مدیریت منابع انسانی | تعریف، وظایف و نقش مدیر منابع انسانی در سازمان

منابع انسانی (HR) یکی از مهم‌ترین دلایل موفقیت کسب‌وکارهای امروزی است و عملکرد کارکنان می‌تواند منجر به پیشرفت و یا پسرفت شرکت شما شود. متخصص منابع انسانی، نقش مهمی در موفقیت کسب‌وکارتان ایفا می‌کند. مهم نیست کسب‌وکارتان کوچک باشد یا بزرگ، مدیریت منابع انسانی (HRM) یکی از بزرگ‌ترین ضروریات است. پس در این مقاله با ما همراه باشید تا اصول مدیریت منابع انسانی با هم بررسی کنیم.

اهمیت منابع انسانی در سازمان چیست؟

با تعریف مفاهیم HR و HRM شروع می‌کنیم و بعد به سراغ هفت اصل اساسی در خصوص منابع انسانی در سازمان‌های امروزی می‌رویم و در آخر اطلاعاتی در خصوص واژگان تخصصی منابع انسانی (مانند سیستم اطلاعاتی منابع انسانی یا HRIS) در اختیارتان قرار می‌دهیم. در این مقاله به مفاهیم زیر پرداخته می‌شود:

1. تعریف مدیریت منابع انسانی
2. تعریف منابع انسانی
3. هفت اصل بنیادی منابع انسانی

 
• اصل اول منابع انسانی: گزینش و استخدام نیرو
• اصل دوم منابع انسانی: مدیریت عملکرد
• اصل سوم منابع انسانی: آموزش و توسعه
• اصل چهارم منابع انسانی: برنامه‌ریزی جانشین پروری
• اصل پنجم منابع انسانی: حقوق و مزایا
• اصل ششم منابع انسانی: سیستم اطلاعاتی منابع انسانی
• اصل هفتم منابع انسانی: تحلیل داده‌های منابع انسانی

• تعریف مدیریت منابع انسانی: مدیریت منابع انسانی چیست؟

بیایید با یک تعریف ساده شروع کنیم؛ به علم مدیریت مردم برای رسیدن به عملکرد بهتر، مدیریت منابع انسانی (یا HRM) می‌گویند.

به‌عنوان مثال، اگر بخواهید کسی را استخدام کنید، به دنبال کسی می‌گردید که به محیط و اهداف شرکت شما شباهت بیشتری داشته باشد، از سایر داوطلبان خوشحال‌تر و مؤثرتر باشد و بتواند سالیان بیشتری با شما همکاری کند.

یکی از مثال‌های دیگر، تعهد است. کارمندان متعهد، خلاق‌تر هستند، کار با کیفیت ارائه می‌دهند و مشتری را خوشحال می‌کنند. یعنی اگر بتوانیم راه‌هایی پیدا کنیم که کارمندمان تعهد بیشتری نسبت به شرکت داشته باشد، به نفع شرکت عمل کرده‌ایم.

 

وظایف منابع انسانی در سازمان‌های امروزی چیست؟ دپارتمان منابع انسانی اطلاعات، ابزارهای موردنیاز، آموزش، گزارش‌های قانونی را فراهم کرده و وظیفه‌ی سرپرستی و مدیریت اشخاص را بر عهده دارد. لازم به ذکر است که تمامی این وظایف برای حفظ و ارتقای شرکت ضروری هستند.

مدیریت منابع انسانی با بهبود عملکرد کارمندان، سبب بهبود عملکرد شرکت می‌شود. سوال بعدی این است که این منابع انسانی چه کسانی هستند؟

• تعریف منابع انسانی: نقش منابع انسانی در سازمان چیست؟

اینکه برای اشاره به مردم از واژه‌ی “منابع انسانی” استفاده کنیم، ممکن است کمی عجیب به نظر برسد؛ اما منظور از منابع انسانی، همه‌ی انسان‌هایی هستند که به هر طریقی در عملکرد یک موسسه و یا شرکت دخیل‌اند.

این افراد نیروی کار آن شرکت محسوب می‌شوند که یا به ‌صورت ثابت و یا پیمانکاری فعالیت می‌کنند. به خصوص از زمان رشد اقتصاد گیگ (نداشتن شغل ثابت و فعالیت به‌عنوان فریلنسر) مردم بیشتر و بیشتر به کار قراردادی و خارج از چهارچوب شرکتی علاقه‌مند ‌شده‌اند.

به ‌طور کلی تمامی کسانی که به‌صورت پیمانکاری و مستقل، قراردادی، رسمی، کشیک و موقت در یک شرکت کار می‌کنند، جزو منابع انسانی آن شرکت محسوب می‌شوند.

یک پیمانکار می‌تواند با عقد قرارداد، سالیان سال برای شرکت کار کند؛ و یک کارمند موقت می‌تواند در یک سال با بیش از بیست شرکت متفاوت همکاری داشته باشد. از آنجا که این افراد به روش‌های مختلفی در عملکرد شرکت دخیل هستند، نحوه‌ی مدیریت و شراکت آن‌ها در تجارت نیز متفاوت خواهد بود.

به‌علاوه فعالیت نیروی کار غیر-انسانی هم در حال افزایش است. در مورد ربات‌ها صحبت می‌کنم. میزان مشارکت ربات‌ها در تولید محصول و خدمات روز به‌روز بیشتر می‌شود؛ در نتیجه تعامل انسان‌ها و ماشین‌ها بیش از پیش برای موفقیت یک سازمان ضروری است. و درست است که این ماشین‌ها جز “منابع انسانی” حساب نمی‌شوند، اما باید به طریقی آن‌ها را جز نیروی کار در نظر گرفت.

• هفت اصل بنیادی منابع انسانی

وقتی درباره‌ی مدیریت منابع انسانی حرف می‌زنیم، باید بدانیم که عناصر بسیاری در سیاست‌گذاری HRM مؤثر هستند. اما به طور کلی هفت اصل زیر به‌عنوان اصول بنیادی منابع انسانی در نظر گرفته می‌شوند:

• اصل اول منابع انسانی: گزینش و استخدام نیرو
• اصل دوم منابع انسانی: مدیریت عملکرد
• اصل سوم منابع انسانی: آموزش و توسعه
• اصل چهارم منابع انسانی: برنامه‌ریزی جانشین پروری
• اصل پنجم منابع انسانی: حقوق و مزایا
• اصل ششم منابع انسانی: سیستم اطلاعاتی منابع انسانی
• اصل هفتم منابع انسانی: تحلیل داده‌های منابع انسانی

اصل اول مدیریت منابع انسانی در کسب‌وکار: گزینش و استخدام نیرو

گزینش و استخدام نیرو قطعاً واضح‌ترین اصل در اصول HR است. هرکسی اولین مصاحبه‌ی شغلی‌اش را به یاد دارد، این‌طور نیست؟

گزینش داوطلبان و انتخاب بهترین داوطلب برای کار، وظیفه‌ی کلیدی منابع انسانی است. چرا که کارمندان عامل حیاتی شرکت هستند و پیدا کردن مناسب‌ترین کارمند، وظیفه‌ی مهمی است.

درخواست استخدام معمولا زمانی شروع می‌شوند که شغل جدیدی در سازمان ایجاد و یا صندلی یکی از مشاغل موجود خالی می‌شود؛ آن‌وقت است که مدیرکل و یا سرپرست بخش، موقعیت شغلی و شرح وظایف آن را برای HR می‌فرستند تا گزینش کاندیدها را شروع کند. منابع انسانی می‌تواند از ابزارهای گزینشی مختلفی (مانند مصاحبه، ارزیابی‌های مختلف، بررسی معرفی‌نامه و غیره) برای استخدام استفاده کند.

اگر کاندیدهای استخدامی زیاد باشند، منابع انسانی می‌تواند از ابزارهای پیش گزینشی هم استفاده کند. این ابزارها کمک می‌کنند تا بتوان داوطلبان را طبقه‌بندی کرد و آن‌هایی را که مشابهات بیشتری دارند به مرحله‌ی بعدی استخدام فرستاد تا برای مصاحبه و ارزیابی دقیق فراخوانده شوند.

اصل دوم مدیریت منابع انسانی در کسب‌وکار: مدیریت عملکرد

بعد از استخدام کارمند، مدیریت عملکردی اهمیت پیدا می‌کند. این اصل، دومین اصل در منابع انسانی است و به کارمندان کمک می‌کند تا بهترین عملکردشان را در محیط کاری ارائه و درامد شرکت را افزایش دهند.

در بیشتر موارد، کارمندان وظایف مشخصی دارند که باید آن‌ها را به اتمام برسانند. مدیریت عملکردی ساختاری است که به کارمندان اجازه می‌دهد تا بازخورد دریافت کنند و عملکرد خود را بهبود ببخشند.

به‌عنوان مثال برای مدیریت عملکرد می‌توان از جلسات مرور عملکردی انفرادی، ابزارهای بازخود ۳۶۰ درجه (که ارزیابی همکاران، مشتریان و سایرین را هم مد نظر قرار می‌دهند) و سایر بازخوردهای غیررسمی استفاده کرد. به علاوه بیشتر شرکت‌ها معمولا از چرخه‌ی مدیریت عملکردی سالانه استفاده می‌کنند. این چرخه شامل برنامه‌ریزی، بازبینی، بازنگری عملکرد کارکنان و پاداش دادن به آن‌ها می‌باشد. خروجی این فرایند به HR اجازه می‌دهد تا کارمندان را بر اساس عملکرد بالا/ضعیف و پتانسیل قوی/ضعیف دسته‌بندی کند.

مدیریت عملکردی زمانی موفقیت‌آمیز خواهد بود که با همکاری و تقسیم وظایف بین HR و مدیریت صورت پذیرد؛ در این پروسه معمولا مدیریت وظیفه‌ی رهبری و منابع انسانی وظیفه‌ی پشتیبانی را ایفا می‌کنند.

مدیریت عملکردی برای پایداری هر شرکتی ضروری است. کارمندانی که با تمام وجود کار می‌کنند، راندمان، ثبات و ارزش شرکت را بالا می‌برند؛ و بالعکس، کارمندانی که به‌طور مداوم کم کاری می‌کنند برای ایفای نقش در شرکتتان مناسب نیستند و باید آن‌ها را رها کنید.

اصل سوم مدیریت منابع انسانی در کسب‌وکار: آموزش و توسعه

انسان‌ها محصول تجربیات، کشور، محیط زندگی و تأثیرات فرهنگی هستند. به همین دلیل است که آموزش و توسعه در بستر منابع انسانی، بر سازگاری کارمندان با تغییرات فرایندی، تکنولوژی، اجتماعی و حقوقی متمرکز است. آموزش و توسعه به کارمندان کمک می‌کند تا مهارت‌هایشان را به‌روزرسانی کرده و یا مهارت‌های جدید بیاموزند. آموزش و توسعه (L&D) معمولا تحت نظارت HR صورت می‌گیرد؛ و سیاست‌گذاری‌های مناسب در آن، بر پیشبرد اهداف بلندمدت تجارت بسیار مؤثر است.

بسیاری از شرکت‌ها بودجه‌ای از پیش تعیین شده را برای L&D اختصاص می‌دهند. این بودجه معمولا در میان کارمندان توزیع شده و کارآموزان، رهبران و سایر افراد با پتانسیل بالا فرصت‌های آموزشی بیشتری دریافت خواهند کرد. از آنجا که افراد مختلف در زمان شروع کار در یک شرکت دانش و تجربیات بسیار متفاوتی دارند، آموزش و توسعه فرصتی را برای کارمندان فراهم می‌کند تا شکاف‌های مهارتی و اطلاعاتی خود را پر کرده و پیشرفت کنند.

یکی از چهارچوب‌های معروف برای پیوند مدیریت عملکردی و فعالیت‌های L&D، شبکه‌ی ۹ جعبه می‌باشد که به دپارتمان منابع انسانی کمک می‌کند تا برنامه‌های توسعه‌ای مختلفی را بر اساس رتبه بندی عملکرد و پتانسیل کارمندان انجام دهند.

نرم افزار CRM دیدار می‌تواند فروش شما را تا ۳۰۰ درصد افزایش دهد. کافی است شما هم مانند هزاران کاربر دیگر، ۱۵ روز به طور کاملا رایگان از امکانات دیدار استفاده کرده و اثرات فوق‌العاده آن را در رونق کسب‌وکارتان مشاهده کنید.

از همین امروز من هم پانزده روز رایگان امتحان می‌کنم

اصل چهارم مدیریت منابع انسانی در کسب‌وکار: برنامه‌ریزی جانشین پروری

برنامه‌ریزی جانشین پروری فرایندی است که به منظور برنامه‌ریزی هر گونه استعفای پیش‌بینی‌ نشده‌ی کارمندان مورد استفاده قرار می‌گیرد. به‌عنوان مثال، اگر یکی از مدیرهای ارشد شرکت استعفا دهد، داشتن جایگزینی آماده به خدمت، تداوم و پایداری شرکت را تضمین کرده و هزینه‌های شرکت را به‌طور چشمگیری کاهش می‌دهد.

برنامه‌ریزی جانشین پروری معمولا بر اساس رتبه‌بندی‌های عملکردی و L&D صورت می‌گیرد و نوعی از جریان استعدادها را ایجاد می‌کند. این سیستم مانند استخری از گزینه‌های واجد شرایط عمل می‌کند که در صورت استعفای مدیران و مقامات رده بالا، برای جایگزینی مورد استفاده قرار می‌گیرد. ساخت و پروش این جریان، کلید استخدام مدیران کارآزموده است.

اصل پنجم مدیریت منابع انسانی در کسب‌وکار: حقوق و مزایا

یکی دیگر از اصول منابع انسانی، حقوق و مزایا می‌باشد. حقوق کلید تشویق و حفظ کارمندان بوده و رعایت عدالت و انصاف در پرداخت، یکی از اصول مدیریت منابع انسانی است. هدف و نقش منابع انسانی در سازمان این است که از پاداش کارمندان برای انگیزه دادن به آن‌ها استفاده کند.

پرداخت حقوق مناسب کلید جذب بهترین اشخاص است؛ اما باید پرداختی را بر اساس بودجه و سود شرکت تنظیم کنید. منابع انسانی وظیفه دارد روی پرداختی‌ها و افزایش حقوق نظارت کرده و پاداش‌ها را استانداردسازی کند؛ به‌علاوه می‌تواند در مواقع لزوم برای حسابرسی درخواست دهد.

به طور کلی حقوق شامل دو بخش حقوق پایه و حقوق ثانویه می‌باشد. حقوق پایه مبلغی است که معمولا به‌صورت ماهانه (و گاهی بر اساس میزان عملکرد) پرداخت می‌شود؛ و حقوق ثانویه شامل هدایای غیر نقدی (مانند تعطیلات اضافه، ساعت کاری منعطف، مهدکودک، پانسیون، ماشین و لپ‌تاپ شرکتی و غیره) می‌شود.

اصل ششم مدیریت منابع انسانی در کسب‌وکار: سیستم اطلاعاتی منابع انسانی

دو اصل آخر، ابزارهایی برای مدیریت بهتر منابع انسانی هستند. اولین ابزار سیستم اطلاعاتی منابع انسانی (یا HRIS) می‌باشد. این سیستم اطلاعاتی، تمامی پنج اصول ذکر شده را پشتیبانی می‌کند. به‌عنوان مثال، متخصصین HR در گزینش و استخدام نیرو معمولا از سیستم پیگیری متقاضی یا ATS استفاده می‌کنند تا اطلاعات متقاضیان و استخدامی‌ها را ذخیره کنند.

برای مدیریت عملکرد نیز سیستمی وجود دارد تا اهداف شخصی و رتبه‌بندی‌های عملکردی را ذخیره و ردیابی کند.

در آموزش و توسعه (L&D) از سیستم مدیریت آموزشی (LMS) برای بررسی پراکندگی منابع داخلی استفاده می‌شود. به‌علاوه سیستم‌های مدیریتی دیگری هم وجود دارند که بودجه و میزان موفقیت و رضایت‌مندی دوره‌های آموزشی را بررسی و جمع‌بندی می‌کنند.

متخصصان پرداخت حقوق معمولا از سیستم‌های فهرست‌سازی پرداختی‌ها استفاده می‌کنند؛ به‌علاوه ابزارهایی برای برنامه‌ریزی مؤثر جانشین پروری هم وجود دارد. اما تمامی این عملکردها را می‌توان با استفاده از تنها یک سیستم انجام داد؛ سیستم HRIS. با این وجود در برخی موارد مدیریت این عملکردها به چند سیستم HR واگذار می‌شود.

نکته اینجاست که برای کار در منابع انسانی، ابزارهای دیجیتال بسیاری وجود دارند؛ و به همین دلیل است که  سیستم اطلاعاتی منابع انسانی را یکی از اصول منابع انسانی در بازاریابی به شمار آوردیم.

اصل هفتم مدیریت منابع انسانی در کسب‌وکار: تحلیل داده‌های منابع انسانی

آخرین اصول منابع انسانی، به اهمیت داده‌ها و تحلیل آن‌ها می‌پردازد. منابع انسانی در پنج سال گذشته، گام بزرگی در راستای اهمیت دادن به دیتاها و داده-محوری برداشته است. سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی که در اصل ششم درباره‌ی آن‌ها صحبت کردیم، سیستم‌هایی هستند که بر اساس داده‌ها کار می‌کنند؛ و می‌توانیم از داده‌های این سیستم‌ها برای تصمیم‌گیری آگاهانه استفاده کنیم.

 یکی از ساده‌ترین راه‌های بررسی و آنالیز داده‌ها استفاده ازHR metrics و HR KPIs می‌باشد. این ابزارها برای بررسی عملکرد شرکت در مقیاس‌های مشخصی به کار می‌روند که به آن‌ها گزارشات HR می‌گویند.

این نوع از گزارش‌دهی بر وضعیت کنونی و سوابق شرکت متمرکز است. می‌توان با استفاده از تحلیل داده‌های منابع انسانی، وضعیت آینده‌ی شرکت (مانند نیاز به نیروی کاری، تمایل به ترک خدمت کارمندان، تأثیر تجربیات کارمندان بر رضایت مشتری و غیره) را هم پیش‌بینی کرد.

منابع انسانی می‌تواند با بررسی و تحلیل مداوم این اطلاعات تصمیمات درست‌تری بگیرد؛ این تصمیمات هدفمندتر هستند و از طرف مدیریت شرکت بیشتر مورد قبول قرار می‌گیرند.

نتیجه‌گیری

حالا که با هفت اصل مدیریت منابع انسانی آشنا شدید، خوب است بدانید که این اصول مستقل از هم عمل نمی‌کنند و بر هم تأثیر می‌گذارند. به آن‌ها به چشم زیرساخت نگاه کنید. مدیریت درست هر اصل بر اصل بعدی مؤثر است. به‌کارگیری تمامی این اصول در کنار هم منجر به بهبود عملکرد نیروی کاری می‌شود.