مدیریت پروژه چیست؟
راهنمای جامع مدیریت پروژه در ایران + ۱۰ حوزه مرتبط

وقتی پروژه‌ای در جریان است و قرار است در تاریخ مشخصی تحویل داده شود، بودجه مشخصی برایش تعیین شده و لازم است که تمام ذینفعان را راضی نگه دارید، تنها یک راه به ذهن می‌رسد و آن هم مدیریت موثر پروژه است.
 

اما مدیریت پروژه چیست، از چه ابزارهایی استفاده می‌کند و اصلا در چه حوزه‌های دانشی کاربرد دارد؟
در این مقاله می‌خواهیم به تمام سوالات شما در رابطه با مدیریت پروژه پاسخ دهیم. پس اگر می‌خواهید بدانید چطور می‌توانید به بهترین شکل ممکن یک پروژه را مدیریت کنید، این مقاله را از دست ندهید.

پروژه چیست؟

یک پروژه مجموعه‌ای هماهنگ از وظایف است که به طور موقت انجام می‌شوند تا یک محصول، پروسه یا خدمت جدیدی را با زمان و منابع مالی محدود، تعریف کنند.

• پروژه زمان شروع و پایان مشخصی دارد.
• پروژه یک دستاورد جدید و منحصر‌به‌فردی را به همراه دارد.
• اعضای تیم هدف واحدی را دنبال می‌کنند.
• مدت زمان انجام پروژه مشخص و ممکن است کوتاه (یک ماه) یا طولانی (چند سال) باشد.
• زمان، منابع مالی و انسانی هر پروژه محدود و از قبل تعریف شده است.
• یک پروژه معمولا به کمک چند نفر انجام می‌شود اما می‌تواند تک‌نفره هم باشد.

پروژه چی نیست؟!

• پروژه فعالیت‌های روزانه (مثل ورزش کردن) نیست.
• پروژه عملیات‌هایی مثل تولید قطعات ماشین نیست.
• پروژه کارهای دائمی، تکراری و مستمر (مثل سرکار رفتن) نیست.

مدیریت پروژه چیست؟

«مدیریت پروژه مجموعه‌ای از ابزارها، فرایندها، سیستم‌ها، متدها، مهارت‌های شخصی و نگرش‌هایی است که به ما کمک می‌کنند تا در طول انجام پروژه با چالش‌ها مواجه شویم.»
 

در پروژه یکسری الزامات داریم که مدیر پروژه باید همه‌ی آن‌ها را در نظر بگیرد. در واقع مدیریت پروژه به کارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و روش‌هایی است که در فعالیت‌های پروژه اعمال می‌شوند تا پروژه بتواند آن الزاماتی که به آن اشاره شد را محقق کند. منظور از الزامات همان محدودیت‌های انجام پروژه است. مدیر پروژه باید مهارت‌های مختلف و متنوعی را بلد باشد تا بتواند این الزمات را رعایت کند.
 

تفاوت بین مدیریت پروژه و مدیریت برنامه

مدیریت برنامه از همان اصول و تکنیک‌های مدیریت پروژه استفاده می‌کند، اما همان‌طور که از نامش پیداست، به جای پروژه به مدیریت برنامه‌ها می‌پردازد. برنامه‌ها گروهی از پروژه‌های مرتبط هستند که همزمان اجرا می‌شوند تا بیشترین بهره را از منابع موجود سازمان ببرند.
 

حوزه‌های دانشی مدیریت پروژه

مهارت‌هایی که مدیر پروژه باید داشته باشد، شامل مدیریت هر کدام از «حوزه های دانشی مدیریت پروژه» است. در اینحا توضیح مختصری درباره هرکدام از این 10 حوزه می‌دهیم.

1. مدیریت زمان

یعنی سازوکارهای مورد نیاز برای شروع، تکمیل و تحویل به موقع پروژه.

2. مدیریت هزینه

یعنی بودجه‌بندی مناسب و کنترل هزینه‌های پروژه باتوجه به بودجه از قبل تعریف شده برای پروژه.

3. مدیریت محدوده

محدوده پروژه یعنی هرچیزی که پروژه را شامل می‌شود و مدیریت محدوده یعنی تعریف و کنترل مرزهای پروژه تا از مرزهای تعریف‌شده برای پروژه عبور نکنیم.

4. مدیریت کیفیت

یعنی بررسی عملکرد و چگونگی پیشرفت پروژه باتوجه به اهداف در نظر گرفته شده برای پروژه.

5. مدیریت ریسک

شناسایی، تحلیل و نحوه‌ی برخورد با موقعیت‌های ناشناخته در طول پروژه.

6. مدیریت ذینفعان

تمام افراد یا گروه‌هایی که به نوعی بر پروژه اثر می‌گذارند و یا از آن تاثیر می‌پذیرند، ذینفعان هستند. و مدیریت ذینفع یعنی برنامه‌ریزی برای ارتباط ذینفعان با تیم و بررسی و تحلیل تاثیر آن‌ها بر پروژه.

7. مدیریت تدارکات

یعنی خرید و تهیه‌ی محصولات، مواد اولیه و یا خدمات مورد نیاز برای انجام پروژه از خارج از تیم.

8. مدیریت منابع انسان

واگذاری درست و تاثیرگذار نقش‌ها و مسئولیت‌ها به افراد و برنامه‌ریزی، نظارت بر آن‌ها.

9. مدیریت یکپارچگی

یعنی مدیر پروژه همه‌ی این 10 مهارت را به صورت هم‌زمان در نظر بگیرد و بتواند بین آن‌ها تعامل برقرار کند و آن‌ها را بالانس نگه دارد.

10. مدیریت ارتباطات

مدیریت ارتباطات یعنی برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و بازنگری همه‌ی راه‌های ارتباطی داخل یک سازمان و بین سازمان‌ها. همچنین شامل سازماندهی و انتشار دستورالعمل‌های ارتباطی جدید مرتبط با یک سازمان یا شبکه است.

 
هر کدام از این ده حوزه دانشی شامل فرایندها و نکات قابل توجهی است که باید به صورت دقیق مطالعه و بررسی شوند. پیشنهاد می‌کنم در صورتی که قصد مدیریت یک پروژه را دارید، قبل از شروع فعالیت، با این حوزه‌های دانشی آشنا شوید تا مدیریتی درست و اثربخش داشته باشید و صرفا به تعاریف آن ها اکتفا نکنید.
 

مدیر پروژه کیست؟

مدیر پروژه یک کارشناس حرفه‌ای است که مسئول برنامه‌ریزی، سازماندهی و نظارت بر تکمیل پروژه‌هاست. مدیر پروژه، محدوده پروژه، بودجه، برنامه زمانی و منابع پروژه را مدیریت می‌کند تا از تحویل به موقع و موفقیت‌آمیز پروژه مطمئن شود.
تصورات نادرستی از مدیر پروژه در ذهن اکثر افراد جا افتاده است. مثلا:

• مدیر پروژه بالاترین تخصص را در آن حوزه دارد.
• و یا اینکه مدیر پروژه بالاترین قدرت اجرایی را در پروژه دارد.

هر دوی این تصورات غلط هستند. در واقع هیچ لزومی ندارد کسی که مدیر پروژه است، متخصص آن حوزه باشد و یا بالاترین قدرت اجرایی را داشته باشد. حتی شاید برایتان جالب باشد که بدانید استاندارد PMBOK (در ادامه توضیح می‌دهیم)، در پاسخ به این سوال که مدیر پروژه کیست؟ می‌گوید بهتر است مدیر پروژه، متخصص آن حوزه  نباشد! چون ممکن است وارد کارهای اجرایی شود و از کارها و مسئولیت‌های اصلی خودش که مدیریت، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه است، دور شود. مثلا مدیر پروژه‌ی تولید یک اپلیکیشن نباید وارد مسائل کدنویسی و طراحی شود، حتی اگر در آن حوزه متخصص باشد.

استاندارد PMBOK

کلمه‌ی PMBOK مخفف عبارت Project Management Body Of Knowledge و به معنای «دانش مدیریت پروژه» است.
 

PMBOK معروف ترین استاندارد جهانی در حوزه مدیریت پروژه است که در کتابی با عنوان «راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه» به آن پرداخته شده است. این کتاب برای اولین بار توسط موسسه PMI در سال 1996 چاپ شد و اکنون نسخه‌های مختلفی از آن در دسترس است. کم‌کم داریم به بحث شیرین «مدیریت پروژه چیست» نزدیک می‌شویم!
 

تاریخچه مدیریت پروژه

مدیریت پروژه که امروزه می‌شناسیم، در اصل در دهه 1950 شکل گرفت؛ یعنی زمانی که ابزارها و تکنیک‌های اساسی مدیریت پروژه، مثل روش مسیر بحرانی و ارزیابی برنامه و تکنیک مرور ابداع شد.
بااین حال، منشاء مدیریت پروژه به سال 1896 برمی‌گردد، یعنی زمانی که کارول آدامچی، هارمونوگرام را ایجاد کرد که الهام بخش ابداع نمودار گانت شد. بعدها در سال 1910، هنری گانت این نمودار را ابداع کرد و همچنان یکی از مهم‌ترین ابزارهای مدیریت پروژه است. پیدایش مدیریت پروژه، ارتباط نزدیکی با ساخت‌وساز، مهندسی، مدیریت علوم و حتی تحقیقات نظامی دارد.

اجزای اصلی مدیریت پروژه

• بیان علت اینکه چرا انجام پروژه ضروری است
• گرفتن الزامات پروژه، مشخص کردن کیفیت محصول یا خدماتی که باید تحویل داده شود، تخمین منابع و زمان موردنیاز
• آماده کردن یک پرونده کسب‌وکار برای توجیه سرمایه‌گذاری
• تضمین قرارداد همکاری و تامین بودجه موردنیاز
• هدایت و انگیزه دادن به تیم برای انجام پروژه
• توسعه و پیاده سازی یک برنامه مدیریت برای پروژه
• مدیریت ریسک‌ها، مشکلات و تغییرات احتمالی در پروژه
• نظارت بر پیشرفت کار طبق برنامه
• مدیریت بودجه پروژه
• حفظ ارتباط با ذینفعان و سازمان پروژه
• مدیریت ارائه دهنده
• اتمام پروژه به صورت کنترل شده و در زمان مناسب

رویکردهای مدیریت پروژه

انواع مختلف پروژه در صنایع مختلف اجرا می‌شود که هر کدام از آنها باید به یک سری نیازهای خاص پاسخ دهند. به همین خاطر، مدیران پروژه به یکی از سه رویکرد زیر اتکا می‌کنند:
 

مدیریت پروژه پیش بینی کننده

• زمانی مناسب است که الزامات پروژه و محصول، از همان ابتدای کار، کاملا مشخص باشند.
• بر برنامه‌ریزی دقیق و اجرای آن براساس الزامات اولیه تاکید می‌کند.
• از یک مدل سنتی پیروی می‌کند که هر مرحله آن قبل از مرحله بعدی تکمیل می‌شود.

مدیریت پروژه تطبیقی

• برای پروژه‌هایی ایده‌آل است که الزامات آنها با تردید و ابهامات بسیار همراه است و احتمال دارد در طول پروژه تغییر کنند.
• از یک رویکرد تکراری و افزایش استفاده می‌کند که اجازه انعطاف‌پذیری و تطبیق بیشتر را می‌دهد.
• همکاری مستمر را تشویق کرده و از تغییرات به عنوان یک امر طبیعی در فرآیند پروژه استقبال می‌کنند.

مدیریت پروژه ترکیبی

• جنبه‌های مختلف هر دو رویکرد پیش‌بینی و تطبیقی را با هم ترکیب می‌کند.
• برای پروژه‌هایی ایده‌آل است که درجات متغیری از ابهام و انعطاف‌پذیری را دارند.
• به برخی اجزای پروژه اجازه می‌دهد ثابت و مشخص باشند، در حالی که برخی دیگر ممکن است تغییر کنند.

مزیت‌های مدیریت پروژه

برای اینکه بهتر به ارزش استفاده از مدیریت پروزه پی ببرید، بیایید با چند تا از مهم‌ترین مزیت‌های آن آشنا شویم.
 

بهبود برنامه‌ریزی و سازماندهی

یک رویکرد ساختاریافته، اهداف، حوزه، محدودیت زمانی و تخصیص منابع را مشخص می‌کند. ضمن اینکه استفاده بهینه از منابع، از هدررفت جلوگیری کرده و بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
 

ارتباطات بهتر

با به روزرسانی منظم و ارائه گزارشات دقیق و به موقع، ذینفعان را مطلع نگه می‌دارد. به علاوه، با تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌های هر فرد، کارتیمی بهتر و مسئولیت‌پذیری را تشویق می‌کند.
 

کارایی بیشتر

مدیریت پروژه، فرآیندهای تصمیمگیری و اجرا را تسهیل کرده و ریسک‌ها را به موقع شناسایی می‌کند که موجب می‌شود ضر آنها به حداقل رسیده و تاخیر و هزینه‌ها را کاهش می‌دهد.
 

کیفیت بالاتر

با تمرکز بر هدف و کنترل و نظارت مستمر، احتمالا استانداردهای کیفی بالاتری رعایت می‌شود و به انتظارات ذینفعان پاسخ می‌دهید. همچنین بازرسی منظم موجب بهبود کیفیت کار هم می‌شود.
 

مدیریت زمان بهتر

تخمین دقیق موعدهای زمانی، موجب می‌شود برنامه واقعی‌تر و موثرتری بچینید.
 

کنترل هزینه‌ها

مشخص کردن دقیق بودجه و پیگیری امور مالی، هزینه‌های پروژه را کنترل کرده و نمی‌گذارد بالا بروند.
 

نکات و روش‌های مدیریت پروژه

حالا که با مفهوم پدیریت پروژه آشنا شدید، بیایید بهترین نکات و شیوه‌های مدیریت پروژه را هم یاد بگیرید که مخصوصا برای افراد تازه‌کار مفید است.
 

مستند سازی و گزارش نویسی در کل فرآیند مدیریت پروژه

مستندسازی کار و تهیه گزارش، در کل چرخه عمر یک پروژه اهمیت دارد. مطمئنا، در زمان اجرا اهمیت‌شان خیلی بیشتر است، چون اطمینان می‌دهند که پیشرفت واقعی متناسب با برنامه پروژه است. اما گزارشات، ابزارهای ارتباطی هستند که اعضای تیم را در جریان امور قرار می‌دهند و ذینفعان را مطلع می‌سازند.
 

زمان، حوزه و بودجه پروژه را کنترل کنید

شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و معیارهای پروژه، مقیاس‌هایی هستند که به مدیران پروژه اجازه می‌دهند کارشان را در زمان معین، با بودجه تعیین شده و مطابق با استانداردهای کیفی تمام کنند. با کنترل دقیق پروژه، مدیر پروژه هرگاه متوجه انحراف شد، می‌تواند آن را اصلاح کرده و جلوی ضرر احتمالی را بگیرد.
 

استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه

این نرم افزارها برای مدیریت بهتر پروژه‌ها ایجاد شده‌اند. آنها اغلب داده‌های لحظه‌ای ارائه می‌دهند که به مدیران کمک می‌کند تصمیمات آگاهانه‌ای بگیرند. همچنین نرم افزار مدیریت پروژه ویژگی‌هایی دارد که موجب می‌شود مدیریت پروژه، موثرتر باشد.
 

بهترین مدرک‌های مدیریت پروژه در جهان

سازمان‌های مختلفی در سراسر دنیا هستند که مدرک مدیریت پروژه می‌دهند. برخی از معروف‌ترین آنها عبارت است از:

• مدرک مدیریت پروژه گوگل: به تازگی شرکت گوگل یک برنامه آموزشی همراه با Coursera ایجاد کرده که تمام مبانی مدیریت پروژه را آموزش می‌دهد.
• مدرک PMI: PMI مدرک‌های مختلف مدیریت پروژه را ارائه می‌دهد. اکثر مدیران پروژه، یک مدرک PMP (مدرک تخصصی مدیریت پروژه) دارند که یک استاندارد این صنعت محسوب می‌شود.
• مدرک اجایل: تعداد زیادی مدرک مدیریت پروژه اجایل و دوره‌های آموزشی آن وجود دارد. این مدرک برای مدیران اسکرام و اجایل لازم است.
• مدرک PRINCE2: PRINCE2 یک چهارچوب مدیریت پروژه است که در انگلستان، استرالیا و اروپا استفاده می‌شود. برای شرکت در پروژه PRINCE2 به مدرک‌های خاصی نیاز دارید.

چه کسانی از مدیریت پروژه استفاده می‌کنند؟

هر کسی که مسئول مدیریت یک پروژه است، از مدیریت پروژه سود می‌برد. این مساله می‌تواند در بخش شرکتی، مثل مدیران و مجریان پروژه باشد؛ در بخش IT، مثل تیم توسعه نرم افزار؛ در بخش ساخت و ساز و مهندسی، مثل مدیر سازه، معمار و مهندس؛ در بخش بهداشت و رمان؛ بازاریابی و تبلیغات؛ در حوزه آموزش؛ دولت یا حتی برنامه‌ریزان. همه و همه می‌توانند از مدیریت پروژه نهایت استفاده را ببرند و به اهداف‌شان برسند.

نرم افزار مدیریت پروژه

صنایع مختلفی سعی می‌کنند از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه برای برنامه ریزی پروژه‌ها، تخصیص منابع و زمان بندی استفاده کنند. سیستم مدیریت پروژه به مدیران و همچنین کل تیم‌ها این امکان را می‌دهد تا بودجه، کیفیت اجرای پروژه و اسناد ردوبدل شده در طول پروژه را کنترل کنند. انواع مختلفی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه وجود دارد که می‌توانید به صورت رایگان یا با پرداخت هزینه از آنها استفاده کنید.
 

نرم افزار Trello

برای مثال نرم افزار Trello یکی از مشهورترین نرم افزارهای مدیریت پروژه است که مبتنی بر وب فعالیت می‌کند. نرم افزار آسانا هم ابزاری برای هماهنگی و مرتب کردن کارهای تیمی (از پروژه‌های کوچک گرفته تا ابتکارات استراتژیک) است که در بین معروف‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه توسط تیم‌های مختلف استفاده می‌شود.
 

نرم افزار ClickUp

نمونه دیگر از سیستم مدیریت پروژه که امروزه کاربرد زیادی پیدا کرده ClickUp است؛ یکی از نرم افزارهای قدرتمند مدیریت پروژه. این نرم افزار قابلیت مدیریت کار در کنار ویژگی‌هایی مانند ذخیره‌ی اسناد، یادداشت‌های یادآوری، امکان تعیین اهداف، تقویم و حتی صندوق ورودی ارائه می‌دهد.
 

نرم افزار CRM

نرم افزار CRM که سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان است، با امکانات مختلفی که دارد، از جمله کارت‌ها و مدیریت آنها می‌تواند به عنوان یک ابزار مدیریت پروژه قوی عمل کند. این نرم افزار ویژگی‌های زیادی دارد که به تیم‌ها کمک می‌کند سریعتر و بهتر به نتیجه دلخواه برسند. علاوه بر این، سیستم تیکتینگ هم با تبدیل درخواست‌های مشتریان به یک تیکت، کمک می‌کند پشتیبانی بهتری از مشتریان بکنید و خدمات بهتری به آنها ارائه دهید. اگر مایلید بیشتر با این نرم افزار آشنا شوید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله CRM چیست را بخوانید.
 

مدیریت پروژه‌ها در دیدار؛ فراتر از یک CRM

دیدار فقط برای مدیریت فروش نیست. با قابلیت مدیریت پروژه‌ها می‌توانید کارهای داخلی تیم یا پروژه‌های سازمانی خود را دقیق و مرحله‌به‌مرحله پیش ببرید. از تعریف پروژه و تعیین مسئول گرفته تا ارجاع تسک‌ها، ردیابی پیشرفت، فیلتر بر اساس برچسب و بررسی گزارش عملکرد تیم، همه‌چیز در یک محیط ساده و منسجم انجام می‌شود.
در این ویدیو ببینید چطور با چند کلیک ساده، پروژه‌هایتان را مثل ترلو اما خب هوشمندتر و منظم‌تر در دیدار مدیریت کنید و کنترل کامل کارها را در دست بگیرید

نتیجه‌گیری

در این مقاله با مفهوم پروژه آشنا شدید و فهمیدید مدیریت پروژه چیست و از چه بخش‌ها و اجزایی تشکیل شده. همچنین توضیح دادیم چه زمانی باید از مدیریت پروژه استفاده کنید و اصلا چه کسی از مدیریت پروژه استفاده می‌کند. در کنار اینها متوجه شدید که مدیر پروژه کیست و چه کارهایی باید انجام دهد و برای مدیریت پروژه از چه ابزارهایی می‌توانید کمک بگیرید تا به نتیجه مطلوب برسید.

×