تصور کنید صبح یک روز کاری است و اعضای یک تیم در شهرها و حتی کشورهای مختلف، قرار است درباره یک تصمیم مهم گفتگو کنند. در این شرایط نیازی به سفر یا حضور فیزیکی در اتاق جلسه نیست. کافی است هرکس تلفن خود را بردارد یا روی یک لینک اتصال کلیک کند، تا همه در یک اتاق جلسه مجازی مشترک گرد هم بیایند. این روش نمونهای از کنفرانس تلفنی است؛ یک راهکار ساده و مؤثر برای برقراری ارتباط هم زمان میان اعضای تیم.
در چنین فضایی دانستن اینکه کنفرانس تلفنی چیست و چگونه میتوان از آن به درستی استفاده کرد، اهمیت بالایی دارد. بسیاری از سازمانها برای هماهنگی تیمها، ارتباط با مشتریان و مدیریت پروژهها از راه دور، از سیستم کنفرانس تلفنی بهره میبرند. بنابراین آموزش کنفرانس تلفنی برای همه کارکنانی که در جلسات غیرحضوری شرکت میکنند، ضروری است. چنین آموزشی کمک میکند جلسات حرفهایتر، منظمتر و پر بازدهتر برگزار شوند. در نتیجه ارتباطات کاری بدون محدودیت زمان و مکان ادامه پیدا میکند.
کنفرانس تلفنی چیست؟
کنفرانس تلفنی جلسهای است که در آن چند نفر به طور هم زمان، از طریق یک شماره مشترک با یکدیگر ارتباط برقرار میکنند. شرکت کنندگان با شماره گیری یک شماره مرکزی (bridge number) وارد اتاق جلسه مجازی میشوند و میتوانند از هر نقطهای از جهان، در جلسه شرکت کنند. این روش یکی از اصلیترین قابلیتهای سیستم کنفرانس تلفنی محسوب میشود. با استفاده از فناوری Voice over Internet Protocol (VoIP)، تماسگیرندگان میتوانند با تلفن همراه، تلفن ثابت یا رایانه خود وارد جلسه شوند.
برخی از برگزار کنندگان، شرکت کنندگان را به صورت مستقیم به جلسه اضافه میکنند که به آن کنفرانس موردی گفته میشود. این روش انعطاف بیشتری در مدیریت جلسات ایجاد خواهد کرد.
ساختار اتصال و شماره مرکزی کنفرانس
- شماره مرکزی کنفرانس معمولاً از طریق ایمیل یا تقویم ارسال میشود.
- لینک اتصال میتواند کاربران را به سرویسهای تحت وب وصل کند.
- از طریق این سرویسها میتوان از صدای کامپیوتر، تماس تصویری، اشتراک گذاری صفحه و پیام رسانی فوری استفاده کرد.
این ویژگیها نشان میدهد که سیستم کنفرانس تلفنی، فراتر از تماس صوتی عمل میکند.
تحول فناوری و آموزش کنفرانس تلفنی
اخیرا امکاناتی مانند ویدئو کنفرانس، اشتراک گذاری صفحه و وایت برد دیجیتال، به کنفرانسهای تلفنی افزوده شدهاند. استفاده مؤثر از این قابلیتها مستلزم آموزش کنفرانس تلفنی است؛ تا بهره برداری کامل از سیستم کنفرانس تلفنی امکان پذیر شود.
کنفرانس تلفنی چگونه کار میکند؟
کنفرانس تلفنی به کاربران امکان میدهد، چندین شرکت کننده را به یک اتاق جلسه صوتی یا مجازی متصل کنند. شاید ویژگیها و نحوه راه اندازی در سرویسها و نرم افزارهای مختلف متفاوت باشد، اما در سطح پایه اکثر سیستمها به یک صورت عمل میکنند: اتصال چند شرکت کننده از طریق شماره مرکزی کنفرانس یا لینک جلسه آنلاین.
کنفرانس تلفنی با تلفن سانترال و کنفرانس موردی
یکی از روشهای رایج برای برگزاری کنفرانس تلفنی، استفاده از تلفن سانترال یا همان تلفن تحت شبکه با قابلیت کنفرانس موردی است. روند کار معمولاً به شکل زیر است:
گام اول: راهاندازی شماره مرکزی کنفرانس
شماره مرکزی کنفرانس سروری است که میتواند چندین تماس را هم زمان مدیریت کند. قبل از اینکه شرکت کنندگان به جلسه بپیوندند، شماره مرکزی کنفرانس ایجاد شده تا دو یا چند نفر بتوانند با شماره یا لینک یکسان وارد اتاق جلسه شوند. شماره مرکزی میتوانند به صورت داخلی یا توسط ارائه دهندگان خدمات خارجی مدیریت شوند.
گام دوم: اضافه کردن شرکت کنندگان به جلسه
برگزارکننده جلسه با استفاده از تلفن سانترال خود، شرکت کنندگان را به کنفرانس اضافه میکند.
گام سوم: برگزاری کنفرانس تلفنی
پس از شروع جلسه شرکت کنندگان میتوانند با یکدیگر صحبت کنند. از ویژگیهای رایج این جلسات میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- دکمه قطع صدا : صدا را خاموش میکند تا نویز پس زمینه کاهش یابد، اما امکان شنیدن صوت جلسه همچنان برقرار است.
- موسیقی انتظار: قبل از ورود همه شرکت کنندگان یا در مواقعی که جلسه موقتاً متوقف است، پخش میشود.
- مدیریت جلسه: برگزار کننده میتواند جلسه را به پایان برساند و شرکت کنندگان نیز در هر زمان، میتوانند جلسه را ترک کنند.
این روند نحوه عملکرد اکثر کنفرانسهای تلفنی را نشان داده و محیطی منعطف برای ارتباط فراهم میکند.
تلفن سانترال با شماره تماس توزیعشده
این تنظیمات تقریباً مشابه تنظیمات بالا عمل میکند، به جز مرحله میانی. به جای اینکه برگزارکننده با خطوط تماس بگیرد و آنها را ادغام کند، همه با همان شماره مرکزی کنفرانس تماس میگیرند، یا از طریق URL متصل میشوند.
شماره تماس یا URL مورد نیاز به احتمال زیاد از طریق ایمیل یا SMS به اشتراک گذاشته میشود. بسته به نرمافزار کال سنتر و مرکز تماس کنفرانس مورد استفاده، ممکن است به یک پین نیز نیاز باشد. این پین را میتوان از طریق صفحه کلید تلفن وارد کرد. برای افرادی که از طریق وب متصل میشوند، ممکن است لازم باشد جزئیاتی را هم وارد کنند و متعاقباً توسط برگزارکننده اجازه ورود پیدا کنند.
کنفرانس تلفنی تحت وب با کامپیوتر یا موبایل
توسط فناوری VoIP میتوان با کامپیوتر، لپ تاپ، تبلت یا موبایل به جلسه ملحق شد. این روش انعطاف بیشتر، کیفیت صوتی بهتر و کاهش هزینهها را به همراه دارد. اینجا نیاز به شناخت انواع سیستم VOIP دارید.
مرحله اول: تنظیم جلسه از طریق وب یا اپلیکیشن
- برگزار کننده میتواند شماره مرکزی کنفرانس، PIN و لینک ورود را از طریق وب یا اپلیکیشن موبایل/دسکتاپ تنظیم کند.
- شماره مرکزی کنفرانس همان سرور وب سرویس کنفرانس است.
- این روش نسبت به تلفن سانترال انعطاف بیشتری در مدیریت جلسه دارد.
مرحله دوم: ورود شرکت کنندگان به جلسه
- جزئیات جلسه معمولاً از طریق دعوتنامه با تنظیم تاریخ مشخص ارسال میشود.
- ورود با شماره مرکزی، لینک URL یا یک کلیک ساده در اپلیکیشنها امکان پذیر است.
- شرکت کنندگان میتوانند با هر نوع دستگاه هوشمند (کامپیوتر، موبایل، تبلت) وارد جلسه شوند.
مرحله سوم: برگزاری کنفرانس تلفنی تحت وب
وقتی تماسهای کنفرانسی از طریق وب میزبانی میشود، امکانات متنوعتری هم وجود دارد. دلیلش هم این است که اتاق مجازی دارای ویژگیهای زیر است:
- ویدئو HD
- اشتراک گذاری صفحه و وایت برد دیجیتال
- پیام رسانی فوری
- کنترلهای پیشرفته
- امنیت بالا
وقتی که کنفرانس تلفنی از طریقتحت وب برگزار میشود، شرکتکنندهها میتوانند با امکانتا مختلف مانند تلفنهای سانترال یا سیستمهای کنفرانس ویدیویی مبتنی بر استاندارد، با استفاده از تلفنهای همراه، رایانههای شخصی، مک یا تبلتهای خود در کنفرانس شرکت کنند. تماسهای کنفرانسی به طور پیوسته برای همگام شدن با روندهای فناوری تکامل یافتهاند و اکنون رایج است که دعوتنامهها شامل یک لینک یا دکمه باشند تا بتوان بدون شمارهگیری معمولی به کنفرانس پیوست.
کاربردهای کنفرانس تلفنی
سیستم کنفرانس تلفنی در موقعیتهای مختلف کاربرد دارد که رایج ترین آنها عبارتاند از:
گفتوگوهای داخلی تیمها
- برای سازمانهایی که چند دفتر دارند یا کارکنان آنها به صورت دورکار فعالیت میکنند، کنفرانس تلفنی راهی ساده و قابل اعتماد، برای برقراری ارتباط است.
- اعضای تیم میتوانند بدون توجه به موقعیت مکانی، در جلسه شرکت کنند.
- شرکت کنندگان به نوبت صحبت میکنند، ایدهها را مطرح نموده و بازخورد میگیرند.
ارائهها و جلسات با مشتریان
- در کنفرانسهای تلفنی مبتنی بر وب، امکان اشتراک گذاری صفحه نمایش برای ارائه دمو یا معرفی خدمات به مشتریان فعلی یا بالقوه، وجود دارد.
- قابلیتهای همکاری پیشرفته باعث میشود، ارتباط با مشتری شبیه حضور در یک اتاق جلسه مشترک باشد.
- ابزارهایی مانند پیام رسانی فوری، ویدئو کنفرانس و کنترلهای صوتی، تجربهای حرفهای ایجاد میکنند.
جلسات بزرگ و سازمانی
- کنفرانس تلفنی گزینهای رایج برای جلسات عمومی سازمان (All-hands) و تماسهای مالی است.
- شماره مرکزی کنفرانس میتواند تعداد زیادی تماس هم زمان را پشتیبانی کند و صدایی با کیفیت بالا ارائه دهد.
- این جلسات بستر مناسبی برای پرسش و پاسخ نیز محسوب میشوند.
آداب کنفرانس تلفنی چیست؟
راهنماهای موجود درباره فن بیان پشت تلفن نشان میدهد بدون هماهنگی و مدیریت مناسب، جلسه به راحتی میتواند از کنترل خارج شود. به همین دلیل، رعایت آداب کنفرانس تلفنی اهمیت زیادی دارد. مانند «ببخشید روی Mute بودم» یا «کسی تازه وارد شد؟» از چالشهای رایج کنفرانسهای تلفنی هستند.
استفاده از گزینه Mute هنگام صحبت نکردن
هنگام صحبت نکردن، میکروفن را روی حالت قطع صدا (Mute) قرار دهید. این کار صداهای مزاحم محیط را حذف نموده و نظم جلسه را حفظ میکند. بسیاری از سیستمهای کنفرانس تلفنی جدید، حذف خودکار نویز پس زمینه دارند.
معرفی کوتاه پیش از صحبت
پیش از صحبت، خود را معرفی کنید تا سایرین بدانند چه کسی صحبت میکند. واضح حرف بزنید و تا حد امکان از قطع کردن صحبت دیگران خودداری کنید.
ورود به موقع به جلسه
بهتر است چند دقیقه زودتر، (بهویژه اگر برگزار کننده هستید)، وارد جلسه شوید. این کار از انتظار طولانی و پخش موسیقی انتظار جلوگیری میکند.
نکات تکمیلی آداب سیستم کنفرانس تلفنی
عوامل حواس پرتی را در کنفرانسهای ویدئویی حذف کنید. اطلاعات ورود به جلسه را از قبل و به صورت کامل در اختیار شرکت کنندگان قرار دهید.
آموزش کنفرانس تلفنی با سیستم ویپ
کنفرانس تلفنی VoIP نوعی کنفرانس تلفنی است که در آن چند شرکت کننده از طریق فناوری Voice over Internet Protocol (VoIP) با یکدیگر ارتباط برقرار میکنند. این نوع تماس به یکی از اجزای اصلی سیستمهای تلفنی مدرن سازمانی، تبدیل شده است. به ویژه از وقتی که شرکتها به مرکز تماس هوشمند تجهیز شدهاند.
نکات کلیدی کنفرانس تلفنی با سیستم ویپ
- شرکت کنندگان میتوانند از طریق موبایل، تلفن ثابت یا کامپیوتر وارد کنفرانس شوند.
- ارتباط تماس از طریق اینترنت برقرار میشود، نه خطوط تلفن سنتی.
- برای افزایش امنیت، معمولاً ورود به شماره مرکزی کنفرانس با رمز عبور (Passcode) انجام میشود.
نتیجهگیری
کنفرانس تلفنی یکی از مهمترین ابزارهای ارتباطی سازمانی است که امکان برگزاری جلسات هم زمان را بدون محدودیت مکانی فراهم میکند. با استفاده از شماره مرکزی کنفرانس، لینک ورود و سیستم ویپ، کاربران میتوانند از طریق تلفن، کامپیوتر یا موبایل به سادگی وارد جلسه شوند.
قابلیتهایی مانند قطع صدا، مدیریت جلسه، اشتراک گذاری صفحه، ویدئو HD و امنیت مبتنی بر PIN باعث شده سیستم کنفرانس تلفنی فراتر از یک تماس صوتی ساده عمل کرده و برای هماهنگی تیمها، ارتباط با مشتریان و جلسات سازمانی بزرگ کاربردی باشد. در نهایت آموزش کنفرانس تلفنی و رعایت آداب آن نقش مهمی در افزایش کیفیت و بهره وری جلسات دارد.
سوالات متداول
کنفرانس تلفنی چیست؟
کنفرانس تلفنی جلسهای است که در آن چند نفر به طور هم زمان، از طریق یک شماره مشترک با یکدیگر ارتباط برقرار میکنند.
سیستم کنفرانس تلفنی چگونه کار میکند؟
شرکتکنندگان با شماره مرکزی یا لینک جلسه به یک اتاق صوتی یا مجازی مشترک متصل میشوند.
چرا آموزش کنفرانس تلفنی اهمیت دارد؟
چنین آموزشی کمک میکند جلسات حرفهایتر، منظمتر و پر بازدهتر برگزار شوند.
