زمان خواندن 8 دقیقه
کایزن (Kaizen) یعنی چه؟ می‌دانید کشور ژاپن چطور اینقدر پیشرفت کرده؟ در این مقاله نحوه اجرای استراتژی کایزن برای موفقیت کسب‌وکار را توضیح می‌دهیم.
می‌دانید کایزن (Kaizen) چیست و چطور می‌تواند عملکرد کسب‌وکارها را متحول کند؟ اول به این سوال‌ها جواب بدهید: در سازمانتان تغییر چگونه اتفاق می‌افتد؟ آیا از طریق حرکات جهشی و سریع این کار را انجام می‌دهید؟ یا اینکه تغییر بخشی از روند و مسیر همیشگی‌تان است؟
البته ممکن است برخی از تغییرات به شکل پروژه‌ای بزرگ دربیایند که به تلاش سخت و هزینه‌ی کلان نیاز دارند. اما تغییرات آرام و مداوم برای بهبود سیستم و فرآیندها بهترین روش است. و جالب است بدانید که این روش اغلب کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد؛ حال آنکه از اهمیت بالایی برخوردار است.
رویکرد کایزن (Kaizen) یکی از بهترین راهکارها برای بهبود مستمر و تدریجی است. این واژه لغتی ژاپنی است و از دو بخش Kai به معنای تغییر و Zen به معنای بهتر شدن (= تغییر برای بهتر شدن) گرفته شده است. فلسفه‌ی اصلی کایزن این است که همه چیز را می‌توان بهبود بخشید، حتی سخت‌ترین و بنیادی‌ترین تغییرات در سازمان هم با کایزن ممکن است.
کایزن بیشتر یک فلسفه است تا یک ابزار به‌خصوص؛ پس رویکرد آن در بسیاری از روش‌هایی که برای بهبود فرآیند در بخش‌های مختلف یک سازمان صورت می‌گیرد، قابل پیاده‌سازی است. با تکنیک کایزن همه‌ی کارکنان مسئول شناسایی مشکلات و ناکارآمدی‌ها هستند. و همه در هر سطحی در سازمان پیشنهاداتی برای بهبود ارائه می‌دهند. یکی از روش‌های موثر در رسیدگی به شکایات مشتریان، چرخه دمینگ است که می‌تواند در زمینه کایزن هم تاثیر زیادی در جلب رضایت مشتریان داشته باشید. ما در مقاله چرخه دمینگ چیست، به طور مفصل درباره آن توضیح داده‌ایم.
کایزن مفهومی گسترده است و تفاسیر بی‌شماری دارد. Kaizen در حال حاضر در بسیاری از صنایع پذیرفته شده است. می‌توان آن را در هر زمینه‌ای از کسب‌وکار و حتی در سطح فردی اعمال کرد. در رویکرد کایزن ممکن است از چندین فرآیند و ابزار مختلف استفاده شود؛ اما در هر چیزی که از اصول کایزن استفاده کنید، شاهد بهبود کیفیت آن خواهید بود.
نکته: موفقیت کایزن به پذیرش همه‌ی اعضای تیم و مشارکت در اعمال آن بستگی دارد.
قبل از اینکه ادامه بدهیم، نگاهی به تاریخچه کایزن و نتایج آن بیاندازید:
کایزن بر این باور استوار است که همه چیز را می‌توان بهبود بخشید و هیچ وضعیتی نباید همیشه ثابت بماند. همچنین این رویکرد بر اصل احترام به افراد قرار دارد. کایزن شامل شناسایی مسائل و فرصت‌ها، ارائه‌ی راه‌حل‌ها و به‌کارگیری آنها و سپس دوباره پرداختن به مسائل و مشکلاتی است که به اندازه‌ی کافی بر روی آنها تمرکز نشده بود.
همانطور که اشاره شد، رویکرد کایزن می‌تواند به بهبود فرآیندهای کسب‌وکار کمک کند. برای پیاده‌سازی کایزن در محیط کسب‌وکار باید مراحل زیر را طی کنید:
فلسفه‌ی کایزن برای بهبود فرآیندهای تولید ایجاد شد و یکی از عناصری است که به موفقیت تولید در ژاپن منتهی شد. هدف اصلی کایزن بهبود در بهره‌وری، بازدهی و امنیت است. اما افرادی که از این رویکرد پیروی می‌کنند اغلب از مزایای فراوان دیگری نیز منتفع می‌شوند:
گفتیم که اصل کایزن درباره بهبود مستمر است. هرچند که کایزن یک فلسفه یا چارچوبی است که ما را در مسیر تغییرات هدایت می‌کند. پیاده سازی اصول کایزن به استفاده از ابزارهای مختلف و در برخی موارد، نوع خاصی از کایزن بستگی دارد.
در واقع 4 نوع کایزن (همان تغییر خوب) وجود دارد:
کایزن تیان شکلی از بهبود را توصیف می کند که در آن افراد در بهبود فرآیندها مشارکت می‌کنند. این تکنیک کایزن از پایین به بالا باعث تحول فرهنگی می‌شود زیرا از همه می‌خواهد که هر روز و در همه جا به بهبود فکر کنند. در واقع، کایزن تیان در مورد مشارکت فعال همه مردم در بهبود است. به این نوع کایزن، روزانه هم گفته می‌شود.
برخلاف کایزن روزانه، رویداد کایزن در مورد بهبود مستمر نیست، بلکه در مورد بهبود یک فرآیند خاص است که در مدت زمان کوتاهی ایجاد شده است.
رویدادهای کایزن معمولاً پروژه‌های بهبود مختصر و متمرکزی هستند که در آن افراد، از جمله تیم مدیریت، برای حل یک مشکل خاص در تحلیل نقشه جریان ارزش (VSM) شرکت می‌کنند.
گاهی اوقات تغییرات کوچک برای ایجاد بهبودهایی که یک سازمان برای رقابتی شدن نیاز دارد کافی نیست. آن وقت است که به کایکاکو روی می‌آوریم.
برخلاف کایزن که بر تغییرات تدریجی تمرکز می‌کند، کایکاکو فرآیندی را توصیف می‌کند که در آن کل سازمان بر روی یک تحول اساسی فرآیند متمرکز است. به جای بهبود فرآیند، کایکاکو ممکن است از سازمان بخواهد که به یک فرآیند کاملاً جدید روی بیاورد. برای مثال این نوع کایزن می‌تواند حرکت از تولید دستی به تولید خودکار یا شروع یک تحول دیجیتالی باشد که همکاری در محل کار را کلا تغییر می‌دهد.
اگر کایکاکو یک حرکت انقلابی است، کاکوشین بازی را تغییر می‌دهد. کاکوشین زمانی اتفاق می‌افتد که شما به یک روش کاملاً جدید برای انجام کاری روی بیاورید. این روش، در مورد موفقیت بزرگی است که همه چیز را تغییر می‌دهد.
کاکوشین در مورد تغییر آنچه انجام می شود، است. به عنوان مثال، اگر Kaikaku در مورد انتقال از تولید دستی به تولید خودکار باشد، Kakushin می‌تواند به سمت چاپ سه بعدی آن مواد سوئیچ کند.
اجرای موفقت‌آمیز اصول کایزن مستلزم ایجاد ذهنیت صحیح در یک سازمان است. به همین علت اصول رویکرد کایزن نیز ذهنیت افراد را هدف قرار می‌دهد و هسته‌ی بنیادین آن است:
کایزن، با زیر سوال بردن فرآیندهای فعلی شروع می‌شود. هر چیزی که در حال حاضر به عنوان بهترین شناخته می‌شود می‌تواند بهبود یابد.
در اصل دوم از رویکرد کایزن همیشه باید ذهن خود را برای تغییر باز نگه دارید. همیشه ایده‌های ثابتی در مورد نحوه‌ی انجام کارها وجود دارد و در این رویکرد لازم است تا آنها را به چالش بکشید.
اصل سوم کایزن می‌گوید که تمام مشکلاتی که کسب‌وکارتان با آن مواجه است، همان فرصت‌ها و شانس‌های بزرگ زندگیتان هستند. مشکلات فرصت‌هایی برای ارائه‌ی راه‌حل، رشد، بهبود گسترش استعدادها و بهتر شدن و در نتیجه کسب درآمد بیشتر است.
هنگام برخورد با مشکلات هوشمندانه تصمیم بگیرد. هوشمندی به معنای توانایی تفکر و عمل با کمک دانش، تجربه، درک، عقل سلیم و بینش قوی است.
حفظ نگرش مثبت یکی از مهم‌ترین اصول کایزن است. فقط با کمک ذهن مثبت می‌توانید فرصت‌های جدید را ببینید.
اصل ششم کایزن می‌گوید که به جای فکر کردن به اینکه چرا نمی‌توانید کاری را انجام دهید به این فکر کنید که چطور آن را انجام دهید .
در رویکرد کایزن نیازی به سرمایه‌گذاری بزرگ نیست. کافی است که از خلاقیت خود استفاده کنید.
هر کسی تعبیر خاصی از جهان دارد و شرایط را از زاویه‌ای متفاوت می‌بیند. اصل هشتم کایزن می‌گوید که هرچه زوایای بیشتری را درک کنید، به واقعیت عینی نزدیک‌تر می‌شوید. هر چه ایده‌های بیشتری در اختیار داشته باشید به نتایج بهتری خواهید رسید.
در اصل نهم از رویکرد کایزن لازم است که داده‌ها را اصول کارتان بدانید. هر تغییری که انجام می‌دهید باید مبتنی بر داده‌ها باشد.
این اصل کایزن می‌گوید که نمی‌توانید تغییر را تنها بر اساس دانش نظری در سازمانتان پیاده‌سازی کنید. به همین علت لازم است تا اقدام کنید و در عمل بینش قابل استنادی در ارتباط با عملکردهایتان به دست آورید.
این اصل از رویکرد کایزن این است که سادگی همیشه بهتر از پیچیدگی است. راه‌حل ساده را انتخاب کنید تا بتوانید اجرای آن را فوراً شروع کنید.
هنگام نوآوری و بهبود فرآیندها اشتباه امری اجتناب‌ناپذیر است. از اشتباهات و شکست‌ها نترسید. مهم این است که اجازه ندهید اشتباهات بزرگ و غیرقابل کنترل شوند.
مهم‌ترین نکته‌ای که در مورد رویکرد کایزن باید به خاطر بسپارید این است که پایانی برای این رویکرد وجود ندارد و همیشه راهی برای بهتر شدن هست
لذت بردن از اجرای اصول کایزن باید بخشی از فرهنگ سازمانیتان شود.
همانطور که در اینفوگرافی ابتدای مقاله گفتیم. پیاده‌سازی اصول کایزن با چرخه‌ی PDCA (برنامه‌ریزی – اقدام – بررسی – عمل) شروع می‌شود. سیکل PDCA را در بالا توضیح دادیم. بیاید اینجا نگاهی دقیق‌تر به مراحل کایزن داشته باشیم:
در رویکرد کایزن چرخه‌ای متشکل از هفت مرحله را می‌توان برای بهبود مستمر اجرا کرد و روشی سیستماتیک را برای اجرای این فرآیند به کار برد. این نمودار شامل هفت مرحله از شناسایی مشکلات تا یافتن راه‌حل، آزمایش، تجزیه‌وتحلیل نتایج و سپس انجام مجدد همه‌ی این مراحل است. این روش شامل مراحل زیر است:
کارکنان را درگیر کنید. در این مرحله از رویکرد کایزن باید به دنبال مشارکت کارکنان و درخواست کمک از آنها برای شناسایی مشکلات و مسائل باشید. انجام این کار باعث ایجاد تمایل برای ایجاد تغییر در همه می‌شود. در این مرحله می‌توان گروه‌های خاصی را سازماندهی کرد تا اطلاعات را از دیگر کارکنان جمع‌آوری کرده و انتقال دهند.
مشکلات را بیابید. در مرحله‌ی دوم از پیاده‌سازی کایزن با استفاده از بازخورد و نظرات همه‌ی کارکنان فهرستی از مشکلات و فرصت‌های بالقوه را تهیه کنید.
راه‌حل ارائه دهید. کارکنان را تشویق کنید تا راه‌حل‌های خلاقانه‌ای ارائه دهند. برای ایجاد انگیزه لازم است تا آنها را برای مشارکتشان تشویق کنید. از میان ایده‌های ارائه شده یک یا چند راه‌حل را انتخاب کنید.
در این مرحله از پیاده‌سازی رویکرد کایزن باید راه‌حل را امتحان کنید. راه‌حلی را که در مرحله‌ی قبل انتخاب کرده‌اید مورد آزمایش قرار دهید. می‌توانید برای بررسی نتایج این راه‌حل برنامه‌ریزی کنید.
نتایج را تجزیه‌وتحلیل کنید. در فواصل زمانی مختلف با برنامه‌های مشخص و تعیین افراد کلیدی نتایج را مورد ارزیابی و تجزیه‌وتحلیل قرار دهید.
میزان پیشرفت را مورد بررسی قرار دهید. در این مرحله از چرخه‌ی کایزن باید تعیین کنید که تغییر ایجاد شده تا چه حد موفقیت‌آمیز بوده است.
اگر نتایج مثبتی را به دست آورده‌اید می‌توانید این راه‌حل را در کل سازمان به کار بگیرید.
این هفت مرحله از رویکرد کایزن را باید به طور مداوم تکرار کنید و راه‌حل‌های جدیدی را مورد آزمایش قرار دهید.
مسلما موفق ترین مثال برای تکنیک کایزن، تویوتا است که همه ما با آن آشنا هستیم. اما کسب‌وکارهای زیاد دیگری هم هستند که از استراتژی کایزن استفاده کرده‌اند. در اینجا سه نمونه آورده شده است:
چهارچوب 5S یک بخش اساسی سیستم کایزن است که یک محیط کار ایده‌آل را ایجاد می‌کند. 5S روی خلق نظم تصویری، سازمان، تمیزی و استانداردسازی تمرکز دارد تا سودآوری، کارایی، خدمات و ایمنی را بهبود دهد. در ادامه 5S اصلی ژاپن را آورده‌ایم.
یکی از موضوعاتی که در سازمان‌ها کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد، توجه به تغییر به شکل مستمر و همیشگی است. رویکرد کایزن (Kaizen) با این ایده‌ی اصلی که همیشه راهی برای بهتر شدن وجود دارد می‌تواند نتایج مثبتی و قابل توجهی را برای سازمان‌ها به همراه داشته باشد.
طی این مقاله گفتیم که کایزن چیست؟ اصول کایزن را تعریف کردیم و هفت مرحله از فرایند پیاده سازی کایزن را در ترکیب با چرخه PCDA توضیح دادیم. با این توصیف، آیا شما از تکنیک کایزن در سازمان خود استفاده می‌کنید؟ تجربه‌ای در این خصوص دارید؟
منابع:
قانون اصلی کایزن چیست؟
گفتیم که کایزن ترکیب کلمه ژاپنی برای «Kai = تغییر، Zen = خوب» است و بهبود مستمر همه عملکردهای شرکت را در تمام سطوح سلسله مراتب توصیف می کند. فلسفه اصلی پشت کایزن ساده است: شما همیشه می‌توانید کارها را بهترانجام دهید، حتی اگر به نظر برسد در همان لحظه خاص به خوبی کار می کنند.
تفاوت رویکرد بهبود مستمر و کایزن چیست؟
کایزن یک استراتژی مردم محور است و عمدتا روی کار تیمی و سازمانی متقابل تاکید دارد. در حالی که بهبود مستمر یک رویکرد تخصصی فناوری محور است. کایزن رویکردی کل نگر و میان سازمانی است و تاکید زیادی روی افراد سازمان دارد.
سلام. به نظر من کایزن حتی برای پیشرفت شخصی هم کاربرد داره علاوه بر کسب و کارها. کافیه بدونید کجا و چطور باید ازش استفاده کنید.
سلام. سپاس از همراهی شما. دقیقا همینطور هست شما فرمودید.
اصول کایزن ۳ تا هست چرا شما ۷ تا گفتید؟
سلام. فکر میکنم منظور شما از ۳ اصل همان ۳ پیلار کایزن هست که شامل مدیریت فضا، حذف موارد زاید و استاندارد سازی هست. این پیلارها متفاوت از اصول کایزن هستن که عموما در ۷ اصل تعریف میشه.
یکشنبه نامه‌های دیدار