چابکی سازمان چیست و چطور سازمان چابکی باشیم؟ (۷ قدم ساده تا agility)

حتما به یاد می‌آورید که زمانی نوکیا بازارهای تلفن همراه جهان را قبضه کرد و نماد کیفیت و پیشرو در تکنولوژی بود. اما حالا نوکیا کجاست؟ واقعیت این است که نوکیا نمونه بارز خیلی از کسب‌وکارهایی است که چابک نبودند و از بین رفتند و یا جز فسیلی از آن‌ها باقی نمانده است. ما در این مطلب ابتدا می‌گوییم چابکی سازمان چیست و سپس به ویژگی‌ها و مسیر رسیدن به چابکی در سازمان‌ها اشاره می‌کنیم. با ما همراه باشید.

چابک نبودن سازمان، مشکل پیش‌روی سازمان‌های متوسط

وقتی یک سازمان بزرگ می‌شود، فرایندهای آن پیچیده شده و خودبه‌خود دچار کندی می‌شوند. این کندی حتی اگر در ابتدای کار فقط در یک واحد وجود داشته باشد، در بلندمدت، تمام واحدها را درگیر می‌کند؛ زیرا در بسیاری از فرایندهای بین‌واحدی سازمانتان، بخشی که کند عمل می‌کند، نقش گلوگاه در فرایند را بازی می‌کند و سرعت کل فرایند را کاهش می‌دهد.
برای همین، چابکی در سازمان‌هایی که کمی از حالت اولیه بزرگ‌تر شدند بسیار مهم است و هنر اصلی را مدیرانی دارند که کسب‌وکارهای بالای 50نفره خود را چابک می‌کنند، زیرا چابک کردن کسب‌وکار پنج نفره چندان کار سختی نیست!

چابکی سازمان چیست؟

نحوه واکنش یک شرکت به تغییرات درونی و بیرونی را چابکی سازمانی می‌گویند. در چابکی سازمان دو موضوع بسیار مهم است:

1. چقدر سریع هستید
2. در مقایسه با رقبایتان سرعت تغییرتان چگونه است.

موارد بسیاری داریم که چابکی سازمانی بالایی وجود دارد ولی، رقیب به مراتب پویاتر و سریعتر عمل می‌کند. در این مورد با وجود چابکی باز هم از رقبایتان شکست می‌خورید. استمرار در تغییر را می‌توان کلیدواژه مناسبی برای توصیف سازمان‌های چابک دانست. این سازمان‌ها با یکپارچه کردن فرایند‌های خود، تغییرات مورد نیاز را سریع انجام می‌دهند قبل از آن که دیر شده باشد.
 

در دنیای امروز با این حجم از تغییرات، رکود و منفعل بودن عاقبتی جز ورشکستگی ندارد. به همین دلیل چابکی سازمان یکی از مهم‌ترین ترندهای روز در مدیریت است و همه سازمان‌ها، کم و یا زیاد در صدد چابک کردن سازمانشان هستند. برای همین در ادامه آموزش می‌دهیم که چگونه یک سازمان چابک داشته باشید.
 

چگونه یک سازمان چابک می‌شود؟

تا اینجا فهمیدیم چابک بودن یعنی چه. همه می‌خواهند چابک باشند، ولی چه کسی موفق به این کار می‌شود؟ اول از همه باید به دو مورد توجه جدی داشت؛ یکی آن که سازمان شما باید پویا باشد و دیگری این که در کنار پویایی باید ثبات نیز داشته باشد. یعنی سازمان‌های پویایی که کارها از دستشان دررفته و هیچ ثباتی ندارند، موفق نیستند. چابکی نباید عاملی شود که شرکتتان غیرقابل کنترل شود و نتوانید جهت حرکت درستی برای آن تعیین کنید. رعایت این دو نکته در سه بعد یک سازمان الزامی است: ساختارها و فرایندها و افراد باید هم پویا باشند و هم صفت ثبات در آن‌ها مشاهده شود.

ویژگی‌های ساختاری یک سازمان چابک

در اینجا نیز انعطاف‌پذیری ستون فقرات یک ساختار مناسب سازمان چابک است. شما باید همانند و یا حتی بیشتر از محیط سازمانی که در آن فعالیت دارید، چابک و منعطف باشید. باید در فرهنگ سازمانی خود نوگرایی را به عنوان یک ارزش ترویج کنید و تحول را در تک‌تک سلول‌های سازمانتان به وجود آورید. تا جایی که می‌توانید تمرکززایی را مانند روح در کالبد سازمانتان بدمید و شراکت با سایر سازمان‌ها را قسمت جدایی‌ناپذیر استراتژی‌های کسب‌وکار خود قرار دهید.

حالا که مسیر رسیدن به سازمان چابک را تا حدودی مشخص و روشن کردیم؛ به این موضوع می‌پردازیم که یک سازمان چابک چه ویژگی‌های کلیدی دارد؟

ویژگی‌های پرسنل یک سازمان چابک

برای چابکی پرسنل یک سازمان خیلی باید روی آموزش کار کنید. یادگیری مداوم باید در خون تک‌تک کارمندان شما جریان داشته باشد. این یادگیری باید در بعدهای فردی و سازمانی رخ دهد. همچنین مدیران برای چابکی سازمان باید تفویض اختیارهای زیادی انجام دهند. برای همین، دل کندن مدیران از دخالت در بسیاری از فرایندهای غیرضرور اجتناب‌ناپذیر است. یکی از مهم‌ترین ستون‌های رسیدن به چابکی در یک سازمان، افزایش کار گروهی و فرهنگ تیمی در آن است. در تمام موارد ذکرشده می‌توان رگه‌هایی انعطاف‌پذیری را دید. برای همین مهم‌ترین ویژگی افرادی که استخدام می‌کنید باید منعطف بودن باشد. همچنین این نکته را نباید فراموش کنیم که به طور میانگین با بالا رفتن سن، انعطاف‌پذیری افراد کاهش می‌یابد.

ویژگی‌های فرایند یک سازمان چابک

زنجیره کارهایی که انجام می‌شود تا یک فعالیتی به ثمر برسد باید دارای هماهنگی باشد. این هماهنگی در سازمان‌های کوچک با تعداد پرسنل کم به خوبی صورت می‌گیرد. اما هرچقدر که سازمان‌ها از حالت افقی به حالت عمودی می‌روند، همسو کردن و یکپارچه کردن فرایندهای آن سخت می‌شود. به همین دلیل است که سازمان‌های کوچک به طور میانگین بسیار چابک‌تر از سازمان‌های عریض و طویل هستند. برای ایجاد این همسویی، سعی کنید هدف مشخصی را به همه کارمندان تفهیم کنبد تا فرایندها با توجه به اهداف مشخص و روشن سازمان طراحی و اجرا شوند.

به وجود آمدن ذهنیت چابکی در کل سازمان

“ما زنده به آنیم که آرام نگیریم، موجیم که آسودگی ما عدم ماست” انگار سراینده این بیت زیبا در سازمانی چابک کار می‌کند! تمام افراد و رویکرد یک سازمان چابک همواره در حال تغییر هستند و بسیار از انفعال دوری می‌کنند. این ویژگی به طور بسیار جدی در مدیران دیده می‌شود. همچنبن فرهنگ سازمانی این نوع از شرکت‌ها هم بیانگر پویایی پرسنل است.

محیط‌های کاری چابک

یک سازمان چابک نیازمند محیط مخصوص خودش است. افراد چنین سازمانی بسیار حامی هم هستند و مانند یک روح در چندین کالبد اند. معمولا هر روز جلسات ایستاده روزانه (استندآپ) برگزار می‌کنند و همدیگر را از کارهایی که قرار است انجام دهند، باخبر می‌کنند. همچنین بسیاری از این سازمان‌ها روی دیوار خود امکاناتی دارند تا پرسنل ایده‌های خلاق خود را روی آن بنویسند.

سرعت انجام کارها

در یک سازمان چابک سرعت انجام کارها بسیار سریعتر از سایر سازمان‌ها است. برای این موضوع تعداد مراحل فرایند اجرای یک کار کمتر است و همچنین افراد با برنامه‌ریزی و ثبات بالایی کارها را انجام می‌دهند. همچنین مهارت‌های افراد به گونه‌ای است که توانایی انجام خلاقانه کارها را دارند.

مشتریان راضی

یک کسب‌وکار چابک به سرعت نیاز مشتری خود را می‌شناسد، آن‌ها را اولویت‌بندی می‌کند و با توجه به اولویتشان مورد بررسی قرار می‌دهد. مشخص بودن اهداف سازمان به کسب‌وکار چابک کمک می‌کند توسعه محصول خود را در مسیر درستی قرار دهد و رضایت مشتریان را ماکسیمم کند.

استفاده از متد اجایل

در سازمان‌های چابک به خصوص در قسمت‌های فنی محصول از متد اجایل بهره می‌گیرند. این متد بسیار در توسعه درست محصول و چابکی برطرف کردن نواقص محصول کمک‌کننده است.

شاخص‌های چابکی سازمان

چابکی سازمان را با سه شاخص اصلی جریان، نتایج و شایستگی می‌سنجیم.

• جریان: این شاخص کمک می‌کنند تعیین کنید سازمان شما چقدر سریع ارزش می‌آفریند و آن را ارائه می‌دهد. این معیار با توزیع جریان، سرعت، زمان، بار، کارایی و قابل پیش‌بینی بودن نشان داده می‌شود.
• نتایج: این شاخص کمک می‌کند مطمئن شوید راهکار ارائه شده، به نفع مشتری و کسب‌وکار است.
• شایستگی: کارایی سازمان را در دو سطح اندازه می‌گیرد:

برنامه چابکی مورد نظر، راهی برای کمک به پیشرفت کلی سازمان ارائه می‌دهد.
برنامه چابکی سازمان به تیم‌ها کمک می‌کند و روش‌های فنی آنها برای رسیدن به اهداف تعیین شده را بهبود می‌بخشد.

راه رسیدن به چابکی سازمانی، طولانی و همیشگی است. سنجش آن به شرکت‌ها کمک می‌کند بفهمند در کجای سفر خود قرار دارند و به آنها یادآور می‌شود که حتی موفقیت‌های کوچک را هم جشن بگیرند.

راهکارها و فرایند چابک‌سازی یک سازمان

حالا سوال اصلی این است: چگونه سازمانتان را چابک کنید؟ جواب این سوال بستگی به سازمانتان و شرایطش دارد، ولی می‌توان هفت گام اساسی را نام برد که سازمان شما را بسیار به چابک شدن نزدیک می‌کند.

1. از خود بپرسید چرا؟!

تغییر بیشتر از نیاز به اتفاقات بیرونی، نیازمند انقلابی در درون است! باید برای تغییر خود دلایل قانع‌کننده‌ای داشته باشید که سازمانتان به آن ایمان داشته باشد، وگرنه تمام برنامه‌ها و تغییرات کاغذ‌پاره‌ای بیش نیستند. باید واقعا در قسمتی از سازمان خود احساس درد کرده باشید که این تغییر معنا پیدا کند؛ این درد می‌تواند ضعیف شدن بخش پشتیبانی کسب‌وکارتان باشد و یا جولان بازیگر جدید در بازارتان، شما را به سمت تغییر برای بقا سوق داده باشد.

2. برای چابک کردن، یک تیم قوی مخصوص این کار تشکیل دهید

افراد تشنه تغییر را در سازمان خود شناسایی کنید و از آن‌ها تیم قوی، مخصوص چابکی سازمان بسازید. تا جایی که می‌توانید از نماینده‌هایی از تمام واحدها در این تیم قرار دهید؛ چرا که چابک‌سازی مخصوص یک دپارتمان نیست و تمام قسمت‌های سازمان باید مانند قطعات پازل در کنار هم، آن را تکمیل کنند. رهبر سازمان باید اختیارات زیادی به این تیم بدهد تا بتوانند با قدرتی که دارند، تغییرات را اعمال کنند.

3. یک چشم‌انداز مشترک و جذاب تعریف کنید

در فرایند چابک سازی سازمان تیمی که تشکیل شده، نباید بادی به هر جهت باشد! باید با تعریف چشم‌انداز الهام‌بخش برای اعضا، تلاش‌های آن‌ها را هدفمند و نتیجه‌محور کرد. این نکته را فراموش نکنید که این چشم‌انداز باید توسط اعضای این تیم انتخاب شده باشد تا این افراد بتوانند با آن ارتباط برقرار کنند. مثلا اگر دلیل چابکی سازمان، پاسخگویی سریع به مشتریان باشد، چشم‌انداز را این‌گونه تعریف کنید که باید بالای 90% درخواست مشتریان زیر 5دقیقه پاسخ داده شود.

4. برنامه‌های چابک‌سازی را علنی کنید

چابک‌سازی فرایندی نیست که پشت درهای بسته و در خفا بتواند موفق باشد. به هر حال این پرسنل یک کسب‌وکار هستند که باید به برنامه‌های چابک‌سازی سازمان، جامه عمل بپوشانند. به عنوان یک مدیر کسب‌وکار خواهان چابک‌سازی سازمانش، همیشه درِ اتاقتان را به روی کارمندان باز بگذارید؛ چابکی فرایندی یک‌طرفه نیست و نیاز به تعامل و اقناع‌سازی دارد. تا زمانی که با منطق، اعضای سازمانتان برای چابکی توجیه نشوند، این برنامه از روی کاغذ و یا فایل کامپیوتری فراتر نخواهد رفت. جلسات گسترده بگذارید و برای همه فرایند کار را توضیح دهید؛ حتی از همه برای اصلاح این فرایند نظرخواهی کنید.

5. از حامیان چابکی حمایت کنید و افراد مانع چابکی را از فرایندهایتان حذف کنید

نمی‌توانید توقع داشته باشید تمام افراد داخل سازمان از چابکی حمایت کنند. قطعا افرادی هستند که با گفتار و یا عملکرد خود، به سرعت‌گیر سازمان تبدیل شده‌اند، این افراد را از فرایندها و یا حتی کل سازمان حذف کنید و به جای آن از افرادی که باعث سرعت سازمان شدند و حامیان اصلی چابکی هستند، انواع حمایت‌های مادی و معنوی را انجام دهید. البته دقت کنید این مرحله بعد از اقناع‌سازی عمومی برنامه‌های چابک‌سازی قرار دارد و به افرادی اشاره دارد که حتی بعد از قانع شدن با بهانه‌جویی سد بزرگی جلوی راه پیشرفت سازمانتان هستند.

6. از دستاوردهای کوتاه‌مدت چابک‌سازی سازمانتان ارزش ارائه دهید!

چابک‌سازی سازمان، فرایند یک روز و دو روز نیست و نیازمند برنامه‌های بلندمدت است. چه چیزی باعث می‌شود که اعضای یک تیم در اجرای یک برنامه بلندمدت دوام بیاورند و رو به جلو حرکت کنند؟ امید! این امید است که شما را در مسیرتان زنده و ثابت‌قدم نگه می‌دارد. برای همین سعی کنید با ارائه دستاوردهای کوتاه‌مدت چابک‌سازی در سازمان و تشویق آن، این امید را برای رسیدن به اهداف بلندمدت در تیم خود بدمید.

7. روح یادگیری و انتقاد را حفظ کنید

آیا وجود دستاوردهای کوتاه‌مدت و تشویق ارزش‌های آن باید جلوی یادگیری و انتقاد از آن‌ها را بگیرد؟ خیر! یادگیری متن کار و تشویق در حاشیه قرار دارد. باید به خوبی دستاوردهای کوتاه‌مدت بررسی و اصلاح شوند. هیچ فرایندی بدون نقص نیست؛ قطعا در آنالیز اجرای برنامه‌های کوتاه‌مدت چابکی نکاتی وجود دارد که اعمال آن، مسیر بلندمدت چابکی را هموارتر و کم‌ریسک‌تر می‌کند.

9 اصل رهبری سازمان چابک:

9 اصل رهبری سازمان چابک وجود دارد که مبنای رفتارهای مطلوب رهبران است و فرهنگ چابکی سازمان را شکل می‌دهد:

1. به جای حرف زدن، عمل کنید. (دو صد گفته چون نیم کردار نیست )
2. بهبود کیفیت تفکر، منجر به نتایج بهتری می‌شود.
3. سازمان‌‌ها به واسطه بازخوردهایی که می‌گیرند، بهبود پیدا می‌کنند.
4. مردم به معنا و هدف نیاز دارند تا تلاش بیشتری بکنند.
5. احساسات و عواطف مبنای افزایش خلاقیت و نوآوری است.
6. رهبری در تمام سطوح سازمان مشاهده می‌شود.
7. رهبران اختیارات صحیحی را به افراد مناسب تخصیص می‌دهند.
8. کار گروهی و تلاش جمعی، نتیجه‌ی بهتری از تلاش فردی به همراه دارد.
9. هر کسی در سازمان، می‌تواند ایده خوبی داشته باشد.

امیدواریم با خواندن این مطلب بتوانید سازمانتان را چابک کنید و از تغییرات سریع دنیای پرتلاطم امروز جا نمانید. به نظر شما یک سازمان چابک چه ویژگی‌های دیگری دارد؟ آن در قسمت زیر برای ما به عنوان کامنت بنویسید.

×