سیستم سازی کسب و کار چیست؟ | ۵ گام برای سیستم سازی (هوشمندانه کار کنید، نه سخت‌تر!)

در اقتصاد امروز، سازمان‌ها و شرکت‌ها با چالش‌های بزرگی روبرو هستند. رقابت شدید، پیشرفت سریع فناوری‌ها، تغییر ذائقه مشتریان و نوسان اکوسیستم کسب‌وکار از جمله عواملی هستند که باعث می‌شوند سازمان‌ها نیازمند یک رویکرد سیستمی‌تر در مدیریت عملکرد خود باشند.
 

سیستم سازی کسب‌وکار (Business Systemization) یک روش جامع برای مدیریت شرکت‌هاست که سعی دارد شرکت را در مقابل تحولات مختلف، پایدارتر کند. این استراتژی مفید و مؤثر، تعاملات و ارتباطات میان اجزای مختلف سازمان را بررسی کرده و سپس تأثیر آن‌ها بر عملکرد کلی سازمان را بهینه‌سازی می‌کند.

بیایید با هم بیشتر با مفهوم و جزئیات سیستم‌سازی آشنا شویم.
 

سیستم سازی چیست؟

سیستم سازی عبارت است از فرایند طراحی رویه‌های استاندارد عملیاتی (SOPs) برای تضمین ثبات و بهره‌وری یک سازمان. به‌عبارت‌دیگر با این کار شما کارکردهای گوناگون و ضروری کسب‌وکارتان (که عامل سرپا ماندن آن هستند) را ثبت می‌کنید. شاید سیستم‌سازی وقت و تلاش زیادی بطلبد، اما کسب‌وکار شما را برای موفقیت بلندمدت آماده می‌کند.
 

در واقع، وقتی کسب و کار خود را سیستمی می‌کنید، نوعی الگو و چارچوب برای آن ایجاد می‌کنید. ایدۀ این مدل این است که به جای اینکه «روی» شرکت خود کار کنید، «درون» آن کار ‌کنید. یعنی سعی کنید همۀ جزئیات برند را بررسی کرده و سپس با ایجاد یک یا چند «فرایند» شغلی، کارایی و کیفیت خدمات خود را بهتر کنید.
این کار در نهایت باعث می‌شود مشتریان و کارمندان شما رضایت بیشتری داشته باشند.
 

چطور بفهمیم نیاز به سیستم سازی کسب‌وکار داریم؟

در شرایط و موقعیت‌های زیر به سیستم‌سازی کسب‌وکارتان نیاز دارید.
 

1) وقتی نیاز به سرمایه‌گذاری یا فروش برند دارید…

وقتی سرمایه‌گذاران می‌پرسند: «این کسب و کار چقدر برای رشد آماده است؟» یا وقتی خریداران برند می‌پرسند: «آیا می‌توانیم این شرکت را بدون رهبران فعلی آن اداره کنیم؟» پاسخ چنین سؤالاتی دقیقاً به میزان سیستمی بودن شرکت شما برمی‌گردد. یک شرکت سیستمی‌شده، بدون رهبران فعلی آن هم به کار خود ادامه خواهد داد. یا طبیعتاً آمادگی بالایی برای رشد خواهد داشت.
 

2) در حال استخدام برای یک موقعیت شغلی خاص هستید…

فرقی نمی‌کند یکی از اعضای تیم بخواهد به یک موقعیت جدید وارد شود یا اینکه قصد داشته باشید یک کارمند جدید استخدام کنید؛ در هر صورت، آن فرد برای موفقیت در این موقعیت شغلی، باید دقیقاً بداند چه کاری قرار است انجام دهد. همچنین لازم است تمام دانش و ابزار موردنیاز برای انجام این کار در اختیارش قرار گیرد.
 

3) وقتی قرار است تیم‌سازی کنید…

وقتی یک تیم از نو ساخته می‌شود، یا تعداد اعضای آن گسترش می‌یابد، خیلی مهم است که حجم کار به طور مؤثر و کارآمدی مدیریت شود. اگر استخدام‌های جدید از همان روز اول وظایف‌شان تعریف شده باشد و با فرایندها و رویه‌های شغلی آشنا باشند، اخلال و بی‌نظمی به حداقل خواهد رسید. البته وقتی شما یک کسب‌وکار سیستمی داشته باشید، مطمئناً به استخدام‌های کمتری نیاز خواهید داشت. چراکه تیم فعلی شما همۀ کارها را به درستی انجام می‌دهد.
 

4) وقتی شرکت در حال رشد است…

وقتی کسب‌وکارتان در ارائه خدمات، استاندارد بالایی داشته باشد، طبیعتاً رشد مناسبی را نیز تجربه خواهد کرد. با این حال، افزایش حجم کار می‌تواند کیفیت خدمات را تا حد زیادی کاهش دهد. در چنین شرایطی، سیستم سازی کسب‌وکار کمک می‌کند نگرانی از این بابت نداشته باشید.
 

5) به فکر برون‌سپاری کارها هستید…

وقتی قرار است بعضی کارهایتان را برون‌سپاری کنید، باید انتظارات شما از آن سرویس خارجی به‌وضوح تعریف ‌شده باشد. در غیر این صورت نمی‌توانید انتظار بازگشت سرمایه (ROI) مناسبی داشته باشید.
 

6) شما شخصاً به آزادی بیشتری نیاز دارید…

اگر اغلب درگیر کارهای روزانۀ شرکت هستید و ساعت‌های زیادی را بیش از حد کار می‌کنید، باید به فکر آزادکردن زمانی برای تعادل بین کار و زندگی خود باشید. تنها راه ممکن برای این کار، سیستمی سازی کسب‌وکار است.
 

مزایای سیستم ‌سازی کسب و کار

سیستم سازی کسبوکار مزایای متعددی دارد.
 

کاهش هزینه‌ها

در فرایند سیستم سازی با محول کردن وظایف مهم و روزانه‌ای که برای اداره‌ی کسب‌وکارتان لازم هستند، قادر خواهید بود که به نحو مؤثرتری زمان خود را مدیریت کنید. با این کار انرژی خود را متمرکز وظایفی می‌کنید که برایتان سودآور هستند؛ نه آن‌هایی که فقط وقت شما را تلف می‌کنند.

افزایش بهره‌وری

سیستم سازی در کسب و کار به این صورت است که با کشف و حذف هر فعالیت غیرضروری، کسب‌وکار خود را به نحو مؤثرتری اداره می‌کنید. ثبت و مستند کردن رویه‌ها به شما کمک می‌کند که بفهمید در چه بخشی منابع را هدر داده‌اید. در نتیجه می‌توانید در آن بخش‌ها راندمان کاری روزانه را افزایش دهید.

بهبود عملکرد

داشتن رویه‌های استاندارد عملیاتی که به صورت دقیق و روشن طراحی شده‌اند، ثبات و همدلی بین اعضای تیم و در نتیجه عملکرد آن‌ها را افزایش می‌دهید. در نتیجه تیم شما قادر خواهد بود تا تمرکز خود را روی ارزیابی‌های دقیق، مدیریت پروژه و اولویت‌بندی مأموریت شرکت بگذارد.

۱۱ ویژگی که شما را به یک مدیر موفق تبدیل می کند نه فقط یک رئیس ساده!

وقت آزاد بیشتر

در یک کسب‌وکار سیستم بندی شده حتی در غیاب مدیر هم کارها روان و بی‌دردسر انجام می‌شوند. شما هم وقت و انرژی خود را برای دنبال‌کردن کارهای دیگر شرکت (مثل تأمین مالی شرکت یا طرح راه‌حل‌های خلاقانه برای مشکلات جاری) آزاد می‌کنید.

بهبود روابط

داشتن رویه‌های دقیق، سوء تفاهم‌ها، زحمت‌های بیهوده و مشاجرات احتمالی در مورد زمان و نحوه انجام کارها را کاهش می‌دهد.

نحوه سیستم سازی کسب و کار برای گسترش آن

عموما در آموزش سیستم سازی کسب و کار اینطور گفته می‌شود که فرایند سیستم سازی بر بخش‌های مختلف یک سازمان اثرگذار است. مسئله اصلی این است که شما باید همه اقدامات و عملیات سازمانی خود را طبق یک استاندارد بچینید. بیایید 5 گام سیستم سازی کسب و کار را با هم مرور کنیم.
 

گام 1: وظایف تکراری را فهرست کنید

• مشخص کنید که وظایف هر چند وقت یکبار انجام می‌شوند. روزانه، هفتگی یا ماهانه؟
• تمامی طرف‌های درگیر در این فرایند را مشخص کنید.
• مدت زمانی که هر یک از این وظایف طول می‌کشد را معین کنید.
• امکان محول کردن این وظایف را مشخص کنید.

ساختار سازمانی چیست؟ معرفی انواع ساختارهای سازمانی

گام 2: وظایف را سازماندهی و اولویت‌بندی کنید

• گروهی را که مسئول این وظیفه تعیین‌شده هستند، مشخص کنید.
• میزان اهمیت هر کار را مشخص کنید.
• این کارها را بر اساس اهمیت و نقش آنها در تداوم وضعیت مناسب کسب‌وکارتان اولویت‌بندی کنید.

گام 3: مراحلی را که طی می‌کنید ثبت و مستند کنید

• در سیستم سازی کسب و کار، تا جای ممکن به جزئیات توجه کنید. این کار خیلی مهم است. سعی کنید این مراحل را از دیدگاه شخصی که برای اولین‌بار آن را انجام می‌دهد ثبت و یادداشت کنید. یک راهنمای گام‌به‌گام تهیه کنید، از مراحل کار اسکرین‌شات و ویدئوهای آموزشی ضبط شده از صفحه تهیه کنید. باید این ویدئوها همراه با صدای خودتان باشد. درکل هر چیزی که باعث سادگی فهم و روشن شدن مطلب می‌شود به آن اضافه کنید.
• از تمام منابع موجود استفاده کنید و برای کاهش زمان لازم برای نوشتن مراحل از نمونه‌های رایگانی که می‌توانید به صورت آنلاین پیدا کنید استفاده کنید.
• اگر وقت یا ابزار کافی ندارید می‌توانید از افرادی که توانایی ساخت راهنمای آموزشی را دارند هم کمک بگیرید.

گام 4: پیاده‌سازی مراحل

• مراحل سیستم سازی را یک‌بار انجام دهید. ببینید خوشایندتان هست یا نه. کارها را بر اساس مراحلی که نوشته‌اید انجام دهید تا ببینید آیا می‌توان به‌راحتی آنها را دنبال کرد. ممکن است با بخش‌هایی مواجه شوید که نیاز است واضح‌تر بیان شوند.
• اگر امکان داشت از یکی از همکارانتان بخواهید که کاری را با استفاده از دستورالعمل‌های راهنمای شما انجام دهد. اگر برایش در روند کار سؤالی پیش آمد پس احتمالاً  این مراحل به قدر کافی کامل نیستند و نیاز به توضیحات بیشتری دارند.
• تاحدامکان مراحل را بی‌عیب‌ونقص طراحی کنید تا از بروز اشتباهات در آینده جلوگیری شود.

گام 5: پیشرفت و بهبود را ادامه دهید

• به طور مداوم تغییراتی را در SOPs خود ایجاد کنید تا مراحل کار را بهبود ببخشید و کارایی و ثمربخشی را در طول زمان افزایش دهید.
• کارکنان را برای ارائه پیشنهاداتی در جهت بهبود فرایندها و مراحل سیستم سازی کسب و کار تشویق کنید.

سیستم سازی کسب و کار چطور همه چیز را تغییر می‌دهد…

فرایند سیستم‌سازی بر چند عملکرد حیاتی کسب‌وکار تأثیر می‌گذارد. ما در ادامه هر یک از آنها را با جزئیات بررسی خواهیم کرد. 

ارتباطات داخلی

سیستمی که جلسات، ایمیل‌ها، تماس‌های مجازی و مکالمات حضوری شما را ثبت و مدیریت کند. از طریق این نرم افزار درباره فرصت ها بحث می‌کنید، تصمیم می‌گیرید و موفقیت‌ها را بررسی می‌کنید.
 

ارتباط با مشتریان

نرم افزاری که برای سیستم سازی کسب و کارتان استفاده می‌کنید باید بتواند روابط با مشتریان را مدیریت کند. چطور مشتریان فعلی را به طرفداران پروپاقرص محصول یا خدمتتان تبدیل کنید؟ این سوالی است که نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتریان می‌تواند به آن پاسخ دهد.
 

آنبوردینگ و آموزش

معمولاً کارمندان جدید کارشان را با انگیزۀ فراوان شروع می‌کنند. اما این به شما بستگی دارد که انگیزۀ آن‌ها را در مسیر شغلی‌شان حفظ کنید. وقتی استخدامی‌های جدید از تجربۀ حضورشان در شرکت لذت ببرند، احتمال ماندن‌شان در شرکت بیشتر می‌شود و عملکرد بهتری نیز خواهند داشت.
 

طبیعتاً وقتی استخدامی‌های جدید سریعاً جا بیفتند و شروع به تأثیرگذاری در شرکت کنند، شما هم می‌توانید بیشترین بهره را از سرمایه‌گذاری خود روی این افراد ببرید. اما تحقق این امر به همین سادگی‌ها هم نیست. شما باید یک فرایند آنبوردینگ سیستمی‌شده داشته باشید.
 

با سیستمی‌سازی فرایند آنبوردینگ، استخدام و ورود کارکنان جدید به شرکت، به یک فرایند پیوسته و منظم تبدیل می‌شود که می‌تواند تا مدت‌ها ادامه داشته باشد. در چنین شرکتی، یک عضو جدید می‌تواند در کنار تیم شاد، باانگیزه و مؤثرش، بهترین عملکرد ممکن را از خود نشان دهد.
 

مدیریت پروژه

کسب و کار شما قطعا قرار است پروژه‌های متعددی را به نتیجه برساند. چه این پروژه فروش یک محصول باشد و چه انجام یکسری خدمات. چگونه تمام پروژه های کوچکتر را بدون اینکه چیزی از قلم بیافتد مدیریت می‌کنید؟
 

فرایندها و رویه‌ها

شاید باورش سخت باشد؛ اما هنوز هم خیلی از مدیران، گردش کار خود را روی کاغذ، نرم‌افزارهای صفحه‌گسترده یا حتی در ذهن‌شان نگه‌داری می‌کنند! وقتی با فرایندهای شرکت چنین برخوردی داشته باشید، اندازه‌گیری آن‌ها سخت و بهبودشان غیرممکن می‌شود.
 

به همین دلیل است که سیستم‌سازی (و در نتیجه یکپارچه‌سازی) گردش کار، در شرکت‌های موفق دنیا بسیار محبوب است. سیستم‌سازی و مستندسازی گردش کار امکان پیگیری و آنالیز کارها را به شما می‌دهد و همین کار، نتایج کارهایتان را تا حد زیادی بهتر خواهد کرد.
 

حسابداری- مالی

به طور کلی هر گونه فعالیتی که پول شرکت شما را مدیریت کند، باید جز طراحی سیستم‌سازی قرار بگیرد. هرگونه جریان مالی از جریان نقدینگی شرکت تا مالیات و بودجه بندی برای بخش‌ها.

نمونه سیستم سازی کسب و کار

مثال بسیار موفق از سیستم سازی در یک کسب و کار شرکت گوگل است. هر بار که از موتور جستجوی گوگل استفاده می کنید، هزاران رایانه به طور خودکار وارد عمل می شوند تا نتایج را به شما برگردانند. الگوریتم جستجوی گوگل نحوه کار این رایانه ها را با هم تعریف می کند و کارمندان گوگل دائماً جزئیات نحوه عملکرد سیستم را اصلاح می‌کنند. هر سال، مهندسان گوگل بیش از 550 بهبود در الگوریتم موتور جستجوی اولیه ایجاد می‌کنند که باعث می‌شود بهتر بتواند شما را به آنچه به دنبال آن هستید هدایت کند. در نتیجه، الگوریتم گوگل آنقدر کارآمد شده که نتایج جستجوی شما تقریباً در 0.2 ثانیه و بدون دخالت انسان بازگردانده می شود. قطعا اگر گوگل زمان و انرژی اولیه خود را صرف تعریف و سیستم‌بندی فرآیند جستجو نمی‌کرد، این شرکت به چنین قدرتی نمی‌رسید.

نرم‌افزار CRM چطور به سیستم‌سازی کسب وکار کمک می‌کند؟

وقتی اطلاعات مربوط به فرایندها و اهداف اصلی یک کسب و کار را بتوانید در یک مکان مشخص ذخیره کنید، تقریباً تمام دردسرها و نگرانی‌های مدیران درباره نظم و انضباط شرکت را برطرف کرده‌اید. جالب اینجاست که این اطلاعات موجود در نرم‌افزار CRM فقط با یک کلیک قابل دسترسی هستند.
 

علاوه بر این، سیستم CRM به شما کمک می‌کند اطلاعات شرکت را تجزیه‌وتحلیل کرده و داده‌های حاصل را بر اساس معیارهای دلخواه مرتب کنید. CRM این قابلیت را دارد که برنامه‌ها و گزارش‌های فروش شرکت را دسته‌بندی و ذخیره کند. طبیعتاً می‌توانید بعداً برای پیگیری نحوه عملکرد شرکت به این پرونده‌ها مراجعه کنید و اصلاحات لازم را انجام دهید.

نتیجه‌گیری

سیستم‌سازی کسب و کار نگرشی مؤثر و کارآمد است که به موفقیت کسب‌وکار منجر می‌شود. سیستم سازی به سازمان‌ها و اعضای آن یک دید روشن نسبت به نقش خود و نیز نحوه انجام رویه‌های استاندارد عملیاتی می‌دهد. با وجود SOPs شرکت شما کاراتر و مؤثرتر کار می‌کند که به شما فرصت می‌دهد تا رشد و توسعه‌ی کسب‌وکار خود را ادامه دهید. پس از سیستم سازی، دقت کنید که حتما باید کسب‌وکارتان و سیستم‌هایی که طارحی کرده‌اید را تحلیل کنید. روش‌هایی مانند تکنیک CATWOE در اینباره بسیار موثر هستند. شما هم از سیستم سازی کسب و کار استفاده می‌کنید؟

×