راهنمای قدم به قدم ماتریس آیزنهاور | مدیریت کارهای فردی و تیمی

ماتریس آیزن هاور یک تکنیک برای اولویت بندی کارهاست به گونه‌ای که بتوانید به کمک این ماتریس بین آنچه برای اهداف بلند مدت مهم است و آنچه در حال حاضر باید انجام شود تعادل ایجاد کنید.

بیایید بحث را با یک مثال شروع کنیم. فرض کنید احسان روز خود را با برنامه‌ای با بازده بالا آغاز می‌کند. او امیدوار است ورزش کند، اولین قدم را برای شروع یک کار جانبی برداشته و چند صفحه کتاب بخواند.

 

تا قبل از رسیدن به محل کار، برنامه خوب پیش می‌رود. بلافاصله بعد از وارد شدن به دفتر کار، او تماس‌های تلفنی دریافت می‌کند، کارهای ضرب العجل پیش می‌آیند، همکاران از او کمک می‌خواهند. با نزدیک شدن به پایان روز متوجه می‌شود که زمان کوتاهی برای انجام وظایف مطابق برنامه اصلی خود دارد. در نتیجه برنامه‌های خود را برای روز بعد به تعویق می‌اندازد اما هر روز این چرخه تکرار می‌شود.

 

آیا داستان احسان شبیه داستان شماست؟ آیا قصد دارید روی اهداف بلند مدت خود کار کنید اما موفق نمی‌شوید؟

اگر چنین است، ماتریس آیزن هاور می‌تواند به کمک شما بیاید. اما قبل از هر چیزی ببینیم ماتریس آیزنهاور چیست؟! اصلا چرا باید از ماتریس آیزن هاور استفاده کنیم؟ این ماتریس چطور به مدیریت زمان و اولویت بندی کارهای ما کمک می‌کند؟!

 

ماتریس آیزن هاور چیست؟

ماتریس آیزن هاور یک تکنیک مدیریت زمان برای سازماندهی وظایف و رسیدگی به کارهاست. با تقسیم کارهای خود به 4 ربع به شرح زیر، می‌توانید تصمیماتی که باید بگیرید را ساده کنید.

• ربع اول: فوری و مهم؛ وظایفی که باید بلافاصله روی آن‌ها کار کنید.
• ربع دوم: فوری نیست اما مهم است؛ وظایفی که باید زمان آن‌ها را تعیین کنید.
• ربع سوم: فوری اما مهم نیست؛ وظایفی که باید آن‌ها را واگذار یا برون سپاری کنید، یا باید اتوماتیک شود.
• ربع چهارم: فوری نیست و مهم هم نیست؛ وظایفی که باید کم شوند یا آنها را حذف کنید.

 

 

این تکنیک ابتدا توسط دوایت آیزنهاور، سی و چهارمین رئیس جمهور ایالات متحده طراحی شد. استفان کاوی با پرداختن به این موضوع در کتاب پرفروش خود، 7 عادت افراد بسیار مؤثر، کمک کرد تا افراد بیشتری با آن آشنا شوند. تکنیک آیزن هاور با نام ماتریس مهم-فوری نیز شناخته می‌شود زیرا کاوی از این اصطلاح در کتاب بسیار استفاده کرده است.

 

تفاوت بین کارهای فوری و مهم در ماتریس آیزن هاور

تمرکز اصلی ماتریس آیزنهاور در واقع روی تمایز بین کارهای مهم و فوری است. بنابراین باید بدانیم دقیقا چه کارهایی برای ما اهمیت دارند و چه کارهایی ضروری یا فروری هستند.
 

کارهای فوری به زمان حساس هستند و توجه شما را می طلبند. آنها وظایفی هستند که موظف هستید انجام دهید. تمرکز روی کارهای فوری شما را در یک ذهنیت واکنشی قرار می‌دهد که می‌تواند باعث شود احساس تدافعی، عجله و کمبود تمرکز کنید.
 

وظایف مهم مربوط به ماموریت، ارزش‌ها و اهداف بلند مدت شما هستند. آنها ممکن است نتایج فوری به همراه نداشته باشند که نادیده گرفتن آنها را آسان می‌کند. گاهی اوقات کارهای مهم نیز فوری هستند؛ اما کمتر این اتفاق می‌افتد. تمرکز بر کارهای مهم شما را در یک طرز فکر پاسخگو قرار می دهد که باعق می شود احساس آرامش، منطق و خلاقیت برای ایجاد ایده های جدید داشته باشید.
 

مردم اغلب تمایل دارند که بگویند همه کارهای فوری، مهم هم هستند که اغلب این طور نیست. این تفکر نادرست ممکن است با تمایل ما برای تمرکز بر مشکلات و راه حل‌های کوتاه مدت مرتبط باشد.

اما واقعیت این است که شادی و رضایت زمانی حاصل می شود که ما روی کارهای بلندمدت تمرکز کنیم.

 

چرا به ماتریس آیزن هاور نیاز دارید؟

قبل از اینکه به جزئیات هر ربع بپردازیم، اجازه دهید نگاهی به جریان عادی رویدادها در زندگی یک انسان معمولی بیندازیم. درک خلأها در برنامه‌ها و روتین‌های روزانه به شما کمک می‌کند تا بفهمید چرا باید از ماتریس آیزن هاور استفاده کنید.

 

در یک روز معمولی، اگر کنترل تصمیمات خود را در دست نگیرید، وظایف و کارهای مختلف برنامه‌های شما را از مسیر دلخواهتان خارج می‌کند. ناگهان متوجه می‌شوید روی یک حالت اتوماتیک قرار گرفته‌اید که در آن کارهای روزمره، اعمال شما را کنترل می‌کنند.

 

 

مانند احسان، شما روز را با خط زدن اولین کار در برنامه خود شروع می‌کنید. اما همانطور که روز را پیش می‌روید، حواس پرتی‌ها و تداخلات کارهای مختلف زمان و توجه شما را می‌گیرد. مجبور می‌شوید به جای تمرکز بر آنچه برای اهداف بلندمدت مهم است، روی چیزهای که الان مهم است کار کنید.

 

با گذشت زمان متوجه می‌شوید که دیگر وقت ندارید کارهایی را که صبح برنامه ریزی کردید انجام دهید. در نتیجه برنامه‌ای را برای روز بعد، تهیه می‌کنید. حتی اگر بعداً اوقات فراغتی پیدا کنید، از نظر اخلاقی به خود مجوز می‌دهید که کار را به تعویق بیندازید زیرا تصمیم گرفته‌اید یک روز استراحت کنید. اما فردا هیچ فرقی با امروز ندارد و برنامه رسیدن به اهداف بلند مدت شما تبدیل به یک چرخه بی پایان تعلل می‌شود.

 

ماتریس آیزن هاور به شما کمک می‌کند تا مراقب اهداف بلندمدت خود باشید بدون اینکه به وظایف مهم فعلی آسیب بزنید.
اما چطور از ماتریس آیزنهاور برای اولویت بندی و مدیریت کارها استفاده کنیم؟!

 

چهار ربع ماتریس آیزن هاور

پیش‌تر گفتیم که ماتریس آیزن هاور کارها را به 4 بخش تقسیم می‌کند:
 

ربع اول

 

 

کارها در ربع اول هم فوری و هم مهم هستند. عدم انجام وظیفه منجر به یکسری عواقب می‌شود. بنابراین شما چاره‌ای ندارید جز اینکه فوراً این کارها را انجام دهید.

 

در اینجا چند نمونه از کارهایی که در گروه ربع 1 قرار می‌گیرند آورده شده است:

• تکمیل گزارش جلسه آینده
• اتمام یک پروژه مهم قبل از مهلت مقرر
• رسیدگی به فرزندتان که زمین خورده و زانوی او به شدت آسیب دیده
• مراقبت از یک نوزاد در حال گریه

 

ویژگی‌های وظایف در ربع اول به شرح زیر است:

• فوری و مهم
• ناتمام گذاشتن عواقبی را به دنبال دارد
• در حال حاضر نیاز به اقدام دارد

 

ربع دوم

کارهای ربع دوم مهم‌اند، اما فوری نیستند. وظایف مربوط به اهداف بلند مدت، فرصت‌های رشد و توسعه شخصی دقیقاً در این زمینه قرار می‌گیرند. با این حال مسئله این است که چون چنین وظایفی فوری نیستند، در اولویت دوم قرار می‌گیرند. آن‌ها هیچ موعد مقرری ندارند و شما این اختیار را دارید که تصمیم بگیرید چه زمانی آن‌ها را شروع کنید و به پایان برسانید.

 

مزیت کار بر روی کارهایی که در ربع دوم قرار می‌گیرند، بلند مدت است. با این حال شما آن‌ها را به تعویق می‌اندازید و فکر می‌کنید که در آینده شروع خواهید کرد و در حال حاضر در منطقه امن خود می‌مانید.

 

جالب اینجاست که این بخش مهم‌ترین ربع است اما بیشتر از همه نادیده گرفته می‌شود.

 

در اینجا چند نمونه از کارهایی که در ربع دوم قرار دارند آورده شده است:

• صرفه جویی در هزینه برای آینده
• کار بر روی بهبود مهارت‌های حرفه‌ای یا نرم خود
• ورزش برای حفظ سلامتی

 

ویژگی‌های وظایف در ربع دوم به شرح زیر است:

• مهم است اما فوری نیست
• انجام ندادن آن در حال حاضر پیامدهای فوری ندارد
• موعد مقرری ندارد
• مزایای بلند مدت دارد

 

ربع سوم

 

 

کارها در ربع سوم فوری هستند، اما مهم نیستند. اگرچه این موارد به توجه شما در حال حاضر نیاز دارد، اما پرداختن به آن‌ها فایده قابل توجهی ندارد. آن‌ها به مهارت یا حضور شما نیاز ندارند، بلکه هر کسی می‌تواند آن‌ها را انجام دهد. شما به دلیل عادت یا به این خاطر که نه گفتن شما را معذب می‌کند، وقت خود را صرف انجام چنین کارهایی می‌کنید.

 

در اینجا چند نمونه از کارهایی که در ربع سوم قرار می‌گیرند آورده شده است:

• پاسخ به پیام یکی از دوستان
• یک همکار برای تکمیل پروژه خود درخواست کمک می‌کند
• جلسات مکرر که فاقد هدف هستند
• خرید مواد غذایی

 

ویژگی‌های وظایف در ربع سوم به شرح زیر است:

• فوری اما مهم نیست
• کار وقت گیر و پر مشغله‌ای است
• به مهارت شما نیازی ندارد

 

ربع 4

 

 

وظایف در ربع چهارم نه فوری است و نه مهم.

این فعالیت‌ها شما را از کارهای مهم منحرف می‌کند، وقت خود را بدون ایجاد ارزش هدر می ‌دهد. احتمالا انجام آنها برای‌تان لذت بخش و مفرح است، زیرا کمک می‌کنند کمی استراحت کنید، تعلل کنید و در منطقه امن بمانید. وقتی مدت زیادی را در این ربع می‌گذرانید، مزه‌ی لذت‌های زود گذر را می‌چشید اما بعداً از تصمیم خود پشیمان می‌شوید.

 

در اینجا چند نمونه از وظایف ربع چهارم  آورده شده است:

• تماشای تلویزیون یا حتی یوتیوب برای ساعت‌های طولانی
• چرخ زدن در اینستاگرام
• خوردن غذاهای ناسالم و تنقلات

 

ویژگی‌ کارها در ربع چهارم به شرح زیر است:

• فوری نیست، مهم هم نیست
• اتلاف وقت
• محرک آن تنبلی و اهمال کاری است
• منجر به پشیمانی می‌شود

 

 

نحوه مدیریت هر ربع

شما معمولا بسته به شرایط، شخصیت و رفتارتان، زمانی را در یک ربع بیشتر از دیگری صرف می‌کنید که طبیعی است. در ادامه نکاتی برای مدیریت موثر هر ربع آورده‌ایم که به شما کمک می‌کند مدیریت زمان بهتری داشته باشید.

 

ربع اول:

گذراندن زمان در ربع 1 اجتناب ناپذیر است، اما اگر تمام یا بیشتر وقت خود را در این بخش بگذرانید، بیشتر از آنکه موفق باشید، درگیر خواهید بود. دلایل متداولی وجود دارد که افراد زمان زیادی را در ربع 1 می گذرانند که بعضی از آنها عبارتند از:

• به هر وظیفه همانطور که پیش می‌آید بدون تفکر می‌پردازید
• هر کار را در همان لحظه که پیش می‌آید انجام می‌دهید
• تلاشی برای بهبود روال فعلی نمی‌کنید
• مدیریت خرد (به عنوان رهبر)

 

اگر می‌بینید که بخش زیادی از وقت خود را در این ربع می‌گذرانید، از خود بپرسید که آیا این کارها ضروری هستند یا اینطور فرض می‌کنید؟ به عنوان مثال اگر عادت دارید هر ایمیل را به محض دریافت آن بررسی کنید، برای هر ایمیل فوریت ایجاد کرده‌اید. پیش از باز کردن یک ایمیل از خودتان بپرسید: آیا واقعا لازم است؟

 

برای کاهش زمان صرف شده در ربع 1، می‌توانید، روش Pomodoro را پیاده سازی کنید:

تکنیک پومودورو یک روش مدیریت زمان است که در آن شما 25 دقیقه کار می‌کنید و سپس یک استراحت کوتاه 3-5 دقیقه‌ای می‌کنید. پس از 4 بار تکرار همان چرخه، استراحت بیشتری خواهید داشت.

کار در چرخه‌های کوتاه اینچنینی مانع از صرف وقت بیش از حد برای یک کار می‌شود.

 

قانون پارکینسون را بشناسید:

قانون پارکینسون می‌گوید که هرچه زمان بیشتری داشته باشید، زمان بیشتری برای تکمیل کار صرف خواهید کرد. آگاهی از نحوه برخورد ذهن شما با انجام وظیفه بر اساس زمان موجود می‌تواند به شما کمک کند از صرف وقت بیش از حد برای هر کاری جلوگیری کنید.

 

اگر حجم کار شما غیر طبیعی است، آن را دوباره ارزیابی کنید.

 

اگر برای همیشه مشغول کارهای فوری هستید، بررسی‌ای انجام دهید، شاید بیش از توان خود کار می‌کنید. راه‌هایی برای کم کردن، واگذاری و انتقال برخی از مسئولیت‌های خود پیدا کنید.

 

فکر کنید، پیش بینی کنید، مجبور کنید:

اگر در کارهای ضروری غرق شده‌اید، باید فکر کنید، پیش بینی کنید و برنامه ریزی کنید تا اوضاع برای شما و برنامه‌تان بهتر شود. اگر انتظار دارید آینده به خودی خود تغییر کند، برای همیشه منتظر خواهید ماند.

 

برای پیدا کردن راه کاهش کارهای ضروری خود وقت بگذارید. بله، با توجه به اینکه مدام مشغول هستید، پیدا کردن وقت برای فکر کردن به خودی خود یک چالش خواهد بود. اما تا زمانی که راهی برای آزاد کردن زمان برای فکر کردن و برنامه ریزی پیدا نکنید، همچنان درگیر همان روال خواهید ماند

 

ربع دوم:

هرچه زمان بیشتری را برای ربع 2 صرف کنید، نتایج بلند مدت شما بهتر خواهد بود. متأسفانه علیرغم مزایای واضح بلندمدت آن، افراد کمترین اولویت را به وظایف این بخش می‌دهند.

 

به تعویق انداختن این وظایف هیچ پیامد مهمی ایجاد نمی کند، بنابراین شما تمایل دارید این اشتباه کلاسیک را تکرار کنید، «من می‌دانم که باید این کار را انجام دهم، اما الآن وقت ندارم. در آینده آن را شروع می‌کنم.» اما آن «آینده» هرگز نمی‌رسد. در نتیجه وظایف مربوط به پیشرفت شخصی یا شغلی شما و اهدافی که دارید تا ابد به تعویق می‌افتد. به تأخیر انداختن وظایف در ربع دوم منجر به رویاهای تحقق نیافته و یک عمر پشیمانی می‌شود.

 

اگر کمتر از 2 ساعت در روز برای کارهای ربع دوم وقت صرف می‌کنید، باید خودتان را مجبور کنید که برای آن وقت بگذارید. اگر برای رشد بلند مدت خود برنامه ریزی نکنید، مسئولیت‌های فوری و اتفاقی تمام وقت شما را از بین می‌برد. اگر در اختصاص زمان مشکل دارید، از روش مسدود کردن زمان استفاده کنید و چند ساعت برای کارهایی که برای اهداف بلند مدت شما اهمیت دارد، برنامه ریزی کنید.

 

ربع سوم:

وظایف این ربع شما را مشغول می‌کند اما برای اهداف بلند مدت‌تان معنی دار نیست. غالباً چنین وظایفی به دیگران کمک می‌کند تا به قیمت وقت شما به اهداف‌شان برسند.

 

شایع‌ترین دلایل صرف زمان زیاد در ربع سوم عبارتند از:

• بی میلی به نه گفتن
• تردید در واگذاری کارها به دیگران به دلیل ترس از افت کیفیت
• احترام به مسئولان رده بالاتر (من می‌دانم که این کار غیر ضروری است، اما رئیس من از من خواست این کار را انجام دهم)

 

اگر زمان زیادی را برای ربع سوم صرف می‌کنید، باید از حق خود دفاع کنید. این کارها را انجام دهید:

1. محدودیت تعیین کنید

اگر به طور طبیعی تمایل دارید که به دیگران کمک کنید، محدودیتی برای زمان خود برای انجام چنین کارهایی تعیین کنید. پس از رسیدن به آن آستانه، می‌توانید تمرکز خود را به وظایفی که برای شما اهمیت دارد تغییر دهید.

 

2. نه بگویید

بیشتر اوقات افرادی که زمان قابل توجهی را در ربع سوم صرف می‌کنند، در نه گفتن مشکل دارند. آن‌ها قبول می‌کنند که به یک دوست کمک کنند، به همکار خود کمک کنند و پروژه‌ای را که رئیس درخواست کرده است، صرف نظر از میزان مشغله‌شان به پایان برسانند.

 

اگر در یک موقعیت مشابه با این موارد هستید، باید عادت نه گفتن را در خود پرورش دهید. اگرچه در ابتدا احساس ناراحتی می‌کنید، اما آرامشی که بعد از آن ایجاد می‌شود، فوق العاده است. گاهی اوقات با نه گفتن با عواقبی روبرو می‌شوید، اما چنین واکنش‌هایی از سوی افرادی که مانند زالو به شما چسبیده‌اند، پیش می‌آید. اگر آن‌ها شما را تنها بگذارند، سود بیشتری خواهید برد.

 

3. گزینه‌های واگذاری یا برون سپاری را بررسی کنید

از آنجایی که شما فقط 24 ساعت در روز وقت دارید، نمی‌توانید هر کاری را که به شما محول می‌شود، انجام دهید و خودتان آن را به پایان برسانید. بررسی کنید که آیا می‌توانید برخی از کارهای معمول را واگذار یا برون سپاری کنید، حتی اگر هزینه‌ای برای شما داشته باشد.

به دیگران اعتماد کنید که کار را انجام دهند، در غیر این صورت مجبور خواهید بود خودتان روی همه چیز کار کنید. پس از مدتی انجام کارهای اینچنین دیگر جواب نمی‌‌دهد و در نتیجه پتانسیل رشد شما را از بین می‌برد.

 

برای کارهای خاص، قبل از اینکه شخص دیگری نحوه انجام صحیح آن را بیاموزد، شما باید وقت خود را صرف آموزش به آن شخص کنید. اگرچه در ابتدا وقت گیر است، اما تلاش شما در دراز مدت نتیجه خواهد داد.

 

اگر درگیر کار افراد زیادی شده‌اید و راه آسانی برای رهایی از آن ندارید، نه بگویید، واگذار یا برون سپاری کنید، با یک شخص رده بالاتر صحبت کنید. منابع بیشتری را برای رسیدگی به کارهای خود بخواهید. این پیام را منتقل کنید که دیگر وقت ندارید تمام انتظارات را بر دوش خود بگیرید. لیستی از تمام پروژه‌هایی که در حال کار بر روی آن هستید تهیه کنید و نظر مقام بالاتر خود را در مورد اولویت‌ بندی وظایف بخواهید.

 

ربع چهارم:

ربع 4 جایی است که منطقه امن جا خوش کرده است. شما دوست دارید تلویزیون تماشا کنید، از موبایل خود استفاده کنید یا یک بسته چیپس بخورید، زیرا فعالیت‌های ربع 4 ساده‌ترین راه برای به تعویق انداختن کار واقعی است. علاوه بر این افراط در آن‌ها باعث لذت هم می‌شود.

 

هرچه زمان کمتری را در این ربع بگذرانید، بهره وری بیشتری خواهید داشت. با این وجود لازم نیست همه این فعالیت‌ها را با هم حذف کنید. برای استراحت می‌توانید تلویزیون تماشا کنید یا هرازچندگاهی تنقلات بخورید. تا زمانی که شما در ربع چهارم به طور متعادلی ​​وقت بگذرانید، خوب عمل کرده‌اید. اما اجازه ندهید آرامش بهانه‌ای برای تعلل بی‌وقفه باشد.

 

اگر بیشتر وقت خود را در ربع 4 سپری می‌کنید، چند نکته وجود دارد که ممکن است به شما در مدیریت خودتان کمک کند:

• بررسی کنید که آیا اهداف بلند مدت خود را به طور واضح می‌دانید و آیا اهداف مورد نظر خود را دنبال می‌کنید
• اگر در ایجاد انگیزه در خود مشکل دارید، سعی کنید دلیل پشت آن را مشخص کنید.
• اگر نمی‌دانید برای چه چیزی وقت می‌گذارید، فعالیت ردیابی زمان را انجام دهید تا خود را از محل نشت زمان آگاه کنید.

 

نتیجه‌گیری

ماتریس آیزن هاور بر اساس یک مفهوم ساده از ماتریس مدیریت زمان است. تنها کافی است به آن عمل کنید. هنگامی که تفکیک وظایف را درک کردید، به راحتی ربع مناسب برای هر کار را تعیین می‌کنید. برای تقسیم وظایف خود به چهار ربع، نه به اکسل نیاز دارید و نه به یک ورق کاغذ.

هر روز خود را مجبور کنید:

• از ربع 4 فاصله بگیرید
• در ربع 1 و 3 فقط تا زمانی که لازم است بمانید
• بیشترین زمان را در ربع 2 صرف کنید

از تکنیک‌های مدیریت زمان کمک بگیرید. ابزارهای مختلفی برای این کار طراحی شده که می‌توانید با استفاده از آنها متوجه شوید روی چه کاری بیشتری زمان را صرف می‌کنید. با گذشت زمان، این چرخه به روال عادی شما تبدیل می‌شود و رسیدن به اهداف شما به یک عادت تبدیل خواهد شد.