زمان خواندن 5 دقیقه
مدیریت پروژه چیست؟ چطور انجام می‌شود؟ چه اصولی دارد؟ هرچه درمورد مدیریت پروژه (Project Management) لازم دارید را در این مقاله بخوانید.
مدیریت پروژه چیست؟ فیل‌ها چگونه پرواز می‌کنند؟! مرغ‌ها چگونه تخم طلا می‌گذارند؟!
تا قبل از اینکه در مورد مدیریت پروژه مطالعه کنم، اگر کسی از من در مورد مدیریت پروژه می‌پرسید، شبیه این بود که بپرسد فیل‌ها چگونه پرواز می‌کنند! همین‌قدر سخت، پیچیده، مبهم و ترسناک! منظورم این است که در این زمینه واقعا لنگ می‌زدم. البته که پرواز کردن فیل‌ها کاملااااا غیرممکن است و من می‌توانم مدیریت پروژه را درک کنم. ولی خب مثالی بهتر به ذهنم نرسید! خوشبختانه فیل‌ها نمی‌توانند پرواز کنند وگرنه باید نگران این میشدیم که فیل‌ها روی سرمان فرود بیایند.
می‌دانم که اکثر ما از یادگیری مدیریت پروژه فراری هستیم؛ چون فکر می‌کنیم کاری بسیار سخت، پیچیده و تخصصی است که هرکسی از عهده آن برنمی‌آید. حتی با شنیدن پروژه و مدیریت پروژه هم اغلب به یاد پروژه‌های بزرگ عمرانی-صنعتی می‌افتیم که عده‌ای با کلاه ایمنی زرد‌رنگ در ساختمان مشغول به کار هستند. و احتمالا یکی از آنها هم که نقشه‌‌به‌دست ایستاده و به دیگران امر و نهی می‌کند، مدیر پروژه است!
اما واقعیت این است که همه‌ی ما در طول مسیر زندگی با پروژه‌های کوچک و بزرگ زیادی مواجه می‌شویم که هیچوقت آنها را پروژه به حساب نمی‌آوریم. دلیلش هم این است که تعریف و درک درستی از واژه‌ی «پروژه» نداریم. بنابراین بهتر است اول بدانیم «پروژه چیست؟» تا بعد با آگاهی بیشتری به سراغ «مدیریت پروژه» برویم. خبر خوب اینکه قرار است اینجا خیلی ساده و کوتاه با مدیریت پروژه آشنا شوید و خبری از کلمات قلمبه‌سلمبه و پیچیده نیست. شروع کنیم؟
یک پروژه مجموعه‌ای هماهنگ از وظایف است که به طور موقت انجام می‌شوند تا یک محصول، پروسه یا خدمت جدیدی را با زمان و منابع مالی محدود، تعریف کنند.
«مدیریت پروژه مجموعه‌ای از ابزارها، فرایندها، سیستم‌ها، متدها، مهارت‌های شخصی و نگرش‌هایی است که به ما کمک می‌کنند تا در طول انجام پروژه با چالش‌ها مواجه شویم.»
در پروژه یکسری الزامات داریم که مدیر پروژه باید همه‌ی آنها را در نظر بگیرد. در واقع مدیریت پروژه به کارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و روش‌هایی است که در فعالیت‌های پروژه اعمال می‌شوند تا پروژه بتواند آن الزاماتی که به آن اشاره شد را محقق کند. منظور از الزامات همان محدودیت‌های انجام پروژه است. مدیر پروژه باید مهارت‌های مختلف و متنوعی را بلد باشد تا بتواند این الزمات را رعایت کند. این مهارت‌ها شامل مدیریت هر کدام از این 10 عنصر یعنی «حوزه های دانشی مدیریت پروژه» است.
یعنی سازوکارهای مورد نیاز برای شروع، تکمیل و تحویل به موقع پروژه.
یعنی بودجه‌بندی مناسب و کنترل هزینه‌های پروژه باتوجه به بودجه از قبل تعریف شده برای پروژه.
محدوده پروژه یعنی هرچیزی که پروژه را شامل می‌شود و مدیریت محدوده یعنی تعریف و کنترل مرزهای پروژه تا از مرزهای تعریف‌شده برای پروژه عبور نکنیم.
یعنی بررسی عملکرد و چگونگی پیشرفت پروژه باتوجه به اهداف در نظر گرفته شده برای پروژه.
شناسایی، تحلیل و نحوه‌ی برخورد با موقعیت‌های ناشناخته در طول پروژه.
تمام افراد یا گروه‌هایی که به نوعی بر پروژه اثر می‌گذارند و یا از آن تاثیر می‌پذیرند، ذینفعان هستند. و مدیریت ذینفع یعنی برنامه‌ریزی برای ارتباط ذینفعان با تیم و بررسی و تحلیل تاثیر آنها بر پروژه.
یعنی خرید و تهیه‌ی محصولات، مواد اولیه و یا خدمات مورد نیاز برای انجام پروژه از خارج از تیم.
واگذاری درست و تاثیرگذار نقش‌ها و مسئولیت‌ها به افراد و برنامه‌ریزی، نظارت بر آنها.
یعنی مدیر پروژه همه‌ی این 10 مهارت را به صورت هم‌زمان در نظر بگیرد و بتواند بین آنها تعامل برقرار کند و آنها را بالانس نگه دارد.
مدیریت ارتباطات یعنی برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و بازنگری همه‌ی راه‌های ارتباطی داخل یک سازمان و بین سازمان‌ها. همچنین شامل سازماندهی و انتشار دستورالعمل‌های ارتباطی جدید مرتبط با یک سازمان یا شبکه است.
هر کدام از این ده حوزه دانشی شامل فرایندها و نکات قابل توجهی است که باید به صورت دقیق مطالعه و بررسی شوند. پیشنهاد می‌کنم در صورتی که قصد مدیریت یک پروژه را دارید، قبل از شروع فعالیت، با این حوزه‌های دانشی آشنا شوید تا مدیریتی درست و اثربخش داشته باشید و صرفا به تعاریف آن ها اکتفا نکنید.
پروژه‌ها با فعالیت‌های معمول کسب‌وکار فرق دارند. وقتی سازمان می‌خواهد راهکاری را ارائه دهد و الزامات را در یک بودجه و چارچوب زمانی توافق شده، تعیین کند، از پروژه استفاده می‌کند. پروژه‌ها به یک تیم نیاز دارند تا دور هم جمع شوند و روی اهداف پروژه تمرکز کنند. در نتیجه، کار تیمی موثر، برای موفقیت پروژه ضروری است.
مدیریت پروژه به مدیریت کارهای مختلف می‌پردازد تا به اهداف خاصی دست یابد. نحوه مدیریت کارها به عوامل مختلفی بستگی دارد. مقیاس، اهمیت و پیچیدگی کار، عوامل اصلی هستند. چه بخواهید یک دفتر کوچک را جابجا کنید یا برای برگزاری المیپک آماده شوید، یک سری اصول اساسی وجود دارد، اما با چالش‌های مدیریتی متفاوتی همراه هستند. اهداف پروژه را می‌توان از لحاظ این موارد بیان کرد:
هر کسی که پروژه را مدیریت می‌کند، حتی اگر رسما به اسم مدیر پروژه هم شناخته نمی‌شود، از مدیریت پروژه استفاده می‌کند. حتی کسی که یک رویداد را سازماندهی می‌کند. هر پروژه‌ای که توسط گروهی از افراد مدیریت کرده‌اید، به مدیریت پروژه نیاز دارد و این مهارتی است که همه به آن نیاز دارند و از آن استفاده می‌کنند.
اگر رسمی‌تر بخواهیم بگوییم، پروژه‌هایی که در تمام صنایع و کسب‌وکارها انجام می‌شوند، از مدیریت پروژه استفاده می‌کنند.
تصورات نادرستی از مدیر پروژه در ذهن اکثر افراد جا افتاده است. مثلا:
هر دوی این تصورات غلط هستند. در واقع هیچ لزومی ندارد کسی که مدیر پروژه است، متخصص آن حوزه باشد و یا بالاترین قدرت اجرایی را داشته باشد. حتی شاید برایتان جالب باشد که بدانید استاندارد PMBOK (در ادامه توضیح می‌دهیم)، در پاسخ به این سوال که مدیر پروژه کیست؟ می‌گوید بهتر است مدیر پروژه، متخصص آن حوزه نباشد! چون ممکن است وارد کارهای اجرایی شود و از کارها و مسئولیت‌های اصلی خودش که مدیریت، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه است، دور شود. مثلا مدیر پروژه‌ی تولید یک اپلیکیشن نباید وارد مسائل کدنویسی و طراحی شود، حتی اگر در آن حوزه متخصص باشد.
کلمه‌ی (PMBOK) مخفف عبارت Project Management Body Of Knowledge و به معنای «دانش مدیریت پروژه» است.
PMBOK معروف ترین استاندارد جهانی در حوزه مدیریت پروژه است که در کتابی با عنوان «راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه» به آن پرداخته شده است. این کتاب برای اولین بار توسط موسسه PMI در سال 1996 چاپ شد و اکنون نسخه‌های مختلفی از آن در دسترس است. کم‌کم داریم به بحث شیرین «مدیریت پروژه چیست» نزدیک می‌شویم!
صنایع مختلفی سعی می‌کنند از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه برای برنامه ریزی پروژه‌ها، تخصیص منابع و زمان بندی استفاده کنند. سیستم مدیریت پروژه به مدیران و همچنین کل تیم‌ها این امکان را می‌دهد تا بودجه، کیفیت اجرای پروژه و اسناد ردوبدل شده در طول پروژه را کنترل کنند. انواع مختلفی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه وجود دارد که می‌توانید به صورت رایگان یا با پرداخت هزینه از آنها استفاده کنید.
برای مثال نرم افزار Trello یکی از مشهورترین نرم افزارهای مدیریت پروژه است که مبتنی بر وب فعالیت می‌کند. نرم افزار آسانا هم ابزاری برای هماهنگی و مرتب کردن کارهای تیمی (از پروژه‌های کوچک گرفته تا ابتکارات استراتژیک) است که در بین معروف‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه توسط تیم‌های مختلف استفاده می‌شود.
نمونه دیگر از سیستم مدیریت پروژه که امروزه کاربرد زیادی پیدا کرده ClickUp است؛ یکی از نرم افزارهای قدرتمند مدیریت پروژه. این نرم افزار قابلیت مدیریت کار در کنار ویژگی‌هایی مانند ذخیره‌ی اسناد، یادداشت‌های یادآوری، امکان تعیین اهداف، تقویم و حتی صندوق ورودی ارائه می‌دهد.
در این مقاله با مفهوم پروژه آشنا شدید و فهمیدید مدیریت پروژه چیست و از چه بخش‌ها و اجزایی تشکیل شده. همچنین توضیح دادیم چه زمانی باید از مدیریت پروژه استفاده کنید و اصلا چه کسی از مدیریت پروژه استفاده می‌کند. در کنار اینها متوجه شدید که مدیر پروژه کیست و چه کارهایی باید انجام دهد و برای مدیریت پروژه از چه ابزارهایی می‌توانید کمک بگیرید تا به نتیجه مطلوب برسید.
امیدوارم که این مطلب برای شما مفید واقع شده باشه و مثل دامبو (فیل پرنده)، بعد از پرواز خوشحال و راضی باشید.
مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه مجموعه‌ای از ابزارها، فرایندها، سیستم‌ها، متدها، مهارت‌های شخصی و نگرش‌هایی است که به ما کمک می‌کنند تا چالش‌های انجام پروژه را پشت سر بگذاریم. همانطور که در مقاله گفتیم، قبلا روی 4 مورد تاکید میشد و امروز 10 جنبه مختلف را در مدیریت پروژه در نظر می‌گیریم.
آیا مدیر پروژه باید در حوزه کاری آن پروژه تخصص داشته باشد؟
خیر. طبق استاندارد PMBOK بهتر است مدیر پروژه متخصص حوزه‌ی اجرایی نباشد؛ چرا که در این حالت امکان دارد درگیر کارهای اجرایی و طراحی شود و مسئولیت اصلی‌اش (مدیریت، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه) را فراموش کند
برگشت
به
وبلاگ
مقاله خوبی بود. خسته نباشید.
سپاس از همراهی شما