زمان خواندن 5 دقیقه
مدیریت پروژه چیست؟ چطور انجام می‌شود؟ چه اصولی دارد؟ هرچه درمورد مدیریت پروژه (Project Management) لازم دارید را در این مقاله بخوانید.
وقتی پروژه‌ای در جریان است و قرار است در تاریخ مشخصی تحویل داده شود، بودجه مشخصی برایش تعیین شده و لازم است که تمام ذینفعان را راضی نگه دارید، تنها یک راه به ذهن می‌رسد و آن هم مدیریت موثر پروژه است.
اما مدیریت پروژه چیست، از چه ابزارهایی استفاده می‌کند و اصلا در چه حوزه‌های دانشی کاربرد دارد؟
در این مقاله می‌خواهیم به تمام سوالات شما در رابطه با مدیریت پروژه پاسخ دهیم. پس اگر می‌خواهید بدانید چطور می‌توانید به بهترین شکل ممکن یک پروژه را مدیریت کنید، این مقاله را از دست ندهید.
یک پروژه مجموعه‌ای هماهنگ از وظایف است که به طور موقت انجام می‌شوند تا یک محصول، پروسه یا خدمت جدیدی را با زمان و منابع مالی محدود، تعریف کنند.
«مدیریت پروژه مجموعه‌ای از ابزارها، فرایندها، سیستم‌ها، متدها، مهارت‌های شخصی و نگرش‌هایی است که به ما کمک می‌کنند تا در طول انجام پروژه با چالش‌ها مواجه شویم.»
در پروژه یکسری الزامات داریم که مدیر پروژه باید همه‌ی آنها را در نظر بگیرد. در واقع مدیریت پروژه به کارگیری دانش، مهارت‌ها، ابزارها و روش‌هایی است که در فعالیت‌های پروژه اعمال می‌شوند تا پروژه بتواند آن الزاماتی که به آن اشاره شد را محقق کند. منظور از الزامات همان محدودیت‌های انجام پروژه است. مدیر پروژه باید مهارت‌های مختلف و متنوعی را بلد باشد تا بتواند این الزمات را رعایت کند.
مهارت‌هایی که مدیر پروژه باید داشته باشد، شامل مدیریت هر کدام از «حوزه های دانشی مدیریت پروژه» است. در اینحا توضیح مختصری درباره هرکدام از این 10 حوزه می‌دهیم.
یعنی سازوکارهای مورد نیاز برای شروع، تکمیل و تحویل به موقع پروژه.
یعنی بودجه‌بندی مناسب و کنترل هزینه‌های پروژه باتوجه به بودجه از قبل تعریف شده برای پروژه.
محدوده پروژه یعنی هرچیزی که پروژه را شامل می‌شود و مدیریت محدوده یعنی تعریف و کنترل مرزهای پروژه تا از مرزهای تعریف‌شده برای پروژه عبور نکنیم.
یعنی بررسی عملکرد و چگونگی پیشرفت پروژه باتوجه به اهداف در نظر گرفته شده برای پروژه.
شناسایی، تحلیل و نحوه‌ی برخورد با موقعیت‌های ناشناخته در طول پروژه.
تمام افراد یا گروه‌هایی که به نوعی بر پروژه اثر می‌گذارند و یا از آن تاثیر می‌پذیرند، ذینفعان هستند. و مدیریت ذینفع یعنی برنامه‌ریزی برای ارتباط ذینفعان با تیم و بررسی و تحلیل تاثیر آنها بر پروژه.
یعنی خرید و تهیه‌ی محصولات، مواد اولیه و یا خدمات مورد نیاز برای انجام پروژه از خارج از تیم.
واگذاری درست و تاثیرگذار نقش‌ها و مسئولیت‌ها به افراد و برنامه‌ریزی، نظارت بر آنها.
یعنی مدیر پروژه همه‌ی این 10 مهارت را به صورت هم‌زمان در نظر بگیرد و بتواند بین آنها تعامل برقرار کند و آنها را بالانس نگه دارد.
مدیریت ارتباطات یعنی برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و بازنگری همه‌ی راه‌های ارتباطی داخل یک سازمان و بین سازمان‌ها. همچنین شامل سازماندهی و انتشار دستورالعمل‌های ارتباطی جدید مرتبط با یک سازمان یا شبکه است.
هر کدام از این ده حوزه دانشی شامل فرایندها و نکات قابل توجهی است که باید به صورت دقیق مطالعه و بررسی شوند. پیشنهاد می‌کنم در صورتی که قصد مدیریت یک پروژه را دارید، قبل از شروع فعالیت، با این حوزه‌های دانشی آشنا شوید تا مدیریتی درست و اثربخش داشته باشید و صرفا به تعاریف آن ها اکتفا نکنید.
پروژه‌ها با فعالیت‌های معمول کسب‌وکار فرق دارند. وقتی سازمان می‌خواهد راهکاری را ارائه دهد و الزامات را در یک بودجه و چارچوب زمانی توافق شده، تعیین کند، از پروژه استفاده می‌کند. پروژه‌ها به یک تیم نیاز دارند تا دور هم جمع شوند و روی اهداف پروژه تمرکز کنند. در نتیجه، کار تیمی موثر، برای موفقیت پروژه ضروری است.
مدیریت پروژه به مدیریت کارهای مختلف می‌پردازد تا به اهداف خاصی دست یابد. نحوه مدیریت کارها به عوامل مختلفی بستگی دارد. مقیاس، اهمیت و پیچیدگی کار، عوامل اصلی هستند. چه بخواهید یک دفتر کوچک را جابجا کنید یا برای برگزاری المیپک آماده شوید، یک سری اصول اساسی وجود دارد، اما با چالش‌های مدیریتی متفاوتی همراه هستند. اهداف پروژه را می‌توان از لحاظ این موارد بیان کرد:
هر کسی که پروژه را مدیریت می‌کند، حتی اگر رسما به اسم مدیر پروژه هم شناخته نمی‌شود، از مدیریت پروژه استفاده می‌کند. حتی کسی که یک رویداد را سازماندهی می‌کند. هر پروژه‌ای که توسط گروهی از افراد مدیریت کرده‌اید، به مدیریت پروژه نیاز دارد و این مهارتی است که همه به آن نیاز دارند و از آن استفاده می‌کنند.
اگر رسمی‌تر بخواهیم بگوییم، پروژه‌هایی که در تمام صنایع و کسب‌وکارها انجام می‌شوند، از مدیریت پروژه استفاده می‌کنند.
تصورات نادرستی از مدیر پروژه در ذهن اکثر افراد جا افتاده است. مثلا:
هر دوی این تصورات غلط هستند. در واقع هیچ لزومی ندارد کسی که مدیر پروژه است، متخصص آن حوزه باشد و یا بالاترین قدرت اجرایی را داشته باشد. حتی شاید برایتان جالب باشد که بدانید استاندارد PMBOK (در ادامه توضیح می‌دهیم)، در پاسخ به این سوال که مدیر پروژه کیست؟ می‌گوید بهتر است مدیر پروژه، متخصص آن حوزه نباشد! چون ممکن است وارد کارهای اجرایی شود و از کارها و مسئولیت‌های اصلی خودش که مدیریت، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه است، دور شود. مثلا مدیر پروژه‌ی تولید یک اپلیکیشن نباید وارد مسائل کدنویسی و طراحی شود، حتی اگر در آن حوزه متخصص باشد.
کلمه‌ی (PMBOK) مخفف عبارت Project Management Body Of Knowledge و به معنای «دانش مدیریت پروژه» است.
PMBOK معروف ترین استاندارد جهانی در حوزه مدیریت پروژه است که در کتابی با عنوان «راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه» به آن پرداخته شده است. این کتاب برای اولین بار توسط موسسه PMI در سال 1996 چاپ شد و اکنون نسخه‌های مختلفی از آن در دسترس است. کم‌کم داریم به بحث شیرین «مدیریت پروژه چیست» نزدیک می‌شویم!
سازمان‌های مختلفی در سراسر دنیا هستند که مدرک مدیریت پروژه می‌دهند. برخی از معروف‌ترین آنها عبارت است از:
صنایع مختلفی سعی می‌کنند از بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه برای برنامه ریزی پروژه‌ها، تخصیص منابع و زمان بندی استفاده کنند. سیستم مدیریت پروژه به مدیران و همچنین کل تیم‌ها این امکان را می‌دهد تا بودجه، کیفیت اجرای پروژه و اسناد ردوبدل شده در طول پروژه را کنترل کنند. انواع مختلفی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه وجود دارد که می‌توانید به صورت رایگان یا با پرداخت هزینه از آنها استفاده کنید.
برای مثال نرم افزار Trello یکی از مشهورترین نرم افزارهای مدیریت پروژه است که مبتنی بر وب فعالیت می‌کند. نرم افزار آسانا هم ابزاری برای هماهنگی و مرتب کردن کارهای تیمی (از پروژه‌های کوچک گرفته تا ابتکارات استراتژیک) است که در بین معروف‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت پروژه توسط تیم‌های مختلف استفاده می‌شود.
نمونه دیگر از سیستم مدیریت پروژه که امروزه کاربرد زیادی پیدا کرده ClickUp است؛ یکی از نرم افزارهای قدرتمند مدیریت پروژه. این نرم افزار قابلیت مدیریت کار در کنار ویژگی‌هایی مانند ذخیره‌ی اسناد، یادداشت‌های یادآوری، امکان تعیین اهداف، تقویم و حتی صندوق ورودی ارائه می‌دهد.
طیف گسترده‌ای از ابزارهای مدیریت پروژه وجود دارد که در ادامه ضروری‌ترین ابزارها را معرفی کردیم.
داشبورد پروژه یک ابزار ردیابی پروژه است که اجازه می‌دهد بر هزینه‌ها، کارها و پیشرفت‌تان نظارت داشته باشید. این ابزار در طول اجرای پروژه، خیلی به دردتان می‌خورد.
نمودار گانت، نمایش بصری موعدهای زمانی پروژه است که تمام کارهای پروژه را در یک نمودار نشان می‌دهد. این ابزار برای برنامه‌ریزی پروژه، زمان بندی، مدیریت کارها و مدیریت منابع مفید است.
بورد کانبان یک ابزار مدیریت وظایف است که به مدیران پروژه و اعضای تیم اجازه می‌دهد کارها را به صورت تصویری ببینند. این ابزار برای تیم‌های اجایل و اسکرام بسیار مفید است.
در این مقاله با مفهوم پروژه آشنا شدید و فهمیدید مدیریت پروژه چیست و از چه بخش‌ها و اجزایی تشکیل شده. همچنین توضیح دادیم چه زمانی باید از مدیریت پروژه استفاده کنید و اصلا چه کسی از مدیریت پروژه استفاده می‌کند. در کنار اینها متوجه شدید که مدیر پروژه کیست و چه کارهایی باید انجام دهد و برای مدیریت پروژه از چه ابزارهایی می‌توانید کمک بگیرید تا به نتیجه مطلوب برسید.
مدیریت پروژه چیست؟
مدیریت پروژه مجموعه‌ای از ابزارها، فرایندها، سیستم‌ها، متدها، مهارت‌های شخصی و نگرش‌هایی است که به ما کمک می‌کنند تا چالش‌های انجام پروژه را پشت سر بگذاریم. همانطور که در مقاله گفتیم، قبلا روی 4 مورد تاکید میشد و امروز 10 جنبه مختلف را در مدیریت پروژه در نظر می‌گیریم.
آیا مدیر پروژه باید در حوزه کاری آن پروژه تخصص داشته باشد؟
خیر. طبق استاندارد PMBOK بهتر است مدیر پروژه متخصص حوزه‌ی اجرایی نباشد؛ چرا که در این حالت امکان دارد درگیر کارهای اجرایی و طراحی شود و مسئولیت اصلی‌اش (مدیریت، برنامه‌ریزی و کنترل پروژه) را فراموش کند
مقاله خوبی بود. خسته نباشید.
سپاس از همراهی شما