مدیریت زمان | تکنیک‌های کاربردی و راهنمای کامل مدیریت زمان

اگر محتوی شنیدنی را ترجیح می‌دهید، فایل صوتی مقاله را گوش کنید:
 

آموزش تکنیک‌های مدیریت زمان، مسئله‌ای است که بسیاری از ما با آن دست‌وپنجه نرم می‌کنیم. مدیریت موثر زمان، به ما این امکان را می‌دهد که از روز خود بهترین استفاده را ببریم، وظایف‌مان را سریع‌تر انجام دهیم و کارهایمان را بر مبنای اهمیت، اولویت‌بندی کنیم.

افراد مختلف، به استراتژی‌های مدیریت زمان متفاوتی نیاز دارند. مثلا اگر دانشجوی کارشناسی‌ارشد باشید، حتما زمان‌تان را به روشی متفاوت از یک مادر شاغل مدیریت خواهید کرد. یا مثلا اگر فردی بصری باشید، ممکن است یک تقویم رنگی را، به لیست کارهای نوشته شده ترجیح دهید.

پیدا کردن روشی که برای مدیریت زمان به شما کمک می‌کند، کلید ایجاد یک زندگی کارآمد و منظم برای شما است. برای همین هم در این مقاله تصمیم داریم 12 تکنیک برتر مدیریت زمان را با هم بررسی کنیم. همچنین در ادامه نحوه اجرای آنها و انواع افرادی که بیشتر از این روش‌ها سود می‌برند را معرفی خواهیم کرد.

12 تکنیک مدیریت زمان

دستیابی به تعادل در زندگی، با مدیریت موثر زمان امکان‌پذیر است. یادگیری نکات مدیریت زمان نه تنها به شما کمک می‌کند زمان‌تان را بهتر مدیریت کنید، بلکه بهره‌وری شخصی را نیز افزایش می‌دهد. در اینجا چند استراتژی مدیریت زمان را آورده‌ایم، که می‌توانید آنها را امتحان کنید:

روش مسدود کردن زمان (Time Boxing)

ایلان ماسک یک تولید کننده مشهور است. او زمان‌اش را آنقدر خوب مدیریت می‌کند که می تواند بیش از 80 ساعت در هفته کار کند و همچنان وقت اضافی داشته باشد. اما راز او چیست؟ ایلان ماسک از تکنیک تایم باکسینگ یا همان time blocking استفاده می‌کند.
 

چه کسانی باید از تکنیک مدیریت زمان ایلان ماسک استفاده کنند؟

• دانش آموزان یا والدین شاغل
• متفکران تحلیلی

اگر جز این دو دسته افراد هستید حتما درس یازدهم این درسنامه را بخوانید.

تحلیل پارتو (با نام مستعار، قانون 80/20)

قانون 80/20 تکنیکی است که توسط اقتصاددان ایتالیایی ویلفردو پارتو ایجاد شده است. این ایده می‌گوید که 20٪ از کارها و اقدامات، سبب ایجاد 80٪ از نتایج هستند. هدف تجزیه و تحلیل پارتو این است که به شما کمک کند، کارهایی را که در حل مشکلات مؤثرتر هستند، اولویت‌بندی کنید.

انواع افرادی که از تجزیه‌و‌تحلیل پارتو سود می برند:

• حل کننده‌های مشکلات
• متفکران تحلیلی

اما پیشنهاد می‌کنم برای درک بهتر این تکنیک مدیریت زمان به درس دوازدهم مراجعه کنید که به طور مفصل راجع به آن صحبت کرده‌ایم.

قانون پارکینسون

مورخ بریتانیایی سیریل نورثکوت پارکینسون با عبارت «کار تا زمانی که به سرانجام برسد، ادامه می‌یابد» مشهور شد. به عبارت دیگر، مدت زمانی که برای انجام یک کار خاص اختصاص می‌دهید، همان مدت زمانی است که برای انجام آن کار صرف می کنید.

انواع افرادی که این کار برای آنها کار می کند:

• افراد کند که سرعت عملشان پایین است.
• افرادی که تحت فشار به خوبی کار می‌کنند.

پیشنهاد می‌کنم برای آموزش بیشتر درباره این تکنیک مدیریت زمان درس سیزدهم را مطالعه کنید.

تکنیک ماتریس آیزنهاور

قبل از اینکه دوایت آیزنهاور در سال 1953 رئیس جمهور شود، در طول جنگ جهانی دوم به عنوان فرمانده نیروهای متفقین در ارتش ایالات متحده خدمت می‌کرد. او هر روز با تصمیمات دشواری روبه‌رو می‌شد که سبب شد تکنیک ماتریس آیزنهاور را ایجاد کند.

انواع افرادی که از ماتریس آیزنهاور سود می‌برند:

• افرادی که در پست‌های رهبری هستند.
• متفکران منتقد

درباره این تکنیک مدیریت زمان هم به طور مفصل در درس چهاردهم صحبت کرده‌ایم.

تکنیک پومودورو

این تکنیک توسط کارآفرین و نویسنده مطرح، فرانچسکو سیریلو ایجاد شده است. تکنیک پومودرو از تایمر، برای تقسیم کارهایتان به فواصل زمانی مختلف کمک می‌گیرد.

انواع افرادی که از تکنیک پومودورو سود می‌برند:

• متفکران خلاق
• کسانی که از کار احساس خستگی می‌کنند.

با انجام این تکنیک بهتر می‌توانید، به برنامه روزانه و برنامه هفتگی‌تان پایبند باشیدکه به طور کامل در درس پانزدهم درباره آن صحبت خواهیم کرد.

روش انجام کارها (GTD)

این تکنیک که توسط نویسنده دیوید آلن ایجاد شده است، به شما کمک می‌کند تا کارها را با ثبت وظایف روی کاغذ انجام دهید و سپس آن‌ها را به موارد عملی برای انجام تقسیم کنید.

انواع افرادی که از روش GTD بهره مند می شوند:

• افرادی که تلاش می‌کنند روی یک مسئله تمرکز کنند.
• افرادی که در زندگی روزمره خود احساس خستگی می‌کنند.

این روش را در درس شانزدهم به طور مفصل توضیح می‌دهیم.

روش برنامه ریزی سریع (RPM)

“RPM” مخفف «روش برنامه‌ریزی سریع» یا «نتیجه، هدف و برنامه اقدام گسترده» است. این تکنیک توسط سخنران انگیزشی تونی رابینز به عنوان راهی برای آموزش تمرکز، برای انجام کارهاست.

انواع افرادی که از RPM سود می برند:

• دانش آموزان یا والدین شاغل
• افرادی که اهداف بلند مدت دارند

روش برنامه ریزی سریع را در درس هفدهم درسنامه مدیریت زمان توضیح خواهیم داد.

تئوری Pickle Jar

این نظریه به شما کمک می‌کند تا بفهمید چه کاری در زندگی روزمره‌تان مفید است و چه چیزی مفید نیست. این تکنیک به شما امکان می‌دهد تا وظایف‌تان را توسط برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی انجام دهید.

انواع افرادی که از این نظریه سود می‌برند:

• افراد بصری
• متفکران

در درس هجدهم همین درسنامه به طور مفصل راجع به این روش برنامه ریزی و مدیریت زمان صحبت می‌کنیم.

تکنیک قورباغه را قورت بده!

این تکنیک توسط مارک تواین نامگذاری شده است: اول روز یک قورباغه زنده را بخورید و در نتیجه هیچ اتفاق بدی در طول روز برای شما نخواهد افتاد. روز خود را ابتدا با انجام سخت‌ترین کارها و کنار گذاشتن آنها از سر راه شروع کنید.

انواع افرادی که از تکنیک قورباغه‌ات را قورت بده، سود می برند:

• متفکران انتزاعی
• افرادی با اهداف بلند مدت

اگر جز این دو دسته از افراد هستید، درس نوزدهم را حتما مطالعه کنید.
 

روش اقدام

روش اقدام بر مبنای این فرضیه قرار دارد که همه چیز یک پروژه است. شما تمام فعالیت‌هایتان را مثل یک پروژه می‌بینید که بخش‌های مختلفی دارد و آنها را مدیریت می‌کنید. این روش می‌تواند مهارت‌های برنامه‌ریزی موثر و تعیین اهداف را تقویت کند.
 

همچنین می‌تواند مشکلات برنامه‌ریزی ناکارآمد و انجام چند کار همزمان را هم حل کند.
وقتی از روش اقدام استفاده می‌کنید، فعالیت‌ها و کارهایتان را مثل یک پروژه سازماندهی می‌کنید. سپس فعالیت‌ها را به دسته‌های مختلف تقسیم کرده و یکی یکی انجام می‌دهید.
 

روش ساینفلد

سیستم تقویم ساینفلد از این گفته جری ساینفلد در رابطه با بهره‌وری الهام گرفته: «زنجیره را نشکن.»
این روش به این صورت است که هر روز که روی یک مهارت کار می‌کنید، آن روز را علامت قرمز می‌زنید و زنجیره‌ای از روزهای قرمز رنگ تشکیل می‌دهید. اگر یک روز کار نکنید، آن را قرمز نمی‌کنید و در واقع زنجیره را شکسته‌اید.
این روش، مهارت تعیین هدف را تقویت کرده و مشکل موعدهای مقرر به تاخیرافتاده را حل می‌کند.
 

قانون 10 دقیقه

در این روش، به خودتان می‌گویید که 10 دقیقه روی یک تسک کار می‌کنید. بعد از اتمام 10 دقیقه، تعیین می‌کنید که آیا می‌خواهید کار را متوقف کنید یا ادامه بدهید.
 

قانون 10 دقیقه هم یک سری مهارت‌ها را پرورش می‌دهد. از جمله برنامه‌ریزی موثر، مدیریت استرس و اولویت بندی.
برای اجرای این روش، یک کار را انتخاب می‌کنید، فورا کار کردن روی آن را شروع می‌کنید، پس از 10 دقیقه، تمرکز کرده و مکث کنید. از خودتان بپرسید آیا می‌خواهید کار را متوقف کنید یا می‌خواهید 10 دقیقه دیگر ادامه دهید؟
به همین ترتیب در دوره‌های 10 دقیقه کار کنید تا تصمیم بگیرید برای آن روز کافیست و دست از کار بکشید.

انتخاب یک تکنیک مدیریت زمان که برای شما کار می‌کند

هر کسی که هستید و در هر جایگاهی که قرار دارید، استفاده از مهارت‌های مدیریت زمان برای شما حیاتی است. اگر عادت دارید کارها را تا آخرین لحظه رها کنید، از قانون پارکینسون یا روش قورت دادن قورباغه استفاده کنید. اگر در تمرکز بر روی کاری که در دست دارید مشکل دارید، تکنیک پومودورو را امتحان کنید تا در فواصل زمانی کوتاه با شدت بیشتری کار کنید.
 

تسلط بر مدیریت زمان شما را برای موفقیت در تمام زمینه‌های زندگی آماده می‌کند و به شما کمک می‌کند از اضطراب به دور باشید. تکنیک مدیریت زمان در فروش هم بسیار موثر است، مخصوصا اگر با ابزار مناسبی مثل CRM همراه باشد، فروش‌تان را متحول می‌کند. اگر فروش‌تان برایتان مهم است و می‌خواهید بدانید چطور می‌توانید روز به روز فروش بیشتری داشته باشید، تیم مشاوره فروش دیدار با متخصصان حرفه‌ای آماده است تا کمک‌تان کند.

مهارت‌های مدیریت زمان

مهارت مدیریت زمان هر چیزی است که کمک می‌کند در وقت‌تان صرفه‌جویی کرده و بازده‌تان را بالا می‌برد. این مهارت‌ها عبارتند از:

• تعیین هدف
• اولویت بندی کارها
• استفاده موثر از وقت
• ایجاد روتین‌های کاری
• تصمیم گیری
• تفویض اختیارات
• کنار گذاشتن هر چیزی که حواستان را پرت کرده و قت‌تان را هدر می‌دهد
• برگزاری موثر جلسات
• سازماندهی محل کار

سه روش قدرتمند مدیریت زمان

حالا که با اهمیت مدیریت زمان و تکنیک‌های آن آشنا شدید، بیایید ببینیم 3 روش موثرتر مدیریت زمان کدام است. گفته می‌شود تکنیک‌های ماتریس آیزنهاور، مسدود کردن زمان و قورباغه را قورت بده، روش‌هایی هستند که بیشترین کمک را به مدیریت زمان می‌کنند. ماتریس آیزنهاور برای افرادی مناسب است که مسیر مشخصی را طی نمی‌کنند، روش مسدود کردن زمان برای آنهایی مناسب است که خیلی زود حواس‌شان پرت می‌شود و روش قورباغه را قورت بده، برای آن دسته از افرادی مناسب است که مدام کارهایشان را به تعویق می‌اندازند.
 

همان‌طور که گفتیم، استفاده از نرم افزار CRM در کنار این روش‌ها هم به تسریع کار کمک می‌کند و هم اینکه نتیجه مطلوب‌تری به دست می‌دهد. با این اوصاف شاید تنها نگرانی شما، قیمت CRM باشد، که ما در دیدار، بهترین نرم‌افزار را با مناسب‌ترین قیمت ارائه می‌دهیم. می‌توانید 15 روز رایگان از آن استفاده کنید و اگر خوب بود، آن را بخرید.

×

یکشنبه نامه های رایگان دیدار!

با به‌روزترین و علمی ترین مقالات حوزه فروش و ارتباط با مشتری هر یکشنبه قبل از صرف صبحانه منتظر یک ایمیل خوشمزه از طرف ما باشید

• ایمیل