زمان خواندن 4.5 دقیقه
هزینه شرکت در نمایشگاه چقدر است؟ با هزینه اجاره غرفه، غرفهسازی، تبلیغات و نمایشگاههای خارجی آشنا شوید و راهکارهای کاهش هزینه را یاد بگیرید.
شرکت در نمایشگاه میتواند فرصتی برای جذب دهها مشتری جدید باشد. اما اگر هزینهها را درست برآورد نکنید، همین فرصت میتواند به یک هزینه سنگین و بدون بازگشت تبدیل شود.
در این مقاله بررسی میکنیم هزینه شرکت در نمایشگاه چقدر است، برای حضور در نمایشگاه بینالمللی تهران و نمایشگاههای خارج از کشور به چه بودجهای نیاز دارید و چطور میتوانید این هزینهها را مدیریت کرده و کاهش دهید.
هزینه شرکت در نمایشگاه فقط به اجاره فضای غرفه محدود نمیشود. از ثبتنام و اجاره فضا گرفته تا طراحی غرفه، تجهیزات، تبلیغات و هزینههای نیروی انسانی، هرکدام بخشی از بودجه حضور نمایشگاهی را تشکیل میدهند. شناخت این هزینهها به کسبوکارها کمک میکند قبل از ثبتنام و اطلاع از نحوه شرکت در نمایشگاه، بودجه واقعی خود را برآورد کنند.
مهمترین هزینههای شرکت در نمایشگاه عبارتند از:
اصلیترین بخش هزینه شرکت در نمایشگاه، مبلغی است که بابت ثبتنام و اجاره فضای نمایشگاهی پرداخت میشود. این مبلغ معمولاً بر اساس متراژ غرفه، نوع نمایشگاه و شرایط برگزارکننده تعیین میشود.
اگر غرفهسازی را بهصورت اختصاصی انجام دهید، باید هزینه طراحی، ساخت، دکوراسیون، نورپردازی، کفسازی و اجرای غرفه را نیز در نظر بگیرید. هزینه این بخش به ابعاد و میزان پیچیدگی طراحی غرفه بستگی دارد.
میز و صندلی، ویترین، استند، نمایشگر، سیستم صوتی، اینترنت و سایر تجهیزات موردنیاز، از دیگر هزینههای حضور در نمایشگاه هستند. برخی از این امکانات ممکن است در پکیج غرفه ارائه شوند و برخی نیاز به پرداخت جداگانه داشته باشند.
برای اینکه مخاطبان غرفه شما را پیدا کنند و با برندتان آشنا شوند، معمولاً به تبلیغات و اقلام چاپی مانند کاتالوگ، بروشور، کارت ویزیت، پوستر و هدایای تبلیغاتی نیاز دارید.
حضور کارکنان در غرفه، آموزش نیروها، رفتوآمد، پذیرایی و در صورت نیاز اقامت آنها نیز باید در محاسبه هزینه شرکت در نمایشگاه لحاظ شود.
انتقال محصولات، نمونهها، تجهیزات و اقلام تبلیغاتی به محل نمایشگاه و بازگرداندن آنها پس از پایان رویداد، بخش دیگری از هزینههای نمایشگاهی است.
پذیرایی از مهمانان و مشتریان بالقوه، تهیه آب و نوشیدنی، خوراکی و سایر اقلام پذیرایی نیز بسته به نوع و اندازه غرفه میتواند بخشی از بودجه نمایشگاه را به خود اختصاص دهد.
هزینهها با پایان نمایشگاه تمام نمیشوند. پیگیری سرنخهای جمعآوریشده، تماس با مشتریان بالقوه و مدیریت اطلاعات بازدیدکنندگان نیز بخشی از فرایند بازگشت سرمایه نمایشگاه است.
یک عدد ثابت نمیتوان برای هزینه شرکت در نمایشگاه بینالمللی تهران اعلام کرد؛ چون تعرفهها با توجه به نوع نمایشگاه، متراژ غرفه، نوع فضای درخواستی و خدمات موردنیاز متفاوت هستند. شرکت سهامی نمایشگاههای بینالمللی تهران نیز در هنگام انتشار تقویم نمایشگاهی، تعرفههای واگذاری غرفه را بهصورت جداگانه برای فضاهای ریالی و ارزی منتشر میکند.
یکی از مهمترین بخشهای این هزینه، هزینه اجاره غرفه در نمایشگاه بین المللی تهران است. بر اساس تعرفههای منتشرشده برای سال ۱۴۰۵، قیمت اجاره فضای نمایشگاهی بسته به نوع غرفه و موقعیت آن متفاوت است و در برخی موارد از حدود چند میلیون تومان به ازای هر مترمربع شروع میشود. بنابراین برای یک غرفه ۲۰ متری، تنها هزینه اجاره فضا میتواند به چند ده میلیون تومان برسد و هزینههای غرفهسازی و تجهیزات جداگانه محاسبه میشوند.
برای محاسبه دقیق هزینه شرکت در نمایشگاه بین المللی تهران بهتر است این هزینهها را جداگانه در نظر بگیرید:
هزینه ورودی نمایشگاه بین المللی تهران برای بازدیدکنندگان و غرفهداران لزوماً یک مبلغ ثابت و یکسان نیست و به نوع نمایشگاه و مقررات برگزارکننده بستگی دارد. در بسیاری از نمایشگاهها، بازدیدکنندگان برای ورود عمومی هزینهای پرداخت نمیکنند یا ورود آنها با ثبتنام و دریافت کارت بازدید انجام میشود؛ در حالی که غرفهداران باید هزینههای مربوط به ثبتنام، صدور کارت غرفهدار و مجوزهای ورود را طبق تعرفه همان نمایشگاه پرداخت کنند.
البته طبق قوانین قبلی نمایشگاه هزینه ورودی به این شرح است: کودک ورودی رایگان و بزرگسالان برای هر نفر مبلغ 30 هزار تومان، دانشجویان و افراد خاص تخفیف 50 درصد.
بنابراین اگر قصد شرکت در نمایشگاه بین المللی تهران را دارید، هزینه ورودی و صدور کارت را باید جدا از هزینه اجاره غرفه در نظر بگیرید و هنگام ثبتنام، تعرفههای اعلامشده توسط برگزارکننده همان نمایشگاه را بررسی کنید.
یکی از مهمترین بخشهای بودجهریزی برای حضور در نمایشگاه، هزینه غرفهسازی است. این هزینه فقط به ساخت دیوارها و سازه غرفه محدود نمیشود و عواملی مانند متراژ غرفه، نوع طراحی، متریال مورد استفاده، تجهیزات و امکانات موردنیاز میتوانند قیمت نهایی را تغییر دهند.
در کنار هزینه اجاره فضا، غرفهسازی نیز میتواند بخش قابلتوجهی از بودجه را به خود اختصاص دهد. بر اساس برخی تعرفههای منتشرشده برای سال ۱۴۰۵، هزینه غرفهسازی حدود ۸.۵ تا ۱۴ میلیون تومان به ازای هر مترمربع اعلام شده است؛ البته این مبلغ به طراحی، متریال و خدمات اجرایی بستگی دارد (منبع).
بهطور کلی، هزینه غرفهسازی نمایشگاه به موارد زیر بستگی دارد:
هزینه شرکت در نمایشگاه فقط به اجاره فضا و غرفهسازی محدود نمیشود. بخش قابلتوجهی از بودجه ممکن است صرف هزینههای جانبی شود. هزینههایی که اگر از ابتدا پیشبینی نشوند، میتوانند بودجه نهایی حضور در نمایشگاه را افزایش دهند.
مهمترین هزینههای جانبی شرکت در نمایشگاه عبارتند از:
اگر قصد دارید در یک نمایشگاه بینالمللی خارج از کشور شرکت کنید، قطعا میدانید که نباید هزینه را فقط به اجاره غرفه محدود کنید. هزینه سفر، ساخت و تجهیز غرفه، حملونقل کالا، گمرک، نیروی انسانی، تبلیغات و خدمات نمایشگاهی، بخش قابلتوجهی از بودجه را به خود اختصاص میدهند.
هزینه شرکت در نمایشگاههای خارج از کشور عدد ثابتی ندارد و به کشور مقصد، نوع نمایشگاه، متراژ غرفه، نرخ ارز، نوع غرفهسازی، هزینه سفر، حملونقل و خدمات نمایشگاهی بستگی دارد. برای مثال، در بازار اروپا هزینه ساخت یک غرفه سفارشی میتواند از حدود ۱۵۰ تا ۴۰۰ یورو به ازای هر مترمربع متغیر باشد و هزینه اجاره فضای نمایشگاه نیز جداگانه محاسبه شود. بنابراین برای برآورد بودجه، باید هزینه غرفه، فضای نمایشگاهی، سفر و اقامت و سایر خدمات را بهصورت جداگانه محاسبه کنید (منبع).
به طور کلی، مهمترین هزینههای شرکت در نمایشگاه های خارجی عبارت است از:
نکته مهم: برخی کشورها و نهادهای دولتی برای حضور شرکتها در نمایشگاههای خارجی حمایت مالی در نظر میگیرند. برای مثال، آژانس توسعه صادرات و سرمایهگذاری آذربایجان (AZPROMO) اعلام کرده است که در چارچوب برنامه حمایت از حضور انفرادی صادرکنندگان در نمایشگاههای بینالمللی، ۵۰ درصد برخی هزینههای واجد شرایط تا سقف ۱۰ هزار منات را میپردازد.
برای کاهش هزینههای شرکت در نمایشگاه، لزوماً نباید از کیفیت حضور یا جذابیت غرفه کم کرد. با برنامهریزی درست و مدیریت هزینهها میتوان بخش قابلتوجهی از بودجه نمایشگاه را کنترل کرد.
چند راهکار عملی برای کاهش هزینه های شرکت در نمایشگاه وجود دارد:
بزرگتر بودن غرفه همیشه به معنای نتیجه بهتر نیست. متراژ را بر اساس تعداد نیروها، نوع محصولات و تعداد مراجعان مورد انتظار تعیین کنید تا هزینه اجاره فضای اضافی را نپردازید.
بهجای طراحیهای پرهزینه و پیچیده، روی یک غرفه کاربردی و حرفهای تمرکز کنید. استفاده از سازههای قابلاستفاده مجدد و طراحی ماژولار نیز میتواند هزینه حضور در نمایشگاههای بعدی را کاهش دهد.
همه خدمات جانبی نمایشگاه برای هر کسبوکاری ضروری نیستند. قبل از ثبت سفارش، خدماتی مانند تجهیزات، پذیرایی، تبلیغات، اینترنت و امکانات اضافی را بررسی کنید و فقط مواردی را انتخاب کنید که مستقیماً به هدف نمایشگاه کمک میکنند.
بهجای توزیع گسترده اقلام تبلیغاتی، مخاطبان هدف خود را مشخص کنید و بودجه را روی کانالهایی بگذارید که احتمال جذب مشتری بیشتری دارند.
اگر نمایشگاه خارج از شهر یا کشور برگزار میشود، رزرو زودهنگام بلیت و هتل میتواند به کنترل هزینهها کمک کند.
بخش مهمی از هزینه نمایشگاه، بعد از پایان آن مشخص میشود؛ زمانی که باید لیدهای جمعآوریشده را پیگیری و به مشتری تبدیل کنید. نرمافزار CRM با ثبت و مدیریت اطلاعات بازدیدکنندگان، پیگیریها و نتایج فروش، کمک میکند هم هزینههای نمایشگاه را بهتر مدیریت کنید و هم بازده سرمایهگذاری خود را بسنجید.
مهمترین کمکی که نرم افزار CRM به مدیریت هزینههای شرکت در نمایشگاه میکند، عبارت است از:
هزینه شرکت در نمایشگاه فقط به اجاره غرفه و غرفهسازی محدود نمیشود. مواردی مانند تبلیغات، نیروی انسانی، حملونقل، اقامت و پیگیری مشتریان را نیز شامل میشود. به همین دلیل، کاهش هزینهها باید با برنامهریزی و تمرکز بر فعالیتهایی انجام شود که بیشترین بازده را برای کسبوکار دارند.
از طرف دیگر، استفاده ازCRM کمک میکند اطلاعات لیدهای نمایشگاهی بهدرستی ثبت و پیگیری شوند و نتایج حاصل از هر نمایشگاه قابلاندازهگیری باشد. با تحلیل این اطلاعات، میتوانید میزان بازگشت سرمایه نمایشگاه را بسنجید، هزینههای کماثر را شناسایی کنید و برای حضور در نمایشگاههای آینده تصمیمهای دقیقتری بگیرید.
هزینه شرکت در نمایشگاه شامل چه مواردی میشود؟
هزینه شرکت در نمایشگاه شامل اجاره فضای غرفه، غرفهسازی، تجهیزات، تبلیغات، نیروی انسانی، حملونقل، پذیرایی و سایر خدمات نمایشگاهی است.
هزینه اجاره غرفه در نمایشگاه بین المللی تهران چقدر است؟
هزینه پایه اجاره یک غرفه استاندارد در نمایشگاه بین المللی تهران در حدود 5 تا 7 میلیون تومان برای هر متر مربع است. این هزینه شامل اجاره فضا، امکانات پایه و خدمات ابتدایی میباشد (منبع).
CRM چه کمکی به بازگشت سرمایه نمایشگاه میکند؟
نرم افزار CRM اطلاعات لیدهای نمایشگاهی را ثبت و پیگیری میکند و به تیم فروش اجازه میدهد فرصتهای فروش را بهتر مدیریت کند.
