اسکرام چیست؟ راهنمای هر آن‌چه که باید در مورد اسکرام (Scrum) بدانید

اگر اهل کار تیمی باشید، زیاد مطالعه کنید و دستی هم در تعریف پروژه و اجرای آن داشته باشید، احتمالا واژه‌ی اسکرام را شنیده‌اید. این مفهوم یکی از آن چیزهای ساده‌ای است که سال‌ها وجود داشته و کسی توجهی به آن نکرده. بعد یک آدم خلاقی پیدا شده و احتمالا در حین تماشای بازی فوتبال آمریکایی، به ذهنش رسیده که چه خوب می‌شود از این تکنیک برای بیزینس‌ها هم استفاده کرد.

چرا می‌گوییم در حین تماشای فوتبال، چون اسکرام تکنیکی است که برای شروع مجدد بازی بعد از خطا و خارج شدن توپ از محوطه زمین بازی استفاده می‌شود. توپی که به عنوان یک هدف مشترک به سمت دروازه حرکت می‌کند، در داخل تیم پاس‌کاری می‌شود تا در نهایت یک موفقیت تیمی به دست بیاید. و اسکرام هم به همین دلیل موفق شد:  استفاده از تکنیک فکر گروهی و کار تیمی. هیروتاکا تاکئوچی در مقالۀ مربوط به کسب‌وکار در سال ۱۹۸۶ با عنوان «بازی توسعه محصول جدید» این ایده را مطرح کرد که شرکت‌ها می‌توانند از راگبی ایده بگیرند و با اتخاذ یک روش کلی‌نگر به دستاوردهای بیشتری برسند.

حالا برای توضیح و توصیف فرآیند تولید یک نرم­‌افزار یا به طور کلی انجام یک پروژه گروهی، اسکرام استفاده می‌شود. بیایید بیشتر درمورد این موضوع صحبت کنیم.

 

چرا باید در مورد اسکرام بدانید؟

اگر بخواهیم ساده بگوییم می‌شود اسکرام را به عنوان چارچوبی برای انجام کارها توصیف کرد. اوایل این اصطلاح برای توسعه نرم‌افزار به کار برده می‌شد، ولی حالا استفاده از اسکرام در مدیریت پروژه‌ها از جمله در بخش بازاریابی، توسعه محصول و خدمات مالی رایج‌تر شده است.

بنابراین اگر حرفه‌ی شما به نوعی در این حیطه‌ها سیر می‌کند، احتمالاً به اصطلاحات مختلف دیگری مثل؛ اسپرینت، اسکرام مستر و بک‌لوگ محصول برخورده­ اید. این اصطلاحات دنیای متفاوتی ندارند و در جنبه‌های مختلف چارچوب اسکرام اعمال می‌شوند. بنابراین برای اجرای متدولوژی اسکرام در کسب‌وکار خود و رسیدن به موفقیت و جایگاه بالاتر، بهتر است اسکرام و موارد مربوط به آن را یاد بگیرید.

 

عملکرد اسکرام

روش اسکرام مکمل چیزی است که از آن به عنوان «رویکرد چابک» برای مدیریت پروژه یاد می‌شود. این چارچوب ابزاری برای تجزیه پروژه‌های بزرگ به وظایف قابل مدیریت‌تر، که در تکرارهای کوتاه و در طول چرخۀ پروژه، تکمیل می‌شوند تا در نهایت پروژه‌ی بزرگ به سرانجام برسد. بنابراین، چارچوب اسکرام بر همکاری مدام و پیوسته متکی است.

یعنی تیم‌های کوچک داخل در هر پروژه می‌توانند به راحتی یک کار را در مدت زمان معین (با استفاده از ابزارهای مدیریت پروژه)، قبل از رفتن به مرحله بعدی پروژه انجام دهند و با پله پله پیش رفتن به موفقیت پروژه‌ی تیمی کمک کنند.
 

موفقیت با اسکرام

اسکرام در اوایل دهه ۱۹۹۰ توسط جف ساترلند و کن شوابر که به دنبال گسترش و به‌کارگیری این مفهوم در توسعه نرم‌افزار بودند، رایج شد. آن‌ها استدلال کردند که برای به‌کارگیری موفق مدیریت پروژه اسکرام، افراد درگیر باید به پنج ارزش پایبند باشند؛

چون این ارزش‌ها به تیم اسکرام با توجه به نحوه عملکردشان، جهت می‌دهد. همچنین روش استفاده از اسکرام باید به نحوی باشد که این ارزش‌ها را تقویت کند.

در نهایت وقتی این ارزش‌ها توسط تیم اجرا می‌شود، اعتماد شکل می‌گیرد. و وقتی اعتماد شکل بگیرد، درواقع ستون اسکرام شکل گرفته است.

 

شش اصل کلی در اسکرام

چارچوب اسکرام بر شش اصل اساسی تکیه دارد. دستورالعمل‌هایی که باید در هر پروژه دنبال شوند تا تمرکز تیم از دست نرود و پروژه به پیروزی برسد.

 

۱. کنترل فرآیند تجربی

در اسکرام، فرآیند تجربی به جای تئوری مبتنی بر مشاهده شواهد سخت و آزمایش است. برای کنترل فرآیند تجربی سه ایده وجود دارد:

• شفافیت
• بازرسی
• انطباق

به این معنا که هر مرحله­ کاملاً واضح و روشن باشد، فعالیت‌های مرتبط مورد بازرسی قرار گیرد تا امکان خطا را به حداقل برساند و با هدف کلی و نهایی منطبق باشد.

 

۲. خودسازماندهی

از آن‌جایی که فرآیند اسکرام به افراد زیادی متکی است، خودسازماندهی اصلی ضروری و مهم است. همۀ افراد درگیر در پروژه، این اختیار را دارند که به طور مستقل کار کنند. ولی اصل خودسازماندهی امکان تعهد و جلب مشارکت در بین اعضا را فراهم می‌کند.

 

۳. همکاری

اسکرام یک فرآیند مشارکتی است. بنابراین اصل همکاری در اسکرام بر سه بعد متمرکز است:

• • آگاهی
  • بیان
  • تخصیص

اعضا با آگاهی از عملکرد یکدیگر و همکاری در پیش‌برد کار سریع‌تر به نتیجه می‌رسند.

 

۴. اولویت‌بندی بر ارزش

این اصل شامل سازماندهی و اولویت‌بندی وظایف براساس ارزش آن‌ها و چگونگی تکمیل آن‌ها می‌شود.

 

۵. تایم اسپرینت (Sprint)

در اسکرام، کارها به صورت اسپرینت (مدت زمانی که تیم پروژه برای انجام یک سری اقدامات بر روی محصول دارد تا وظایف خود را انجام دهد) انجام می‌شوند و مدت زمان مشخصی برای هر کدام تعیین می‌شود. سایر عناصر، از جمله برنامه‌ریزی اسپرینت و جلسات روزانه نیز زمان شروع و توقف مشخصی دارند. این زمان‌بندی تضمین می‌کند که همۀ افراد درگیر می‌دانند با احتساب حذف زمان تلف‌شده و تأخیرات، دقیقاً چه مقدار زمان برای هر مرحله اختصاص داده شده است.

 

۶. توسعه تکراری

این اصل نهایی بیانگر این درک است که یک پروژه ممکن است در طول فرآیند توسعه نیاز به پالایش چندین بار داشته باشند. توسعه تکراری درواقع به تیم اجازه می‌دهد تا تنظیمات را انجام دهد و تغییرات را آسان‌تر مدیریت کند.

 

کار تیمی می‌تواند رسیدن به هدف و رؤیای تیم را به راحتی ممکن سازد. برای همین باید در مورد هر پروژه به کمک‌ها و همکاری‌های تیم با روش اسکرام تأکید کنید. هر عضو در هر بخشی از تیم که باشد همه باید در فرآیند اسکرام مشارکت داشته باشند. به عبارت دیگر، عملکرد اسکرام بر اساس سلسه مراتب ساخته نشده است. بلکه برای دستیابی به هدف، با هر عضو یکسان رفتار می‌شود.

 

اعضای تیم اسکرام و وظایفشان

یک تیم اسکرام همیشه از سه عنصر اصلی تشکیل می‌شود؛ مالک محصول، مدیر محصول و اعضای تیم توسعه. تیم‌های اسکرام غالباً کوچک هستند. حدود ده عضو یا حتی کمتر برای اطمینان از بهینه بودن ارتباطات و بهره‌وری و عملکرد بهتر همیشه توصیه می‌شود. بیایید با مسئولیت هر عنصر بیشتر آشنا شویم.

 

 

مالک محصول (Product Owner)

مالک محصول، کسی است که در مورد نحوه موفقیت در پروژه، حرف آخر را می‌زند؛ چون ذینفع اصلی است. درواقع مالک محصول، ایده یا هدفی را تصور کرده و تیم را موظف به اجرای آن می‌کند. مالک محصول درواقع مسئول این است که مطمئن شود تیم اسکرام با اهداف کل محصولی که تیم در آن مشارکت دارد، همسو هست یا نه. همچنین نیازهای تجاری محصول مثل انتظاراتی که مشتری دارد و روندهای بازار را کشف و درک می‌کنند. برای این منظور با مدیران محصول و سایر سهامداران خارج از تیم در تماس هستند. مسئولیت‌های مالکان محصول شامل موارد زیر است؛

• • توسعه و بیان صریح هدف محصول
  • صورت حساب واضح از بک‌لاگ محصول (یا همان لیست رتبه‌بندی شده از تمام فاکتورهای گنجانده شده در یک محصول)
  • سفارش بک‌لاگ محصول براساس اولویت‌بندی
  • حصول اطمینان از شفاف بودن، قابل مشاهده بودن و قابل درک بودن بک‌لاگ محصول
  • ارتباط با ذینفعان خارجی و انتقال نیازها و انتظارات آن‌ها به تیم

 

مدیر محصول (Scrum Master)

در حالی که مالک محصول اغلب مبدع پروژه است، اکثر اعضای تیم برای گرفتن مشاوره و راهنمایی‌های لازم از شخص اسکرام مستر کمک می‌گیرند. این وظیفه اسکرام مستر است که تیم را منظم و اکتیو نگه دارد، موانع پیشرفت کار را بردارد و ارتباط بین مالک محصول و سایر اعضای تیم را توسعه دهد و تسهیل کند.

پایبندی به اصول، فرآیندها و شیوه‌های چابک، هستۀ اصلی مأموریت اسکرام مستر است. مدیر محصول همان‌طور که به تیم توسعه خدمت می‌کند، به سازمان و صاحب محصول نیز خدمات ارائه می‌دهد. از جمله وظایف اسکرام مستر:

• • کمک به یافتن تکنیک‌هایی برای تعریف هدف محصول و مدیریت بک‌لاگ محصول
  • رهبری، آموزش و مربی‌گری تیم
  • برنامه‌ریزی و مشاوره‌ی اجرای اسکرام در طول پروژه است.

 

تیم توسعه

وقتی زمان اجرای اسپرینت فرا می‌رسد، صاحب محصول و مدیر محصول به تیم توسعه مراجعه می‌کنند. تیم‌ها مسئول اجرای طرحی هستند که توسط مالک محصول ارائه شده و تحت هدایت مدیر محصول قرار دارد. تیم توسعه متشکل از افرادی است که هر یک مهارت خاص خود را دارد و به وظیفۀ تعیین‌شده‌ای مشغول می‌شود. به طور مثال تیم توسعه شامل؛ یک شخص کپی‌رایتر برای تولید محتوا، گرافیست برای خلق تصاویر و لوگوها و مدیر خلاق برای تصور و تأیید طرح کلی آگهی و همچنین مهندسان کامپیوتر و تحلیلگران است.

البته همه اعضای تیم توسعه همیشه مسئولیت‌های یکسانی ندارند. ولی به طور کلی یک تیم توسعه وظایف زیر را به عهده دارد:

• • کمک به برنامه‌ریزی و رسیدن به هدف
  • استفاده از داده‌ها برای پیدا کردن بهترین شیوه‌ها برای توسعه­‌ی محصول
  • تست محصولات و نمونه‌های اولیه
  • رفع اشکالات و تضمین کیفیت

مدیریت پروژه اسکرام چطور اجرا می‌شود؟

متدولوژی اسکرام مبتنی بر مجموعه‌ای‌از اقدامات و نقش‌های مشخص است که باید در طول فرآیند توسعه یک نرم افزار انجام شوند. در پروژه اسکرام به ازای اجرای اصول چابک که مورد توافق همه اعضای تیم محصول است، به همه اعضا پاداش داده می‌شود.
 

اجرا اسکرام به این ترتیب است که پروژه در بلوک‌های موقت کوتاه مدت و دوره‌ای به نام اسپرینت اجرا می‌شود که معمولاً بین ۲ تا ۴ هفته طول می‌کشد که کارها طی یک فرایند چرخشی بازخورد و بازتاب می‌گیرد. هر اسپرینت به خودی خود یک موجودیت است، یعنی یک نتیجه کامل از محصول نهایی را ارائه می‌کند که می‌توان در صورت درخواست با کمترین تغییر ممکن به مشتری تحویل داد.
 

به عنوان یک نقطه شروع، در فرایند مدیریت پروژه اسکرام، فهرستی از اهداف یا الزامات تهیه می‌شود تا برنامه پروژه طبق آن تهیه گردد. البته مشتری پروژه این اهداف را با در نظر گرفتن تعادل ارزش و هزینه آن اولویت بندی می‌کند، به این ترتیب کارهایی که باید تکرار شود و بخش‌هایی که باید در نهایت تحویل مشتری بشود مشخص خواهد شد.
 

 

درست است که روش اسکرام عمدتاً برای توسعه نرم‌افزار استفاده می‌شود، اما سایر بخش‌ها مانند تیم‌های فروش، بازاریابی و منابع انسانی و غیره نیز با پیاده‌سازی این متدولوژی در مدل‌های سازمانی خود می‌توانند از مزایای آن استفاده کنند.

 

اسکرام و اجایل (Agile) تفاوت یا تشابه

بحث در مورد اسکرام و اجایل شبیه بحثِ اول مرغ بوده یا تخم مرغ نیست! و اساساً قبل از این‌که این دو به وجود بیایند، روش سنتی و ساختاریافته برای مدیریت پروژه‌ها وجود داشت. ولی هنوز خیلی‌ها اسکرام و اجایل را یکسان می‌دانند درحالی که در عین تشابه، تفاوت‌هایی با هم دارند. به زبان ساده می‌توان چنین گفت:

Agile یک نوع طرز فکر است. روش فکر کردن در مورد یک مشکل، یا یک دیدگاه خاص برای رسیدن به یک راه حل. از طرف دیگر، اسکرام یک روش برای پیاده‌سازی این طرز فکر است. یعنی اسکرام در هستۀ خود روشی است که سعی می‌کند به سؤالاتی که Agile مطرح می‌کند، پاسخ دهد.

تشابه این دو در اهدافی است که دنبال می­‌کنند. ارائه یک محصول کارآمد به نحوی در نهایت به ثبت بازخوردهای مثبت از جانب مشتری برسد، هدفی است که هم اسکرام و هم Agile در نظر دارند.

متد اجایل این است که اغلب از شگرد زمان توسعه کوتاه‌تر برای پیشبرد پروژه و جلب رضایت مشتری استفاده می‌کند. درواقع این تکرارهای کوتاه و منظم اجازه می‌دهد تا ترتیب تغییر در چرخه‌های بعدی گنجانده شود و چیزی از قلم نیفتد. از دوباره‌کاری پرهیز می‌کند و بدین ترتیب با نیازهای مشتری هماهنگ‌تر ‌شود.