به ماشین کسب و کار خود “دیاگ” بزنید!

فرض کنید کرونا ریشه‌کن شده، روزهای سخت قرنطینه به پایان رسیده و شما قصد دارید بعد از مدت‌ها با دوستان خود به یک مسافرت دلچسب بروید.

از قبل همه چیز را پیش‌بینی کرده‌اید. آب و هوا مناسب است، محل اسکان را رزرو کرده‌اید، برنامه‌های هر روز سفر هماهنگ شده و همه همسفران نیز با برنامه موافق هستند.

مطمئنید که قطعا این یکی از خاطره انگیزترین سفرهای شما خواهد بود.

 

اما در نیمه‌ی راه، یک نقص فنی کوچک که نمی‌دانید از کجاست، اتومبیل شما را از کار می‌اندازد و کل تیم را متوقف می‌کند.

هر یک از دوستانتان نظری درباره ماشین دارند. یکی می‌گوید باید باتری را چک کنید، دیگری درباره آخرین باری که روغن عوض کرده‌اید می‌پرسد و دوستی دیگر، عیب را از فیلترها می‌داند.

همه آستین‌ها را بالا زده و دست به کار شده‌اند، ولی با اینکه دو ساعت تمام دل و روده ماشین را در کنار جاده بیرون می‌ریزند، ایراد پیدا نمی‌شود.

تنها راهی که باقی مانده بکسل کردن ماشین تا اولین مغازه مکانیکی است تا تجربه و دانش مکانیک به مدد شما آمده و دستان توانمند او گره از کار شما باز کند.

 

اما مکانیک‌های امروزی هر چقدر هم خبره و باتجربه باشند، فقط به دانش تجربی خود اکتفا نمی‌کنند. آنها در چند دقیقه و با وصل کردن دستگاه دیاگ به ماشین شما، محل عیب را پیدا می‌کنند و سپس تعمیر ماشین را آغاز می‌کنند.

 

ماشین کسب‌وکار شما نیز در سفر همیشگی خود به سمت اهداف از پیش تعریف شده، نیاز به دیاگ زدن دارد تا در زمان‌هایی که احتمالا به مشکلی بر‌می‌خورید، محل ایراد را دقیقا به شما نشان دهد.

 

دستگاه دیاگ کسب‌وکار شما، گزارشات و آماری است که هر روز از نتایج فعالیت‌های همکاران خود می‌گیرید.

 

در صورتی که گزارش های آماری دقیقی از کسب‌و‌کارتان نداشته باشید، باید زمان زیادی را برای یافتن محل ایرادها صرف کنید.

یک سیستم گزارش‌دهی مناسب، در هر لحظه محل دقیق مشکلات مجموعه را به شما نشان می دهد تا در اولین فرصت آنها را حل کنید.

 

چه گزارش‌هایی باید در اختیار داشته باشید؟

فعالیت‌های انجام شده در هر کدام از واحدهای شرکت شما می‌توانند تبدیل به گزارش‌های ارزشمندی شوند که تحلیل آنها مشکلات سیستم را به شما نشان می‌دهد. اگر ایرادی در هر یک از تیم‌های طراحی، تولید، بازاریابی، پشتیبانی و… وجود داشته باشد، بررسی گزارش‌های آن واحدها محل ایرادات را مشخص می‌کند.

اما چیزی که باعث می‌شود بتوانید با یک نگاه اجمالی و در کوتاه‌ترین زمان ممکن، عیب‌های کلی سیستم خود را پیدا کنید و تصمیمات مهم و چابک (Agile) بگیرید، گزارش‌های آماری واحد فروش است.

 

نرم‌افزار CRM چگونه در این زمینه به کمک شما می‌آید؟

اگر تا به حال تلاش کرده باشید که از کسب‌وکار خود داده جمع کرده و آنها را تحلیل کنید حتما پی‌برده‌اید که گردآوری اطلاعات مختلف و دسته بندی و آنالیز آنها به صورت دستی، چه کار طاقت فرسا و دشواری است.

اما اگر این داده‌ها به مرور زمان در یک سیستم یکپارچه وارد شوند، استخراج گزارش از آنها کار بسیار ساده‌تری است.

 

یکی از ویژگی‌های نرم‌افزار CRM، همین است که اولا به شما کمک می‌کند تا داده‌های خود را به صورت منظم و طبقه‌بندی شده، در یک محل امن ذخیره کنید و در ثانی با چند کلیک ساده، گزارش‌های مورد نیاز شما را در اختیارتان می‌گذارد و می‌توانید با یک نگاه سریع، اطلاعات بسیار مهمی را در مورد وضعیت کسب‌وکار خود به دست آورید.

 

آمارهای بین‌المللی نشان می‌دهد که گزارشات CRM، دقت پیش‌بینی‌های فروش و درآمد را تا ۴۰% افزایش می‌دهد.

تحقیقات دیگر نیز همگی مؤید این هستند که گزارش‌های نرم‌افزار CRM به تصمیم‌گیری‌های مدیران فروش، مدیران کسب‌وکارها، سرمایه‌گذاران و… کمک زیادی می‌کند.

 

تحلیل داده‌ها

شما از یک سری داده یکسان، می‌توانید گزارش‌های زیادی تولید کنید. در بسیاری از موارد بیشتر این گزارش‌ها به کار شما نمی‌آیند و حتی باعث گیج شدن شما می‌شوند.

ما قبلا در مقالات مختلف، ویژگی‌های بعضی از گزارش‌های ساده را بیان کرده‌ایم که در بهبود وضعیت کسب‌وکار شما بسیار مؤثر هستند.

گزارش نمودار فروش بر اساس سرنخ، گزارش‌های سیستم فروش، گزارشات کلی تیم فروش و گزارش پرسنل در مقاله‌های قبلی مورد بررسی قرار گرفته‌اند.

 

در این مقاله به معرفی نکاتی می‌پردازیم که گزارشات “نرخ تبدیل” و “سرعت تبدیل” در بخش نشانگر نرم‌افزار CRM دیدار  به شما ارائه می‌کنند.

 

تعریف نرخ تبدیل و سرعت تبدیل

بر اساس تعریف، نرخ تبدیل عبارت است از: نسبت تعداد فروش‌های موفق بر فرصت‌های ورودی به کاریز فروش.

 

سرعت تبدیل نیز برابر است با مدت زمانی که به صورت میانگین طول می‌کشد تا هر محصول به فروش برسد.

این دو عدد بسیار مهم هستند و در قسمت نشانگر نرم‌افزار CRM همواره باید به آنها توجه کنید.

 

فرض کنید نرخ تبدیل معاملات شما به طور معمول ۲۱% و سرعت تبدیل، ۲۷ روز بوده است. اگر در یک بازه زمانی مشخص، نرخ تبدیل از این مقدار کمتر شده یا سرعت تبدیل افزایش چشم‌گیری داشته باشد، معلوم است که در سیستم شما مشکلی به وجود آمده. حال باید از قسمت “نمودار کامل” محل دقیق مشکل را پیدا کنید.

 

اما در قسمت “نمودار کامل” چه می‌بینیم؟

وقتی روی دکمه نمودار کامل کلیک می‌کنید صفحه جدیدی برای شما باز می‌شود که می‌توانید جزئیات بسیار بیشتری را مشاهده کنید:

 

شما می‌توانید گزارش نرخ تبدیل را به دو شکل مشاهده نمایید:

۱- بر محور زمان

۲- بر محور کاربران (بر اساس کارشناسان فروش)

 

برای مثال فرض کنید در هفته گذشته نرخ تبدیل شما از ۲۱% ناگهان به ۱۶% افت کرده است؛ این مسأله می تواند:

ناشی از عملکرد نامناسب یکی از کارشناسان فروش باشد، (با فیلتر کاربران متوجه آن می‌شوید)

به دلیل قطع شدن یکی از کانال‌های تبلیغاتی پرمخاطب شما باشد، (فیلتر شیوه‌های آشنایی آن را به شما نشان می‌دهد)

ناشی از کاهش فروش مجدد به مشتریان قبلی باشد، (فیلتر انواع فروش را تغییر می‌دهید و آن را پیدا می‌کنید)

به علت کاهش فروش یک محصول پرمشتری شما باشد، (فیلتر گروه‌های محصولات آن را مشخص می‌کند)

یا ترکیبی از همه این موارد را شامل شود.

 

شما می‌توانید با فعال کردن فیلترهای مختلف، گزارش‌های مرتبط با تک تک این موارد را مشاهده کنید، محل مشکل را به دقت شناسایی کرده و به درمان آن بپردازید:

اگر یکی از کارشناسان فروش در این هفته کمتر فروخته است، علت را از او جویا شوید و مشکلش را حل کنید.

اگر کیفیت فرصت‌هایی که از یک کانال تبلیغاتی خاص به دست آورده‌اید، کاهش پیدا کرده، آن را با تیم مارکتینگ در میان بگذارید و اصلاح نمایید.

اگر فروش مجدد شما کم شده، تمرکز تیم فروش را روی این مسأله بیشتر کنید.

اگر فروش بعضی از محصولات شما کم شده است، برای حل آن برنامه ریزی کنید.

نرخ تبدیل بر محور کاربران

گزارش نرخ تبدیل بر محور کاربران نیز فیلترهای مشابهی دارد که از آنها هم می توانید وضعیت هر یک از کارشناسان فروش را روی یک نمودار مشاهده کنید.

هر کارشناس فروش چه تعداد فروش داشته، کدام محصولات را بیشتر فروخته، به سرنخ‌های کدام یک از کانال‌های تبلیغاتی بیشتر فروخته و… (تصویر زیر را ببینید)

 

برای سرعت تبدیل نیز گزارش‌های مشابهی در نرم‌افزار CRM دیدار وجود دارد. مثلا اگر فروش محصولات شما به صورت میانگین ۲۷ روز طول می‌کشد و در ماه گذشته این عدد ناگهان به ۴۲ روز رسیده، می‌توانید این مسأله را با استفاده از همان فیلترهای بالا، از قسمت “گزارشات سرعت تبدیل” ریشه‌یابی نمایید.

 

هر روز گزارشات را در ایمیل خود ببینید!

یک ویژگی جذاب نرم‌افزار CRM دیدار این است که گزارشات مهم را هر روز به صورت ایمیل نیز برای شما ارسال می‌کند تا پس از ساعت کاری در یک نگاه اجمالی وضعیت آن روز را مشاهده کنید.

این گزارشات روزانه مانند این است که یک مکانیک شخصی داشته باشید که هر روز اتومبیل شما را چک‌آپ می‌کند و گزارش وضعیت آن را در اختیارتان می‌گذارد. به این صورت آیا اصلا احتمال دارد که ماشین شما در جاده خراب شود و تعطیلات هیجان‌انگیز خود را از دست بدهید؟!

 

در مقالات بعدی در مورد اینکه دیگر گزارش‌های دیدار چگونه به کمک شما می‌آیند بیشتر توضیح خواهم داد.

 

شما هم می‌توانید از همین امروز از این مزایا در کسب‌کار خود بهره‌مند شوید. برای شروع کلیک کنید:

من هم می‌خواهم گزارش‌های خودم را بسازم