نرم افزار ERP چیست و چگونه می‌تواند کسب‌وکارتان را متحول کند؟

این روزها حتما چیزهای زیادی درباره نرم‌افزارهای مدیریت و برنامه‌ریزی شنیده‌اید. چه بخواهید زندگی شخصی‌تان را مدیریت کنید و چه بخواهید به کسب‌وکارتان سروسامان دهید، این نرم‌افزارها اولین و بهترین راهکار هستند. یک دسته مهم از این نرم‌افزارها، نرم‌افزارهای ERP هستند. ERP یک نرم‌افزار سازمانی است که برای برنامه‌ریزی منابع انسانی مورد استفاده قرار می‌گیرد. همانطور که می‌دانید برنامه‌ریزی یک اصل اساسی برای همه سازمان‌هاست. اما هرچه سازمان بیشتر رشد کند، برنامه‌ریزی برای آن هم سخت‌تر می‌شود. اینجاست که وجود نرم‌افزارهای ERP اهمیت پیدا می‌کند. اما اصلاً نرم‌افزار ERP چیست و چطور کار می‌کند؟ هر چه بخواهید در مورد این سیستم بدانید را در این مقاله وجود دارد. پس بیایید شروع کنیم.

نرم افزار ERP  چیست؟

نرم افزار ERP یا (Enterprise Resource Planning) نرم‌افزار مدیریت منابع سازمانی است و با کمک هوش مصنوعی همه فرآیندهای سازمان را کنترل می‌کند.
 

برای درک بهتر این سیستم، اول تمام فرآیندهای تجاری شرکتتان را در نظر بگیرید. احتمالا فرآیندهایی مثل امور مالی، منابع انسانی، تولید، زنجیره تأمین، خدمات و تدارکات به خاطرتان آمده باشد. کنترل کردن تمامی این فرآیندها به صورت همزمان کار سختی است! بنابراین هر سازمانی به یک سیستم هوشمند و یکپارچه برای اداره کردن کسب‌وکارش نیاز دارند. و این ساده‌ترین تعریف نرم افزار ERP است:

مدیریت تمامی فرآیندهای سازمان در قالب یک سیستم یکپارچه

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی چگونه کار می‌کند؟

هر سیستم ERP از چند ماژول تشکیل شده است. در علم مهندسی نرم‌افزار به هر واحد نرم‌افزاری یک ماژول می‌گویند. پس در واقع نرم‌افزار ERP مجموعه‌ای از چند واحد مجزا است. حالا شاید برایتان سوال شده باشد کار هرکدام از این واحدها چیست؟
 

هریک از ماژول‌ها در نرم افزار ERP یکی از بخش‌های کسب‌وکار را کنترل می‌کنند. در نهایت داده‌های همه ماژول‌ها با هم به اشتراک گذاشته می‌شود. بله! درست حدس زدید! در این سیستم هم درست مثل نرم‌افزار CRM، یک فضای مشترک برای انتقال و اشتراک داده‌ها وجود دارد که به آن «پایگاه داده» می‌گوییم.

مهم‌ترین ویژگی‌های نرم افزار ERP چیست؟

گفتیم که یک سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی می‌تواند بسیاری از سازوکارهای موجود در سازمان و داده‌های مربوط به آنها را پردازش کند. اما بیایید جزئی‌تر به این قضیه نگاه کنیم:

مزایای استفاده از سیستم ERP

نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی، مزایای زیادی برای عملیات تجاری یک سازمان دارد؛ از جمله کارایی عملیاتی برای بهبود عملکرد کلی سازمان. از طرف دیگر عملکردهای حسابداری، مدیریت ارتباط با مشتری و مدیریت کسب و کار به میزان قابل توجهی به کمک نرم افزار ERP بهبود می‌یابند. بیایید چند مورد از مزایای نرم افزار برنامه ریزی منابع سازمانی را با جزئیات بیشتری بررسی کنیم.
 

کاهش هزینه سربار نرم افزار

بهترین نرم افزارهای ERP به تیم ها این امکان را می‌دهند تا ابزارهای خود را در یک سیستم یکپارچه ادغام کنند. تیم ها به جای پرداخت اشتراک جداگانه برای خدماتی مانند منابع انسانی، CRM، حمل و نقل، زنجیره تامین و مدیریت موجودی، هزینه یک پلتفرم واحد را پرداخت می‌کنند که هر یک از این وظایف را در یک سیستم متمرکز انجام می‌دهد.
 

افزایش ارتباطات

هنگامی که داده‌های تمام بخش‌های شرکت در یک برنامه نرم‌افزاری واحد برای برنامه‌ریزی و ردیابی رویدادهای تجاری ادغام می‌شوند، تمام آن داده‌ها می‌توانند برای بررسی تیمی در دسترس قرار گیرند. بسیاری از سیستم‌های ERP مدرن سرمایه‌گذاری زیادی روی ابزارهای تحلیل و مصورسازی می‌کنند که به اعضای تیم اجازه می‌دهد گزارش‌هایی ایجاد کنند که میزان پیشرفت و سطح موجودی را ببینند و همینطور همه همکاران و ذینفعان را از این پیشرفت مطلع می‌کند.
 

کاهش سیلو

سیلوهای تجاری، یعنی جایی که تیم‌ها به طور مستقل از یکدیگر کار می‌کنند و منافع متضادی از هم دارند، بهره وری شرکت را به شدت کاهش می‌دهد. نرم افزار ERP به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا اهداف عمومی طراحی کنند و به تیم ها اجازه می‌دهد برنامه های خود را با یکدیگر به اشتراک بگذارند. تیم‌هایی که به داده‌های مشابه دسترسی دارند، می‌توانند یادداشت‌های بخش‌های مختلف را با هم مقایسه کنند و در نتیجه به کمک همدیگر به سمت اهداف بزرگ تجاری گام بردارند.
 

چه موقع یک کسب‌وکار به نرم افزار ERP نیاز دارد؟

همه‌ی کسب‌وکارهای رو به رشد، خوب می‌دانند که برای نظم در کارها و موفقیت، به نرم افزار ERP نیاز دارند. اما شاید بپرسید لازم است یک کسب‌وکار چه موقع از نرم افزار ERP استفاده کند؟ با رشد و پیشرفت کسب‌وکار، مقدار کارها و حجم داده‌های آن بیشتر شده و پیگیری آنها سخت‌تر می‌شود. اینجاست که متوجه می‌شوید به نرم افزار ERP نیاز دارید.
 

بیایید با هم چند تا از نشانه‌های مهمی را بررسی کنیم که بیان می‌کنند کسب‌وکار شما به سیستم ERP نیاز دارد:

نداشتنِ سیستم پردازش داده یکپارچه، سرعت انجام کارها را پایین آورده است

وقتی از سیستم‌های مختلفی استفاده می‌کنید و هر کدام حجم زیادی از اطلاعات را دارند، متوجه می‌شوید که نظم کار کم شده و چیزهای زیادی فراموش می‌شوند یا از قلم می‌افتند. در این هنگام استفاده از نرم افزار ERP کمک زیادی به سرعت دادن به انجام کارهای کسب‌وکارتان می‌کند.
 

مدام مشکل زمان بندی تولید دارید

ارتباط بین زمان بندی تولید و توانایی تولید برای ارائه به موقع محصولات سودآور، اهمیت زیادی دارد. مخصوصا وقتی که هزینه کارکنان و دستگاه‌ها بالا می‌رود، این موضوع بیشتر خودش را نشان می‌دهد. نرم افزار ERP براساس داده‌های عرضه و تقاضا، کارهای برنامه‌ریزی مهم را به شما نشان می‌دهد تا برنامه تولید دقیقی را تنظیم کنید و طبق آن پیش بروید.
 

مشتریان ناراضی

امروزه انتظارات مشتریان با قبل، فرق زیادی کرده است. ‌شاید علتش این باشد که گزینه‌های زیادی پیش رو دارند و از طرفی فشار زیادی را تحمل می‌کنند و صبرشان کمتر شده است. در هر صورت، مشتری ناراضی دوباره برنمی‌گردد و حتی ممکن است با تبلیغ منفی که می‌کند، خیلی از مشتری‌های بالقوه را هم منصرف می‌کند. نرم افزار ERP داده‌ها را در اختیار شما و مشتریان قرار می‌دهد. توانایی برقرار ارتباط آسان با مشتری، به کمک سیستم متمرکز ERP میسر می‌شود.
 

گزارش درست داده‌ها به سازمان‌های مربوطه

کار خسته‌کننده گزارش دهی به سازمان‌های بالادست، برای هر کسب‌وکاری وقت‌گیر است. اگر این کار به صورت خودکار انجام شود، تاثیر زیادی در صرفه جویی در وقت کارکنان دارد. نرم افزار ERP دقیقا به کمک شما می‌آید و اجازه می‌دهد با استفاده از داده‌های دقیق، گزارش استاندارد و معتبری را به موقع به سازمان‌های مربوطه ارائه دهید.

معروف‌ترین نرم‌ افزارهای ERP در دنیا کدامند؟

این‌ها معروف‌ترین و بهترین نرم افزارهای ERP خارجی هستند:

• Oracle NetSuite
• SAP S/4HANA
• SAP ERP
• Microsoft Dynamics 365
• Oracle ERP Cloud
• Epicor ERP
• Sage Intacct
• Oracle JD Edwards EntERPriseOne
• SAP Business One
• Acumatica
• Odoo
• SysPro ERP
• Sage 300cloud
• ERPNext

مقایسه بهترین نرم افزارهای ERP

در جدول زیر یک مقایسه کلی بین شش مورد از معروف‌ترین نرم‌افزارهای ERP انجام شده است:

بهترین نرم افزارهای ERP ایرانی کدامند؟

یکی از چالش‌های اساسی استفاده از نرم‌افزارهای خارجی برای ما ایرانی‌ها این است که باید با چپ‌چین بودن آنها دست‌وپنجه نرم‌ کنیم. به علاوه بیشتر نرم‌افزارهای خارجی از زبان فارسی و فونت‌های آن پشتیبانی نمی‌کنند. مشکلات تحریم و نوسانات ارز را هم به دردسرهای قبلی اضافه کنید! در مورد نرم‌افزارهای ERP مشکلات دیگری هم وجود دارد. به عنوان مثال بسیاری از ویژگی‌های اجرایی نرم‌افزارهای خارجی برای شرکت‌های ایرانی کاربردی نیستند. یا بعضی از بخش‌ها با ماهیت کسب‌وکارهای ایرانی هم‌خوانی ندارند.
 

همین موضوع باعث شد که بسیاری از شرکت‌های برنامه‌نویسی به فکر بیفتند تا نرم افزار ERP‌ متناسب با کسب‌وکارهای ایرانی طراحی کنند. بیایید بهترین نرم افزارهای ERP ایرانی را با هم ببینیم و ویژگی‌هایشان را مقایسه کنیم:

نرم افزار ERP و CRM چه ارتباطی با هم دارند؟

خیلی از مشتریان دیدار می‌پرسند که تفاوت یا ارتباط نرم‌افزار ERP با CRM چیست؟ ما هم قبلا مفصل در این مورد صحبت کردیم (برای خواندنش اینجا کلیک کنید). به طور کلی باید بگوییم که نرم‌افزار CRM یکی از رکن‌های اساسی سیستم ERP است. یعنی نرم افزار CRM بخشی از فعالیت‌های ای آر پی را پوشش می‌دهد. نرم افزار سی آر ام بیشتر روی افزایش فروش و خدمات‌رسانی به مشتریان متمرکز است. یعنی با استفاده از CRM روی ارتباط با مشتری تمرکز می‌کنید و با نرم افزار ERP روی بخش‌های داخلی شرکت خودتان. اما ادغام یک نرم‌افزار CRM با ای آر پی می‌تواند در این موارد کیفیت سیستم ERP  را بالاتر ببرد:

• دسترسی سریع‌تر به اطلاعات مهم
• متمرکزسازی حساب‌ها
• متمرکزسازی مشتری‌ها
• بهبود فرآیند ثبت سفارش
• مدیریت قیمت‌ها
• مدیریت موجودی‌ها

در نهایت انتخاب بین این دو نرم‌افزار به عهده شماست. فقط این نکته را در نظر داشته باشید که ERPبرای شرکت‌های متوسط و بزرگ مناسب‌تر است و CRM تنها گزینه برای استارتاپ‌ها و شرکت‌های کوچک است.

چرا باید از سیستم‌های برنامه ریزی منابع سازمانی استفاده کنیم؟

اگر صاحب کسب‌وکار هستید یا قرار است بشوید، حتما می‌دانید که چقدر مهم است بتوانید یک سیستم منظم و دقیق برای نظارت کردن بر همه قسمت‌ها فراهم کنید. همانطور که در این گزارش خواندید، نرم افزار برنامه‌ریزی منابع سازمانی دو کار اصلی انجام می‌دهد:

اول: هماهنگ کردن همه قسمت‌های یک کسب‌وکار.

دوم: بدست آوردن اطلاعات از همه بخش‌ها و جمع‌آوری آنها در پایگاه داده.

پس وجود چنین نرم‌افزاری می‌تواند تمام نیازهای کسب‌وکار شما را رفع کند. اما مزایای نرم‌افزار ERP به همین دو مورد خلاصه نمی‌شود:

• بهره‌وری بالاتر: با ساده‌ کردن فرآیندها باعث می‌شود همه افراد با منابع کمتر کارهای بیشتری انجام دهند.
• بینش عملی: با در اختیار گذاشتن اطلاعات دقیق‌تر، تصمیم‌گیری را ساده‌تر می‌کند.
• گزارش‌دهی سریع: سرعت گزارش‌دهی را بالاتر می‌برد و به همین دلیل نتایج هم زودتر از قبل مشخص می‌شوند.
• ریسک کمتر: با بدست‌ آوردن داده‌ها و تجزیه‌وتحلیل آنها می‌تواند نتایج را در آینده پیش‌بینی کند. این موضوع باعث پایین آوردن ریسک می‌شود.
• ساده‌سازی مهندسی اطلاعات: با جمع‌آوری همه اطلاعات ریز و درشت در پایگاه داده، می‌تواند راهکارهای آسان‌تری برای برطرف کردن مشکلات پیدا کند.
• بهبود چابکی سیستم: با آماده کردن اطلاعات در زمان مناسب، می‌تواند فرصت‌های تجاری جدید را شناسایی کند.

×

کتاب کاربردی واقعیت های جدید در دنیای کسب وکار

دانلود رایگان