نمودار SIPOC چیست؟
صفر تا صد رسم و تحلیل آن با ۲ مثال ساده

قبل از راه‌اندازی کسب‌وکار چه مراحلی را در نظر می‌گیرید؟ البته که جواب این سوال خیلی طولانی است. بگذارید طور دیگری مطرح کنم: 99 درصد مردم قبل از راه‌اندازی کسب‌وکار چه چیزی را در نظر نمی‌گیرند؟
 

سخت شد، نه؟ معطل نمی‌کنم و جواب را می‌گویم: ترسیم یک نقشه راه و چارچوبی برای برنامه‌ریزی فعالیت‌ها! دقیقا به همین دلیل هم هست که بیشترشان شکست می‌خورند. اما یک روش سریع و خیلی راحت برای این موضوع وجود دارد که کمتر از یک ساعت وقتتان را می‌گیرد: نمودار SIPOC

همراهمان باشید تا با یک مثال خیلی ساده، مراحل و تعریف رسم نمودار SIPOC را با هم بررسی کنیم.

نمودار SIPOC چیست؟

نمودار SIPOC یکی از بهترین روش‌های شناسایی فرایندهای اصلی کسب‌وکار و تدوین چارچوبی برای این فرآیندهاست. این یک نقشه‌ی کلی (بدون درج جزئیات) است که به کمک آن گردش کار در کسب‌وکارتان مشخص می‌شود. در اصل این دیاگرام یکی از روش‌های تدوین شناسنامه فرایند در استانداردهای مدیریتی است. از این نمودار در روش DMAIC شش سیگما استفاده می‌شود. اما SIPOC مخفف چیست؟
شناسنامه فرایند SIPOC در تصویر زیر نشان داده شده است.

 
نمودار SIPOC از بخش‌های زیر تشکیل شده است:

• تأمین‌کنندگان (Supplier): شامل ابزار، تجهیزات، مواد اولیه‌ و تمام چیزهایی است که محصول نهایی را برای مشتری تولید می‌کند.
• ورودی‌ها (Inputs): شامل اطلاعات، افراد یا مواد اولیه است.
• فرآیندها (Process): عملکرد اصلی کسب‌وکارتان است.
• خروجی‌ها (Output): تصمیمات، محصول نهایی یا خدمات ارائه شده است.
• مشتری‌ها (Customers): این بخش کل تجربه مشتری‌ها و ذینفعان را در برمی‌گیرد.

SIPOC چه اهمیتی دارد؟

هدف اصلی نمودار SIPOC مشخص کردن تمام اجزا و بخش‌های یک فرآیند است. به کمک این نمودار عملکرد لازم برای بهبود فرآیند مشخص می‌شوند. با استفاده از آن موارد زیر را درمی‌یابید:

• مشتری‌های هدفتان چه افرادی هستند؟
• مشتری‌ها به چه ویژگی‌هایی در محصول نیاز دارند؟
• تأمین‌کنندگاه فرآیند چه افرادی هستند؟
• ورودی‌های فرآیند باید چه ملزوماتی داشته باشند؟

چرا باید نمودار SIPOC را رسم کنید؟

• استفاده از این نمودار برای تعیین اهداف اصلی فرآیند اهمیت دارد.
• به کمک آن مراحل دقیق برای رسیدن به اهداف مشخص می‌شود.
• باعث هماهنگی عملکرد اعضای تیم می‌شود.
• امکان نظارت مدیر پروژه به کمک نمودار وجود دارد.
• به کمک آن مشکلات و مسائل موجود در فرآیندها مشخص می‌شوند.

چه زمانی از نمودار SIPOC استفاده می‌شود؟

• شناسایی فرآیندهای اصلی
• شناسایی مشکلات و بهبود عملکرد فرآیندها
• تعیین وظایف اعضای تیم
• تعیین مشتری‌ها و مصرف‌کنندگان نهایی برای پاسخگویی بهتر به آنها

نمودار SIPOC را چطور رسم کنیم؟

بیایید ادامه کار را با یک مثال پیش ببریم. فرض کنید شرکت الف برای شرکت در مناقصات به یک برنامه کاربردی نیاز دارد. پس به سراغ یک شرکت برنامه‌نویس در این زمینه می‌رود. این‌ها مراحل رسم نمودار SIPOC هستند:

1. مشخص کردن محدوده کار و ترسیم تیترهای نمودار اصلی S-I-P-O-C

2. مشخص کردن فرآیند اصلی

فعالیت‌های هر فرآیند و مراحل انجام آن را بنویسید. نکته:

• ستون فرایند اولین ستونی است که در نمودار پر شده و اولین ستونی است که برای بررسی خوانده می‌شود.
• فرآیند اصلی قابل تقسیم به بخش‌های کوچک‌تر هستند و جدول SIPOC‌ می‌تواند بیشتر از 2 سطر داشته باشد.

در مثال ما فرآیند اصلی شامل مراحل زیر است (5 سطر):

• تجزیه‌وتحلیل موارد مورد نیاز برای انجام فرآیند برنامه‌نویسی
• ترسیم فرآیند کلی: برنامه‌ای که مناقصات را به محض انتشار ارزیابی کند. سپس امتیازات اولیه شرکت را برآورد کند و در صورت واجد صلاحیت بودن وارد مرحله بعد شود.
• برنامه‌نویسی
• امتحان برنامه
• استفاده از برنامه

3. ورودی‌های فرآیند را چه افراد یا سازمان‌هایی تأمین می‌کنند؟

در مثال بالا تأمین‌کنندگان عبارتند از:

• مشتری‌های (کارفرماها) در شرکت الف: چون اطلاعات و داده‌های مورد نیاز از طریق آنها مشخص می‌شود.
• شرکت برنامه‌نویس: برنامه مورد نیاز را ارائه می‌دهند.
• مدیران شرکت الف: در ارتباط با پروژه تصمیم‌گیری می‌کنند.

4. مشخص کردن مواد اولیه و ورودی‌ها

ورودی به شکل‌های خدمات، مهارت‌، اطلاعات یا محصولات است.

در مثال بالا ورودی‌ها شامل موارد زیر است:

• نیازمندی‌های مشتری ملزوماتی که در ارتباط با مشتری مورد نیاز است.
• اطلاعات فنی برای طراحی و نوشتن برنامه مورد نیاز.
• سخت‌افزارهای مورد نیاز

5. خروجی‌ها را مشخص کنید.

خروجی‌ها باید هماهنگ با نیازهای مشتری باشند. هر محصول در هر مرحله از فرآیند یک خروجی است.

در مثال بالا خروجی‌ها شامل موارد زیر است:

• نرم‌افزار تولید شده
• پروژه تکمیل شده
• مشتری رضایتمند

6. مشتری‌ها و مصرف‌کنندگان محصول را مشخص کنید.

در مثال اصلی مشتری‌ها شامل موارد زیر هستند:

• شرکت شما
• کارکنانی که از این سیستم استفاده می‌کنند.
• مشتری‌هایی (کارفرماها) که با استفاده از این سیستم خدمات بهتری به آنها ارائه می‌دهید.

قوانین اصلی رسم نمودار SIPOC

• در بهترین حالت نمودار 4-7 مرحله دارد.
• همه اعضای تیم باید در ترسیم نمودار همکاری کنند.
• مشتری‌ها افرادی هستند که در هر مرحله از فرآیند منفعتی می‌برند.
• خروجی نتایج هر مرحله از فرآیند است. هر خروجی باید دارای یک مشتری باشد.
• در هر یک از خانه‌های نمودار باید مسئول مربوطه برای انجام آن مرحله مشخص شود.
• در نمودار باید فرآیندی که در سازمانتان انجام می‌شود ترسیم کنید نه چیزی که می‌خواهید به آن برسید.

مثال نمودار SIPOC‌ با جزئیات کامل

برای درک بهتر نمودار یک مثال واقعی را بررسی می‌کنیم. فرض کنید فرآیند اصلی خرید یک دست میز نهارخوری از یک فروشگاه مشخص است. این مثال SIPOC 5 مرحله دارد:

1. به فروشگاه می‌روید و میزهای مختلف را می‌بینید.

2. موارد درخواستی در ارتباط با میز مورد نظرتان را به پرسنل فروشگاه می‌گویید.

3. میزی را که به درخواستتان مطابقت دارد به شما نشان می‌دهند.

4. هزینه میز انتخابی را پرداخت می‌کنید.

5. میز را تحویل گرفته و فروشگاه را ترک می‌کنید.

جدول SIPOC این مثال این‌گونه رسم می‌شود. (نکته: اول ستون فرایندها را ببینید)

مزایا و معایب نمودار SIPOC

تفاوت نمودار لاک‌پشتی با نمودار SIPOC چیست؟

نمودار دیگری به نام نمودار لاکپشتی وجود دارد که شبیه به SIPOC است. در این نمودار:
 

• سر: ورودی
• دم: خروجی
• لاک: فرآیند
• دست اول: شاخص‌های عملکرد و نتایج فرآیند
• دست دوم: روش‌ها و دستورالعمل‌ها
• پای اول: منابع مادی
• پای دوم: منابع انسانی

همانطور که می‌بینید تعداد و نوع پارامترها در این روش با نمودار SIPOC متفاوت است و استفاده از این منحنی‌ها به مواردی بستگی دارد که برای شما مهم هستند.
 

هر دو نمودار لاکپشتی و نمودار SIPOC یک نمای شماتیک از عناصر یک فرایند واحد هستند که از تامین کننده شروع و به مشتری ختم می‌شود. با این تفاوت که نمودار SIPOC بیشتر روی تجزیه تحلیل متغیرهایی تمرکز دارد که اجازه نمی‌دهند فرایند به حد مورد انتظار عمل کند. علاوه بر آن، SIPOC را می‌توان از طریق یک رویکرد تفکر مبتنی بر ریسک برای اطمینان از طراحی مناسب یک فرآیند جدید برای دستیابی به نتایج مطلوب مورد استفاده قرار داد.
 

نتیجه‌گیری

برای موفقیت در هر کسب‌وکاری الزاماتی وجود دارد. مشخص کردن اهداف اهمیت زیادی دارد. اما بدون نقشه و قالب نمی‌توان به آن هدف‌ها دست پیدا کرد. نمودار SIPOC ترسیم کلی فرآیندها و مراحل آن است. در این صورت یک دید کلی از فرآیندتان دارید و نقاط قوت و ضعف آن را بهتر درک می‌کنید. همچنین به کمک این نمودار مسئولیت و وظایف افراد را به شکل دقیق مشخص می‌کنید. آیا از این نمودار در کسب‌وکار خود استفاده کرده‌اید؟ تجربیات خود را با ما به اشتراک بگذارید تا دیگر خوانندگان از آن استفاده کنند.

×