زمان خواندن ۵.۵ دقیقه
چک لیست برگزاری نمایشگاه از برنامهریزی و آمادهسازی غرفه تا مدیریت لیدها و پیگیری بعد از نمایشگاه؛ همه مراحل را یکجا و کاربردی بررسی کنید.
در روزهای شلوغ نمایشگاه فرصت دارید تا برندتان را معرفی کنید، با مشتریان جدید ارتباط بگیرید و فرصتهای فروش بسازید؛ اما فراموش کردن بعضی از کارها میتواند بخش مهمی از این فرصت را از بین ببرد. از ثبتنام و آمادهسازی غرفه گرفته تا هماهنگی تیم، جمعآوری اطلاعات بازدیدکنندگان و پیگیری بعد از نمایشگاه، جزئیات زیادی باید بهموقع انجام شوند.
زمانی که به فکر نحوه شرکت در نمایشگاه هستید، چک لیست برگزاری نمایشگاه کمک میکند هیچکدام از این مراحل از قلم نیفتد. در ادامه، یک چک لیست کامل از کارهایی که باید قبل، حین و بعد از نمایشگاه انجام دهید آماده کردهایم.
برگزاری موفق نمایشگاه فقط به آمادهکردن غرفه و حضور در روزهای نمایشگاه محدود نمیشود. از زمانی که تصمیم به شرکت میگیرید تا زمانی که آخرین لید نمایشگاه را پیگیری میکنید، مجموعهای از کارها باید برنامهریزی و اجرا شوند. چک لیست نمایشگاه کمک میکند این مراحل را منظم پیش ببرید و کاری را از قلم نیندازید.
به طور کلی، چک لیست برگزاری نمایشگاه را میتوان در ۵ مرحله اصلی دستهبندی کرد:
بخش زیادی از موفقیت حضور و جذب مشتری در نمایشگاه، قبل از بازشدن درهای سالن رقم میخورد. این بخش از چک لیست برگزاری نمایشگاه به کارهایی اختصاص دارد که باید پیش از شروع نمایشگاه انجام دهید.
قبل از هر اقدامی مشخص کنید چرا میخواهید در نمایشگاه شرکت کنید. سپس بر اساس هدف تعیینشده، بودجه موردنیاز را برای اجاره غرفه، غرفهسازی، تبلیغات، تجهیزات، نیروی انسانی و سایر هزینههای شرکت در نمایشگاه را مشخص کنید.
بعد از انتخاب نمایشگاه، شرایط ثبتنام و حضور را بررسی و مراحل رزرو غرفه را انجام دهید. متراژ، موقعیت غرفه، هزینه اجاره و امکاناتی که برگزارکننده ارائه میدهد، از مواردی هستند که باید پیش از نهاییکردن رزرو بررسی شوند. اگر قصد شرکت در نمایشگاه خارجی را دارید، چک لیست نمایشگاه بین المللی باید مواردی مانند مدارک، مجوزها و الزامات برگزارکننده را هم در بر بگیرد.
غرفه باید متناسب با هدف حضور و نوع مخاطبان طراحی شود. پیش از شروع نمایشگاه، طراحی و ساخت غرفه، تجهیزات و امکانات فنی موردنیاز را مشخص و زمانبندی نصب و آمادهسازی را هماهنگ کنید.
تمام اقلامی که قرار است در غرفه استفاده کنید یا بین بازدیدکنندگان توزیع شوند، باید پیش از نمایشگاه آماده باشند. از جمله اقلام تبلیغاتی که میتوانید استفاده کنید، عبارت است از:
حضور افراد مناسب در غرفه به اندازه طراحی آن اهمیت دارد. اعضای تیم باید بدانند چه مسئولیتی دارند، چگونه با بازدیدکنندگان گفتوگو کنند و اطلاعات هر لید را چگونه ثبت کنند.
روز نمایشگاه، زمان اجرای برنامههایی است که تا اینجا برای آنها آماده شدهاید. علاوه بر آمادهبودن غرفه و تیم، باید مطمئن شوید اطلاعات بازدیدکنندگان بهدرستی ثبت میشود و هیچ فرصت فروشی از دست نمیرود. برای مدیریت بهتر این روز، میتوانید از چک لیست نمایشگاه زیر استفاده کنید.
قبل از شروع نمایشگاه، یک بار همه بخشهای غرفه و تجهیزات را بررسی کنید تا مشکلی در طول روز ایجاد نشود.
همه اعضای تیم باید بدانند چه مسئولیتی دارند و چه اطلاعاتی را باید از بازدیدکنندگان دریافت کنند. بهتر است مسئولیتها و شیفتها از قبل مشخص شده باشند تا غرفه در هیچ ساعتی بدون نیروی کافی نماند.
یکی از مهمترین کارها در روز نمایشگاه، ثبت اطلاعات بازدیدکنندگان و لیدها است. داشتن تعداد زیادی کارت ویزیت یا شماره تماس، بهتنهایی کافی نیست؛ باید بدانید هر فرد چه نیازی دارد و پیگیری او باید با چه اولویتی انجام شود.
برای هر لید، در صورت امکان اطلاعاتی مانند نام و اطلاعات تماس، شرکت و حوزه فعالیت، نیاز یا محصول موردنظر، میزان علاقهمندی و اقدام بعدی را ثبت کنید.
همه بازدیدکنندگان ارزش تجاری یکسانی ندارند. لیدها را بر اساس میزان تناسب با مشتری هدف و احتمال ادامه مذاکره دستهبندی کنید تا بعد از نمایشگاه بدانید پیگیری هرکدام باید از کجا شروع شود.
اگر بازدیدکنندهای درخواست تماس، جلسه، ارسال کاتالوگ یا ارائه قیمت دارد، این موضوع را همان زمان ثبت کنید. ثبت «نیاز به پیگیری» بدون تعیین اقدام مشخص، احتمال فراموششدن آن را بالا میبرد.
برای هر لید مهم، مشخص کنید:
تمامشدن نمایشگاه به معنی تمامشدن کار تیم فروش نیست. اتفاقاً بخش مهمی از نتیجه حضور در نمایشگاه، به اقداماتی بستگی دارد که بعد از خروج از سالن انجام میدهید. اگر اطلاعات بازدیدکنندگان بدون برنامه رها شود، حتی لیدهای ارزشمند هم ممکن است بهمرور سرد شوند. بنابراین، چک لیست بعد از نمایشگاه باید بیشتر روی مدیریت لیدها، پیگیری و ارزیابی نتایج متمرکز باشد.
ابتدا اطلاعات تمام بازدیدکنندگان را یکجا جمعآوری و دستهبندی کنید. مشخص کنید کدام افراد مشتری بالقوه هستند، کدامیک به اطلاعات بیشتری نیاز دارند و کدام ارتباطها در حال حاضر اولویت کمتری دارند.
قرار نیست همه لیدها را دقیقاً به یک شکل و در یک زمان پیگیری کنید. لیدهایی که نیاز مشخصی دارند، درباره خرید سؤال کردهاند یا درخواست جلسه و دریافت پیشنهاد دادهاند، معمولاً باید زودتر پیگیری شوند.
برای هر گروه از لیدها، زمان و روش پیگیری مشخص کنید تا تیم فروش بداند از کجا شروع کند.
پیگیری را به یک تماس یا پیام عمومی محدود نکنید. بر اساس گفتوگویی که در نمایشگاه داشتهاید، ارتباط را ادامه دهید و اطلاعات یا پیشنهادی متناسب با نیاز هر لید ارائه کنید.
در این مرحله میتوانید:
اگر اطلاعات لیدها در فایلها، کارتهای ویزیت یا پیامرسانهای مختلف پراکنده باشد، پیگیری آنها دشوار میشود. ثبت اطلاعات در یک نرمافزار CRM کمک میکند سوابق ارتباط با هر لید، نتیجه تماسها، وظیفه افراد و زمان پیگیری بعدی در یک محل قابل دسترسی باشد.
در پایان، عملکرد نمایشگاه را با اهدافی که در ابتدای کار تعیین کردهاید مقایسه کنید. فقط تعداد کارت ویزیت یا بازدیدکنندگان را بررسی نکنید؛ ببینید چند لید مرتبط ایجاد شده، چند فرصت فروش شکل گرفته و چه تعداد از آنها وارد مراحل بعدی فروش شدهاند.
برخی شاخصهایی که میتوانید بررسی کنید عبارتاند از:
بخش مهمی از موفقیت در نمایشگاه به کاری بستگی دارد که بعد از گفتوگو با بازدیدکنندگان انجام میدهید. ثبت اطلاعات لیدها، مشخصکردن نیاز هرکدام، تعیین مسئول پیگیری، زمانبندی تماسها و بررسی نتیجه مذاکرات، اگر بهصورت دستی و پراکنده انجام شود، احتمال فراموششدن یا از دسترفتن فرصتها را افزایش میدهد. نرم افزار CRM میتواند این فرایند را یکپارچه کند و به تیم فروش کمک کند اطلاعات لیدهای نمایشگاهی را از همان ابتدا ثبت و تا مراحل بعدی فروش پیگیری کند.
مهمترین کمکهای CRM در مدیریت لیدهای نمایشگاهی عبارتاند از:
برگزاری موفق نمایشگاه به برنامهریزی دقیق قبل از رویداد، اجرای منظم در روزهای نمایشگاه و پیگیری سریع بعد از آن نیاز دارد. چک لیست برگزاری نمایشگاه کمک میکند هیچکدام از این مراحل فراموش نشوند و تیم بتواند حضور خود را هدفمندتر مدیریت کند. در نهایت، ثبت و پیگیری منظم لیدهاست که میتواند ارتباطهای ایجادشده در نمایشگاه را به فرصتهای واقعی فروش تبدیل کند.
اگر برای استفاده آفلاین به دنبال pdf چک لیست برگزاری نمایشگاه هستید، میتوانید همین فهرست را متناسب با فرایند شرکت خود ذخیره یا چاپ کنید تا هنگام آمادهسازی و برگزاری نمایشگاه، موارد انجامشده را علامت بزنید.
چک لیست برگزاری نمایشگاه شامل چه مواردی است؟
چک لیست برگزاری نمایشگاه از برنامهریزی و تعیین اهداف شروع میشود و مواردی مانند رزرو غرفه، آمادهسازی تجهیزات و اقلام تبلیغاتی، هماهنگی تیم، ثبت اطلاعات بازدیدکنندگان و پیگیری لیدها بعد از نمایشگاه را شامل میشود.
مهمترین کارها قبل از برگزاری نمایشگاه چیست؟
تعیین هدف و بودجه، ثبتنام و رزرو غرفه، طراحی و آمادهسازی غرفه، تهیه اقلام تبلیغاتی، آموزش تیم و مشخصکردن نحوه ثبت و پیگیری اطلاعات بازدیدکنندگان از مهمترین کارهای پیش از نمایشگاه هستند.
در روز برگزاری نمایشگاه چه مواردی را باید بررسی کنیم؟
آمادهبودن غرفه و تجهیزات، حضور بهموقع اعضای تیم، ثبت اطلاعات بازدیدکنندگان، شناسایی لیدهای با اولویت بالاتر و ثبت اقدامات و پیگیریهای موردنیاز، از مهمترین موارد چک لیست روز نمایشگاه هستند.
