زمان خواندن 4 دقیقه
فرم ثبت اطلاعات مشتری در نمایشگاه را با نمونه فرم آماده ببینید. با اطلاعات ضروری فرم، نحوه ثبت و پیگیری سرنخ‌های نمایشگاهی آشنا شوید.
در نمایشگاه، ممکن است در طول چند روز با ده‌ها یا حتی صدها بازدیدکننده صحبت کنید؛ اگر اطلاعات این افراد درست ثبت نشود، بخش زیادی از این ارتباط‌ها بعد از پایان نمایشگاه از بین می‌رود.
اینجاست که فرم ثبت اطلاعات مشتری در نمایشگاه اهمیت پیدا می‌کند. یک فرم مناسب کمک می‌کند اطلاعات بازدیدکنندگان را در همان زمان گفت‌وگو به‌شکل منظم ثبت کنید و بعد از نمایشگاه، سرنخ‌های ارزشمند را از میان اطلاعات جمع‌آوری‌شده شناسایی و پیگیری کنید.
در این مقاله، توضیح می‌دهیم فرم ثبت اطلاعات مشتری در نمایشگاه چیست و چه اطلاعاتی را باید در آن ثبت کنید.
فرم ثبت اطلاعات مشتری در نمایشگاه، ابزاری برای جمع‌آوری و ثبت منظم اطلاعات بازدیدکنندگانی است که با کسب‌وکار شما ارتباط برقرار می‌کنند. این فرم می‌تواند به‌صورت کاغذی یا دیجیتال طراحی شود و اطلاعاتی مانند نام و نام خانوادگی، شماره تماس، نام شرکت، حوزه فعالیت، محصول موردنظر و نیاز مشتری را در خود جای دهد.
هدف فرم فقط دریافت اطلاعات تماس نیست؛ بلکه کمک می‌کند سرنخ‌های نمایشگاه را از همان ابتدا به اطلاعات قابل استفاده برای پیگیری تبدیل کنید. اگر فرم ساده و متناسب با هدف نمایشگاه طراحی شده باشد، کارکنان غرفه می‌توانند اطلاعات موردنیاز را سریع ثبت کنند.
استفاده از فرم مناسب، ثبت اطلاعات بازدیدکنندگان را منظم‌تر و پیگیری مشتریان بالقوه را بعد از نمایشگاه ساده‌تر می‌کند. مهم‌ترین مزایای آن عبارتند از:
فرم ثبت اطلاعات مشتری در نمایشگاه نباید شبیه یک پرسش‌نامه طولانی باشد. بهتر است فقط اطلاعاتی را دریافت کنید که برای شناخت مشتری، ارزیابی نیاز او و پیگیری بعد از نمایشگاه ضروری هستند.
حداقل اطلاعات تماس موردنیاز را در فرم قرار دهید:
اگر در یک نمایشگاه تخصصی یا B2B شرکت می‌کنید، بهتر است اطلاعاتی درباره زمینه فعالیت بازدیدکننده هم ثبت شود:
این بخش یکی از مهم‌ترین قسمت‌های فرم است. صرفاً دانستن نام و شماره تماس به شما نمی‌گوید که چرا بازدیدکننده به غرفه شما مراجعه کرده است. می‌توانید مواردی مانند این‌ها را ثبت کنید:
برای اینکه شرکت در نمایشگاه، نتیجه مطلوب را داشته باشد و هزینه شرکت در نمایشگاه را توجیه کنید، باید بتوانید سرنخ‌ها را به مشتری تبدیل کنید. درنتیجه، بهتر است از همان ابتدا اطلاعات مربوط به ادامه ارتباط را هم ثبت کنید:
برای طراحی فرم ثبت اطلاعات بازدیدکنندگان نمایشگاه، بهتر است اطلاعات ضروری را ثبت کرده و فرم را کوتاه نگه دارید. نمونه زیر می‌تواند برای بسیاری از کسب‌وکارها مناسب باشد.
نمونه فرم ثبت اطلاعات بازدیدکنندگان نمایشگاه
تاریخ: ……………………. نام نمایشگاه: ……………………… شماره فرم: …………………….
—
۱. اطلاعات تماس مشتری
نام و نام خانوادگی :……………………………………………………………………………………
شماره موبایل: ……………………………………………………………………………………
پست الکترونیکی: ……………………………………………………………………………………
سمت / عنوان شغلی: ……………………………………………………………………………………
نام شرکت: ……………………………………………………………………………………………………………………
حوزه فعالیت: …………………………………………………………………………………………………………………..
وب‌سایت: ………………………………………………………………………………………………………………………
شهر / محل فعالیت: …………………………………………………………………………………………………………….
تعداد کارکنان:
☐ ۱ تا ۱۰ ☐ ۱۱ تا ۵۰ ☐ ۵۱ تا ۲۰۰ ☐ ۲۰۱ تا ۵۰۰ ☐ بیشتر از ۵۰۰
روش ترجیحی ارتباط: ☐ تماس تلفنی ☐ پیام‌رسان ☐ پست الکترونیکی ☐ سایر: ………………..
—
2. نیاز و چالش مشتری
مهم‌ترین نیاز یا مسئله‌ای که به دنبال حل آن هستید چیست؟
…………………………………………………………………………………………………………………………………….
در حال حاضر برای این نیاز از چه راهکاری استفاده می‌کنید؟
……………………………………………………………………………………………………………………………………..
کدام یک از موضوعات زیر برای شما اهمیت بیشتری دارد؟
☐ مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)
☐ مدیریت فروش
☐ پیگیری سرنخ‌ها و مشتریان
☐ مدیریت فرایند فروش
☐ گزارش‌گیری و تحلیل فروش
☐ اتوماسیون و یکپارچه‌سازی
☐ سایر: …………………………………………………………………………
زمان احتمالی تصمیم‌گیری / خرید:
☐ فوری ☐ کمتر از یک ماه ☐ ۱ تا ۳ ماه ☐ ۳ تا ۶ ماه ☐ فعلاً در مرحله بررسی
—
3. نتیجه گفت‌وگو در غرفه
محصول / خدمت مورد علاقه مشتری:
………………………………………………………………………………………………………………………………………
نکات مهم مطرح‌شده توسط مشتری:
………………………………………………………………………………………………………………………………………
دموی محصول ارائه شد؟ ☐ بله ☐ خیر
محتوا / اطلاعاتی برای مشتری ارسال شود؟ ☐ بله ☐ خیر
—
4. پیگیری
اقدام بعدی:
☐ تماس توسط فروشنده
☐ ارسال اطلاعات / کاتالوگ
☐ برگزاری جلسه آنلاین
☐ برگزاری جلسه حضوری
☐ ارائه دموی اختصاصی
☐ ارسال پیشنهاد / پیش‌فاکتور
☐ سایر: …………………………………………………………..
تاریخ پیگیری: …………………………………………..
مسئول پیگیری: …………………………………………………………………
اولویت پیگیری: ☐ فوری ☐ بالا ☐ معمولی
توضیحات پیگیری:
……………………………………………………………………………………………………………………………………..
—
اطلاعات داخلی تیم فروش
نام کارشناس غرفه: ……………………………………………………
کد / نام کمپین: …………………………………………………………
وضعیت سرنخ:
☐ جدید ☐ واجد شرایط ☐ در حال پیگیری ☐ جلسه تعیین شد ☐ تبدیل به فرصت فروش ☐ نامناسب
یادداشت داخلی:
……………………………………………………………………………………………………………………………………..
ثبت اطلاعات مشتریان در نمایشگاه با فرم کاغذی می‌تواند شروع خوبی باشد، اما وقتی تعداد بازدیدکنندگان زیاد می‌شود، وارد کردن اطلاعات، دسته‌بندی سرنخ‌ها و پیگیری آن‌ها بعد از نمایشگاه به کار زمان‌بری تبدیل می‌شود. نرم افزار ثبت اطلاعات در نمایشگاه این فرایند را منظم‌تر می‌کند تا اطلاعات هر بازدیدکننده همراه با نیاز، علاقه‌مندی و وضعیت پیگیری او ثبت شود و تیم فروش بتواند بعد از نمایشگاه راحت‌تر سراغ سرنخ‌های مناسب برود.
در دیدار، لیدا برای همین فرایند طراحی شده است. لیدا ابزاری است که کمک می‌کند اطلاعات سرنخ‌های نمایشگاهی را ثبت و مدیریت کرده و آن‌ها را به فرایند فروش در CRM دیدار نزدیک‌تر کنید.
ثبت اطلاعات بازدیدکنندگان در نمایشگاه، زمانی ارزشمند است که بعد از پایان نمایشگاه برای پیگیری آن‌ها برنامه داشته باشید. بهتر است بلافاصله بعد از نمایشگاه، اطلاعات را بررسی و برای هر مشتری اقدام بعدی را مشخص کنید.
ابتدا اطلاعات فرم‌ها را بررسی کنید و مشتریان را بر اساس میزان علاقه‌مندی، نیاز و زمان احتمالی خرید دسته‌بندی کنید. برای مثال، مشتری که درباره قیمت محصول سؤال کرده و زمان خرید مشخصی دارد، باید در اولویت پیگیری قرار بگیرد.
پیگیری مشتریان نمایشگاهی را به هفته‌های بعد موکول نکنید. بهتر است با توجه به اطلاعات ثبت‌شده، در زمان مناسب با مشتری تماس بگیرید و گفت‌وگو را از همان نقطه‌ای ادامه دهید که در نمایشگاه متوقف شده است.
اگر تعداد سرنخ‌های نمایشگاه زیاد است، مدیریت آن‌ها با فایل‌های پراکنده یا یادداشت‌های شخصی دشوار می‌شود. انتقال اطلاعات فرم به CRM کمک می‌کند سوابق هر مشتری، زمان پیگیری، مسئول پیگیری و نتیجه تماس‌ها در یک محل ثبت شود و هیچ سرنخی به‌سادگی فراموش نشود.
بعد از هر تماس یا پیام، نتیجه پیگیری را نیز ثبت کنید. ممکن است مشتری آماده خرید باشد، به اطلاعات بیشتری نیاز داشته باشد، خرید خود را به زمان دیگری موکول کند یا فعلاً علاقه‌ای نداشته باشد. این اطلاعات کمک می‌کند پیگیری‌های بعدی بر اساس وضعیت واقعی هر مشتری انجام شود.
فرم ثبت اطلاعات مشتری در نمایشگاه، فقط برای جمع‌آوری شماره تماس بازدیدکنندگان نیست؛ بلکه یک گام اساسی برای جذب مشتریان در نمایشگاه است. اگر اطلاعات درست و متناسب با نیاز کسب‌وکار ثبت شود و بعد از نمایشگاه به‌موقع پیگیری شود، احتمال از دست رفتن سرنخ‌های ارزشمند کمتر خواهد شد.
پس فرم را ساده و کاربردی طراحی کنید، اطلاعات مهم را همان زمان ثبت کنید و برای هر مشتری یک اقدام بعدی مشخص داشته باشید.
فرم ثبت اطلاعات مشتری در نمایشگاه شامل چه اطلاعاتی است؟
معمولاً شامل اطلاعات تماس، مشخصات شرکت و سمت شغلی، نیاز و علاقه‌مندی مشتری و اطلاعات لازم برای پیگیری بعد از نمایشگاه است.
چگونه اطلاعات مشتریان را بعد از نمایشگاه پیگیری کنیم؟
ابتدا سرنخ‌ها را بر اساس میزان علاقه‌مندی و زمان احتمالی خرید دسته‌بندی کنید. سپس برای هر مشتری اقدام بعدی و زمان پیگیری مشخص کنید و نتیجه تماس‌ها را نیز ثبت کنید.
بهترین زمان پیگیری مشتری بعد از نمایشگاه چه زمانی است؟
بهتر است پیگیری را بدون تأخیر غیرضروری انجام دهید؛ به‌خصوص برای مشتریانی که نیاز مشخص و قصد خرید نزدیک‌تری دارند.
