کایزن چیست؟
راهنمای جامع پیاده‌ سازی کایزن برای موفقیت کسب‌ و کار

می‌دانید کایزن (Kaizen) چیست و چطور می‌تواند عملکرد کسب‌وکارها را متحول کند؟ اول به این سوال‌ها جواب بدهید: در سازمانتان تغییر چگونه اتفاق می‌افتد؟ آیا از طریق حرکات جهشی و سریع این کار را انجام می‌دهید؟ یا اینکه تغییر بخشی از روند و مسیر همیشگی‌تان است؟
 

البته ممکن است برخی از تغییرات به شکل پروژه‌ای بزرگ دربیایند که به تلاش سخت و هزینه‌ی کلان نیاز دارند. اما تغییرات آرام و مداوم برای بهبود سیستم و فرآیندها بهترین روش است. و جالب است بدانید که این روش اغلب کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد؛ حال آنکه از اهمیت بالایی برخوردار است.

کایزن یعنی چه؟

رویکرد کایزن (Kaizen) یکی از بهترین راهکارها برای بهبود مستمر و تدریجی است. این واژه لغتی ژاپنی است و از دو بخش Kai به معنای تغییر و Zen به معنای بهتر شدن (= تغییر برای بهتر شدن) گرفته شده است. فلسفه‌ی اصلی کایزن این است که همه چیز را می‌توان بهبود بخشید، حتی سخت‌ترین و بنیادی‌ترین تغییرات در سازمان هم با کایزن ممکن است.
 

کایزن بیشتر یک فلسفه است تا یک ابزار به‌خصوص؛ پس رویکرد آن در بسیاری از روش‌هایی که برای بهبود فرآیند در بخش‌های مختلف یک سازمان صورت می‌گیرد، قابل پیاده‌سازی است. با تکنیک کایزن همه‌ی کارکنان مسئول شناسایی مشکلات و ناکارآمدی‌ها هستند. و همه در هر سطحی در سازمان پیشنهاداتی برای بهبود ارائه می‌دهند.
 

کایزن مفهومی گسترده است و تفاسیر بی‌شماری دارد. Kaizen در حال حاضر در بسیاری از صنایع پذیرفته شده است. می‌توان آن را در هر زمینه‌ای از کسب‌وکار و حتی در سطح فردی اعمال کرد. در رویکرد کایزن ممکن است از چندین فرآیند و ابزار مختلف استفاده شود؛ اما در هر چیزی که از اصول کایزن استفاده کنید، شاهد بهبود کیفیت آن خواهید بود.

نکته: موفقیت کایزن به پذیرش همه‌ی اعضای تیم و مشارکت در اعمال آن بستگی دارد.

قبل از اینکه ادامه بدهیم، نگاهی به تاریخچه کایزن و نتایج آن بیاندازید:

رویکرد کایزن چطور کار می‌کند؟

کایزن بر این باور استوار است که همه چیز را می‌توان بهبود بخشید و هیچ وضعیتی نباید همیشه ثابت بماند. همچنین این رویکرد بر اصل احترام به افراد قرار دارد. کایزن شامل شناسایی مسائل و فرصت‌ها، ارائه‌ی راه‌حل‌ها و به‌کارگیری آنها  و سپس دوباره پرداختن به مسائل و مشکلاتی است که به اندازه‌ی کافی بر روی آنها تمرکز نشده بود.
 

پیاده سازی اصول کایزن در سازمان

همان‌طور که اشاره شد، رویکرد کایزن می‌تواند به بهبود فرآیندهای کسب‌وکار کمک کند. برای پیاده‌سازی کایزن در محیط کسب‌وکار باید مراحل زیر را طی کنید:

• هدف را مشخص کنید.
• تیم کایزن را تشکیل دهید.
• اطلاعات لازم را جمع‌آوری کنید.
• مشکلات و نقاط کور را شناسایی کنید
• علل بروز این نقاط کور را مشخص کرده و با همکاری اعضای تیم، برای آنها راه حل پیدا کنید.
• گزینه‌های بهتر راه‌حل را انتخاب کنید.
• اقدامات و تغییرات لازم برای اجرای راه حل را انجام دهید.
• پیشرفت و موفقیت حاصل شده را به کل سازمان اعلام کنید.
• نتایج به دست آمده را تحلیل کنید تا در آینده هم از آنها بهره ببرید.

مزایای کایزن چیست؟

فلسفه‌ی کایزن برای بهبود فرآیندهای تولید ایجاد شد و یکی از عناصری است که به موفقیت تولید در ژاپن منتهی شد. هدف اصلی کایزن بهبود در بهره‌وری، بازدهی و امنیت است. اما افرادی که از این رویکرد پیروی می‌کنند اغلب از مزایای فراوان دیگری نیز منتفع می‌شوند:

• دستیابی به نتایج بهتر
• اتلاف کمتر
• رضایت بیشتر کارکنان
• تعهد بیشتر
• بهبود حفظ مشتری‌ها
• متمایز شدن در رقابت
• افزایش رضایت مشتری‌ها
• بهبود فرآیند حل مشکلات
• بهبود عملکرد تیم‌ها
• ضایعات را در فرآیند کسب و کار به حداقل می‌رساند.
• سبب تقویت کار تیمی و انسجام درونی مجموعه می‌شود.
• افراد را برای ارائه ایده‌های بیشتر تشویق می‌کند.
• سبب تقویت کار تیمی و انسجام درونی مجموعه می‌شود.

انواع کایزن

گفتیم که اصل کایزن درباره بهبود مستمر است. هرچند که کایزن یک فلسفه یا چارچوبی است که ما را در مسیر تغییرات هدایت می‌کند. پیاده سازی اصول کایزن به استفاده از ابزارهای مختلف و در برخی موارد، نوع خاصی از کایزن بستگی دارد.
در واقع 4 نوع کایزن (همان تغییر خوب) وجود دارد:
 

1. کایزن تیان (Kaizen Teian): بهبود از پایین به بالا

کایزن تیان شکلی از بهبود را توصیف می کند که در آن افراد در بهبود فرآیندها مشارکت می‌کنند. این تکنیک کایزن از پایین به بالا باعث تحول فرهنگی می‌شود زیرا از همه می‌خواهد که هر روز و در همه جا به بهبود فکر کنند. در واقع، کایزن تیان در مورد مشارکت فعال همه مردم در بهبود است. به این نوع کایزن، روزانه هم گفته می‌شود.
 

2. رویدادهای کایزن (Kaizen Events): بهبود تعریف شده

برخلاف کایزن روزانه، رویداد کایزن در مورد بهبود مستمر نیست، بلکه در مورد بهبود یک فرآیند خاص است که در مدت زمان کوتاهی ایجاد شده است.
 

رویدادهای کایزن معمولاً پروژه‌های بهبود مختصر و متمرکزی هستند که در آن افراد، از جمله تیم مدیریت، برای حل یک مشکل خاص در تحلیل نقشه جریان ارزش (VSM) شرکت می‌کنند.
 

3. کایکاکو (Kaikaku): تغییر رادیکال

گاهی اوقات تغییرات کوچک برای ایجاد بهبودهایی که یک سازمان برای رقابتی شدن نیاز دارد کافی نیست. آن وقت است که به کایکاکو روی می‌آوریم.
 

برخلاف کایزن که بر تغییرات تدریجی تمرکز می‌کند، کایکاکو فرآیندی را توصیف می‌کند که در آن کل سازمان بر روی یک تحول اساسی فرآیند متمرکز است. به جای بهبود فرآیند، کایکاکو ممکن است از سازمان بخواهد که به یک فرآیند کاملاً جدید روی بیاورد. برای مثال این نوع کایزن می‌تواند حرکت از تولید دستی به تولید خودکار یا شروع یک تحول دیجیتالی باشد که همکاری در محل کار را کلا تغییر می‌دهد.
 

4. کاکوشین (Kakushin): نوآوری موفق

اگر کایکاکو یک حرکت انقلابی است، کاکوشین بازی را تغییر می‌دهد. کاکوشین زمانی اتفاق می‌افتد که شما به یک روش کاملاً جدید برای انجام کاری روی بیاورید. این روش، در مورد موفقیت بزرگی است که همه چیز را تغییر می‌دهد.
 

کاکوشین در مورد تغییر آنچه انجام می شود، است. به عنوان مثال، اگر Kaikaku در مورد انتقال از تولید دستی به تولید خودکار باشد، Kakushin می‌تواند به سمت چاپ سه بعدی آن مواد سوئیچ کند.

اصول کایزن

اجرای موفقت‌آمیز اصول کایزن مستلزم ایجاد ذهنیت صحیح در یک سازمان است. به همین علت اصول رویکرد کایزن نیز ذهنیت افراد را هدف قرار می‌دهد و هسته‌ی بنیادین آن است:

1. همه‌چیز را زیر سوال ببرید

سعی نکنید گذشته و بهترین شیوه‌های قدیمی را توجیه کنید. کایزن، با زیر سوال بردن فرآیندهای فعلی شروع می‌شود. در هر سازمانی قوانینی نانوشته و گاه مخرب و سمی وجود دارد. شاید این جملات برایتان آشنا باشند:

• همیشه این طور عمل کرده‌ایم.
• نظر رئیس است و نباید روی آن حرف زد.
• حتما مافوق خودش می‌دانسته که اینطور خواسته است.

هر چیزی که در حال حاضر به عنوان بهترین شناخته می‌شود می‌تواند بهبود یابد.

2. ایده‌های ثابت را کنار بگذارید

در اصل دوم از رویکرد کایزن همیشه باید ذهن خود را برای تغییر باز نگه دارید. همیشه ایده‌های ثابتی در مورد نحوه‌ی انجام کارها وجود دارد و در این رویکرد لازم است تا آنها را به چالش بکشید. اگر بر ایده‌ی خاصی تمرکز دارید و به انجامش عادت کرده‌اید با این سوال شروع کنید که اگر برعکس آن را باور داشته باشید چه اتفاقی می‌افتد؟

3. مشکلات و اتلاف‌ها را به عنوان فرصت ببینید

وقتی شانسی به شما رو می‌کند و تنها یک بار در زندگیتان اتفاق می‌افتد چطور از آن استفاده می‌کنید؟ باید بدانید که چنین فرصت‌هایی به وفور در مقابلتان وجود دارد؛ کافی است که آنها را ببینید! اصل سوم کایزن می‌گوید که تمام مشکلاتی که کسب‌وکارتان با آن مواجه است، همان فرصت‌ها و شانس‌های بزرگ زندگیتان هستند. مشکلات فرصت‌هایی برای ارائه‌ی راه‌حل، رشد، بهبود گسترش استعدادها و بهتر شدن و در نتیجه کسب درآمد بیشتر است.

4. هوشمندانه تصمیم بگیرید.

هنگام برخورد با مشکلات هوشمندانه تصمیم بگیرد. اگر می‌خواهید دائماً عملکرد خود را در کسب‌وکارتان بهبود ببخشید، اصل چهارم کایزن می‌گوید که با مسائل هوشمندانه‌تر مواجه شوید. هوشمندنی به معنای توانایی تفکر و عمل با کمک دانش، تجربه، درک، عقل سلیم و بینش قوی است.

5. نگرش مثبت

حفظ نگرش مثبت یکی از مهم‌ترین اصول کایزن است. فقط با کمک ذهن مثبت می‌توانید فرصت‌های جدید را ببینید. فرصت‌هایی که به رشد خودتان و سازمانتان منتهی می‌شود. با حفظ چشم‌انداز مثبت می‌توانید انگیزه برای اعمال تغییرات و بهبود محیط سازمانتان را تقویت کنید.

6. بهانه نیاورید و نتوانستن را از فرهنگ لغات خود حذف کنید

اصل ششم کایزن می‌گوید که به جای فکر کردن به اینکه چرا نمی‌توانید کاری را انجام دهید به این فکر کنید که چطور آن را انجام دهید . هر چقدر هم ذهنیت مثبتی داشته باشید ممکن است شرایط را همانطور که هست بپذیرید و باور کنید که بهبود به سادگی امکان‌پذیر نیست. اما این طرز فکر کاملاً اشتباه است. در این شرایط می‌توانید از تغییر دیدگاهتان در ارتباط با امکان‌پذیر نبودن تغییر در فرآیندی خاص شروع کنید. مطمئن باشید که حتماً راهی برای انجام آن وجود دارد! زاویه‌ی دیدتان را تغییر دهید به دنبال موارد زیر باشید:

• ساده‌تر شدن
• سریع‌تر شدن
• راه‌حل‌های ارزان‌تر
• راهکارهای بهتر
• ایجاد روابط کارآمدتر

7. خلاقیت از هزینه مهم‌تر است

در رویکرد کایزن نیازی به سرمایه‌گذاری بزرگ نیست. کافی است که از خلاقیت خود استفاده کنید. به خاطر داشته باشید که اگر انگیزه‌ی کافی وجود نداشته باشد هیچ راهی برای ایجاد تغییر نخواهید یافت. اما اگر انگیزه‌ی کافی وجود داشته باشد، ایده‌های خلاقانه‌ی زیادی برای تغییر وجود خواهد داشت.

8. از همه ایده بخواهید

در عصر اطلاعات لازم است که اطلاعات دقیقی را در سازمانتان به کار بگیرید. با این حال هرگز نباید در این مسیر به داده‌ها و اطلاعات یک فرد تکیه کنید. هر کسی تعبیر خاصی از جهان دارد و شرایط را از زاویه‌ای متفاوت می‌بیند. اصل هشتم کایزن می‌گوید که هرچه زوایای بیشتری را درک کنید، به واقعیت عینی نزدیک‌تر می‌شوید. هر چه ایده‌های بیشتری در اختیار داشته باشید به نتایج بهتری خواهید رسید.

9. داده‌محور باشید

در اصل نهم از رویکرد کایزن لازم است که داده‌ها را اصول کارتان بدانید. هر تغییری که انجام می‌دهید باید مبتنی بر داده‌ها باشد. در واقع باید برآورد کنید که آیا واقعاً راه تازه‌ای برای بهتر انجام دادن کارها یافته‌اید یا نه. نمی‌توانید تنها بر مبنای فرضیات پیش بروید. به خاطر داشته باشید که تنها می‌توانید چیزهایی را بهبود بخشید که قادر به ارزیابیشان باشید. همیشه باید بدانید که چه چیزی را می‌خواهید بهبود ببخشید و این بهبود بر اساس کدام معیارها است.

10. اقدام کنید

این اصل کایزن می‌گوید که نمی‌توانید تغییر را تنها بر اساس دانش نظری در سازمانتان پیاده‌سازی کنید. به همین علت لازم است تا اقدام کنید و در عمل بینش قابل استنادی در ارتباط با عملکردهایتان به دست آورید.

11. راه‌حل ساده را انتخاب کنید نه کامل

این اصل از رویکرد کایزن این است که سادگی همیشه بهتر از پیچیدگی است. تغییر همیشه سخت است و تغییرات پیچیده سخت‌تر هم هستند. بنابراین راه‌حل ساده را انتخاب کنید تا بتوانید اجرای آن را فوراً شروع کنید. یک تغییر کوچک موفقیت‌آمیز در سازمانتان این انگیزه را ایجاد می‌کنند تا تغییرات جدید و بزرگ‌تری را اعمال کنید.

12. اگر اشتباه کردید، فوراً آن را اصلاح کنید

هنگام نوآوری و بهبود فرآیندها اشتباه امری اجتناب‌ناپذیر است. ممکن است دائماً شکست بخورید و گزینه‌هایی را ارائه کنید که کارآمد نیستند. اما به خاطر داشته باشید که همین شکست‌ها رمز موفقیت است. زمانی که در حال بهبود فرآیندها هستید مطمئناً دچار اشتباه می‌شوید. اما از اشتباهات و شکست‌ها نترسید. مهم این است که اجازه ندهید اشتباهات بزرگ و غیرقابل کنترل شوند.

13. کایزن بی‌پایان است

مهم‌ترین نکته‌ای که در مورد رویکرد کایزن باید به خاطر بسپارید این است که پایانی برای این رویکرد وجود ندارد. مهم نیست که چقدر در سازمانتان تغییر ایجاد کرده‌اید، همیشه راهی برای بهتر شدن وجود دارد. اگر پیشرفت و متوقف کنید شروع به عقبگرد خواهید کرد.

14. پیاده‌سازی کایزن را لذت‌بخش کنید

لذت بردن از اجرای اصول کایزن باید بخشی از فرهنگ سازمانیتان شود. اگر از ایجاد تغییر در سازمانتان و بهبود در آن لذت نبرید کایزن تنها یک اجبار ناراحت کننده است که هیچکس تمایلی به انجامش نخواهد داشت. اما اگر رویکردی مثبت را در پیش بگیرید به کارگیری این شیوه برای همه خوشایند خواهد بود و به نتایج بهتری دست پیدا می‌کنید.

چرخه‌ی کایزن برای بهبود مستمر

همانطور که در اینفوگرافی ابتدای مقاله گفتیم. پیاده‌سازی اصول کایزن با چرخه‌ی PDCA (برنامه‌ریزی – اقدام – بررسی – عمل) شروع می‌شود. سیکل PDCA را در بالا توضیح دادیم. بیاید اینجا نگاهی دقیق‌تر به مراحل کایزن داشته باشیم:

در رویکرد کایزن چرخه‌ای متشکل از هفت مرحله را می‌توان برای بهبود مستمر اجرا کرد و روشی سیستماتیک را برای اجرای این فرآیند به کار برد. این نمودار شامل هفت مرحله از شناسایی مشکلات تا یافتن راه‌حل، آزمایش، تجزیه‌وتحلیل نتایج و سپس انجام مجدد همه‌ی این مراحل است. این روش شامل مراحل زیر است:

مرحله‌ی 1 چرخه کایزن (Get employees involved)

کارکنان را درگیر کنید. در این مرحله از رویکرد کایزن باید به دنبال مشارکت کارکنان و درخواست کمک از آنها برای شناسایی مشکلات و مسائل باشید. انجام این کار باعث ایجاد تمایل برای ایجاد تغییر در همه می‌شود. در این مرحله می‌توان گروه‌های خاصی را سازماندهی کرد تا اطلاعات را از دیگر کارکنان جمع‌آوری کرده و انتقال دهند.

مرحله‌ی 2 چرخه کایزن (Find problems)

مشکلات را بیابید. در مرحله‌ی دوم از پیاده‌سازی کایزن با استفاده از بازخورد و نظرات همه‌ی کارکنان فهرستی از مشکلات و فرصت‌های بالقوه را تهیه کنید.

مرحله‌ی 3 چرخه کایزن (Create a solution)

راه‌حل ارائه دهید. کارکنان را تشویق کنید تا راه‌حل‌های خلاقانه‌ای ارائه دهند. برای ایجاد انگیزه لازم است تا آنها را برای مشارکتشان تشویق کنید. از میان ایده‌های ارائه شده یک یا چند راه‌حل را انتخاب کنید.

مرحله‌ی 4 چرخه کایزن (Test the solution)

در این مرحله از پیاده‌سازی رویکرد کایزن باید راه‌حل را امتحان کنید. راه‌حلی را که در مرحله‌ی قبل انتخاب کرده‌اید مورد آزمایش قرار دهید. می‌توانید برای بررسی نتایج این راه‌حل برنامه‌ریزی کنید.

مرحله‌ی 5 چرخه کایزن (Analyze the results)

نتایج را تجزیه‌وتحلیل کنید. در فواصل زمانی مختلف با برنامه‌های مشخص و تعیین افراد کلیدی نتایج  را مورد ارزیابی و تجزیه‌وتحلیل قرار دهید.

مرحله‌ی 6 چرخه کایزن (Evaluate the progress)

میزان پیشرفت را مورد بررسی قرار دهید. در این مرحله از چرخه‌ی کایزن باید تعیین کنید که تغییر ایجاد شده تا چه حد موفقیت‌آمیز بوده است.

مرحله‌ی 7 چرخه کایزن (Adopt the positive results)

اگر نتایج مثبتی را به دست آورده‌اید می‌توانید این راه‌حل را در کل سازمان به کار بگیرید.

این هفت مرحله از رویکرد کایزن را باید به طور مداوم تکرار کنید و راه‌حل‌های جدیدی را مورد آزمایش قرار دهید.
 

نمونه هایی از کاربرد موفق کایزن

مسلما موفق ترین مثال برای تکنیک کایزن، تویوتا است که همه ما با آن آشنا هستیم. اما کسب‌وکارهای زیاد دیگری هم هستند که از استراتژی کایزن استفاده کرده‌اند. در اینجا سه نمونه آورده شده است:

• لاکهید مارتین. این شرکت که در حوزه هوافضا هست یکی از حامیان معروف کایزن است. شرکت لاکهیلد مارتین از این روش برای کاهش موفقیت آمیز هزینه‌های تولید، موجودی انبار و زمان تحویل استفاده کرده است.
• شرکت فورد موتور. وقتی در سال 2006، آلن مولالی، از جانبداران ناب فورد، مدیرعامل فورد شد، این شرکت خودروسازی در آستانه ورشکستگی قرار داشت. مولالی از کایزن برای اجرای یکی از معروف‌ترین تغییرات شرکتی در تاریخ استفاده کرد. استراتژی فورد، هم اکنون تبدیل به یکی از تکنیک‌های کاربردی در صنایع مختلف شده است.
• استودیو انیمیشن پیکسار. شرکت پیکسار که احتمالا همه شما به خاطر انیمیشن‌های جذابش با آن آشنا هستید، با استفاده از بررسی‌های کنترل کیفیت و فرآیندهای تکراری، از مدل بهبود مستمر برای کاهش ریسک شکست فیلم‌های گران قیمت خودش استفاده کرد.

نتیجه‌گیری

یکی از موضوعاتی که در سازمان‌ها کمتر مورد توجه قرار می‌گیرد، توجه به تغییر به شکل مستمر و همیشگی است. رویکرد کایزن (Kaizen) با این ایده‌ی اصلی که همیشه راهی برای بهتر شدن وجود دارد می‌تواند نتایج مثبتی و قابل توجهی را برای سازمان‌ها به همراه داشته باشد.
 

طی این مقاله گفتیم که کایزن چیست؟ اصول کایزن را تعریف کردیم و هفت مرحله از فرایند پیاده سازی کایزن را در ترکیب با چرخه PCDA توضیح دادیم. با این توصیف، آیا شما از تکنیک کایزن در سازمان خود استفاده می‌کنید؟ تجربه‌ای در این خصوص دارید؟

×

کتاب واقعیت های جدید در دنیای کسب وکار

دانلود رایگان