تقریباً همه سازمانهای دولتی، مؤسسههای غیرانتفاعی و کسبوکارها برای انجام یک پروژه یا ارائه یک خدمات، باید از فروشندگان یا پیمانکاران بیرونی کمک بگیرند. درخواست پیشنهاد یا درخواست طرح تجاری یا RFP یک سند مهم در فرایند خرید است که پروژه یا نیاز سازمان را معرفی میکند و توضیح میدهد. در مقایسه با قالبهای معمولِ پیشنهادی که هدفشان جذب مشتری یا حامی مالی است، در RFP شما از فروشندگان دعوت میکنید تا برای رفع یک نیاز مشخصِ سازمان شما پیشنهاد ارائه کنند. به خاطر بسپارید که نوشتن یک RFP مؤثر برای موفقیت سازمان اهمیت زیادی دارد. در ادامه، دربارهٔ ماهیت RFP و نکاتی برای نوشتن یک درخواست پیشنهاد خوب صحبت میکنیم.
معنی RFP چیست؟
RFP شامل توضیحاتی است درباره پروژه یا خدماتی که شرکت نیاز دارد و مشخص میکند چه کاری باید انجام یا چه چیزی باید خریداری شود. درخواست طرح پیشنهادی ممکن است در اختیار همه شرکتهای واجد شرایط قرار بگیرد یا فقط برای چند شرکت منتخب و بهصورت دعوتنامه ارسال شود.
اما RFP مخفف چیست؟ این عبارت مخفف Request for Proposal یا درخواست پیشنهاد است. برای اینکه پیشنهادها شفاف و دقیق باشند، RFP باید شامل تمامی بخشهای مشخص و ضروری باشد. یک RFP خوب، فرآیند پیدا کردن فروشنده مناسب را سادهتر میکند؛ چون همه اطلاعات لازم، مثل موارد قابل تحویل، بودجه پروژه و زمانبندیها را برای هر دو طرف مشخص میسازد. همچنین یک RFP مناسب باعث میشود وقت، هزینه و منابع شما فقط صرف جذب فروشندگان واجد شرایط شود.
فرایند RFP شش مرحله اصلی دارد:
- شناسایی ذینفعان
- جمعآوری نیازهای مربوط به RFP
- تهیه و نگارش RFP
- ارزیابی پاسخها
- انتخاب فروشنده یا پیمانکار منتخب
- تنظیم و امضای قرارداد با فروشنده
تفاوت RFI با RFP چیست؟
RFI به معنای درخواست اطلاعات است و نباید با RFP اشتباه گرفته شود. RFI زمانی استفاده میشود که یک سازمان میخواهد بفهمد چه راهحلها و خدماتی در بازار موجود است و بهصورت کلی تحقیق کند. اما در مقابل،RFP مرحله بعدی است؛ یعنی وقتی سازمان میخواهد از بین گزینهها، فروشندهای را پیدا کند که بهترین توانایی را برای برآورده کردن نیازهای پروژه دارد. فرآیند RFP کمک میکند شرکت با بررسی پیشنهادهای معتبر، تصمیم نهایی مناسبی برای مدیریت پروژه و فروش بیشتر بگیرد.
تفاوت RFQ با RFP
RFP با درخواست قیمت یا RFQ هم تفاوت دارد. RFQ زمانی استفاده میشود که شرکت فقط میخواهد قیمت یک محصول یا خدمت مشخص را بداند. معمولاً سازمانها از RFQ در دو حالت استفاده میکنند:
- وقتی دقیقاً میدانند به چه چیزی نیاز دارند.
- وقتی میخواهند قیمت چند فروشنده را با هم مقایسه کنند.
چه زمانی باید RFP تهیه کنیم؟
جالب است بدانید که همه پروژهها نیاز به RFP ندارند؛ اما اگر یک پروژه پیچیده در پیش دارید که انجام آن به مهارتهای تخصصی نیاز دارد، میتوانید از RFP استفاده کنید تا فروشندههای مناسب را جذب کرده و بر اساس معیارهایی که از قبل مشخص کردهاید، آنها را مقایسه کنید. برای مثال، فرض کنید شرکت شما میخواهد یک ویدیوی تبلیغاتی برای معرفی محصول جدید تولید کند. ممکن است قبلاً با چند فریلنسر کار کرده باشید؛ اما پروژه ویدیویی این محصول پیچیدهتر از توان فریلسنرهاست و باید یک تیم تولید محتوای خلاق و حرفهای پیدا کنید. در این شرایط میتوانید یک RFP منتشر کنید تا شرکتهای متخصص در تولید محتوای ویدیویی برای همکاری درخواست بدهند. یک RFP حرفهای باعث میشود بین فروشندهها رقابت سالم شکل بگیرد تا آنها را از نظر تجربه، قیمت و زمان تحویل با هم مقایسه کنید.
5 نکته اصلی و اساسی در نوشتن RFP
وقتی RFP مینویسید، لازم است اطلاعات مهم و دقیقی درباره نیازهای پروژه شرکتتان ارائه دهید. RFP باید هر چیزی را که یک تأمینکننده یا پیمانکار لازم دارد بداند، شامل شود و مثل یک نقشه راه عمل کند؛ یعنی تصویر روشنی از دامنه کار در اختیار شرکتهای خدماتی قرار دهد تا دقیق و منصفانه قیمت بدهند.
1- مشخص کردن نیازهای پروژه
متاسفانه یا خوشبختانه فرمول ثابتی برای نوشتن RFP وجود ندارد؛ اما بهتر است موارد کلیدی زیر را حتماً در نظر بگیرید:
- نیازها، اهداف و محدوده پروژه
- زمانبندی پروژه و اینکه آیا مهلت نهایی قابل تمدید است یا نه؟
- چالشها یا موانع احتمالی و موضوعاتی که فروشنده باید برای آنها راهحل ارائه بدهد.
- بازه بودجهای مورد انتظار
- معیارهایی که نشان میدهند پروژه موفق بوده است.
2- شناسایی ذینفعان
باید تیمی مناسب تشکیل بدهید تا پاسخهای RFP را بررسی کنند؛ چراکه مشخص کردن وظایف و نقشهای هر فرد، برای یک فرآیند ارزیابی دقیق ضروری است. ذینفعان معمولاً شامل افراد زیر هستند:
- ذینفعان اصلی: کسی که پروژه را درخواست داده و افراد مهم در همان واحد یا تیم
- مدیران ارشد: تصمیمگیر نهایی برای پروژههای پرهزینه
- تیم تدارکات: برای بررسی درخواست، انتشار RFP و ارتباط با فروشندهها
- دیگر بخشها: مثل فناوری اطلاعات، حقوقی و مالی (البته اگر که پروژه به آنها مربوط شود)
3- تعریف فرآیند ارزیابی RFP
شما و ذینفعان باید از قبل مشخص کنید پاسخهای فروشندگان را چطور بررسی خواهید کرد و برنامهریزی موارد زیر ضروری است:
- شیوه ارسال پاسخها و اینکه امضای الکترونیکی پذیرفته میشود یا نه؟
- مهلت ارسال پیشنهادها
- تاریخی که برنده اعلام میشود.
- معیارهای دقیق برای انتخاب فروشنده
معمولاً بازه زمانی RFP حدود دو هفته است و هنگام تنظیم زمانبندی، باید فرصت کافی برای بررسی همه پیشنهادها بگذارید تا شروع پروژه به خطر نیفتد. در ارزیابی پاسخها ممکن است دنبال مواردی مثل داشتن یک مدرک خاص، تجربه مرتبط یا رعایت محدوده و بودجه باشید؛ پس بهتر است تمام معیارهایی را که برای تشخیص مناسب بودن فروشنده نیاز دارید، از قبل یادداشت کنید.
4- انتخاب ابزار مناسب برای نوشتن و قالببندی
فرمت RFP باید با نوع پروژه و نیاز شما هماهنگ باشد. خیلیها RFP را در قالب فایل ورد یا اکسل تهیه و بهصورت الکترونیکی ارسال میکنند؛ بعضیها هم از نسخههای تحتوب استفاده میکنند. اگر پروژه پیچیده است یا تیم بزرگی درگیر انجام کارهاست، استفاده از نرمافزارهای تخصصی RFP باعث صرفهجویی در زمان و افزایش دقت شما میشود.
5- استفاده از یک قالب آماده RFP
یک قالب خوب کمک میکند همه اطلاعات موردنیاز را بدون پراکندگی و فراموشی جمع کنید. قالبها زمان کمتری از شما و تیم میگیرند و ارزیابی پیشنهادها را منظمتر میکنند. هر RFP ممکن است ظاهر متفاوتی داشته باشد، اما همه آنها باید عناصر اصلی گفتهشده را پوشش دهند تا درخواست شما کامل، شفاف و قابلپیگیری باشد.
چطور یک RFP بنویسیم؟ (در ۷ مرحله)
وقتی نیازهای پروژه و روند کار را مشخص و اولویتبندی کردید، میتوانید در چند مرحله ساده، محتوای لازم برای RFP را آماده کنید:
1) معرفی شرکت و پروژه
در ابتدای درخواست طرح تجاری RFP باید شرکت خودتان را معرفی کنید. این بخش مثل معرفینامه است تا تصویر خوبی از شرکت ارائه بدهید. در این قسمت موارد زیر را بنویسید:
- شرکت در چه حوزهای فعالیت میکند؟
- سابقه و مأموریت شرکت چیست؟
- چه اطلاعاتی درباره تیم مدیریت لازم است؟
- راههای ارتباطی و تماس با شرکت برای پرسشهای احتمالی چیست؟
سپس هدف پروژه را هم معرفی کنید؛ اینکه چرا این پروژه مهم است، چه اهدافی دارید و چه نتایجی انتظار دارید به دست بیاورید؟ همچنین اگر قبلاً پروژه مشابهی را انجام دادهاید، میتوانید به آن اشاره کنید.
2) توضیح پیشزمینه پروژه
در این بخش باید پسزمینه و دلیل شکلگیری پروژه را توضیح دهید تا فروشنده دقیقاً بفهمد چرا این درخواست مطرح شده است؛ پس بهطور شفاف مشخص کنید:
- چرا به این خدمت یا پروژه نیاز دارید؟
- اولویتها و انتظارات شما چیست؟
- چه ویژگیهایی از فروشنده، موردنظر شماست؟
- برنامه زمانی پیشنهادی برای شروع و پایان پروژه چیست؟
3) اعلام مهلت ارسال پیشنهاد و زمانبندی بررسی
در این مرحله باید موارد زیر را مشخص کنید:
- آخرین مهلت ارسال پیشنهاد
- روش ارسال و فرمت موردنظر
- ساعت دقیق پایان مهلت (اگر مهم است)
- مدتزمانی که پس از پایان مهلت برای بررسی پیشنهادها نیاز دارید.
- تاریخ اعلام فروشنده منتخب
- اینکه نتیجه از چه طریقی اطلاعرسانی میشود.
وقتی ساعت و تاریخ را دقیق اعلام میکنید، میتوانید پیشنهادهایی که پس از این زمان مطرح شدهاند را نپذیرید و فقط با فروشندگانی کار کنید که به ددلاینها احترام میگذارند.
4) مشخص کردن میزان بودجه
بودجه پروژه را بهصورت شفاف اعلام کنید؛ میتوانید از فروشنده بخواهید که هزینه هر بخش از کار را جداگانه مشخص کند. اگر بعضی بخشهای بودجه برای خودتان دقیق نیست، صادقانه بگویید و از فروشندگان بخواهید براساس محدوده کار، هزینه پیشنهادی خود را ارائه دهند.
5) تعریف دامنه کار و گستردگی پروژه (Scope)
در این بخش باید همه جزئیات و وظایف مورد انتظار از فروشنده را توضیح دهید. موارد کلیدی شامل:
- اهداف دقیق پروژه
- کارهایی که باید انجام شود.
- خروجی یا تحویل فایلهای نهایی
اگر پروژه بلندمدت است، میتوانید برای هر هفته یا هر ماه، مهلتهای میانمرحلهای در نظر بگیرید و اگر گزارشهای دورهای میخواهید، این موضوع را هم واضح بنویسید. در بعضی RFPها حتی جریمه تأخیر هم تعیین میشود.
6) اشاره به نگرانیها یا موانع احتمالی
همه مشکلات از قبل قابلپیشبینی نیست، اما اگر موانعی را در مسیر کار میشناسید، لازم است در RFP بنویسید تا فروشندگان برای آنها راهحل ارائه بدهند. همچنین میتوانید:
- سؤالاتتان را مستقیماً از فروشنده بپرسید.
- از آنها بخواهید اگر نکتهای هست که شما مطرح نکردهاید، آن را از دیدگاه خودشان توضیح بدهند. فروشندگانی که تجربه مشابهی دارند، معمولاً نکات ارزشمندی در این بخش ارائه میکنند.
7) توضیح معیارهای ارزیابی
فروشندگان باید بدانند بر چه اساسی ارزیابی میشوند. وقتی معیارها را شفاف اعلام کنید، فروشنده بهتر میتواند تشخیص دهد که چقدر با شرایط شما مطابقت دارد. این معیارها ممکن است شامل موارد زیر باشند:
- تجربه کاری مرتبط
- قیمت و نحوه قیمتگذاری
- کیفیت پیشنهاد و میزان همخوانی با دامنه پروژه
- توانایی تحویل بهموقع
- گواهینامهها یا استانداردهای لازم
نتیجهگیری
درخواست طرح تجاری RFP ابزاری حیاتی برای سازمانها و شرکتهاست تا پروژههای خود را بهصورت حرفهای و سازمانیافته پیش ببرند. با تدوین دقیق RFP، میتوان نیازها، اهداف، بودجه و زمانبندی پروژه را شفاف و فروشندگان واجد شرایط را جذب کرد. استفاده از قالبها و رعایت مراحل استاندارد RFP باعث میشود فرآیند انتخاب فروشنده راحتتر و منصفانهتر باشد و در نهایت، پروژه با کیفیت بالا و در زمان مشخص اجرا شود.
سوالات متداول
درخواست طرح تجاری RFP چیست؟
الگوی RFP یک ساختار آماده است که به شما کمک میکند همه اطلاعات ضروری را در درخواست خود قرار بدهید. این قالب باعث میشود تمام RFPها ساختار منظم و مشابه داشته باشند تا پیشنهادها را راحتتر و دقیقتر مقایسه کنید.
مراحل اصلی فرایند RFP چیست؟
این فرایند معمولاً شامل مراحل شناسایی ذینفعان، جمعآوری نیازهای RFP، تدوین RFP، بررسی و ارزیابی پاسخها، انتخاب فروشنده برنده و تنظیم قرارداد همکاری میشود.
چه اطلاعاتی باید در یک RFP قرار بگیرد؟
نیازهای پروژه، اهداف و دامنه کار، زمانبندی پروژه و اینکه ددلاین قابلتغییر هست یا نه، چالشها یا موانع احتمالی پروژه، بازه بودجه پیشنهادی، معیارهای سنجش موفقیت پروژه، اعضای تیم ارزیاب و نقش هرکدام، مهلت ارسال پیشنهادها، تاریخ اعلام فروشنده منتخب و معیارهای ارزیابی و انتخاب فروشنده.
