قانون پارکینسون در مدیریت زمان شما اختلال ایجاد می‌کند. اگر می‌خواهید کارها به موقع انجام شود، باید زمان را تقسیم کنید. بیایید با جزئیات بیشتر راجع به این موضوع صحبت کنیم تا منظور من را بهتر متوجه بشوید.
به نظر شما چرا همیشه کارها سر وقت خود یا دیرتر تمام می‌شوند؟ مثلاً وقتی که می‌گویید نوشتن یک متن وبلاگ 2 ساعت زمان می‌برد، 2 ساعت یا بیشتر طول می‌کشد. آیا شما همیشه بهترین پیش‌بینی‌ها را می‌کنید یا اینکه همیشه کارهایتان دیرتر تمام می‌شود؟ هیچ‌کدام درست نیستند. بلکه کار به‌اندازه‌ای طول می‌کشد که خودتان برای آن وقت می‌گذارید. واقعیت این است که هیچ کسی از قانون پارکینسون مصون نیست. برای اینکه بتوانید مدیریت زمان درستی در انجام کارهایتان داشته باشید، باید بدانید چطور باید برای غلبه بر قانون پارکینسون در مدیریت زمان برنامه ریزی کنید.
سیریل نورثکوت پارکینسون
سیریل نورثکوت پارکینسون یک تاریخ‌دان نیروی دریایی بریتانیا بود که اولین بار قانون پارکینسون را در یک مقاله طنز در مجله اکونومیست در سال 1955 مطرح کرد. پارکینسون 60 کتاب نوشت که معروف‌ترین آنها قانون پارکینسون (1957) بود که در آن توضیح می‌داد افراد چطور وقت‌شان را گسترش می‌دهند تا یک کار انجام دهند و به عبارتی وقت‌شان را پر کنند.
قانون پارکینسون چیست؟
قانون پارکینسون ضرب المثل معروفی است که می‌گوید کار برای پر کردن زمان در نظر گرفته شده برای انجام آن گسترش می یابد. یا به عبارت دیگر، اگر چهار ساعت برای یک کار وقت بگذارید، چهار ساعت طول می کشد. اگر چهار هفته را برای همان کار کنار بگذارید، چهار هفته طول می کشد.
قانون پارکینسون از کجا آمد؟ سیریل نورثکوت پارکینسون، مورخ و نویسنده بریتانیایی نیروی دریایی، قانون پارکینسون را در مقاله‌ای در سال 1955 نوشت. این مقاله درباره خانم مسنی بود که برای خواهرزاده‌اش کارت پستال ارسال می‌کند. در این داستان، خانم مسن یک روز برای ارسال هر کارت پستال وقت داشت. در این مقاله نوشته شده که این خانم بیش از 4 ساعت برای این کار وقت تلف می‌کند. این کار ساده به دلیل گذاشتن یک روز کامل زیاد طول می‌کشد.
آیا کار برای پر کردن زمان، گسترش می‌یابد؟
مطالعات نشان می‌دهد که اگر برای کاری 3 ساعت وقت بگذاریم و در نیمه اول این زمان 80 درصد آن را انجام داده باشیم.بعد استراحت می‌کنیم یا کار را به کندی انجام می‌دهیم. آدم‌ها همیشه دنبال راهکارهایی برای استراحت کردن و آسودگی هستند. برای همین کار را کندتر انجام می‌دهند تا سه ساعت تمام شود. البته ممکن است دفعه بعد تایم کمتری برای آن بگذارند. کارها وقتی که زمان بیشتری برای آنها اختصاص می‌یابد، سخت‌تر می‌شوند. مثلاً کاری که دو هفته برای آن وقت گذاشتید، سخت‌تر از کاری است که یک ساعت وقت دارد.
در این حالت وقتی که نیمی از کار را در زمان کمی انجام دهید، تنبلی می‌کنید و تمام کردن کار را به دقایق آخر می‌سپارید. چون عادت به کند بودن کردید، در این زمان هم نمی‌توانید آن را کامل کنید. همچنین توجه کنید همیشه احتمال حواس پرتی یا عوامل دیگر هست. ممکن است دو روز استراحت کرده باشید و بگویید فقط کار چند ساعت باقی مانده است. ولی وقتی روز آخر می‌توانید آن را کامل کنید به شما خبری را می‌دهند که ذهن‌تان را درگیر می‌کند و نمی‌توانید پروژه را تمام کنید.
نمونه‌هایی از قانون پارکینسون
فرقی نمی‌کند که چه کاری انجام می‌دهید، این قانون در زندگی و هر بیزنسی کاربرد دارد. اگر از این قانون آگاه نباشید، ممکن است قربانی آن شوید. برای اینکه روی این قانون غلبه کنید، باید آن را به خوبی بشناسید. برای شناخت یک قانون چه چیزی بهتر از مثال است؟ در ادامه چند مثال قانون پارکینسون را آوردیم:
درس خواندن در شب امتحان
بهترین مثال برای پارکینسون شب امتحان است که همه با آن روبه‌رو شده‌اند. تا الان چند روز برای یک امتحان وقت داشته‌اید ولی بگویید روز آخر آن را می‌خوانم و در آخر نتوانید آن را بخوانید؟ برای مثال یکی از همکاران‌مان تعریف می‌کرد: «سال آخر بودم و برای امتحان پایانی فیزیک 6 روز وقت داشتم. اول گفتم که 6 روز برای خواندن امتحان زیاد است و در سه روز آن را جمع می‌کنم، برای همین سه روز اول را چرخیدم و استراحت کردم.»
وی ادامه داد:« روز سوم کمی خواندم؛ ولی به چرخیدن عادت کرده بودم برای همین خیلی زود حوصله م سر رفت و از خانه زدم بیرون. همچنین سرعت خواندنم خیلی کند شده بود و حوصله نداشتم. بعد متوجه شدم فقط 12 ساعت برای امتحان فیزیک مانده و من هنوز یک فصل را نخوانده‌ام. برای همین شب آخر اصلاً نخوابیدم و 80% کتاب را خواندم». به نظرتان اگر از روز اول تحت تأثیر قانون پارکینسون قرار نمی‌گرفت و درس می‌خواند به نتیجه بهتری نمی‌رسید؟ این سریع خواندن، کیفیت خوبی دارد؟
پروژه نرم افزار اتوماسیون بازاریابی
یک شرکت CRM اخیرا پروژه ساخت یک ابزار پیشرفته اتوماسیون بازاریابی را کلید زده است. در ابتدا تخمین می‌زدند که تکمیل این پروژه توسط یک تیم پنج نفره، شش ماه طول بکشد. اما همان‌طور که پروژه در حال پیشرفت بود، ذینفعان بیشتری به آن اضافه شد و دامنه آن گسترش یافت. به طوری که تیم سازنده آن به 15 نفر رسید و موعد اتمامش هم به 12 ماه گسترش یافت.
با افزایش اندازه تیم، مسلما تعداد جلسات، کانال‌های ارتباطی و روندهای بوروکراسی هم بیشتر شد. سازندگان مجبور بودند وقت بیشتری در جلسات بگذارند و کمتر می‌توانستند روی پروژه واقعی کار کنند. در نتیجه‌ی این اوضاع، پیچیدگی پروژه افزایش یافت و تیم سازنده سخت در تلاش بود تا تمرکزش روی ویژگی‌های اصلی ابزار اتوماسیون بازاریابی را حفظ کند.
علی رغم اینکه منابع بیشتری به پروژه اختصاص یافت و زمان تکمیلش تمدید شد، اما باز هم در موعد مقرر تمام نشد. قانون پارکینسون تاثیرش را این‌طور گذاشته بود: کار گسترش یافت تا وقت آزاد کارکنان را پر کند و بزرگ‌تر شدن تیم سازنده هم منجر به ناکارآمدی و تاخیر در اتمام پروژه شد.
قانون پارکینسون در مدیریت زمان
غلبه بر قانون پارکینسون کار ساده‌ای نیست. چون ذهن آدم‌ها به تنبلی عادت کرده و همیشه دنبال روشی برای انجام دادن کارها هستند که آرامش بیشتری داشته باشد. ولی با نکات و ترفندهای خاصی می‌توانید در برابر این قانون پیروز شوید. بهترین راه برای مقابله با قانون پارکینسون، استاد شدن در مدیریت زمان است. برای این کار باید به 4 نکته زیر توجه کنید:
1. پیگیری زمان
اگر قبلاً زمان‌تان را پیگیری و مدیریت نمی‌کردید، می‌توانید از یک ابزار مدیریت زمان استفاده کنید. برای اینکه در حوزه ماهر شوید به زمان نیاز دارید. البته حتی بهترین‌ها هم از ابزارهای مدیریت زمان استفاده می‌کنند. وقتی که بدانید یک کار چقدر طول می‌کشد، بهتر می‌توانید برای آن برنامه ریزی کنید. نقاط عطف کارهایتان را بنویسید. همچنین لازم است که با خودتان صادق باشید. در درس 10 همین درسنامه به طور مفصل دربراه انواع ابزارهای مدیریت زمان صحبت کرده‌ایم.
2. استفاده از ضرب الاجل
حتی اگر کاری را به خود اختصاص می‌دهید از ضرب الاجل استفاده کنید. تا حالا به شما کاری داده شده و بگویند چند روز وقت دارید؟ در این حالت با خودتان می‌گویید که روز قطعی وجود ندارد و تایم زیادی را تلف می‌کنید. مثلاً ممکن است که در این حالت 5 روز طول بکشد تا کار را تمام کنید؛ ولی اگر به شما ضرب الاجل بدهند در دو روز انجام می‌شود. حتی اگر ضرب الاجلی که تعیین کردید زیاد باشد، ممکن است پارکینسون در لحظه آخر بهتان ضربه بزند. مثلاً اگر کاری در دو روز تمام می‌شود و ضرب الاجل یا وقت شما برای آن 3 روز است.
3. روش timeboxing
Timeboxing یک تکنیک مدیریت زمان است که می‌توان آن را دشمن سر سخت قانون پارکینسون معرفی کرد. به کمک این تکنیک قبل از شروع کار مشخص می‌کنید که چه مدت باید روی وظیفه‌ای کار کنید. بعد دست به کار می‌شوید و بعد از تمام شدن کار، سراغ وظیفه بعدی می‌روید. در این روش مدت زمانی که برای انجام یک کار اختصاص داده می‌شود، محدود است. برای شناخت بیشتر این قانون می‌توانید درس 11 را بخوانید.
4. تکنیک Pomodoro
Pomodoro از دیگر تکنیک‌های مدیریت زمان است. تکنیک پومودرو روی یک کار به مدت 25 دقیقه و بدون وقفه تاکید دارد و بعد از 25 دقیقه، فرد 5 دقیقه استراحت کند. بعد یک پومودروی دیگر را شروع کند. البته می‌توانید چند پومودرو را بدون استراحت پشت سر هم انجام دهید و یک استراحت 15 دقیقه‌ای داشته باشید. این تکنیک به شما کمک می‌کند کمترین حواس پرتی را داشته باشد، از خستگی‌تان جلوگیری می‌کند و درنهایت کیفیت کار را بالا می‌برد. در درس 15 این روش را آموزش داده‌ایم.
نتیجه‌گیری
یکی از قانون‌هایی که باعث می‌شود نتوانید در بیزنس موفق شوید، پارکینسون است. قانون پارکینسون می‌گوید که اگر برای کاری دو روز وقت بگذارید، دو روز طول می‌کشد و اگر برای آن یک روز وقت بگذارید، یک روز طول می‌کشد. اگر در دام این قانون بیفتید، کیفیت کارتان کم می‌شود و وقت را بیهوده تلف می‌کنید. بهترین مثال امتحان است که دانشجوها آن را به شب قبلش موکول می‌کنند. برای اینکه در دام قانون پارکینسون در مدیریت زمان نیوفتید، لازم است پیگیری زمان داشته باشید و از تکنیک‌های مدیریت زمان استفاده کنید. مطمئن باشید همه چیز سر وقت خودش تمام می‌شود.
