زمان خواندن 4.5 دقیقه
اجایل در مدیریت پروژه چه تاثیری دارد؟ آیا فقط برای توسعه نرم‌افزار به سراغ اجایل می‌رویم؟ قطعا اصول چابکی در پروژه‌هایمان اثر دارد. اما چطور؟
وقتی نوبت به اجرای پروژه‌ها می‌رسد، حتما نیاز به یک روش مناسب مدیریت پروژه خواهید داشت. روش‌های زیادی برای این کار وجود دارد که هنگام تحقیق درباره یک روش مدیریت پروژه مناسب به آنها بر می‌خورید. بین این روش‌ها واژه اجایل یا چابکی را بارها خواهید دید. اما استراتژی چابک یا اجایل در مدیریت پروژه چیست و چطور کار می‌کند؟ آیا واقعاً می‌تواند به مدیریت بهینۀ تیم‌ها کمک کند؟ سوالاتی که سعی داریم در این مقاله به آنها پاسخ دهیم و شما را بیشتر با مفهوم اجایل (Agile) آشنا کنیم. با ما همراه باشید.
مدیریت پروژه چابک همزمان با اجرای پروژه روی تغییرات جزئی تمرکز دارد. اگر مانیفست اجایل در مدیریت پروژه را درک کنید (که در ادامه بررسی می‌کنیم)، پیشرفت در کارتان را به وضوح خواهید دید.
نگرش چابک یا اجایل در مدیریت پروژه به دنبال یک رویکرد تکراری در توسعۀ پروژه‌های نرم‌افزاری می‌گردد. هدف از مدیریت چابک این است که فرایندهای ضروری که در قالب یک الگوی مشخص می‌گنجند، به سرعت اجرا شوند. همچنین ایجاد تغییرات لازم در هر مرحله از سفر مشتری به راحتی قابل انجام باشد.
این روش مدیریت به تیم‌ها کمک می‌کند تا با کارِ سریع و همکاریِ بهینه، پروژه را در چارچوب زمانی موردنظر و با بودجۀ تعیین شده به اتمام برسانند. نگرش اجایل در مدیریت پروژه، روش‌ها و متدولوژی‌های زیادی را پوشش می‌دهد که همگی از تعریف ذکر شده پیروی می‌کنند و ارزش‌های یکسانی دارند.
بیشتر روش‌های فعلی مدیریت چابک ریشه در علوم توسعه نرم افزار دارند. در دهۀ 1990 برترین تیم‌های نرم‌افزاری دنیا متوجه شدند روش‌های قدیمی مدیریت پروژه (مثل Waterfall) بیش از حد سنگین هستند و سرعت لازمه را ندارند. فقدان انعطاف‌پذیری، سازگاری و حتی استقلال در این روش‌ها بیداد می‌کرد. حتی ایجاد تغییرات یا گنجاندن آموخته‌هایشان در گردش کار هم برایشان دشوار بود.
از طرفی برعکس صنایعی که فرآیندی ثابت دارند و نتیجۀ کار همیشه قابل اعتماد و پایدار است، «تغییر» جزء اساسی پروژه‌های نرم‌افزاری است. مطمئناً در یک فرآیند تولیدی که یک محصول ثابت در یک خط مونتاژ ثابت تولید می‌شود، نیاز چندانی به ایجاد تغییر ندارید.
اینجا بود که نگرش اجایل در مدیریت پروژه مطرح شد. ابداع‌کنندگان مدیریت پروژه چابک اعلام کردند ما می‌توانیم به‌جای اسیر شدن در چارچوب‌های ثابت و قدیمی، برای ساخت بهترین محصول ممکن تغییراتی اعمال کنیم.
برای انجام این کار، به چرخه‌های توسعۀ کوتاه‌تر (به نام اسپرینت)، فرآیندی تکراری‌تر و آزمون‌وخطای مداوم نیاز داشتند.
مدیریت پروژه اجایل را می‌توان به دو دسته اصلی تقسیم کرد:
Scrum چهارچوبی برای مدیریت پروژه چابک است که از تکرارهای ثابت به نام اسپرینت استفاده می‌کند. در تیم‌های اسکرام، افرادی با نقش‌های مشخص کار می‌کنند. در هر تیم معمولا یک استاد اسکرام یا قهرمان روش اسکرام، صاحب محصول و تیم اسکرام وجود دارد. اعضای این تیم وظایف مشخصی دارند که کار یکدیگر را کامل می‌کنند. همچنین از اسکرام برد برای نشان دادن تمام کارهای انجام گرفته در یک اسپرینت مشخص استفاده می‌شود.
Kanaban چهارچوبی برای مدیریت پروژه اجایل است که کارها را با ظرفیت تیم مطابقت می‌دهد. این روش روی انجام هر چه سریعتر کارها متمرکز است و به تیم‌ها این توانایی را می‌دهد که خیلی سریعتر از روش اسکرام به تغییرات واکنش نشان دهند.
تمام کارهایی که اعضا باید انجام دهند، مشخص و آماده است تا هر وقت که یک کار تکمیل شد، اعضای تیم فورا به سراغ کار بعدی بروند.
ارزش‌های مهمی در مدیریت چابک پروژه وجود دارد که حتی می‌توانید در زندگی عادی خود از آنها استفاده کنید!
مانیفست یا بیانیۀ اصلی مدیریت چابک اعلام می‌کند که نگرش اجایل در مدیریت پروژه همواره دارای 4 ارزش اصلی است:
همان‌طور که می‌بینیم، رویکردهای مدیریت چابک بیشتر از همه، روی مشارکت و توجه به «انسان» تاکید دارند. یعنی ما همواره باید در فرآیندهای کاری، عنصر انسانی را در نظر بگیریم. این‌طوری «پیشرفت» در کارها از طریق «افراد و تعاملات» و «توجه به مشتری» حاصل می‌شود.
در مدیریت چابک کسب‌وکارها، هدف اصلی ایجاد محصولی کاربردی است که بیشترین ارزش را به کاربر نهایی ارائه دهد.
طبق مانیفست مدیریت چابک 12 اصل کلیدی در این روش مدیریت وجود دارد که همواره باید مورد توجه افراد، مدیرها و تیم‌های تجاری قرار گیرد.
مدیریت چابک شما را تشویق می‌کند به سرعت تکرارهایی از بهترین محصول ممکن را تولید کنید. برای موفقیت در این امر، باید با اعضای تیم خود همسو شوید و واقعاً با هم کار کنید. برای اینکه سرعت تولید محصول و کیفیت نسخه‌های تولید شده بالاتر برود، افراد دخیل در یک فرآیند تولید باید عاشق همکاری و کار تیمی باشند.
برای مثال اگر قصد دارید نگرش اجایل در مدیریت پروژه را در زندگی شخصی خود پیاده کنید، ابتدا باید با خودتان مهربان باشید و نیازهای خود را بشناسید. (همکاری و کار تیمی)
سپس با برطرف کردن این نیازها به شکل درست، در نهایت به یک روتین روزمرۀ عالی (بهترین فرایند ممکن) برسید که شما را در رسیدن مکرر به هدف‌هایتان (محصولات) کمک می‌کند.
به طور کلی اصول مدیریت چابک به همۀ افراد و تیم‌های فعال در تمام حوزه‌های صنعتی و اجتماعی کمک می‌کند با تکرار و انعطاف‌پذیری بیشتری کار کنند و با توجه به نیازهای پروژه، سریعاً با تغییرات سازگار شوند. ما در ادامه 3 مورد از مهم‌ترین مزایای مدیریت پروژه چابک را به طور جداگانه بررسی می‌کنیم.
یکی از بزرگترین مزایای رویکرد اجایل در مدیریت پروژه، قابلیت تغییر اولویت‌هاست. این رویکرد کمک می‌کند به طور مکرر از فرایند و محصول خود فیدبک بگیرید. این‌طوری می‌توانید بر اساس شرایط واقعی و نه فقط شرایط پیش‌بینی‌شده، انتخاب‌های تاثیرگذارتری داشته باشید.
با تعیین چرخه‌های کاریِ کوتاه و سریع، دید واضح‌تری به پروژه خواهید داشت. همچنین آپدیت‌های منظم و جمع‌آوری مستندات و گزارشات، میزان ریسک پروژه را تا حدود زیادی کاهش می‌دهد.
حتماً یادتان هست که بالاتر گفتیم «توجه به مشتری» یکی از 4 ارزش اصلی نگرش اجایل در مدیریت پروژه است. طبیعتاً توجه بیشتر به مشتری، رضایت بیشتری را به همراه دارد.
وقتی مشتری در اولویت باشد، مطمئناً محصولی که تولید می‌کنید، مشکلاتش را حل می‌کند. در ضمن، از آنجایی که آزمایش و بررسی منظم پروژه‌های چابک اهمیت زیادی دارد، می‌توانید با گرفتن فیدبک از مشتری، همواره نسخه‌های بهتری تولید کنید.
تیم‌های چابک مستقل‌تر هستند. به آنها آزادی بیشتری داده می‌شود تا ایده‌های جدیدشان را پیاده‌سازی کنند و نوآوری داشته باشند. نه تنها استقلال، بلکه تأکید بر همکاری و ارتباط موثر می‌تواند به پرورش تیم‌هایی شادتر، کارآمدتر و خلاق‌تر کمک کند.
متدهای مدیریت چابک بر استخدام افراد مستعد و توانمندسازی آنها برای انجام فرایند تاکید دارند. ارزش‌های اصلی مدیریت چابک هم به این اشاره داشتند که افراد همیشه بیشتر از فرآیندها در اولویت قرار دارند. توجه به این نکته باعث می‌شود که بخش منابع انسانی، همواره افراد مناسب را انتخاب کند و شایسته‌سالاری در شرکت‌ها بیشتر شود.
وقتی به فکر اجرای مدیریت اجایل در کسب‌وکار خود باشید، ناخودآگاه به دنبال چابک‌ترین ابزارهای مدیریت خواهید رفت. ابزاری که اطلاعات لازم اعضای تیم را در اسرع وقت به آنها می‌دهد و بدون داشتن آن نمی‌توانید انعطاف‌پذیری و همکاری لازم را داشته باشید.
نرم‌افزار CRM (مدیریت ارتباط با مشتری) بهترین انتخاب برای طرفداران مدیریت چابک است. نرم افزاری که تمام ویژگی‌های لازم برای مدیریت فرایندهای کاری و کنترل سفر خرید مشتری را دارد.
با بکارگیری اصول و ارزش‌های نگرش اجایل در مدیریت پروژه، می‌توانید برای انجام هر پروژه یک فرایند تکراری و موثر توسعه دهید. چرخه‌های تکراری و منعطف، باعث ارتقای سرعت و سازگاری اعضای تیم می‌شوند. اینجا مزیت وجود «تکرار» این است که همیشه می‌توانید به جای دنبال کردن یک مسیر خطی و ثابت، خود را در طول مسیر اصلاح کنید و قوی‌تر ادامه دهید.
مدیریت پروژه اجایل یا چابک چیست؟
مدیریت پروژه چابک به دنبال یک فرایند تکراری برای مدیریت پروژه‌هاست. چرخه‌های تولید کوتاه، تکراری و مداوم، بکارگیری فیدبک‌های مشتریان و مدیران در پروژه را آسان‌تر می‌کند. از این طریق، همیشه قابلیت اصلاح و بهتر شدن وجود خواهد داشت.
مزیت اصلی مدیریت اجایل چیست؟
مزیت اصلی مدیریت اجایل، بکارگیری توصیه‌ها در طول فرآیند است، نه در پایان آن. گزارش‌ها و برآوردهای تهیه شده در پروژه‌های چابک، به افراد کمک می‌کند ظرفیت و استعداد خود را درک کنند و هر روز بهتر از دیروز ظاهر شوند.
