زمان خواندن 8 دقیقه
با مفهوم مدیریت گردش کار آشنایی دارید؟ می‌دانید برای انتخاب نرم‌افزار مدیریت گردش کار به چه نکاتی باید دقت کنید؟
حتما این سوالات را در محیط کاری شنیده‌اید: برایتان ایمیل فرستادم، چک کردید؟ آیا امکان ارسال مجدد سند فلان را برای من دارید؟
مدیریت گردش کار به‌صورت دستی و به کمک ایمیل، سردرگمی زیادی ایجاد می‌کنند. در چنین شرایطی تصمیم‌گیری برای آینده سخت خواهد بود. می‌دانید شرکت‌های بزرگ و موفقی مانند گوگل و اپل، برای جلوگیری از چنین مشکلاتی چه کار می‌کنند؟ این شرکت‌ها عملیات اصلی‌شان را با کمک سیستم مدیریت گردش کار (Workflow Management) اداره می‌کنند. این عملیات ـ که به‌وضوح تعریف‌شده و با دقت اجرا می‌شود ـ مشکلاتی پیچیده‌تر از یافتن ایمیل‌های قدیمی را هم حل می‌کند.
اما سوالی که پیش می‌آید این است که مدیریت گردش کار چیست؟ چطور می‌توانیم فرایند گردش کار را بهینه کنیم؟ بیایید بیشتر در این باره صحبت کنیم
مدیریت گردش کار، ایجاد و بهینه‌سازی مسیرهای داده به‌منظور تکمیل اجزای یک فرایند است. مدیریت گردش کار شامل یافتن وظایف زائد، ترسیم حالت ایده‌آل جریان کار، اتوماتیک کردن فرایند و شناسایی نقاط ضعف یا حوزه‌هایی برای تکامل می‌شود.
یک سیستم مدیریت گردش کار شامل سه جز اصلی است:
هر مرحله از وظایف در گردش کار از پیش تعریف می‌شوند. این کار هر گام از شروع تا پایان فرایند را شفاف می‌کند و بر اساس نوع گردش کار به‌صورت دستی یا خودکار انجام می‌شود.
مراحل گردش کار، ممکن است به صورت خطی، شاخه‌ای یا ترکیبی از این دو باشند.
ذی نفعان یک سیستم گردش کار، افرادی هستند که انجام وظایف خاصی را در گردش کار بر عهده دارند. مسئولیت ذینفعان در هر مرحله جداگانه، گروهی از مراحل یا کل گردش کار مشخص می‌شود.
در برخی از گردش کارها، مراحل کاملاً خودکار هستند و ذینفعان کمتر درگیر پروسه خواهند بود. در چنین حالتی ذینفعان فقط در شرایط خاص یا هنگام بروز مشکل در جریان کار دخالت می‌کنند.
شرایط، قوانین گردش کار هستند و تعیین می‌کنند که یک مرحله خاص چه زمانی تکمیل خواهد شد و مرحله بعدی چگونه انجام می‌شود. شرایط برای گردش‌های کاری از نوع تأییدیه (approval) مفید است، زیرا در این نوع گردش کار برخی از مراحل بر اساس داده‌ها حذف می‌شوند.
تصویر زیر یک نمونه گردش کار را نشان می‌دهد، از زمانی که مدیر منابع انسانی کارمند را تایید می‌کند تا جایی که مدیر عامل تایید نهایی را امضا و کار تمام می‌شود.
مدیریت گردش کار یک اقدام در کل شرکت است که باید در اولویت هر مدیری باشد. سه شیوه اصلی مدیریت گردش کار را برای شما معرفی می‌کنیم تا بیشتر با آن آشنا شوید.
در بخش‌ها و تیم‌های مختلف یک شرکت، گردش کارهای متنوعی وجود دارد. این گردش کارها در اصل قرادادی نانوشته بین ابزارها و کارکنان مختلف هستند. مدیریت خوب گردش کار زمانی اتفاق می‌افتند که کل سازمان از همه این گردش کارها اطلاع داشته باشند و آنها را بشناسند.
هیچ فشاری برای اتوماسیون تک‌تک گردش کارها وجود ندارد، اما همه آنها باید مستند شوند. در این صورت هنگامی نیاز به اتوماسیون داشته باشید، نیازی به جستجوی بین صدها ایمیل و نرم‌افزار نخواهید داشت.
برخی از گردش کارها به‌وضوح تعریف‌شده و قابل‌مشاهده هستند، اما برخی دیگر نه. شما باید دائماً سعی کنید این گردش کارها را شناسایی کرده و آنها را مستند کنید.
گردش کارهایی که برای شما اولویت‌دارند، باید در بهترین حالت اجرا شوند. آنها باید سبک، چابک و هدف‌گرا باشند.
به‌عنوان‌مثال، با گردش کار مرتبط با مشتریان (مانند فرایندهای فروش و تأییدیه تخفیف) یا گردش کار با محوریت کارکنان (مانند استخدام و آنبوردینگ کارمندان) شروع کنید. اینها گردش کارهای مهم هستند و تأثیر زیادی بر سازمان دارند.
گردش کارهای فرعی، در داخل این گردش کارهای اولیه قرار دارند. و از لحاظ اولویت‌بندی هم بعد از گردش کارهای اولیه قرار می‌گیرند. به‌عنوان‌مثال، گردش کارهای جزئی بازاریابی، باید بعد از گردش کارهای مهم فروش اولویت‌بندی شود.
تنها راه برای داشتن گردش کار کارآمد، بهینه‌سازی است. اولین تلاش شما برای ایجاد گردش کار ـ هرچقدر هم هوشمند و داده محور ـ بازهم ناکارآمد خواهد بود و باید تغییر کند. گردش کار باید سریع، اتوماتیک و سرزنده باشد.
سازمانی که از گردش کار کارآمد استفاده می‌کند، می‌تواند تمام اهداف تجاری خود را به‌راحتی برآورده کند.
اما با توجه به سرعت تحولات امروزه، مدیریت گردش کار تنها به کمک سیستم مدیریت گردش کار امکان پذیر است.
سیستم مدیریت گردش کار (WMS یا WfMS) یک نرم‌افزار است که به‌منظور ساده‌سازی فرایندهای معمول تجاری و بهره‌وری کامل آنها طراحی‌شده است. سیستم‌های مدیریت گردش کار یک فرم برای جمع‌آوری داده‌ها و همینطور یک مسیر متوالی از وظایف به‌صورت اتوماتیک ایجاد می‌کند که داده‌ها باید تا پردازش کامل این مسیر را دنبال کنند.
وظایف موجود در سامانه گردش کار توسط یک انسان یا یک سیستم انجام می‌شود. با وجود گزینه‌ها و محصولات زیادی که به‌عنوان ابزار گردش کار شناخته می‌شوند، سخت است بدانید چه چیزی به دست خواهید آورد.
زمانی که می‌خواهید یک سیستم مدیریت گردش کار تهیه کنید، احتمالاً به دنبال ویژگی‌های زیر هستید:
برای اینکه ارزش مادی که سیستم مدیریت گردش کار وعده داده را به دست آورید باید حداقل به 10 ویژگی اساسی این سیستم دست یابید. به چیزی که نمی‌تواند توالی عملیاتی موردنیاز شما را برآورده کند و به بهره‌وری موردنظر شما برسد، اکتفا نکنید.
اگر از مدیر فرآیند بخواهید یک گردش کار ایجاد کند، به‌احتمال‌زیاد یک خط مستقیم همراه با مراحل کلیدی در این فرآیند را ترسیم می‌کند که هرکدام نیاز به ورودی، تأیید یا رد شدن دارد.
و اگر از یک برنامه‌نویس بخواهید نرم‌افزاری برای گردش کار تأیید فاکتور بسازد، شبیه به شجره‌نامه ادیپوس (خدایان یک افسانه یونانی) می‌شود.
یک سیستم مدیریت گردش کار عالی به شما کمک می‌کند در حلقه‌های خطی ساده فکر کنید و همه‌کاره‌ای پیچیده را به پس‌زمینه منتقل کنید.
با امکاناتی که الان به کمک تکنولوژی در اختیار شما قرارگرفته، دیگر نمی‌توانید بهانه‌ای برای طراحی فرم داشته باشید. تنها کافی است قالب را داخل برنامه بکشید و رها کنید. تنها به فیلدهای مختلف نیاز دارید تا کار را تمام کنید. متن، عدد، نقشه، محاسبات و لیست‌های کشویی، همه‌چیزهایی است که برای ساخت یک فرم استفاده خواهید کرد. اگر از ابتدای کار تحت تأثیر طراحی فرم سیستم مدیریت گردش کار خود قرار نگرفتید، جای نگرانی نیست به‌احتمال‌زیاد به‌سرعت با آن هماهنگ می‌شوید.
محول کردن وظایف، انتقال و وارد کردن داده‌ها، نمایس وب‌سایت و تعاملات لحظه‌ای باید در ساده‌ترین حالت ممکن صورت بگیرند.
ابزار طراحی فرمی که استفاده می‌کنید باید ساده و بصری باشد. و نباید نیاز به مشاوره در مورد نحوه استفاده از آن داشته باشد.
پیش‌ازاین، ادغام در مدیریت گردش کار یک ویژگی اضافی بود که وجود آن مزیت محسوب می‌شد، اما الان یک ضرورت است.
گردش کار مستقل از سایر فرآیندها عمل نمی‌کند. اسناد ثبت‌شده، گزارش‌های فروش، جریان‌های نقدی، تقویم و اطلاعات تماس باید همگی بدون مشکل از ابزار گردش کار شما به سیستم مدیریت محتوا، تقویم، ایمیل، نرم‌افزار مالی و سایر ابزارها منتقل شوند.
اگر تنظیم سیستم مدیریت گردش کار برای ادغام با سایر ابزارها چندان آسان نیست، این سیستم در حال حاضر منسوخ‌شده است.
بحث بر سر فضای ابر در مقابل تحت وب (on-promise) تقریباً به اتمام رسیده است. انتخاب گزینه تحت وب مانند این است که بگوییم شبکه اجتماعی مای‌اسپیس جای اینستاگرام را گرفت.
بحث بر سر این است که چه کسی مسئولیت به‌روزرسانی و نگهداری را به عهده می‌گیرد. این مربوط به رعایت و حفظ حریم خصوصی داده‌ها است. در مورد ایجاد مشارکت با فروشنده به‌جای یک‌بار خرید است. اگر می‌خواهید هر بخش از فعالیت‌ها برای تیم شما مفید باشد، بزار مدیریت گردش کارتان باید روی فضای ابری پیاده‌سازی شود.
با استفاده از بسیاری از ابزارهای گردش کار می‌توانید یک گردش کار ساده ایجاد کنید؛ اما اگر واقعاً قصد دستیابی به سطح جدیدی از بهره‌وری را دارید، به ویژگی‌های گزارش دهی قوی‌تری نیاز خواهید داشت.
هنگامی‌که برای اولین یک گردش کار اتوماتیک ایجاد می‌کنید، درواقع وارد یک راند آزمایشی شده‌اید. چیزی که شما فکر می‌کنید بدون مشکل اجرا می‌شود، احتمالاً بیش ازآنچه پیش‌بینی کرده‌اید طول بکشد. ممکن است متوجه شوید یک مرحله جدید باید اضافه کنید یا مراحل زیادی باید طی کنید تا به نتیجه مطلوبتان برسد. یک تابع گزارش دهی مبتنی بر KPI در سیستم مدیریت گردش کار به شما کمک می‌کند تا گلوگاه‌ها را شناسایی و تحلیل کنید و جایی که نیاز به تمرکز بیشتر دارد را مشخص نمایید.
یک سیستم مدیریت گردش کار خوب، یک ایستگاه کاری تک‌مرحله‌ای برای کلیه فرایندهای اصلی شرکت شما خواهد بود؛ بنابراین ممکن است ابزار گردش کار شما در هرزمانی بیش از 30 گردش کار داشته باشد. وقتی به مشاهده همه این جریان‌های کاری فکر کنید، متوجه می‌شوید که به راهی نیاز دارید تا در جریان تمام وظایف خود باشید.
شاخص‌های SLA می‌توانند به شما اطلاع دهند که کدام‌یک از این بخش‌ها بیشترین فشار را تحمل می‌کنند و کدام‌یک می‌توانند در لیست انتظار بمانند تا کارهای دیگر را تکمیل کنید.
نکته کیدی درباره گردش کار اتوماتیک این است که لازم نیست آن را هل بدهید، به‌محض اینکه یک فرایند جدید را شروع کنید تا زمانی که فرایند نهایی انجام شود و کل کار تکمیل بشود نیاز به دخالت هیچ‌کسی نخواهد داشت.
کلید این نوع جریان‌ها، نوتیفیکیشن‌ها هستند. یک سیستم مدیریت گردش کار مؤثر از طریق ایمیل یا اعلان‌های روی موبایل به شما تأییدیه‌های بعدی را یادآوری می‌کند. کاربران حتی می‌توانند نوع اعلانی که دریافت می‌کنند را تعیین کنند.
گردش کارها معمولاً متوالی هستند، اما استثناهایی هم وجود دارد. برخی مراحل متوالی می‌توانند هم‌زمان انجام شوند. برای مثال سفر کردن را در نظر بگیرید. اگر بخواهید یک سفر داخلی بروید، همه چیز روشن است و مسیر مشخصی دارد. اما برای سفرهای بین‌المللی چطور؟ شما به فرایندهای پیگیری جداگانه‌ای نیاز خواهید داشت که گذرنامه‌ها و سایر جزئیات سفرهای پیشِ رو را کنترل کند.
اضافه کردن چنین پیچیدگی‌ها باید ساده باشد و بدون نیاز به متخصص علوم کامپیوتر انجام شود. فرمی که دارید باید قابلیت اضافه کردن شاخه‌ها را داشته باشد. و این کار باید به‌راحتی انجام دهید.
بسیاری از گردش کارها حاوی اطلاعات حساسی هستند که نباید با همه افراد به اشتراک گذاشته شوند. سیستم مدیریت گردش کار باید به شما این امکان را بدهد که سطح دسترسی افراد را مشخص کنید. تا هر کاربر بتواند وظایف خودش را مشاهده و ویرایش کند. ایجاد یک تغییر سریع در این بخش از گردش کار، نباید کل آن را خراب کند یا فرایندهای قبلی را تحت تأثیر قرار دهد.
چرا باید روی نرم‌افزاری سرمایه‌گذاری کنید که ممکن است بیش از ارزشی که ایجاد می‌کند دردسر بیافریند؟ اگر فقط می‌خواهید یک فرایند را بین تعداد محدودی از کارکنان اتوماتیک کنید چه؟ آیا هنوز نیاز به سرمایه‌گذاری کلان روی سیستم مدیریت گردش کار دارید؟
بهترین سیستم‌های مدیریت گردش کار بر اساس مدل پرداخت مبتنی بر میزان استفاده در ماه عمل می‌کنند. فقط باید به ازای تعداد کاربرانی که به سیستم دسترسی دارند هزینه پرداخت کنید. و حواستان باشد که اگر یک ابزار گردش کار روی وب‌سایت شرکتش میزان هزینه و قیمت را اعلام نمی‌کند، عموماً به دنبال این است که بر اساس میزان استفاده و شهرت شما قیمت بدهد.
ابزاری را انتخاب کنید که هزینه‌ها و قیمتش از قبل مشخص باشد تا وقتی فاکتور به دست شما می‌رسد شوکه نشوید. هنگام بررسی گزینه‌های احتمالی خود این 10 نکته را در نظر بگیرید. اگر می‌خواهید گردش کاری سریع و یکپارچه داشته باشید، بهتر است ابزاری که به نظرتان شگفت‌انگیز است را انتخاب کنید.
حالا وقت آن رسیده که یک نرم افزار گردش کار مناسب پیدا کنیم.
ممکن است برای فرآیندهای اصلی که در کل سازمان پراکنده هستند به راه کارهای بزرگ و گسترده گردش کار نیاز داشته باشید. یا ممکن است چیزی سبک‌تر بخواهید که امکان اتوماسیون را در اختیار رهبران تیم قرار دهد تا بتوانند به‌تنهایی فرآیندها را اداره کنند. برای خرید سیستم مدیریت گردش کار، حتماً باید فهرستی از مهم‌ترین نیازهای خود تهیه کنید.
اکثر نرم‌افزارهای گردش کار در سطح ابتدایی مشابه هستند. اما ویژگی‌های متمایزی هم وجود دارد که می‌تواند به شما کمک کند تا تنها روی بهترین گزینه‌ها برای انتخاب تمرکز کنید.
آیا به میزبانی تحت وب نیاز دارید؟ گزارش‌های مورد نیازتان چقدر باید عمیق باشد؟ آیا انواع خاصی از فرم‌های کاری وجود دارد که بدون آنها نمی‌توانید کار کنید؟ همه این موارد باید مشخص شوند.
آیا این نرم‌افزار برای کل شرکت است یا فقط توسط گروهی از افراد استفاده می‌شود؟ آیا می‌خواهید در آینده کاربران بیشتری اضافه کنید؟ با فروشندگان مختلف مشورت کنید تا ببینید که حد بالای محدودیت‌های فعلی آنها از نظر تعداد کاربران چقدر است.
اگر به دنبال یک نرم‌افزار گردش کار هستید که تنها یک فرآیند اصلی را به‌صورت خودکار انجام دهد، احتمالاً می‌توانید برای تهیه آن زمان بیشتری بگذارید؛ اما اگر چیزی می‌خواهید که تعداد زیادی از فرایندها را در سازمان به‌صورت خودکار انجام دهد، احتمالاً باید هر چه سریع‌تر برای تهیه آن اقدام کنید.
پیاده‌سازی برخی از نرم‌افزارهای گردش کار، آموزش آن به کارمندان، توسعه گردش کارها و رسیدن به مرحله کاربری آنها ماه‌ها زمان می‌برد. اما ابزارهای بدون کد به آموزش کمی نیاز دارند و می‌توانند در اولین روز استفاده از آن به‌طور کامل پیاده‌سازی شوند.
تقاضا پشتیبانی از ابزارهای نرم‌افزاری در چند دهه گذشته افزایش چشمگیری داشته است. تیم‌های داخلی فناوری اطلاعات دیگر نمی‌توانند در همه ابزارها متخصص باشند. فروشنده نرم‌افزار، باید بتواند پشتیبانی عالی ارائه دهد.
پشتیبانی معمولاً در قالب پشتیبانی چت فوری، مستندات جامع و راهنماهای ویدئویی ارائه می‌شود. در طول دوره آزمایشی خود، عمداً با تیم پشتیبانی ارتباط برقرار کنید تا ببینید آیا می‌توانید پاسخ‌های موردنیاز خود را دریافت کنید یا خیر.
گاهی اتفاق می‌افتد که مدیریت گردش کار را مترادف با مدیریت فرایند کسب و کار می‌شناسند. این دو مبحث، گرچه شباهت‌هایی با هم دارند اما کاملا از هم متفاوت‌اند. تفاوت اصلی و اساسی این دو سیستم، به این ترتیب است که ابزارهای مدیریت گردش کار بیشتر برای سازماندهی افراد، اسناد و همینطور حصول اطمینان از اینکه مراحل صحیح در زمان مناسب و با ترتیب درست دنبال می شوند، طراحی شده اند.
در طرف مقابل، مدیریت فرایند کسب‌وکار (BPM) بیشتر بر فرآیندهای یک کسب و کار و نحوه مدیریت یا بهبود آنها متمرکز است. البته، عناصری وجود دارند که بین این دو تلاقی می‌کنند، اما سیستم های BPM بیشتر به سمت تجزیه و تحلیل مداوم و بهبود فرآیندها متمایل هستند تا اینکه برای تخصیص یک فرد مناسب به یک کار خاص یا ارسال یک سند در پاسخ به یک اقدام خاص به کار گرفته شوند. در واقع ایجاد گردش کار برای مدیرت مراحل یک فرایند کسب‌وکار انجام می‌شود.
اما چند تفاوت کلیدی هم بین WFMS و BPM وجود دارد که عبارت‌اند از:
صاحبان کسب‌وکارها باید مطمئن شوند سامانه گردش کاری که انتخاب می‌کنند، یک مزیت رقابتی برایشان دارد و پاسخگوی نیازهای کسب‌وکارشان است. یک سیستم گردش کار مناسب باید ویژگی‌های زیر را داشته باشد:
علاوه بر اینها، صاحبان کسب‌وکار باید هزینه سیستم گردش کار را هم در نظر بگیرند که متناسب با بودجه‌شان باشد و استفاده از آن برای کارکنان، راحت باشد.
بیایید واقع‌بین باشیم. انتخاب ابزاری برای مدیریت گردش کار، کار آسانی نیست. باید عوامل زیادی را در نظر بگیرید که ممکن است از دید شما پنهان بمانند. همان‌طور که در این مقاله صحبت کردیم، ویژگی‌های زیادی وجود دارد که شما را گیج کرده و تصمیم‌گیری را سخت می‌کند. پس باید در انتخاب خود دقت کنید و بعد نرم افزار مدیریت گردش کار مناسب را انتخاب کنید.
شما برای انتخاب یک سیستم گردش کار مناسب روی چه ویژگی‌هایی دقت می‌کنید؟
سیستم گردش کار چیست؟ با مثال!
گردش کار: مجموعه ای ساختار یافته از وظایف است که در یک توالی از پیش تعیین شده اجرا می شوند. هر بار که یک گردش کار اجرا کنید، یک چک لیست ایجاد می‌شود. به عنوان مثال: گردش کار کارمند را در نظر بگیرید. هر بار که گردش کار داخلی برای یک کارمند جدید اجرا می کنید، یک چک لیست ایجاد می‌شود.
مولفه های اصلی یک سیستم گردش کار چیست؟
هر گردش کار با سه پارامتر توصیف می‌شود: مراحل معین، ذینفعان و شرایط یا قوانین هر مرحله از گردش کار
هدف از گردش کار چیست؟
هدف مدیریت گردش کار، ساده کردن اجزای سیستم‌های اداری مختلف با حذف وظایف غیرضروری (و هزینه‌های مربوط به اجرای آن وظایف) و خودکارسازی وظایف باقی‌مانده در یک فرآیند است.
سلام. مقاله خیلی خوبی بود. اگر ی مثال هم بزنید ممنون میشم.
سلام. از همراهی شما سپاسگزاریم. اگر منظور شما یک مثال از جریان گردش کار هست مثلا می تونیم فرایند صدور فاکتور برای مشتری توسط یک شرکت رو مثال بزنیم. که بخش مالی فاکتور رو برای مشتری (یک شرکت دیگر) میفرسته. شرکت خریدار فاکتور رو در اختیار بخش مالی خودش قرار میده و بخش مالی هم اقدام به پرداخت میکنه. این خودش یک گردش کار هست که میشه به صورت دستی یا به کمک سیستم های گردش کار اون رو مدیریت کرد.
مقاله خوبی بود. خسته نباشید
ممنونیم از همراهی شما
یکشنبه نامه‌های دیدار