در دسترس قرار گیرند. بسیاری از سیستم‌های ERP مدرن سرمایه‌گذاری زیادی روی ابزارهای تحلیل و مصورسازی می‌کنند که به اعضای تیم اجازه می‌دهد گزارش‌هایی ایجاد کنند که میزان پیشرفت و سطح موجودی را ببینند و همینطور همه همکاران و ذینفعان را از این پیشرفت مطلع می‌کند.
 

کاهش سیلو

سیلوهای تجاری، یعنی جایی که تیم ها به طور مستقل از یکدیگر همه کار می کنند و منافع متضادی از هم دارند، بهره وری شرکت را به شدت کاهش می دهد. یک نرم افزار ERP به کسب و کارها کمک می‌کند تا اهداف عمومی طراحی کنند و به تیم ها اجازه می دهد برنامه های خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند. تیم‌هایی که به داده‌های مشابه دسترسی دارند، می‌توانند یادداشت‌های بخش‌های مختلف را با هم مقایسه کنند و در نتیجه به کمک همدیگر به سمت اهداف بزرگ تجاری گام بروند.
 

معروف‌ترین نرم‌ افزارهای ERP در دنیا کدامند؟

این‌ها معروف‌ترین و بهترین نرم افزارهای ERP خارجی هستند:

• Oracle NetSuite
• SAP S/4HANA
• SAP ERP
• Microsoft Dynamics 365
• Oracle ERP Cloud
• Epicor ERP
• Sage Intacct
• Oracle JD Edwards EntERPriseOne
• SAP Business One
• Acumatica
• Odoo
• SysPro ERP
• Sage 300cloud
• ERPNext

 

مقایسه بهترین نرم افزارهای ERP

در جدول زیر یک مقایسه کلی بین شش مورد از معروف‌ترین نرم‌افزارهای ERP انجام شده است:

نام نرم‌افزار	مناسب برای	نحوه استقرار نرم‌افزار	پلتفرم	دوره رایگان	قیمت
Oracle  NetSuite	سازمان‌های کوچک و متوسط	فضای ابری	Windows, Mac, Linux, iOS, Android	ندارد	براساس خدمات
SAP S/4HANA	سازمان‌های متوسط و بزرگ	نصبی و ابری	Windows, Mac, Linux, Solaris	14 روز	براساس خدمات
SAP ERP	سازمان‌های بزرگ	نصبی	Windows, Mac, Linux, iOS, Android	ندارد	براساس خدمات
Microsoft Dynamics 365	سازمان‌های کوچک تا بزرگ	نصبی	Windows, Mac, Linux, iOS, Android	ندارد	ماهانه 20 دلار به ازای کاربر
Oracle ERP Cloud	سازمان‌های کوچک تا بزرگ	فضای ابری	Windows, Mac, Linux, iOS, Android	دارد	براساس خدمات

 

 

بهترین نرم افزارهای ERP ایرانی کدامند؟

یکی از چالش‌های اساسی استفاده از نرم‌افزارهای خارجی برای ما ایرانی‌ها این است که باید با چپ‌چین بودن آنها دست‌وپنجه نرم‌ کنیم. به علاوه بیشتر نرم‌افزارهای خارجی از زبان فارسی و فونت‌های آن پشتیبانی نمی‌کنند. مشکلات تحریم و نوسانات ارز را هم به دردسرهای قبلی اضافه کنید! در مورد نرم‌افزارهای ERP مشکلات دیگری هم وجود دارد. به عنوان مثال بسیاری از ویژگی‌های اجرایی نرم‌افزارهای خارجی برای شرکت‌های ایرانی کاربردی نیستند. یا بعضی از بخش‌ها با ماهیت کسب‌وکارهای ایرانی هم‌خوانی ندارند.

همین موضوع باعث شد که بسیاری از شرکت‌های برنامه‌نویسی به فکر بیفتند تا ERP‌ متناسب با کسب‌وکارهای ایرانی طراحی کنند. بیایید بهترین نرم افزارهای ERP ایرانی را با هم ببینیم و ویژگی‌هایشان را مقایسه کنیم:

 

نام نرم افزار	مناسب برای	استقرار	پلتفرم	دوره أموزشی	ویژگی‌ها
سامه آرا	سازمان‌های کوچک تا بزرگ	نصبی و ابری	Windows, Android, iOs, Linux	دارد	سرعت و عملکرد بالای سسیتم قابلیت راه اندازی Machine Learning سهولت کار کاربر با سیستم
همکاران سیستم	سازمان‌های متوسط و بزرگ	نصبی و ابری	Windows, Android, iOs, Linux	دارد	ارزیابی ریسک‌های کسب‌وکار همگام بودن با تکنولوژی روز دنیا تمرکز بر ارزیابی مشتریان
آرین سیستم	سازمان‌های کوچک تا بزرگ	ابری	Windows, Android, iOs, Linux	دارد	ارزیابی ریسک دقیق گزارش‌گیری حرفه‌ای منطبق بودن با نرم‌افزارهای خروجی‌ساز
پگاه سیستم	سازمان‌های متوسط تا بزرگ	نصبی	Windows, Android, iOs, Linux	دارد	پشتیبانی تمام وقت و قوی سرعت بالا در پردازش قیمت پایین‌تر نسبت به نمونه‌های خارجی
نیلرام	سازمان‌های بزرگ	نصبی	Windows, Android, iOs, Linux	دارد	هماهنگی کامل با زبان و فرهنگ فارسی پیاده‌سازی در کوتاه‌ترین زمان ممکن پشتیبانی قوی و همه‌جانبه

 

نرم افزار CRM و ERP چه ارتباطی با هم دارند؟

خیلی از مشتریان دیدار می‌پرسند که تفاوت یا ارتباط نرم‌افزار CRM با ERP چیست؟ ما هم قبلا مفصل در این مورد صحبت کردیم (برای خواندنش اینجا کلیک کنید). به طور کلی باید بگوییم که نرم‌افزار CRM یکی از رکن‌های اساسی سیستم ERP است. یعنی نرم افزار CRM بخشی از فعالیت‌های ای آر پی را پوشش می‌دهند. یک نرم افزار سی آر ام بیشتر روی افزایش فروش و خدمات‌رسانی به مشتریان متمرکز است. یعنی با استفاده از CRM روی ارتباط با مشتری تمرکز می‌کنید و با ERP روی بخش‌های داخلی شرکت خودتان. اما ادغام یک نرم‌افزار CRM با ای آر پی می‌تواند در این موارد کیفیت ERP  را بالاتر ببرد:

• دسترسی سریع‌تر به اطلاعات مهم
• متمرکزسازی حساب‌ها
• متمرکزسازی مشتری‌ها
• بهبود فرآیند ثبت سفارش
• مدیریت قیمت‌ها
• مدیریت موجودی‌ها

در نهایت انتخاب بین این دو نرم‌افزار به عهده شماست. فقط این نکته را در نظر داشته باشید که ERPبرای شرکت‌های متوسط و بزرگ مناسب‌تر است و CRM تنها گزینه برای استارتاپ‌ها و شرکت‌های کوچک است.

 

چرا باید از سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی استفاده کنیم؟

اگر صاحب کسب‌وکار هستید یا قرار است بشوید، حتما می‌دانید که چقدر مهم است بتوانید یک سیستم منظم و دقیق برای نظارت کردن بر همه قسمت‌ها فراهم کنید. همانطور که در این گزارش خواندید، نرم افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی دو کار اصلی انجام می‌دهد:

اول: هماهنگ کردن همه قسمت‌های یک کسب‌وکار.

دوم: بدست آوردن اطلاعات از همه بخش‌ها و جمع‌آوری آنها در پایگاه داده.

پس وجود چنین نرم‌افزاری می‌تواند تمام نیازهای کسب‌وکار شما را رفع کند. اما مزایای این نرم‌افزارها به همین دو مورد خلاصه نمی‌شود:

• بهره‌وری بالاتر: با ساده‌ کردن فرآیندها باعث می‌شود همه افراد با منابع کمتر کارهای بیشتری انجام دهند.
• بینش عملی: با در اختیار گذاشتن اطلاعات دقیق‌تر، تصمیم‌گیری را ساده‌تر می‌کند.
• گزارش‌دهی سریع: سرعت گزارش‌دهی را بالاتر می‌برد و به همین دلیل نتایج هم زودتر از قبل مشخص می‌شوند.
• ریسک کمتر: با بدست‌ آوردن داده‌ها و تجزیه‌وتحلیل آنها می‌تواند نتایج را در آینده پیش‌بینی کند. این موضوع باعث پایین آوردن ریسک می‌شود.
• ساده‌سازی مهندسی اطلاعات: با جمع‌آوری همه اطلاعات ریز و درشت در پایگاه داده، می‌تواند راهکارهای آسان‌تری برای برطرف کردن مشکلات پیدا کند.
• بهبود چابکی سیستم: با آماده کردن اطلاعات در زمان مناسب، می‌تواند فرصت‌های تجاری جدید را شناسایی کند.