قانون پارتو(قانون ۲۰ ۸۰)، راز افزایش بهره‌وری سازمانی

در سال 1906، ویلفردو پارتو اقتصاددان ایتالیایی یک فرمول ریاضی برای توصیف توزیع نابرابر ثروت در کشورش ایجاد کرد. پارتو مشاهده کرد که 20٪ مردم، 80٪ دارایی ملت را در اختیار دارند. در ابتدا، خود او هم نمی‌توانست آن را درک کند، اما به‌ مرور متوجه می‌شود که این قانون با دقتی خارق‌العاده در بسیاری از موارد اعمال ‌شده و در بسیاری از رشته‌ها از جمله مطالعه بهره وری کسب‌وکار مفید است. اصل پارتو یکی از مفاهیمی است که در آموزش بازاریابی هم بسیار مورد توجه قرار گرفته است. با ما همراه باشید تا معنای پارتو و استفاده از اصل پارتو در بازاریابی و کسب‌وکار را یاد بگیرید.

قانون پارتو چیست؟

اصل پارتو که به قانون 20/80 هم معروف است، بیان می‌کند که در بسیاری از مواقع، 20% موارد علت به وجود آمدن 80% نتایج است. یعنی اگر کسب‌وکارتان به موفقیت می‌رسد، علتش تلاش 20% افراد است.
 

تاریخچه قانون پارتو

در سال 1940، دکتر جوزف ام جوران اقتصاددان و مشاور مدیریت محصول، قانون 20/80 را به پارتو نسبت داد و آن را اصل پارتو یا قانون پارتو نامید. اگرچه احتمالاً این اصل به یک اصطلاح معروفی تبدیل نشده، اما قطعاً تا امروز قانون 80/20 برای توصیف نابرابری اقتصادی کاربرد زیادی داشته است. علاوه بر این، یک ابزار مفید برای کمک به شما در اولویت‌بندی و مدیریت کار در زندگی شخصی‌تان است.

جوران، بعداً قانون 20/80 را در مطالعات کیفیت محصول به کار برد. برای نمونه، او عنوان کرده که در روند تولید 20% نواقص باعث 80% مشکلات است.

اصل پارتو چگونه به شما کمک می‌کند؟

• برخی از مشکلاتی که با آن روبرو هستید را فهرست کنید. به عنوان مثال، شاید نمرات‌تان مدام در حال کم شدن باشد.
• اول باید علت اصلی هر مشکل را شناسایی کنید. شاید نمرات شما به دلیل اینکه زمان زیادی را در شبکه‌های اجتماعی صرف می‌کنید، تلف می‌شود.
• به هر مسئله یک امتیاز اختصاص دهید: به مسائل مهم‌تر، امتیاز بیشتری دهید.
• موارد اتلاف زمان را بر اساس علت، با هم گروه‎بندی کنید: مثلا تمام موارد اتلاف زمان ناشی از صرف وقت زیاد در شبکه‌های اجتماعی را، با هم گروه‌بندی کنید.
• امتیاز هر گروه را جمع کنید: گروهی که بالاترین امتیاز را دارد، موضوعی است که ابتدا باید روی آن کار کنید.
• حالا باید برای رفع مشکل به صورت عملی، اقدام کنید.

قانون پارتو در مدیریت زمان

اصل پارتو، ابزار قدرتمندی برای مدیریت زمان است. اینها نکاتی برای استفاده از قانون پارتو در مدیریت زمان است:

• 20% کارهایی که 80% نتیجه مطلوب را به دست می‌دهند، شناسایی کنید.
• برای استفاده از قانون پارتو در انجام وظایف روزانه، ساعت‌های مفید را شناسایی کرده و سعی کنید وقتی بیشترین بازده را دارید، متمرکز بمانید .
• به دنبال راه‌هایی برای بهبود زمینه‌های کلیدی باشید و در عین حال، مهارت و اختیارات خود را گسترش دهید.
• به طور منظم اولویت‌هایتان را براساس اینکه چه چیزی برایتان کارساز است و چه چیزی جواب نمی‌دهد، بررسی کنید.
• از همه مهمتر اینکه سعی کنید روی کارهایی تمرکز کنید که بیشترین تاثیر را دارند.

با بکارگیری قانون پارتو در مدیریت زمان، می‌توانید با تمرکز روی مهم‌ترین کارها و به حداقل رساندن فعالیت‌های کم ارزش، در کوتاهترین زمان به بیشترین نتیجه برسید. این مساله منجر به بهره‌وری، کارایی و موفقیت بیشتر می‌شود.
 

مثلا در مدیریت پروژه، 80% ارزش از 20% تلاش‌های اولیه به دست می‌آید. یعنی تیم‌های پروژه گزارش می‌دهند که کارشان پس از مدت کوتاهی تمام خواهد شد و قبل از گزارش هرگونه پیشرفت، زمانی سپری خواهد شد.
به عبارت دیگر، 80% کار شما را 20% اعضای تیم‌تان انجام می‌دهند. این مساله موجب می شود باور کنیم که شکاف بزرگی بین کارمندان برتر و سایر اعضای تیم وجود دارد.

 
اما بیایید چند مورد از کاربردهای اصل پارتو در کسب‌وکار را با هم مرور کنیم.
 

قانون پارتو در کسب‌وکار

تا اینجا متوجه شدید قانون پارتو چیست و چطور به کمک آن درک عمیق‌تری از تلاش‌های کسب‌وکارتان در برابر نتایج، به دست می‌آورید.
 

حالا می‌خواهیم ببینیم اصل پارتو در کسب‌وکار شما به چه صورت است؟
استفاده از قانون پارتو در کسب‌وکار کمک می‌کند:

سودتان را به طور چشمگیری بالا ببرید

وقتی درک کنید که 20 درصد فروشنده‌هایتان 80 درصد سودآوری را دارند، متوجه می‌شوید که باید تلاش‌های خود را به گونه‌ای مدیریت کنید تا به نفع کسب‌وکارتان باشد.
 

می‌توانید هدررفت‌ها را به طور چشمگیری کاهش دهید

هر چه زودتر نقاط هدررفت را شناسایی کرده و بفهمید وقت و منابع شما کجا هدر می‌رود و جلویش را بگیرید، بهتر است.
وقتی آنها را از بین ببرید، می‌بینید که بهره‌وری کلی شرکت‌تان مثل موشک بالا می‌رود.
 

می‌توانید استراتژی خدمات مشتری خود را بهبود دهید

هرچقدر خدمات مشتری خوبی ارائه دهید، کسب‌وکار موفق‌تری خواهید بود. پس واقعا مهم است که استراتژی پشتیبانی مشتری قوی داشته باشید.

 
اصل پارتو در کسب‌وکار بیان می‌کند که 20 درصد کاتالوگ محصول شما عامل 80 درصد شکایات مشتریان است. پس هر چه زودتر این موارد را شناسایی کرده و آنها را برطرف کنید، بهتر و سریع‌تر به نتیجه می‌رسید.
 

می‌توانید وب‌سایت موثرتری برای شرکت بسازید

نگاه دقیق‌تری به آنالتیکس شرکت خود بیندازید. بدون شک متوجه می‌شوید که 20 درصد صفحات شما، 80 درصد ترافیک سایت‌تان را می‌گیرد.
 

قانون پارتو در وظایف روزانه

اصل پارتو فقط یک استراتژی کسب‌وکار نیست، بلکه می‌توان از آن در زندگی روزمره و منافع شخصی هم استفاده کرد. وقتی در انجام وظایف روزانه، اولویت‌بندی داشته باشید و روی کارهای مهم‌تر تمرکز کنید، متوجه خواهید شد که به موفقیت‌های بزرگتری دست پیدا می‌کنید.
 

برای استفاده از قانون پارتو در وظایف روزانه، می‌توانید اقدامات زیر را انجام دهید:

• وقت بیشتری برای کارهای مهم‌تر بگذارید و وقت کمتری برای کارهایی که اهمیت کمتری دارند.
• وظایف‌تان را بر اساس اهمیت‌شان، اولویت بندی کنید.
• هر بار روی 2 تا 3 حوزه مهم تمرکز کنید تا آنها را بهبود دهید.
• ببینید کدام کارها بیشترین وقت‌تان را در روز می‌گیرند و آنها را اول صبح انجام دهید (یا آخرین کار در شب)

قانون 80/20 در فروش

مطمئنا فروشنده‌های شما تنوع زیادی از محصولات را به مشتریان ارائه می‌دهند. البته این محصولات پیشنهادی، سطح موفقیت متفاوتی دارند. با استفاده از قانون پارتو می‌توانید عملکرد تیم فروش خود را اولویت‌بندی کنید. به این ترتیب که محصولاتی را پیشنهاد دهید که برای مشتری و نیازش از همه مناسب‌تر باشد و بهترین نتیجه را به دست بدهد. به احتمال زیاد، 80% مشتریان جدید شما از 20% محصولات پیشنهادی استقبال می‌کنند.
 

مدیر فروش نه تنها باید قانون 80/20 را به صورت سطحی استفاده کند، بلکه باید در اعداد عمیقتر شده و تصویر واضح‌تری از عملکرد فروش به دست آورد.
 

با استفاده از قانون پارتو در فروش، می‌توانید درک بهتری از موارد زیر داشته باشید:

• پیدا کردن مشتری بالقوه: 20 درصد مشتریان بالقوه، 80 درصد نرخ تبدیل را شامل می‌شوند.
• مشتریان فعلی: 20% مشتریان شما، افرادی هستند که 4 برابر بیشتر از بقیه برای خرید محصولات شما هزینه می‌کنند.
• تیم فروش: 20 درصد اعضای تیم فروش شما مسئول 80 درصد کار تیمی هستند.
• نمایندگان فروش: 20% فروشنده‌های شما مسئول 80% درآمدتان هستند.
• محصول: 20% آمیخته محصول شما، 4 برابر بیشتر از بقیه محصولات به فروش می‌رسد.

چگونه با قانون 80/20 بهره وری خود را افزایش دهیم؟

راه‌های مختلفی وجود دارد که بتوانید از قانون 20/80 استفاده کنید تا بهره‌وری شغلی یا کسب‌وکاری خود را افزایش بدهید. اول، اگر به موارد موجود در لیست «کارهایی که باید انجام دهم» خود دقت کنید، احتمالاً فقط تعداد کمی از آن‌ها به موضوعات مهم مرتبط هستند. اگرچه ممکن است انجام کارهای کوچک، رضایت‌بخش باشد، اما قانون پارتو می‌گوید تمرکز خودتان را روی کارهای مهم‌تر که نتایج بزرگ‌تری به بار می‌آورند بگذارید. این فهرست ممکن است کوچک نشود اما شما باید مسائل مهم‌تری که تأثیر بیشتری روی نتیجه کارتان دارد را در اولویت بگذارید.

در مرحله بعدی، در ارزیابی ریسک‌های یک پروژه متوجه خواهید شد که همه ریسک‌ها از اهمیت یکسانی برخوردار نیستند. ریسک‌هایی که بالاترین پتانسیل آسیب را دارند، انتخاب کنید و فعالیت‌های نظارت و برنامه‌ریزی ریسک خود را روی آن‌ها متمرکز کنید. توجه داشته باشید که دیگر ریسک‌ها را نادیده نگیرید، فقط تمرکز خود را به نسبت مناسب روی هر کدام تقسیم کنید.

مثال قانون پارتو

پیش‌ از این هم گفتیم که بیشتر درآمد یک شرکت از یک بخش کوچک مشتریان به دست می‌آید. تمرکز خود را روی 20% از مشتریانی که بیشترین درآمد را برای شما دارند، بگذارید و زمان خود را صرف درک، شناسایی و تعیین مشتریان مشابه کنید. به‌ طور منظم 80٪ از مشتریان خود که 20٪ منافع را برای شما ایجاد می‌کنند شناسایی کرده و فرصت‌های بالقوه را صرف مشتریانی کنید که آورده بیشتری برای شما دارند.

برخی از مدیران و شرکت‌ها لیست مشتریان خود را هر چند سال یک‌بار بررسی می‌کنند و درنتیجه مشتریانی که عملکرد پایین‌تری دارند را کنار می‌گذارند. قانون 80/20 را برای خدمات‌رسانی به مشتریان هم استفاده کنید. اگر 20٪ از محصولات شما 80٪ از شکایات را ایجاد می‌کند، آنالیز ریشه‌ای انجام دهید تا مشکلات کیفیت را در آن 20% درصد شناسایی کنید. روی هر گونه مسئله ثبت‌ شده‌ای تمرکز کنید و در صورت لزوم اقدامات اصلاحی انجام دهید.

قانون پارتو و آنالیز حجم کار

کار آفرینان و متخصصان مستقل می‌توانند از قانون 80/20 برای ارزیابی میزان کار خود استفاده کنند. آن‌ها احتمالاً دریابند که مقدار نامتناسبی از وقتشان صرف فعالیت‌های بی‌ اهمیتی مانند کارهای اداری می‌شود که می‌توان به‌ راحتی و با کمترین هزینه از آن‌ها خارج شد. هنگامی‌ که میزان پیشرفت به سمت اهداف خود را در اواسط سال ارزیابی می‌کنید، روی موارد مهم برای پیشرفت یا موفقیت تمرکز کنید. همان‌ طور که در لیست وظایف، اهمیت همه وظایف و اهداف به‌ طور یکسان نوشته نمی‌شوند.

محدودیت‌های عملی در قانون 80/20

قانون 80/20 در زندگی شخصی و شغلی ما کاربردهای بسیاری دارد، اما در مواردی هم وجود دارد که می‌توان آن‌ها را به میدان مین تشبیه کرد. اگر مدیر هستید، روی 20% از کارمندان برتر که هزینه 80% کل کارمندان را مصرف می‌کنند، به‌ هیچ‌ وجه متمرکز نشوید. شما مسئول افزایش تعداد کارمندان برتر هستید و نباید تنها روی ارزیابی و حذف افرادی که عملکرد ضعیفی دارند متمرکز شوید.

به‌عنوان سرمایه‌گذار هم ممکن است که فکر کنید اصل 20/80 پیشنهاد کاهش تنوع در سرمایه‌گذاری به شما می‌دهد. ممکن است تصمیم بگیرید بیشتر تمرکز خود را روی 20% از سهام پورتفو خود که 80% بازدهی را دارد بگذارید، اما فراموش نکنید که سبد سهام شما باید ترکیب متنوع خود را حفظ کند.
 

نکته مهم

برداشت اشتباهی که از قانون پارتو می‌شود این است که برخی فکر می‌کنند «20٪ تلاش‌ها 80٪ نتایج را به همراه دارد» اما این به هیچ وجه درست نیست. اعداد 20 و 80 در قانون پارتو به میزان تلاش اشاره ندارند، بلکه به علل و آثار مربوط می‌شوند. به عبارت دیگر، آنچه قانون پارتو یا قانون 20 80 می‌خواهد بگوید کم کردن نیست، بلکه تمرکز کردن بر آن بخش خاصی از کار است که بیشترین تاثیر را دارد.
 

نتیجه‌گیری

اصل پارتو در مورد تحلیل نتایج و خروجی تلاش‌های شما هم مفید است. وقتی در فهرست وظایف یا اهداف شما پیاده شود اثرات بسیار خوبی به‌ جا می‌گذارد. این اصل می‌تواند یک چارچوب مفید برای رفع بسیاری از مشکلات ایجاد کند. آزادانه از آن استفاده کنید، اما فراموش نکنید که 20٪ از هر چیزی مقدار ناچیزی نیست. می‌توانید با استفاده از نرم‌افزار CRM بهره وری خود را افزایش دهید و تاثیر قانون پارتو را در نتایج کارتان مشاهده کنید.
 

×