زمان خواندن 5 دقیقه
با اتصال CRM به نرم‌افزار حسابداری، ورود اطلاعات تکراری را کاهش دهید و مدیریت فاکتورها، پرداخت‌ها و داده‌های مالی را بهبود ببخشید. روش‌های یکپارچه‌سازی را بخوانید.
در مدیریت مالی، دقت اطلاعات حرف اول را می‌زند. مغایرت در داده‌های مالی نه‌تنها گزارش‌گیری و حسابرسی را دشوار می‌کند، بلکه شفافیت و تصمیم‌گیری مالی را نیز تحت تأثیر قرار می‌دهد. یکپارچه‌سازی CRM و حسابداری راهکاری برای هماهنگ کردن اطلاعات مشتریان، فروش و تراکنش‌های مالی است که می‌تواند ورود اطلاعات تکراری را کاهش دهد و تهیه گزارش‌های دقیق‌تر را آسان‌تر کند.
اما اتصال نرم‌افزار CRM به نرم‌افزار حسابداری چه مزایایی دارد و هنگام پیاده‌سازی آن باید به چه نکاتی توجه کرد؟ در این مقاله، به این پرسش‌ها پاسخ می‌دهیم.
یکپارچگی CRM با سیستم‌های مالی و حسابداری به معنای برقراری ارتباط میان نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری و نرم‌افزارهای مالی است؛ به‌طوری‌که اطلاعات موردنیاز این دو سیستم به صورت خودکار یا طبق یک فرایند مشخص میان آنها تبادل شود. در این حالت، اطلاعات مشتریان، سفارش‌های فروش، فاکتورها و سوابق پرداخت می‌توانند بدون نیاز به ورود چندباره، در سیستم‌های مرتبط در دسترس باشند.
برای مثال، وقتی کارشناس فروش اطلاعات یک مشتری یا سفارش جدید را در CRM ثبت می‌کند، این اطلاعات می‌تواند به نرم‌افزار حسابداری منتقل شود تا فرایند صدور فاکتور و ثبت مالی با اطلاعات صحیح‌تری انجام شود.
هدف از یکپارچه‌سازی CRM و حسابداری، ایجاد ارتباط منظم میان اطلاعات فروش و داده‌های مالی است. این تبادل اطلاعات مالی بین سیستم‌ها به کاهش ورود اطلاعات تکراری، جلوگیری از برخی مغایرت‌ها و دسترسی سریع‌تر به اطلاعات کمک می‌کند. البته نوع داده‌های قابل‌انتقال و میزان خودکارسازی فرایندها به قابلیت‌های نرم‌افزارها و روش اتصال آنها بستگی دارد.
وقتی اطلاعات مشتریان و فروش در CRM و داده‌های مالی در نرم‌افزار حسابداری نگهداری می‌شوند، هماهنگی میان این دو بخش اهمیت زیادی پیدا می‌کند. اتصال این سیستم‌ها به دلایل زیر به کسب‌وکار کمک می‌کند:
یکپارچه‌سازی CRM و نرم‌افزار حسابداری به کسب‌وکار کمک می‌کند داده‌های مالی و فروش را با ساختاری هماهنگ‌تر مدیریت کند. مهم‌ترین مزایای این یکپارچگی عبارتند از:
انتقال خودکار اطلاعات، نیاز به ورود دستی داده‌ها را کاهش می‌دهد و احتمال اشتباه در ثبت مشخصات مشتری، اطلاعات فاکتور و اطلاعات سفارش را کمتر می‌کند.
با تعریف قالب‌های یکسان برای داده‌هایی مانند نام مشتریان، واحد پول و شماره فاکتورها، اطلاعات در هر دو سیستم ساختار هماهنگ‌تری خواهند داشت.
با اتصال سیستم‌ها، اطلاعات موردنیاز می‌تواند طبق قواعد تعریف شده از CRM به نرم‌افزار حسابداری منتقل شود. در نتیجه، داده‌های مالی با تأخیر کمتری در دسترس قرار می‌گیرند.
می‌توان مشخص کرد چه اطلاعاتی میان دو سیستم تبادل شوند. به این ترتیب، فقط داده‌های موردنیاز هر فرایند منتقل می‌شوند و مدیریت اطلاعات ساده‌تر خواهد بود.
وقتی واحدهای فروش و مالی به اطلاعات هماهنگ دسترسی داشته باشند، ارتباط میان آنها شفاف‌تر می‌شود. برای مثال، تیم فروش می‌تواند وضعیت پرداخت مشتری را بررسی کند و واحد حسابداری نیز اطلاعات سفارش مرتبط را در اختیار داشته باشد.
دسترسی به داده‌های هماهنگ فروش و مالی، تهیه گزارش‌هایی درباره فروش، فاکتورهای صادر شده و وضعیت پرداخت‌ها را آسان‌تر می‌کند. این اطلاعات به مدیران کمک می‌کند تصمیم‌های خود را بر اساس داده‌های قابل اتکاتری بگیرند.
برای اتصال CRM به نرم‌افزار حسابداری، ابتدا باید قابلیت‌های دو سیستم و نیازهای کسب‌وکار را بررسی کنید. روش اتصال به نرم‌افزارهای مورد استفاده، امکانات فنی و میزان خودکارسازی مورد نیاز بستگی دارد. رایج‌ترین روش‌ها عبارتند از:
برخی نرم‌افزارهای CRM و حسابداری، اتصال آماده یا افزونه اختصاصی دارند. در این روش، می‌توان اطلاعاتی مانند مشخصات مشتری، فاکتور و وضعیت پرداخت را طبق قابلیت‌های اتصال میان دو سیستم منتقل کرد. این گزینه معمولاً برای کسب‌وکارهایی مناسب است که از نرم‌افزارهای دارای اتصال سازگار استفاده می‌کنند.
اگر نرم‌افزارها از API پشتیبانی کنند، می‌توان آنها را به صورت اختصاصی به یکدیگر متصل کرد. در این روش، مشخص می‌شود چه اطلاعاتی، در چه زمانی و با چه قواعدی منتقل شوند. برای مثال، ثبت سفارش در CRM می‌تواند فرایند ارسال اطلاعات به سیستم حسابداری را آغاز کند.
در اتصال یک طرفه، اطلاعات فقط از یک سیستم به سیستم دیگر منتقل می‌شود؛ اما در اتصال دوطرفه، تبادل اطلاعات در هر دو جهت انجام می‌گیرد. برای مثال، اطلاعات مشتری یا سفارش فروش می‌تواند از CRM به نرم‌افزار حسابداری منتقل شود و وضعیت پرداخت نیز از حسابداری به CRM بازگردد. انتخاب روش مناسب به نیاز کسب‌وکار، قابلیت نرم‌افزارها و قواعد همگام‌سازی داده‌ها بستگی دارد.
ابزارهای واسط یکپارچه‌سازی، ارتباط میان نرم‌افزارهایی را که اتصال مستقیم ندارند آسان‌تر می‌کنند. این ابزارها می‌توانند انتقال داده‌ها را بر اساس رویدادها یا زمان‌بندی مشخص انجام دهند؛ البته قابلیت اتصال به هر نرم‌افزار باید جداگانه بررسی شود.
در کسب‌وکارهایی که از سیستم برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) استفاده می‌کنند، CRM می‌تواند به این سیستم متصل شود تا اطلاعات فروش با بخش‌هایی مانند حسابداری، انبار و سفارش‌ها ارتباط پیدا کند. امکان تبادل اطلاعات و نحوه اجرای آن به ساختار ERP و قابلیت‌های CRM بستگی دارد.
برای موفقیت در یکپارچه‌سازی CRM و حسابداری، باید مشخص کنید چه اطلاعاتی میان دو سیستم جابه‌جا می‌شود، داده‌ها چگونه تطبیق داده می‌شوند و عملکرد اتصال چطور بررسی خواهد شد. پیش از اجرا، این نکات را در نظر بگیرید:
تیم فروش و حسابداری باید درباره اطلاعات قابل انتقال و نحوه استفاده از آنها توافق داشته باشند. برای مثال، مشخص کنید منظور از «سفارش تأیید شده» یا «پرداخت تسویه‌شده» در هر دو سیستم چیست تا از برداشت‌های متفاوت جلوگیری شود.
مشخص کنید هر داده از کدام سیستم دریافت و در کدام بخش سیستم مقصد ثبت می‌شود. برای مثال، اطلاعات مشتری، شماره فاکتور، مبلغ سفارش و وضعیت پرداخت باید با فیلدهای متناظر خود تطبیق داده شوند. قالب داده‌ها، مانند واحد پول و نحوه ثبت شناسه‌ها، نیز باید یکسان‌سازی شود.
پیش از اتصال، روش فعلی ثبت و انتقال اطلاعات را بررسی کنید. ممکن است به فیلدهای اختصاصی، اصلاح ساختار داده‌ها یا تغییر در فرایندهای ثبت سفارش و پرداخت نیاز داشته باشید. شناسایی این موارد پیش از اجرا، از بروز مشکلات بعدی جلوگیری می‌کند.
مشخص کنید کدام سیستم مرجع اصلی هر نوع اطلاعات است. برای مثال، CRM می‌تواند مرجع اطلاعات ارتباطی مشتری باشد و نرم‌افزار حسابداری مرجع ثبت اسناد مالی و پرداخت‌ها. این تصمیم به جلوگیری از بازنویسی ناخواسته اطلاعات و ایجاد مغایرت کمک می‌کند.
پیش از اجرای نهایی، سناریوهای مختلف را آزمایش کنید؛ از ثبت مشتری و صدور فاکتور گرفته تا اصلاح سفارش، ثبت پرداخت و لغو تراکنش. آزمایش در مراحل مختلف پیاده‌سازی کمک می‌کند خطاهای انتقال و مشکلات همگام‌سازی زودتر شناسایی شوند.
کارکنان فروش و حسابداری باید با نحوه کار سیستم یکپارچه آشنا باشند و بدانند در صورت بروز خطا چه اقدامی انجام دهند. دریافت بازخورد از کاربران هر دو واحد نیز به شناسایی مشکلات اجرایی و بهبود فرایند کمک می‌کند.
اتصال CRM به نرم‌افزار حسابداری و اتصال آن به سیستم ERP هر دو با هدف یکپارچه‌سازی اطلاعات انجام می‌شوند؛ اما از نظر دامنه و کاربرد تفاوت دارند.
اتصال CRM به نرم‌افزار حسابداری بیشتر بر هماهنگی اطلاعات مشتریان، سفارش‌های فروش، فاکتورها و پرداخت‌ها تمرکز دارد. برای مثال، پس از ثبت سفارش مشتری در CRM، اطلاعات مربوط به آن می‌تواند به نرم‌افزار حسابداری منتقل شود تا فرایند صدور فاکتور و ثبت اسناد مالی انجام شود.
در مقابل، اتصال CRM به ERP دامنه گسترده‌تری دارد. ERP علاوه بر امور مالی و حسابداری، بخش‌هایی مانند انبار، خرید، تأمین کالا، تولید و منابع انسانی را نیز پوشش می‌دهد. بنابراین، با اتصال CRM به ERP، اطلاعات مشتری و فروش می‌تواند با موجودی کالا، سفارش‌های تأمین و سایر فرایندهای سازمانی مرتبط شود.
به‌طور خلاصه، اتصال CRM به حسابداری بر هماهنگی فرایندهای فروش و مالی متمرکز است؛ اما اتصال CRM به ERP امکان ارتباط اطلاعات مشتریان و فروش با بخش‌های مختلف سازمان را فراهم می‌کند. انتخاب هرکدام به نیاز کسب‌وکار، نرم‌افزارهای موجود و میزان یکپارچگی مورد نیاز بستگی دارد.
وقتی اطلاعات فروش و امور مالی در سیستم‌های جداگانه نگهداری می‌شوند، هماهنگی میان این دو بخش دشوارتر می‌شود. یکپارچه‌سازی CRM و حسابداری با ایجاد ارتباط میان اطلاعات مشتریان، سفارش‌ها، فاکتورها و سوابق پرداخت، به کسب‌وکارها کمک می‌کند داده‌ها را منسجم‌تر مدیریت کنند و فرایندهای فروش و مالی را به هم نزدیک‌تر سازند.
برای بهره‌مندی از این یکپارچگی، باید روش اتصال مناسب را انتخاب کنید، جریان انتقال داده‌ها را مشخص کنید و از سازگاری اطلاعات در هر دو سیستم مطمئن شوید. همچنین، امکانات نرم‌افزارها برای اتصال از طریق API، افزونه‌های آماده یا سیستم ERP باید متناسب با نیازهای کسب‌وکار بررسی شوند.
در نهایت، هدف از اتصال CRM به نرم‌افزار حسابداری صرفاً انتقال اطلاعات نیست؛ بلکه ایجاد زیرساختی برای مدیریت دقیق‌تر داده‌ها و تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر است. پیش از انتخاب راهکار، نیازهای تیم فروش و حسابداری و قابلیت‌های نرم‌افزارهای مورد استفاده را بررسی کنید تا بتوانید روش یکپارچه‌سازی متناسب با کسب‌وکار خود را انتخاب کنید.
اتصال CRM به نرم‌افزار حسابداری چه مزایایی دارد؟
این اتصال به کاهش ورود اطلاعات تکراری، کاهش خطاهای ثبت اطلاعات، هماهنگی بهتر تیم فروش و حسابداری و دسترسی سریع‌تر به اطلاعات فاکتورها و پرداخت‌ها کمک می‌کند.
چه اطلاعاتی بین CRM و نرم‌افزار حسابداری منتقل می‌شود؟
بسته به قابلیت نرم‌افزارها، اطلاعات مشتریان، سفارش‌های فروش، فاکتورها، مبالغ سفارش و وضعیت پرداخت می‌توانند بین دو سیستم منتقل شوند.
آیا اتصال CRM به نرم‌افزار حسابداری به حذف ورود اطلاعات تکراری کمک می‌کند؟
بله. با انتقال خودکار داده‌های مشترک، نیاز به ثبت مجدد اطلاعات مشتری، سفارش و فاکتور کاهش می‌یابد. البته میزان کاهش ورود اطلاعات دستی به نوع اتصال و نحوه پیاده‌سازی آن بستگی دارد.
