هیچ دو کسب‌وکاری کاملاً شبیه هم نیستند. هر شرکتی اهداف، افراد، زمان‌بندی، بودجه و ریسک‌های خاص خودش را دارند. حتی اگر بخواهید جزئی‌تر نگاه کنید، هر ایده یا پروژه‌ای هم شرایط و چالش‌های خودش را دارد و باید متناسب با آن عمل کرد. همین موضوع باعث می‌شود تحلیلگران کسب‌وکار با چالش‌های مختلفی برخورد کنند و خیلی زود از کارشان خسته شوند. قطعاً در چنین شرایطی، وجود یک چک لیست تحلیل کسب و کار می‌تواند خیلی از دردها را دوا کند!
مفهوم تحلیل کسب‌وکار چیست؟
طبق تعریف استانداردهای بین‌المللی، وقتی سعی می‌کنیم با شناسایی نیازها و پیشنهاد راه‌حل‌هایی ارزشمند برای رفع آن نیازها در یک سازمان ارزش ایجاد کنیم، در حال تحلیل کسب و کار هستیم. تحلیلگر کسب‌وکار ابتدا مشکلات، فرصت‌ها و اهداف سازمان را بررسی می‌کند، سپس با توجه به شرایط محیطی و منابع موجود، راه‌حل‌هایی عملی و مؤثر ارائه می‌دهد.
پس هدف نهایی چک لیست تحلیل کسب و کار این است که با تصمیم‌گیری‌های آگاهانه و مبتنی بر داده، مسیر رشد و بهبود عملکرد سازمان هموار کند. البته تحلیل کسب‌وکار فقط به دانستن ابزارها و تکنیک‌ها خلاصه نمی‌شود. تحلیلگر واقعی کسی است که بتواند با درک شرایط هر پروژه، مسیر و روش کار خود را تنظیم کند.
تحلیل کسب و کار چطور شروع می‌شود؟
یک تحلیلگر ممکن است از چک لیست خودش در هر عملیات تحلیلی استفاده کند. مثلاً ممکن است برای آنالیز یک ایده استخدام شود. یا از او درخواست شود که صرفاً یک پروژۀ خاص را تحلیل کند. بنابراین وقتی می‌گوییم تحلیل کسب و کار، منظورمان هر پروژه‌ای است که می‌تواند در یک شرکت بازرگانی اجرا شود؛ از کلیّتِ کسب و کار گرفته تا کوچکترین پروژه‌ها.
در ضمن، این را هم بگویم که تحلیل کسب‌وکار فقط مخصوص پروژه‌های بزرگ نیست؛ هر کسب‌وکاری، حتی کوچک‌ترین‌ها، می‌تواند با تحلیل درست مسیر رشد خود را روشن‌تر کند. در شروع تحلیل هر پروژه (یا کسب و کار)، تحلیلگر باید چند سؤال کلیدی بپرسد:
- پروژه دقیقاً به چه هدفی انجام می‌شود؟
- منابع و محدودیت‌های آن چیست؟
- تیم از چه افرادی تشکیل شده و چه نقشی در تصمیم‌گیری دارند؟
وقتی این موارد مشخص شود، تحلیلگر می‌تواند فعالیت‌های خود را طوری برنامه‌ریزی کند که بیشترین ارزش را برای پروژه ایجاد کند. مهم نیست به عنوان یک تحلیلگر تازه‌کار باشید یا با‌تجربه، با مدرک رسمی کار کنید یا صرفاً تجربه عملی داشته باشید؛ اگر بتوانید شرایط پروژه را درست درک کنید، می‌توانید تحلیلی انجام دهید که کسب و کار را در مسیر درست قرار دهد.
چک‌لیست تحلیل کسب‌وکار
تا اینجای مقاله سعی کردیم مواردی را عنوان کنیم که به کمک آن‌ها کارتان را در بهترین حالت ممکن شروع کنید. تجربه ثابت کرده اگر بتوانید با برنامه‌ای شفاف و منسجم کار را شروع کنید، شانس موفقیت آنالیز شما چند برابر می‌شود.
در ادامه سراغ چک لیست تحلیل کسب و کار می‌رویم. این چک‌لیست در واقع مجموعه‌ای از پرسش‌های کلیدی است که تحلیلگر باید از خودش یا از اعضای تیم بپرسد تا تصویری کامل از وضعیت کسب‌وکار به دست آورد.
۱) چرخه عمر پروژه
اولین گام، شناخت مسیر کلی در فرآیند مدیریت پروژه است. سوالاتی که در این گام باید در چک لیست شما باشد و لازم است پاسخشان را پیدا کنید این‌ها هستند:
- مراحل برنامه‌ریزی‌شده پروژه کدام‌اند؟
- الان در کدام مرحله قرار داریم؟
- در این مرحله، چه خروجی‌هایی باید تولید شود و چه کسی مسئول آن است؟
- هدف از هر خروجی چیست و قرار است چه کسی از آن استفاده کند؟
پاسخ به این سؤال‌ها به شما کمک می‌کند نقش خود را در چرخه عمر پروژه بهتر درک کنید و بدانید تحلیل‌های شما دقیقاً در چه زمان و برای چه هدفی باید آماده باشند.
۲. زمان‌بندی و منابع
در این بخش از چک لیست تحلیل کسب و کار باید بررسی کنید که چه مقدار زمان و منابع برای انجام تحلیل در نظر گرفته شده است. اینکه آیا این زمان و منابع با حجم واقعی کار مطابقت دارند؟ اگر احساس می‌کنید تخمین‌ها خیلی با واقعیت فاصله دارند، باید به دنبال راه‌حلی باشید که از طریق آن بتوان فعالیت‌ها و پیش‌بینی‌ها را تنظیم کرد.
به زبان ساده‌تر، هدف این مرحله حفظ تعادل میان کیفیت کار و محدودیت‌هاست. تحلیلگر موفق کسی است که بتواند مدیریت زمان بهینه‌ای داشته باشد. در عین پایبندی به مهلت‌ها و بودجه، بیشترین ارزش را از داده‌ها و تلاش خود استخراج کند.
۳. ذی‌نفعان و روابط کاری
هیچ پروژه‌ای بدون شناخت درست از افراد درگیر در آن به موفقیت نمی‌رسد. در این بخش باید مشخص کنید چه کسانی نقش کلیدی در پروژه دارند و ارتباطشان با یکدیگر چگونه است. سؤالات کلیدی این بخش این‌ها هستند:
- نقشهای اصلی پروژه چیست و چه افرادی آن‌ها را بر عهده دارند؟
- آیا پروژه اسپانسر اجرایی، مالک محصول یا مدیر پروژه مشخصی دارد؟
- روابط بین اعضا چطور است؟ آیا افراد جدیدی به تیم اضافه شده‌اند یا این تیم مدت‌هاست با هم کار می‌کنند؟
- چه کسانی در محل کار حضور دارند و چه کسانی به‌صورت دورکار فعالیت می‌کنند؟
- هر فرد مسئول چه بخشی از کار است و چه کسی باید هر خروجی را تأیید یا گزارش کند؟
تحلیلگر باید از همان ابتدا نقشهای شفاف از روابط انسانی و مسئولیت‌ها ترسیم کند. در واقع، موفقیت چک لیست تحلیل کسب و کار فقط به مستندات و داده‌ها بستگی ندارد؛ بلکه تا حد زیادی به توانایی تحلیلگر در ایجاد اعتماد و ارتباط مؤثر با افراد گره خورده است.
۴. روش‌های جمع‌آوری اطلاعات
جمع‌آوری اطلاعات، قلب فرایند تحلیل است. در این مرحله باید مشخص شود از چه روش‌هایی برای گردآوری داده‌ها و اعتبارسنجی استفاده می‌کنید:
- چه روش‌هایی برای جمع‌آوری داده در دسترس است؟
- آیا می‌توان از مستندات یا پروژه‌های قبلی استفاده کرد؟
- چه کسانی برای مصاحبه یا برگزاری کارگاه (ورکشاپ) در دسترس‌اند؟
- چه نوع مشاهداتی باید انجام شود و چطور می‌توان شرایط اجرای آن را فراهم کرد؟
- چه سیستم‌هایی برای بررسی وجود دارد و چه داده‌هایی می‌توان از آن‌ها استخراج کرد؟
- آیا امکان انجام نظرسنجی وجود دارد؟ اگر بله، چه کسانی باید در آن شرکت کنند و چه پرسش‌هایی باید مطرح شود؟
در نهایت، این پرسش را از خودتان بپرسید: با توجه به روابط کاری، ابزارهای موجود و مهارت‌های شخصی من، کدام روش‌های جمع‌آوری اطلاعات برای این پروژه مناسب‌ترند؟
۵. دارایی‌ها و منابع سازمانی
هیچ تحلیل‌گری در خلأ کار نمی‌کند. در بیشتر سازمان‌ها، ابزارها، مستندات، الگوها و تجربه‌های ارزشمندی وجود دارد که می‌تواند کار تحلیل را سریع‌تر و دقیق‌تر کند. بنابراین بهتر است این موارد را به دقت بررسی کنید:
- چه ابزارهایی برای مستندسازی، مدل‌سازی یا همکاری تیمی در اختیار است؟ (مثلاً نرم‌افزارهای مدل‌سازی، ابزارهای مدیریت پروژه، سیستم‌های نظرسنجی و …)
- آیا پروژه‌های مشابهی قبلاً انجام شده‌اند که بتوان از خروجی‌های آن‌ها استفاده کرد؟
- آیا آموزش‌های داخلی دربارۀ زمینۀ تجاری پروژه وجود دارد که بتواند درک من را عمیق‌تر کند؟
استفاده از این منابع و مدل‌هایی مانند چارچوب تحلیل بیزینس BABOK به شما کمک می‌کند به‌جای شروع از صفر، از تجربه‌های قبلی سازمان بهره ببرید و مسیر تحلیل را کوتاه‌تر و مؤثرتر کنید.
۶. دانش و مهارت‌های تیم
در این مرحله باید بررسی کنید چه کسی در تیم چه چیزی می‌داند و هر فرد در چه زمینه‌ای قوی‌تر است. این کار به شما کمک می‌کند تصمیم بگیرید چه افرادی برای گردآوری اطلاعات یا تأیید نتایج مناسب‌تر هستند. سؤالات کلیدی این مرحله این‌ها هستند:
- چه اعضایی دانش عمیق‌تری از حوزه تجاری پروژه دارند؟
- سطح آگاهی من از این حوزه چقدر است؟
- قوی‌ترین مهارت‌های تحلیلی من چیست؟
- چطور می‌توان از تنوع دانش و مهارت‌های تیم برای تقویت تحلیل استفاده کرد؟
- برای هر ذی‌نفع، بهترین روش ارتباط و جمع‌آوری داده چیست؟
پاسخ به این پرسش‌ها باعث می‌شود هم‌افزایی واقعی در تیم شکل بگیرد. پیشنهاد می‌کنیم حتماً در پایان، لحظه‌ای مکث کنید و از خودتان بپرسید:
- آیا برای این کسب‌وکار، می‌توان همین حالا به این سؤالات پاسخ داد؟
- اگر نه، باید با چه کسانی وارد گفت‌وگوها شوم؟
یادتان باشد تحلیل کسب‌وکار یک فعالیت فردی نیست. برای ایجاد تعادل و هماهنگی و در نهایت موفقیت کل پروژه، قطعاً به تعامل و گفت‌وگو نیاز خواهید داشت.
جمع‌بندی
همان‌طور که حتماً متوجه شده‌اید، استفاده از چک لیست تحلیل کسب و کار، یعنی دیدن تصویر بزرگ‌تر. یعنی قبل از اینکه وارد عمل شویم، بفهمیم دقیقاً چه مشکلی در پروژه وجود دارد و بهترین راه‌حل چیست. در واقع تحلیلگر کسب‌وکار مثل یک مترجم بین نیازهای سازمان و راه‌حل‌های فنی عمل می‌کند. اگر این مرحله، یعنی آنالیز کسب‌وکار به‌درستی انجام شود، همۀ پروژه‌ها با دقت، سرعت و هماهنگی بیشتری پیش می‌روند.
سوالات متداول
تحلیل کسب‌وکار دقیقاً به چه معناست؟
تحلیل کسب‌وکار فرآیندی‌ست برای شناخت نیازها، مشکلات و فرصت‌های سازمان و پیدا کردن بهترین راه‌حل برای آن‌ها.
چه کسی مسئول انجام تحلیل کسب‌وکار است؟
معمولاً شخصی به نام «تحلیلگر کسب‌وکار» (Business Analyst) این کار را انجام می‌دهد، اما در شرکت‌های کوچک ممکن است مدیر پروژه یا مدیر محصول هم این نقش را بر عهده بگیرد.
چرا چک لیست تحلیل کسب و کار مهم است؟
چون بدون این سند، تصمیم‌گیری‌ها بر پایه حدس و گمان انجام می‌شوند. وجود چک لیست باعث می‌شود تحلیلگر سردرگم نباشد و منابع سازمان در مسیر درستی استفاده شوند.
