مقالات نرم افزار crm مقالات نرم افزار crm مقالات نرم افزار crm مقالات نرم افزار crm

سیستم سازی چیست؟‌ ۵ گام برای سیستم سازی در کسب و کار (هوشمندانه کار کنید، نه سخت‌تر!)

سیستم سازی کسب و کار چیست

سیستم سازی کسب و کار چیست؟‌ چه مزایایی دارد؟ و چگونه باید سیستم سازی کسب و کار را اجرا کنیم؟ پاسخ همه سوالاتتان را در این می‌خوانید

توسط تیم تولید محتوای دیدار -

به روزرسانی شده در ۱۹ دی ۱۴۰۰ -

زمان مطالعه 3 دقیقه

اداره‌ی یک کسب‌وکار حتی برای کارآفرینانی که خود را وقف کار کرده‌اند هم چالش‌برانگیز است. برای اینکه بتوانید عملکرد کسب‌وکار خود را تا جای ممکن سودآور و پربازده نگه دارید، باید عوامل زیادی را مدنظر قرار دهید. از کاهش هزینه‌ها گرفته تا استفاده بهتر از وقت خود برای بهبود جریان کار. اگر به دنبال راهی برای ساده‌سازی عملیات‌ها هستید؟ پیشنهاد ما سیستم سازی کسب و کار است.

بیایید با هم بیشتر با مفهوم و جزئیات سیستم‌سازی آشنا شویم. در این مقاله با مفاهیمی مانند اینکه چطور باید کسب‌وکار خود را سیستم‌سازی کنید و چطور از این فرایندها برای گسترش و توسعه کسب‌وکار خود استفاده کنید،‌آشنا می‌شوید.

 

سیستم سازی چیست؟

بیایید با مفاهیم ساده و پایه‌ای شروع کنیم: سیستم‌سازی چیست و چرا برای شما و کسب‌وکارتان مهم است؟ سیستم سازی عبارت است از فرایند طراحی رویه‌های استاندارد عملیاتی (SOPs) برای تضمین ثبات و بهره‌وری یک سازمان. به‌عبارت‌دیگر با این کار شما کارکردهای گوناگون و ضروری کسب‌وکارتان (که عامل سرپا ماندن آن هستند) را ثبت می‌کنید. شاید سیستم‌سازی وقت و تلاش زیادی بطلبد، اما کسب‌وکار شما را برای موفقیت بلندمدت آماده می‌کند.

 

مزایای سیستم ‌سازی کسب و کار

کاهش هزینه‌ها

با محول کردن وظایف مهم و روزانه‌ای که برای اداره‌ی کسب‌وکارتان لازم هستند، قادر خواهید بود که به نحو مؤثرتری زمان خود را مدیریت کنید. با این کار انرژی خود را متمرکز وظایفی می‌کنید که برایتان سودآور هستند؛ نه آن‌هایی که فقط وقت شما را تلف می‌کنند.

افزایش بهره‌وری

با کشف و حذف هر فعالیت غیرضروری، کسب‌وکار خود را به نحو مؤثرتری اداره می‌کنید. ثبت و مستند کردن رویه‌ها به شما کمک می‌کند که بفهمید در چه بخشی منابع را هدر داده‌اید. در نتیجه می‌توانید در آن بخش‌ها راندمان کاری روزانه را افزایش دهید.

بهبود عملکرد

داشتن رویه‌های استاندارد عملیاتی که به صورت دقیق و روشن طراحی شده‌اند، ثبات و همدلی بین اعضای تیم و در نتیجه عملکرد آن‌ها را افزایش می‌دهید. در نتیجه تیم شما قادر خواهد بود تا تمرکز خود را روی ارزیابی‌های دقیق، مدیریت پروژه و اولویت‌بندی مأموریت شرکت بگذارد.

وقت آزاد بیشتر

در یک کسب‌وکار سیستم بندی شده حتی در غیاب مدیر هم کارها روان و بی‌دردسر انجام می‌شوند. شما هم وقت و انرژی خود را برای دنبال‌کردن کارهای دیگر شرکت (مثل تأمین مالی شرکت یا طرح راه‌حل‌های خلاقانه برای مشکلات جاری) آزاد می‌کنید.

بهبود روابط

داشتن رویه‌های دقیق، سوء تفاهم‌ها، زحمت‌های بیهوده و مشاجرات احتمالی در مورد زمان و نحوه انجام کارها را کاهش می‌دهد.

افزایش اوقات فراغت

یکی از بزرگ‌ترین مزایای سیستم سازی کسب و کار این است که حتی وقتی از شرکت دور هستید هم می‌توانید آن را اداره کنید. به تعطیلات بروید، با خانواده وقت بگذرانید یا اینکه برای آینده شرکت برنامه‌ریزی کنید. همه این کارها را می‌توانید بدون اینکه آسیبی به کارهای روزانه‌ی کسب‌وکارتان وارد شود انجام دهید.

 

 

نحوه سیستم سازی کسب و کار برای گسترش آن

 

گام ۱: وظایف تکراری را فهرست کنید

  • مشخص کنید که وظایف هر چند وقت یکبار انجام می‌شوند. روزانه، هفتگی یا ماهانه؟
  • تمامی طرف‌های درگیر در این فرایند را مشخص کنید.
  • مدت زمانی که هر یک از این وظایف طول می‌کشد را معین کنید.
  • امکان محول کردن این وظایف را مشخص کنید.

گام ۲: وظایف را سازماندهی و اولویت‌بندی کنید

  • گروهی را که مسئول این وظیفه تعیین‌شده هستند، مشخص کنید.
  • میزان اهمیت هر کار را مشخص کنید.
  • این کارها را بر اساس اهمیت و نقش آنها در تداوم وضعیت مناسب کسب‌وکارتان اولویت‌بندی کنید.

 

گام ۳: مراحلی را که طی می‌کنید ثبت و مستند کنید

  • در سیستم سازی کسب و کار، تا جای ممکن به جزئیات توجه کنید. این کار خیلی مهم است. سعی کنید این مراحل را از دیدگاه شخصی که برای اولین‌بار آن را انجام می‌دهد ثبت و یادداشت کنید. یک راهنمای گام‌به‌گام تهیه کنید، از مراحل کار اسکرین‌شات و ویدئوهای آموزشی ضبط شده از صفحه تهیه کنید. باید این ویدئوها همراه با صدای خودتان باشد. درکل هر چیزی که باعث سادگی فهم و روشن شدن مطلب می‌شود به آن اضافه کنید.
  • از تمام منابع موجود استفاده کنید و برای کاهش زمان لازم برای نوشتن مراحل از نمونه‌های رایگانی که می‌توانید به صورت آنلاین پیدا کنید استفاده کنید.
  • اگر وقت یا ابزار کافی ندارید می‌توانید از افرادی که توانایی ساخت راهنمای آموزشی را دارند هم کمک بگیرید.

 

گام ۴: پیاده‌سازی مراحل

  • مراحل سیستم سازی را یک‌بار انجام دهید. ببینید خوشایندتان هست یا نه. کارها را بر اساس مراحلی که نوشته‌اید انجام دهید تا ببینید آیا می‌توان به‌راحتی آنها را دنبال کرد. ممکن است با بخش‌هایی مواجه شوید که نیاز است واضح‌تر بیان شوند.
  • اگر امکان داشت از یکی از همکارانتان بخواهید که کاری را با استفاده از دستورالعمل‌های راهنمای شما انجام دهد. اگر برایش در روند کار سؤالی پیش آمد پس احتمالاً  این مراحل به قدر کافی کامل نیستند و نیاز به توضیحات بیشتری دارند.
  • تاحدامکان مراحل را بی‌عیب‌ونقص طراحی کنید تا از بروز اشتباهات در آینده جلوگیری شود.

 

چگونه سیستم سازی کنیم؟

 

گام ۵: پیشرفت و بهبود را ادامه دهید

  • به طور مداوم تغییراتی را در SOPs خود ایجاد کنید تا مراحل کار را بهبود ببخشید و کارایی و ثمربخشی را در طول زمان افزایش دهید.
  • کارکنان را برای ارائه پیشنهاداتی در جهت بهبود فرایندها و مراحل سیستم سازی کسب و کار تشویق کنید.

 

نتیجه‌گیری

سیستم‌سازی کسب و کار نگرشی مؤثر و کارآمد است که به موفقیت کسب‌وکار منجر می‌شود. سیستم سازی به سازمان‌ها و اعضای آن یک دید روشن نسبت به نقش خود و نیز نحوه انجام رویه‌های استاندارد عملیاتی می‌دهد. با وجود SOPs شرکت شما کاراتر و مؤثرتر کار می‌کند که به شما فرصت می‌دهد تا رشد و توسعه‌ی کسب‌وکار خود را ادامه دهید. شما هم از سیستم سازی کسب و کار استفاده می‌کنید؟

یک پیشنهاد ویژه

کتاب واقعیت های جدید در دنیای کسب وکار

didar-crm-sale-expert didar-crm-sale-expert

دیدگاهتان را بنویسید

.

  • news subscribe aside

    سه شنبه ها ساعت 9 صبح برای شما هم مقالات آموزشی رایگان ارسال کنم؟