راهنمای قدم به قدم ماتریس آیزنهاور
مدیریت کارهای فردی و تیمی

ماتریس آیزن هاور یک تکنیک برای اولویت بندی کارهاست به گونه‌ای که بتوانید به کمک این ماتریس بین آنچه برای اهداف بلند مدت مهم است و آنچه در حال حاضر باید انجام شود تعادل ایجاد کنید.

بیایید بحث را با یک مثال شروع کنیم. فرض کنید احسان روز خود را با برنامه‌ای با بازده بالا آغاز می‌کند. او امیدوار است ورزش کند، اولین قدم را برای شروع یک کار جانبی برداشته و چند صفحه کتاب بخواند.

تا قبل از رسیدن به محل کار، برنامه خوب پیش می‌رود. بلافاصله بعد از وارد شدن به دفتر کار، او تماس‌های تلفنی دریافت می‌کند، کارهای ضرب العجل پیش می‌آیند، همکاران از او کمک می‌خواهند. با نزدیک شدن به پایان روز متوجه می‌شود که زمان کوتاهی برای انجام وظایف مطابق برنامه اصلی خود دارد. در نتیجه برنامه‌های خود را برای روز بعد به تعویق می‌اندازد اما هر روز این چرخه تکرار می‌شود.

آیا داستان احسان شبیه داستان شماست؟ آیا قصد دارید روی اهداف بلند مدت خود کار کنید اما موفق نمی‌شوید؟

اگر چنین است، ماتریس آیزن هاور می‌تواند به کمک شما بیاید. اما قبل از هر چیزی ببینیم ماتریس آیزنهاور چیست؟! اصلا چرا باید از ماتریس آیزنهاور استفاده کنیم؟ این ماتریس چطور به مدیریت زمان و اولویت بندی کارهای ما کمک می‌کند؟!

ماتریس آیزنهاور چیست؟

ماتریس آیزن هاور یک تکنیک مدیریت زمان برای سازماندهی وظایف و رسیدگی به کارهاست. با تقسیم کارهای خود به 4 ربع به شرح زیر، می‌توانید تصمیماتی که باید بگیرید را ساده کنید.

• ربع اول: فوری و مهم؛ وظایفی که باید بلافاصله روی آن‌ها کار کنید.
• ربع دوم: فوری نیست اما مهم است؛ وظایفی که باید زمان آن‌ها را تعیین کنید.
• ربع سوم: فوری اما مهم نیست؛ وظایفی که باید آن‌ها را واگذار یا برون سپاری کنید، یا باید اتوماتیک شود.
• ربع چهارم: فوری نیست و مهم هم نیست؛ وظایفی که باید کم شوند یا آنها را حذف کنید.

این تکنیک ابتدا توسط دوایت آیزنهاور، سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده طراحی شد. استفان کاوی با پرداختن به این موضوع در کتاب پرفروش خود، 7 عادت افراد بسیار مؤثر، کمک کرد تا افراد بیشتری با آن آشنا شوند. تکنیک آیزنهاور با نام ماتریس مهم-فوری نیز شناخته می‌شود زیرا کاوی از این اصطلاح در کتاب بسیار استفاده کرده است.

تفاوت بین کارهای فوری و مهم در ماتریس آیزن هاور

تمرکز اصلی ماتریس آیزنهاور در واقع روی تمایز بین کارهای مهم و فوری است. بنابراین باید بدانیم دقیقا چه کارهایی برای ما اهمیت دارند و چه کارهایی ضروری یا فوری هستند.
 

کارهای فوری به زمان حساس هستند و توجه شما را می طلبند. آنها وظایفی هستند که موظف هستید انجام دهید. تمرکز روی کارهای فوری شما را در یک ذهنیت واکنشی قرار می‌دهد که می‌تواند باعث شود احساس تدافعی، عجله و کمبود تمرکز کنید.
 

وظایف مهم مربوط به ماموریت، ارزش‌ها و اهداف بلند مدت شما هستند. آنها ممکن است نتایج فوری به همراه نداشته باشند که نادیده گرفتن آنها را آسان می‌کند. گاهی اوقات کارهای مهم نیز فوری هستند؛ اما کمتر این اتفاق می‌افتد. تمرکز بر کارهای مهم شما را در یک طرز فکر پاسخگو قرار می دهد که باعق می شود احساس آرامش، منطق و خلاقیت برای ایجاد ایده های جدید داشته باشید.
 

مردم اغلب تمایل دارند که بگویند همه کارهای فوری، مهم هم هستند که اغلب این طور نیست. این تفکر نادرست ممکن است با تمایل ما برای تمرکز بر مشکلات و راه حل‌های کوتاه مدت مرتبط باشد.

اما واقعیت این است که شادی و رضایت زمانی حاصل می شود که ما روی کارهای بلندمدت تمرکز کنیم.

چرا به ماتریس آیزنهاور نیاز دارید؟

قبل از اینکه به جزئیات هر ربع بپردازیم، اجازه دهید نگاهی به جریان عادی رویدادها در زندگی یک انسان معمولی بیندازیم. درک خلأها در برنامه‌ها و روتین‌های روزانه به شما کمک می‌کند تا بفهمید چرا باید از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید.

در یک روز معمولی، اگر کنترل تصمیمات خود را در دست نگیرید، وظایف و کارهای مختلف برنامه‌های شما را از مسیر دلخواهتان خارج می‌کند. ناگهان متوجه می‌شوید روی یک حالت اتوماتیک قرار گرفته‌اید که در آن کارهای روزمره، اعمال شما را کنترل می‌کنند.

مانند احسان، شما روز را با خط زدن اولین کار در برنامه خود شروع می‌کنید. اما همانطور که روز را پیش می‌روید، حواس پرتی‌ها و تداخلات کارهای مختلف زمان و توجه شما را می‌گیرد. مجبور می‌شوید به جای تمرکز بر آنچه برای اهداف بلندمدت مهم است، روی چیزهای که الان مهم است کار کنید.

با گذشت زمان متوجه می‌شوید که دیگر وقت ندارید کارهایی را که صبح برنامه ریزی کردید انجام دهید. در نتیجه برنامه‌ای را برای روز بعد، تهیه می‌کنید. حتی اگر بعداً اوقات فراغتی پیدا کنید، از نظر اخلاقی به خود مجوز می‌دهید که کار را به تعویق بیندازید زیرا تصمیم گرفته‌اید یک روز استراحت کنید. اما فردا هیچ فرقی با امروز ندارد و برنامه رسیدن به اهداف بلند مدت شما تبدیل به یک چرخه بی پایان تعلل می‌شود.

ماتریس آیزن هاور به شما کمک می‌کند تا مراقب اهداف بلندمدت خود باشید بدون اینکه به وظایف مهم فعلی آسیب بزنید.
اما چطور از ماتریس آیزنهاور برای اولویت بندی و مدیریت کارها استفاده کنیم؟!

چهار ربع ماتریس آیزنهاور

پیش‌تر گفتیم که ماتریس آیزن هاور کارها را به 4 بخش تقسیم می‌کند:
 

ربع اول

کارها در ربع اول هم فوری و هم مهم هستند. عدم انجام وظیفه منجر به یکسری عواقب می‌شود. بنابراین شما چاره‌ای ندارید جز اینکه فوراً این کارها را انجام دهید.

ویژگی‌های وظایف در ربع اول به شرح زیر است:

• فوری و مهم
• ناتمام گذاشتن عواقبی را به دنبال دارد
• در حال حاضر نیاز به اقدام دارد

ربع دوم

کارهای ربع دوم مهم‌اند، اما فوری نیستند. وظایف مربوط به اهداف بلند مدت، فرصت‌های رشد و توسعه شخصی دقیقاً در این زمینه قرار می‌گیرند. با این حال مسئله این است که چون چنین وظایفی فوری نیستند، در اولویت دوم قرار می‌گیرند. آن‌ها هیچ موعد مقرری ندارند و شما این اختیار را دارید که تصمیم بگیرید چه زمانی آن‌ها را شروع کنید و به پایان برسانید.

مزیت کار بر روی کارهایی که در ربع دوم قرار می‌گیرند، بلند مدت است. با این حال شما آن‌ها را به تعویق می‌اندازید و فکر می‌کنید که در آینده شروع خواهید کرد و در حال حاضر در منطقه امن خود می‌مانید.

جالب اینجاست که این بخش مهم‌ترین ربع است اما بیشتر از همه نادیده گرفته می‌شود.

ویژگی‌های وظایف در ربع دوم به شرح زیر است:

• مهم است اما فوری نیست
• انجام ندادن آن در حال حاضر پیامدهای فوری ندارد
• موعد مقرری ندارد
• مزایای بلند مدت دارد

ربع سوم

کارها در ربع سوم فوری هستند، اما مهم نیستند. اگرچه این موارد به توجه شما در حال حاضر نیاز دارد، اما پرداختن به آن‌ها فایده قابل توجهی ندارد. آن‌ها به مهارت یا حضور شما نیاز ندارند، بلکه هر کسی می‌تواند آن‌ها را انجام دهد. شما به دلیل عادت یا به این خاطر که نه گفتن شما را معذب می‌کند، وقت خود را صرف انجام چنین کارهایی می‌کنید.

ویژگی‌های وظایف در ربع سوم به شرح زیر است:

• فوری اما مهم نیست
• کار وقت گیر و پر مشغله‌ای است
• به مهارت شما نیازی ندارد

ربع 4

وظایف در ربع چهارم نه فوری است و نه مهم.

این فعالیت‌ها شما را از کارهای مهم منحرف می‌کند، وقت خود را بدون ایجاد ارزش هدر می ‌دهد. احتمالا انجام آنها برای‌تان لذت بخش و مفرح است، زیرا کمک می‌کنند کمی استراحت کنید، تعلل کنید و در منطقه امن بمانید. وقتی مدت زیادی را در این ربع می‌گذرانید، مزه‌ی لذت‌های زود گذر را می‌چشید اما بعداً از تصمیم خود پشیمان می‌شوید.

ویژگی‌ کارها در ربع چهارم به شرح زیر است:

• فوری نیست، مهم هم نیست
• اتلاف وقت
• محرک آن تنبلی و اهمال کاری است
• منجر به پشیمانی می‌شود

۱۱ ویژگی که شما را به یک مدیر موفق تبدیل می کند نه فقط یک رئیس ساده!

مدیریت زمان به کمک ماتریس آیزنهاور

از آنجاییکه ماتریس آیزنهاور اساسا به اولویت‌بندی کارها مربوط می‌شود، به افراد و تیم‌ها کمک می‌کند وقت‌شان را به صورت مفید روی کارهای مختلف صرف کنند. در نتیجه، به کمک ماتریس آیزن‌هاور، کسب‌وکارها می‌توانند بیشترین بهره را از وقت‌شان ببرند.
 

ربع اول:

کارهای ربع اول، ضروری و فوری هستند، پس باید در اولویت قرار بگیرند. اگر اول این کارها را انجام دهید، مطمئن باشید کارهای مهم را از قلم نینداخته‌اید.
 

برای کاهش زمان صرف شده در ربع 1، می‌توانید، روش Pomodoro را پیاده سازی کنید:

تکنیک پومودورو یک روش مدیریت زمان است که در آن شما 25 دقیقه کار می‌کنید و سپس یک استراحت کوتاه 3-5 دقیقه‌ای می‌کنید. پس از 4 بار تکرار همان چرخه، استراحت بیشتری خواهید داشت.

کار در چرخه‌های کوتاه اینچنینی مانع از صرف وقت بیش از حد برای یک کار می‌شود.

فکر کنید، پیش بینی کنید، مجبور کنید:

اگر در کارهای ضروری غرق شده‌اید، باید فکر کنید، پیش بینی کنید و برنامه ریزی کنید تا اوضاع برای شما و برنامه‌تان بهتر شود.

ربع دوم:

همان‌طور که گفته شد ربع دوم شامل کارهای مهمی می‌شود که فوریت زمانی ندارند. پس بهتر است وقتی کارهای ربع اول را انجام دادید به سراغ این کارها بروید.
 

به تعویق انداختن این وظایف هیچ پیامد مهمی ایجاد نمی کند، بنابراین شما تمایل دارید این اشتباه کلاسیک را تکرار کنید، «من می‌دانم که باید این کار را انجام دهم، اما الآن وقت ندارم. در آینده آن را شروع می‌کنم.» اما آن «آینده» هرگز نمی‌رسد. در نتیجه وظایف مربوط به پیشرفت شخصی یا شغلی شما و اهدافی که دارید تا ابد به تعویق می‌افتد. به تأخیر انداختن وظایف در ربع دوم منجر به رویاهای تحقق نیافته و یک عمر پشیمانی می‌شود.

ربع سوم:

کارهای ربع سوم تا حدود زیادی وقت شما را باز می‌کنند. وظایف این ربع شما را مشغول می‌کند اما برای اهداف بلند مدت‌تان معنی دار نیست. درواقع کارهای این ربع بیشتر به نفع دیگران است.
 

اگر زمان زیادی را برای ربع سوم صرف می‌کنید، باید این کارها را انجام دهید:

1. محدودیت تعیین کنید

اگر به طور طبیعی تمایل دارید که به دیگران کمک کنید، محدودیتی برای زمان خود برای انجام چنین کارهایی تعیین کنید.
 

2. نه بگویید

بیشتر اوقات افرادی که زمان قابل توجهی را در ربع سوم صرف می‌کنند، در نه گفتن مشکل دارند.

اگر شما هم جزء این افراد هستید، باید عادت نه گفتن را در خود پرورش دهید. اگرچه در ابتدا احساس ناراحتی می‌کنید، اما آرامشی که بعد از آن ایجاد می‌شود، فوق العاده است.

3. گزینه‌های واگذاری یا برون سپاری را بررسی کنید

از آنجایی که شما فقط 24 ساعت در روز وقت دارید، نمی‌توانید هر کاری را که به شما محول می‌شود، انجام دهید و خودتان آن را به پایان برسانید. بررسی کنید که آیا می‌توانید برخی از کارهای معمول را واگذار یا برون سپاری کنید، حتی اگر هزینه‌ای برای شما داشته باشد.

ربع چهارم:

کارهای ربع چهارم چیزی فراتر از کارهای غیرضروی است؛ در واقع وقت شما را تلف می‌کنند. گشتن در اینترنت و نگاه کردن پست‌های اینستاگرام در عین حال که لذت‌بخش است، اما وقت شما را می‌بلعد. اگر این واقعیت را بدانید، آگاهانه تصمیم می‌گیرید که این کارها را کنار بگذارید و یا به حداقل برسانید.
 

اگر بیشتر وقت خود را در ربع 4 سپری می‌کنید، چند نکته وجود دارد که ممکن است به شما در مدیریت زمان‌تان کمک کند:

• بررسی کنید که آیا اهداف بلند مدت خود را به طور واضح می‌دانید و آیا اهداف مورد نظر خود را دنبال می‌کنید
• اگر در ایجاد انگیزه در خود مشکل دارید، سعی کنید دلیل پشت آن را مشخص کنید.
• اگر نمی‌دانید برای چه چیزی وقت می‌گذارید، فعالیت ردیابی زمان را انجام دهید تا خود را از محل نشت زمان آگاه کنید.

نتیجه‌گیری

ماتریس آیزنهاور یا نمودار اولویت‌بندی کارها بر اساس یک مفهوم ساده از ماتریس مدیریت زمان است. تنها کافی است به آن عمل کنید. هنگامی که تفکیک وظایف را درک کردید، به راحتی ربع مناسب برای هر کار را تعیین می‌کنید. برای تقسیم وظایف خود به چهار ربع، نه به اکسل نیاز دارید و نه به یک ورق کاغذ.

هر روز خود را مجبور کنید:

• از ربع 4 فاصله بگیرید
• در ربع 1 و 3 فقط تا زمانی که لازم است بمانید
• بیشترین زمان را در ربع 2 صرف کنید

از تکنیک‌های مدیریت زمان کمک بگیرید. ابزارهای مختلفی برای این کار طراحی شده که می‌توانید با استفاده از آنها متوجه شوید روی چه کاری بیشتری زمان را صرف می‌کنید. با گذشت زمان، این چرخه به روال عادی شما تبدیل می‌شود و رسیدن به اهداف شما به یک عادت تبدیل خواهد شد.

×

کتاب سوگیری شناختی

دانلود رایگان