زمان خواندن 5.5 دقیقه
منشی موفق کیست؟ وظایف و مسئولیت‌های منشی چیست؟ اصول منشی‌گری و سطوح آن کدامند؟ آیا تا به حال در مورد مهارت‌ها و قابلیت‌های مورد نیاز منشی‌ها فکر کرده‌اید؟ چگونه منشی موفقی باشیم؟ برای پاسخ به سوالات فوق، این مقاله را بخوانید.
حرفه‌ی منشی‌گری، شامل وظایف و مهارتهای متفاوتی است. از همکاری با مدیر و کارمندان گرفته تا کمک به مشتریان. اما به طور کلی یک منشی، وظیفه‌ی اداره‌ی امور دفتری را بر عهده داشته و علاوه بر دور نگه داشتن محل کار از هرگونه مشکل و چالش، باید آنجا را به محیطی حرفه‌ای و آرام تبدیل کند.
به عنوان یک منشی، پیش از هر چیز باید به کشف مهارتهای لازم (در سطح ابتدایی، متوسط و ارشد) بپردازید. در این مقاله سعی کرده‌ایم علاوه بر بررسی اصول منشی‌گری و بررسی مهمترین وظایف و مسئولیت‌های منشیان، مهارت‌ها و توانایی‌های مورد نیاز آنها را مشخص نماییم.
منشی یک شرکت با رعایت وظایف اداری و سازمانی، به شکل‌گیری و حفظ عملکرد یک سازمان کمک می‌کنند. همچنین «منشی» می‌تواند به عنوان نام دیگری برای نقش‌های دستیار شخصی یا دستیار اجرایی به حساب آید.
مسئولیت‌های منشی معمولا عبارتند از:
گاهی اوقات نقش‌های اداری یا منشی‌گری می‌توانند منجر به پیشرفت کاری شما شده و مسیر را برای رسیدن به نقش‌های بالاتر هموار کنند. به ویژه در مشاغل مربوط به بازاریابی. به عبارتی دیگر، بسیاری از متخصصان در بخش‌هایی مانند بازاریابی، کار خود را با منشی‌گری آغاز کرده و سپس شغل‌شان را ارتقا می‌دهند. همچنین دانشجویان و فارغ التحصیلان دانشگاه‌ها، اغلب کارهای کوتاه مدت را به عنوان منشی در طول تعطیلات یا پس از فارغ التحصیلی انجام می‌دهند. این نوع تجربه‌ی اداری می‌تواند در رزومه ارائه شده و نشان‌دهنده توانایی بالا شما در مدیریت حجم بالای کاری و مسئولیت‌پذیری باشد.
با این حال، اگر مایل به فعالیت در یک نقش اداری هستید، می‌توانید پس از مدتی در پست‌های بالاتر استخدام شده و موقعیت خود را ارتقا دهید. این ارتقای شغلی با توجه به ساختار سازمان‌ها متفاوت است. در برخی موارد، ممکن است مدیر ارشد، مسئول منابع انسانی یا رهبر تیم شوید و یا در مواردی دیگر، عنوان‌های دستیار شخصی یا اجرایی و یا مدیر دفتر را به خود اختصاص دهید.
اما قبل از آن باید بتوانید اصول منشی‌گری حرفه ای را بشناسید.
هنگامی که به عنوان یک منشی تازه کار استخدام می‌شوید، به احتمال زیاد نقش «دستیار اداری» را دریافت خواهید کرد. در این موقعیت، شما به طور کلی وظایف مربوط به مکاتبات، زمان بندی و پشتیبانی اولیه‌ی دفتر را بر عهده خواهید داشت.
هر چند که انجام بسیاری از وظایف دستیار اداری آسان است، اما تسلط شما بر مهارتهای ضروری، باعث بهبود عملکرد شما و پیشی گرفتن از سایر رقبای‌تان خواهد شد. بنابراین یه آموزش اصول منشی‌گری نیاز خواهید داشت. کسب مهارتهای اساسی زیر را به منشی‌های سطح ابتدایی توصیه می‌کنیم:
هر منشی دستیار اداری این مطلب را تایید می‌کند که ارتباط موثر و ایجاد گفتگوهای واضح از ضروری‌ترین بخش‌های این شغل هستند. به هر حال، پایه‌های شغلی شما بر اساس مکاتبات کتبی یا شفاهی بنا شده و توانایی شما در ایجاد ارتباط و مکالمات صحیح، بسیار موثر خواهد بود.
تا چند دهه‌ی اخیر، منشی‌ها از قلم و کاغذ یا ماشین تحریر برای یادداشت‌ها و مکاتبات استفاده می‌کردند. اما امروزه به دلیل توسعه‌ی فناوری، دستیاران اداری باید آگاهی و صلاحیت خود را در زمینه‌ی تکنولوژی نیز توسعه دهند. به عنوان یک منشی باید بتوانید از لپ تاپ و دستگاه‌های هوشمند برای مدیریت فعالیت‌های روزانه‌ی خود استفاده کنید. به‌علاوه قابلیت تایپ سریع و توانایی یادگیری بالا هم جز مهارتهای اصلی منشی است.
توصیه: بهتر است به برنامه‌های اصلی مانند مایکروسافت آفیس، برنامه‌های ایمیلی، CRM و ابزارهای برنامه‌ریزی مانند تقویم گوگل تسلط داشته باشید.
هر چند که نرم افزارهای اختصاصی را در محل کار خود یاد می‌گیرید، اما با وجود این لازم است که از قبل نسبت به فناوری‌های اساسی مورد نیاز شغل خود آشنایی کامل داشته باشید.
مععمولا کمتر در شرح وظایف مشنی به این ویژگی اشاره می‌کنند اما، تمام منشی‌های سطح ابتدایی، باید از مهارتهای اولیه‌ی خدمات رسانی به مشتری آگاهی داشته باشند. اولین و مهمترین بخش این مهارت‌ها، داشتن رفتار حرفه‌ای است. به یاد داشته باشید که شما به عنوان دستیار اداری یک شرکت باید از ویژگی‌هایی مانند ادب و احترام برخوردار باشید. فرقی نمی‌کند که در حال تعامل با همکارانتان هستید و یا مشتریان. در هر حال شما به عنوان نماینده‌ی شرکت فعالیت کرده و نسبت به رفتار خود مسئول هستید.
پس از تسلط بر سطح ابتدایی، ممکن است به عنوان «منشی اداری» یا دیگر نقش‌های منشی‌گری در سطح متوسط مشغول به کار شوید. قبل از شروع درخواست برای کار در این سطح، ابتدا مطمئن شوید که مهارتهای لازم مربوط به منشی‌های سطح متوسط را آموخته‌اید. این مهارت‌ها شامل موارد زیر است:
بیشتر منشیان سطح متوسط ، وظیفه‌ی مدیریت حجم زیادی از اطلاعات را بر عهده دارند. بسته به فرهنگ دفتر شما، این اطلاعات ممکن است شامل فایل‌های کاغذی، پایگاه داده‌های الکترونیکی یا حتی جلسات شفاهی باشد.
از آنجایی که همکارانتان برای بازیابی موثر داده‌ها به شما وابسته‌اند، بنابراین به مهارتهای سازمانی قوی نیاز خواهید داشت. اگر هنوز اولویت‌بندی خاصی در مورد نظم‌دهی امور مربوط به وظایف منشی‌گری ندارید، پیش از هر چیز، آگاهی خود را نسبت به سیستم عامل ویندوز، ابزارهای برنامه‌ریزی و مدیریت تیمی و مفاهیم گردش کار مسلط شوید.
یکی از اصول منشی گری و دفترداری توانایی مدیریت زمان است. از آنجایی که در این سطح، مسئولیت‌های زیادی را برعهده دارید، اهمیت مدیریت زمان برای شما افزایش خواهد یافت. باید بتوانید انجام همزمان چند کار را با کیفیت بالا مدیریت کنید.
توصیه: مدیریت زمان، به معنای نحوه‌ی عملکرد هوشمندانه است. ابتدا باید مدت زمان مورد نیاز برای انجام هر فعالیت را ارزیابی کرده و سپس در مورد برنامه‌هایی که می‌توانند در بهینه‌سازی فعالیت‌ها به شما کمک کنند تحقیق کنید. البته به خاطر داشته باشید که باید ضمن استفاده از این برنامه‌ها، قابلیت‌های خود را برای استفاده از حداکثر زمان خود در طول روز افزایش دهید.
هنگامی که به نقش منشی‌گری در سطح متوسط دست پیدا می‌کنید، دیگر نباید برای اتخاذ تصمیم‌های لازم به مافوق خود وابسته باشید. بلکه باید توانایی حل مشکلات را به صورت مستقل داشته و به تنهایی آنها را مدیریت کنید.
عوامل گوناگونی وجود دارند که می‌توانند به عنوان یک چالش و یا مشکل در سر راه شما ظاهر شوند. از مسائل مربوط به برنامه ریزی‌های انجام شده گرفته تا نحوه‌ی ارتباط با مشتریان. بنابراین لازمه‌ی کسب موفقیت آن است که مهارت حل مشکل خود را تقویت نمایید.
توصیه: هر چند که ممکن است مافوق شما سیاست‌هایی را برای حل مشکلات در اختیارتان قرار دهد، اما تا زمانی که مهارتهای حل مشکل را در خود تقویت نکرده باشید، نمی‌توانید در به‌کارگیری این سیاست‌ها موفق عمل کنید. بنابراین، به منظور حل موثر مشکلات باید:
اگر در حرفه‌ی منشی‌گری در سطح بالایی قرار دارید، ممکن است برای نقش‌هایی مانند «سرپرست اداری» انتخاب شوید. علاوه بر اینکه شما باید در این نقش، از تمام قابلیت‌ها و مهارتهای اصلی یک منشی برخوردار گردید، لازم است که تسلط بالایی را نسبت به سایر جنبه‌های کاری خود داشته باشید.
برای یک منشی با نقش سرپرست اداری، چیزی مهم‌تر از هدف گذاری و برنامه ریزی نیست. وظایف شما در این نقش، بسیار گسترده‌تر از منشی‌گری در سایر سطوح می‌باشد. بنابراین برای رسیدن به موفقیت باید ابتدا درک کاملی نسبت به اهداف خود داشته و سپس منابع لازم برای دستیابی به آنها را شناسایی کنید.
توصیه: اگر به تقویت توانایی برنامه‌ریزی نیاز دارید، از دوره‌ی مدیریت پروژه استفاده کنید. در این دوره‌ها خواهید آموخت که چگونه:
به عنوان یک سرپرست اداری، به سرعت خواهید آموخت که نباید همگام با مشکلات پیش روید؛ بلکه بهتر است قبل از وقوع چالش و مشکلات، آنها را شناسایی کرده و رویکردهای پیشگیرانه‌ی مناسبی را اتخاذ و در دستور کار خود قرار دهید.
بسیاری از منشیان سطح بالا، متوجه می‌شوند که ایجاد سیستم‌های پیشگیرانه در مراحل اولیه به موفقیت آنها در این حرفه کمک خواهد کرد.
بنابراین، در منشی‌گری حرفه‌ای برای توسعه‌ی گردش کار خود، مشکلات احتمالی را پیش بینی کرده و از فرصت‌های موجود برای حل مستقیم این مسائل استفاده کنید.
هر چند ممکن است که انجام این عمل زمان‌بر باشد، اما در نهایت اجرای پروژه‌های بی نقص باعث صرفه‌جویی در زمان شما خواهد شد.
برای فعالیت به عنوان منشی سطح بالا، با اطلاعات حساس (مانند سوابق محرمانه و ارتباطات خصوصی) مشتریان و یا کارمندان مواجه می‌شوید. به منظور داشتن واکنش موثر نسبت به این نوع از اطلاعات، لازم است علاوه بر پرورش حس هوشیاری و تیز بینی، توانایی حفظ اسرار محرمانه را نیز در خود تقویت نمایید.
منشی‌ها و مسئول دفتر نقش‌های مشابهی را ایفا می‌کنند. اما منشی یک تفاوت اساسی با دیگر کارمندان اداری دارد. تفاوت منشی‌ها با دیگر کارمندان اداری این است که کارمندان در پشت صحنه کار می‌کنند. معمولاً مسئولیت‌های منشی بیشتر در روابط عمومی است. منشی‌ها خدمات پذیرش را برای کل شرکت، یک بخش یا شخص خاص ارائه می‌دهند در حالی که مسئول دفتر ممکن است اصلاً با مردم تعامل نداشته باشند. مسئول دفتر به عنوان یک کارمند اداری بر تکمیل مدارک، ثبت داده ها و انجام کارهای اولیه در دفتر تمرکز می‌کنند. منشی‌ها وظایف ارتباطی فوری را انجام می دهند تا دفتر را در مورد فعالیت های روزانه خود به روز نگه دارند، در حالی که کارمندان اداری ممکن است روی پروژه های خاصی مانند دیجیتالی کردن فایل‌های قدیمی یا جمع آوری فاکتورها برای حساب‌های مشتریان کار کنند.
در حالی که منشی‌ها معمولاً کارهای اداری و دفتری را انجام می دهند، بسته به حوزه تمرکز خود ممکن است وظایف مشخص‌تری داشته باشند. منشی شرکت و منشی مدیرعامل هم دو دسته از نامگذاری است که عموما برای استخدام منشی به کار می‌رود. این دو گروه هم وظایف بسیار مشابهی به هم دارند. با این تفاوت که منشی مدیرعامل به جای خدمت در کل دفتر، از یک کارمند سطح بالا پشتیبانی می‌کند و ممکن است وظایف یک دستیار شخصی را بر عهده بگیرد.
مسئولیت سازماندهی یک جلسه اعم از جلسات هیئت مدیره یا جلسه‌های دوره‌ای مدیران بر عهده منشی شرکت است. در دوره آموزش منشی گری لازم است یاد بگیرید که این روند را مدیریت کنید و جلسات بعدی را پیگیری کنید. بنابراین قبل، حین جلسه و بعد از جلسات باید یکسری وظایف را یاد بگیرید، اما لازم است بدانید ممکن است بعضی از این وظایف منشی در شرکت‌های مختلف متفاوت باشد.
با توجه به مطالب خوانده شده می‌توان به طور خلاصه مهارتهای کلیدی برای منشی‌ها را در موارد زیر خلاصه کرد:
در این مقاله سعی داشتیم علاوه بر تفکیک سطح مختلف منشی‌گری، به بررسی وظایف منشی، مهارت‌ها و قابلیت مورد نیاز منشی‌ها، اصول منشی‌گری و غیره نیز بپردازیم. قطعا پس از یادگیری مهارت های لازم برای منشی گری نوبت به ورود به دنیای این پست سازمانی می‌رسد. از تجربه‌های خودتان در این باره برای ما بنویسید.
منشی طی یک روز چه کارهایی انجام می‌دهد؟
همانطور که طی مقاله توضیح دادیم یک منشی باید بتواند سه سطح از مهارت‌ها را در خودش تقویت کند: مهارتهای سطح ابتدایی که هر تازه‌کاری باید بلد باشد، وظایف منشی در سطح متوسط و مهارت‌هایی در سطح پیشرفته برای اداره پست سازمانی به طور حرفه‌ای.
درسنامه‌های روانشناسی فروش را چه کسی آموزش داده است؟
در هر روز، یک منشی به ارباب رجوع‌ها خوش آمد می‌گوید، به تلفن‌ها پاسخ می‌دهد، ایمیل‌ها را چک می‌کند، صورتجلسه‌ها را تنظیم می‌کند، برنامه‌ریزی‌ها را هماهنگ می‌کند، قرار ملاقات می‌گذارد، منشی باید زیرک باشد و حتی مشکلات تدارکاتی را که احتمال دارد رخ بدهد، حل می‌کند.
سلام. مقاله خوبی بود. من حدود دو سال منشی بودم. بیشترین توقعی که از ما داشتند این بود که پشت تلفن محکم و رسا صحبت کنیم. و واقعا هم مهمه که بتونید به عنوان منشی خوب صحبت کنید. البته لازم بود یک سری مهارتهای بخش فروش رو هم بدونیم.
سلام. سپاس از همراهی شما. توضیحات شما بسیار خوب بود. همونطور که در متن هم توضیح دادیم دانستن اصول فروش و نحوه صحبت تلفنی برای منشی ها یک مزیت هست.
می تونید برای اطلاع بیشتر مقاله ما را بخونید. حتما کمکتون میکنه برای یادگیری اصول منشی گری همراه با فروش.
نحوه صحبت با مشتری پشت تلفن