فرض کنید در یک شرکت مشغول به کار هستید که هر تیم از نرم‌افزارهای جداگانه‌ای استفاده می‌کند. اسناد در پوشه‌های پراکنده ذخیره شده‌اند، اطلاعات هر بخش فقط در سیستم خودش یافت می‌شود و هر کارمند برای دسترسی به یک فایل ساده باید چندین پیام رد و بدل کند و چند ساعت منتظر بماند! در بهترین حالت، این وضعیت موجب اتلاف زمان و سردرگمی کارکنان خواهد شد. در بدترین حالت هم ممکن است افراد بر اساس اطلاعات ناقص و اشتباه تصمیم بگیرند و شرکت ضررهای هنگفتی کند. خوشبختانه شرکت‌هایی که می‌دانند شیرپوینت چیست و چه مزایایی دارد، هیچوقت گرفتار چنین وضعیتی نمی‌شوند.
منظور از شیرپوینت چیست؟
SharePoint یک پلتفرم کاربردی سازمانی است که دیوار بین واحدهای مختلف سازمان را از بین می‌برد، همکاری تیم‌های دورکار یا بین‌المللی را ساده‌تر می‌کند و فرآیندهای کاری را خودکار و قابل پیگیری می‌سازد. این پلتفرم امکان اشتراک‌گذاری امن داده‌ها را نیز در داخل یا حتی خارج از سازمان فراهم می‌کند.
پس بسته به نیاز هر کسب‌وکار، شیرپوینت می‌تواند وظایف متفاوتی داشته باشد:
- سیستم مدیریت اسناد
- نرم‌افزار همکاری تیمی
- اینترانت داخلی سازمان
- یا حتی یک اکسترانت برای ارتباط با مشتریان و شرکای تجاری
چرا خیلی از شرکت‌ها از SharePoint به‌عنوان اینترانت استفاده می‌کنند؟
SharePoint کارکنان را مستقیماً به ابزارها و منابعی متصل می‌کند که هر روز با آن‌ها سروکار دارند. به جای اینکه هر وظیفه در یک نرم‌افزار جداگانه انجام شود، همه چیز در یک مرکز مدیریت می‌شود و داده‌ها به صورت زنده در گزارش‌ها، داشبوردها و فرآیندهای سازمانی جریان پیدا می‌کنند.
یعنی هر کارمند از طریق مرورگر یا موبایلش می‌تواند:
- به آسانی به فرم‌ها، اسناد، رویه‌ها و منابع کاری دسترسی پیدا کند یا آن‌ها را مدیریت کند.
- اخبار سازمان، اطلاعیه‌ها و پست‌های داخلی را بخواند یا به‌روزرسانی کند.
- روی پروژه‌ها و فایل‌ها به صورت تیمی و هم‌زمان همکاری کند.
مزایای استفاده از SharePoint چیست؟
تا اینجای مقاله حتماً متوجه شده‌اید که دلایل اهمیت شیرپوینت چیست و شرکت‌ها به چه دلیل از آن استفاده می‌کنند. اما اگر بخواهیم به مزیت‌های اصلی این ابزار اشاره کنیم می‌توانیم موارد زیر را نام ببریم:
- ویرایش هم‌زمان اسناد توسط چند نفر (Co-authoring)
- استفاده از متاتگ برای پیدا کردن سریع‌تر فایل‌ها
- اتصال کامل با ابزارهای Office 365 مانند Teams و Planner
- امنیت بالا
- کنترل دسترسی‌ها دقیق و قابل مدیریت
آیا شیرپوینت قابلیت مقیاس‌پذیری و شخصی‌سازی دارد؟
تصور کنید شرکت شما با یک تیم کوچک 30 نفره شروع می‌کند، اما در چند سال آینده رشد می‌کند و تبدیل به سازمانی با ده‌ها کارمند در چند کشور مختلف می‌شود. خیلی از نرم‌افزارهای ساده و متداول، در چنین شرایطی از پا درمی‌آیند، اما SharePoint برای همین موقعیت‌ها ساخته شده است.
این پلتفرم به‌صورت ذاتی قابل توسعه است؛ یعنی می‌تواند هم برای سازمان‌های کوچک مناسب باشد و هم برای شرکت‌های بزرگ با بیش از ۲ هزار کارمند!
یکی از تفاوت‌های مهم SharePoint با سایر محصولات اینترانت این است که شما می‌توانید قابلیت‌های موردنیاز خودتان را اضافه کنید. افزودن وب‌پارت‌ها، اپلیکیشن‌ها و مدیریت سیستم گردش کار (Workflows) به این پلتفرم، نه‌تنها امکان‌پذیر، بلکه کاملاً متداول است و به هیچ برنامه‌نویسی و دانش فنی‌ای نیاز ندارد.
تکامل مداوم SharePoint در طی زمان…
اگر از کارمندان قدیمی بپرسید که چالش اصلی کار با شیرپوینت چیست، احتمالاً خواهند گفت کار با نسخه‌های قدیمی آن تجربه‌ای خسته‌کننده بوده. چون صفحاتی کند، ظاهری قدیمی و عملکردی دشوار داشته است. اما این موضوع حالا کاملاً تغییر کرده. در ۳ تا ۵ سال اخیر SharePoint تحولی اساسی را تجربه کرده و به اصطلاح «مدرن» شده است.
نسخه‌های جدید آن تا حد زیادی سریع‌تر، کاربرپسندتر و سازگار با موبایل هستند. از نظر طراحی هم مشابه وب‌سایت‌های مدرن امروزی شده‌اند. همچنین همانطور که بالاتر گفتیم، با خدمات جدید مایکروسافت ۳۶۵ مانند Teams و Power Automate (MS Flow) به‌طور کامل ادغام شده‌اند، تا کاربر بتواند همه کارهای روزمره‌اش را در یک محیط دیجیتال و یکپارچه انجام دهد. بنابراین SharePoint امروز دیگر آن سیستم سنگین و پیچیده سابق نیست، بلکه بخشی پویا از محیط کار مدرن است.
مقایسه CRM و SharePoint؛ کدام‌یک برای کسب‌وکار شما منطقی‌تر است؟
وقتی صحبت از انتخاب بین SharePoint و نرم‌افزار CRM می‌شود، سؤال اصلی این است که کدام یک دقیقاً نیاز واقعی کسب‌وکار شما را پاسخ می‌دهد؟ نه اینکه کدام ابزار معروف‌تر یا محبوب‌تر یا زیباتر است! برای پاسخ دقیق، باید هر دوی این موارد را از نظر کارکرد، مزایا و سناریوهای کاربردی بررسی کنیم:
۱. مقایسه هدف اصلی و کاربرد
- SharePoint برای مدیریت مستندات، همکاری تیمی و ساختاردهی به اطلاعات سازمان طراحی شده است.
- CRM بر ایجاد، حفظ و توسعه ارتباط با مشتریان تمرکز دارد و هدفش افزایش فروش و بهبود فرایند بازاریابی است.
مثال کاربردی:
اگر شرکت شما مبتنی بر پروژه است (مثل شرکت‌های مهندسی یا مشاوره‌ای) SharePoint با قابلیت مدیریت فایل‌ها، زمان‌بندی و همکاری تیمی، انتخاب منطقی‌تری است. اما اگر تیم شما مبتنی بر فروش و مشتری است، سیستم CRM ابزاری قدرتمند برای پرورش سرنخ‌ها و تبدیل آن‌ها به مشتری خواهد بود.
۲. همکاری تیمی و مدیریت محتوا
- SharePoint در این بخش به‌طور کامل برنده است. این پلتفرم امکان ویرایش هم‌زمان اسناد، مدیریت فایل‌ها و ایجاد فضای کاری مشترک را فراهم می‌کند.
- اغلب CRMها فقط امکانات حداقلی برای ضمیمه‌کردن فایل‌ها دارند و تمرکزشان بر روی اطلاعات مشتری است، نه مدیریت دانش سازمانی. البته این موضوع دربارۀ همۀ نرم‌افزارهای سی آر ام صدق نمی‌کند.
مثال کاربردی:
یک آژانس بازاریابی با استفاده از SharePoint تمام اسناد کمپین‌های خود را در یک فضای مرکزی قرار می‌دهد و همکاری بین اعضای تیم به شکل چشمگیری بهتر می‌شود، به طوری که حجم ایمیل‌های داخلی تا حد زیادی کاهش پیدا می‌کند. در طرف مقابل نرم افزار CRM فقط پیگیری مشتری را آسان می‌کند. البته همانطور که بالاتر گفتم این قضیه در مورد همه نرم افزارهای CRM صادق نیست. برای مثال CRM دیدار امکان مدیریت فعالیت‌ها، ارجاع کار به سایر همکاران، پیوست فایل و مدارک در فعالیت‌ها و یادداشت‌ها و … را دارد.
۳. مدیریت ارتباط با مشتری
- CRMها متخصص این حوزه هستند. چراکه ابزارهایی مانند پیش‌بینی فروش، پیگیری فرایندهای فروش، خودکارسازی ایمیل‌های بازاریابی و مدیریت کمپین‌های تبلیغاتی در آن‌ها تعبیه شده است.
- SharePoint چنین قابلیت‌هایی را به صورت ذاتی ندارد؛ اما می‌تواند از طریق اتصال با Microsoft Dynamics 365 یا سایر CRMها این کمبود را جبران کرده و حتی یک محیط ترکیبی ایجاد کند.
مثال کاربردی:
یک شرکت خرده‌فروشی با قابلیت‌هایی مثل تحلیل دقیق نمودارهای فروش، پیش‌بینی فروش، پیگیری فرصت‌ها و خودکارسازی ایمیل در نرم افزار CRM فروش بسیار بالایی را تجربه می‌کند. اما اگر قرار بود از شیرپوینت استفاده کند، باید با اتصال Dynamics 365 به SharePoint داده‌های مشتریان را کنار اسناد داخلی و گزارش‌ها قرار می‌داد تا یک تصویر یکپارچه از تعاملات کسب‌وکار ایجاد کند.
۴. شخصی‌سازی و توسعه‌پذیری
هر دو پلتفرم قابل شخصی‌سازی هستند، اما در هدف با هم تفاوت دارند:
- شیرپوینت انعطاف‌پذیرتر است و امکان طراحی فرآیندهای داخلی سازمان، اپلیکیشن‌های سفارشی و گردش کارهای خودکار را ارائه می‌دهد.
- CRMها نیز این امکان را به شما می‌دهند که فرآیندهای فروش، پشتیبانی مشتری و بازاریابی را شخصی‌سازی کنید؛ اما این قابلیت معمولاً متمرکز بر مشتریان است.
مثال کاربردی:
یک شرکت IT با استفاده از SharePoint و Power Apps می‌تواند یک سیستم مدیریت پروژه اختصاصی طراحی کند؛ بدون اینکه هزینه اضافی برای نرم‌افزار جدید پرداخت کند.
۵. هزینه و نگهداری
- کسب‌وکارهایی که می‌دانند شیرپوینت چیست و قبلاً با آن کار کرده‌اند، مطمئناً می‌دانند این ابزار معمولاً به‌عنوان بخشی از اشتراک Microsoft 365 ارائه می‌شود. بنابراین خیلی از برندهایی که از Microsoft 365 استفاده می‌کنند، همین حالا هزینه آن را پرداخته‌اند و می‌توانند بدون هزینه‌های اضافی بزرگ، از آن استفاده کنند.
- CRMها اغلب دارای هزینه‌های اشتراک ماهانه یا سالانه هستند و معمولاً اگر امکانات اضافه یا افزونه‌های تخصصی بخواهید، هزینه‌ها نیز افزایش خواهند داشت.
مثال کاربردی:
یک استارتاپ با هزینۀ نرم افزار CRM می‌تواند فروش چندبرابری را تجربه کند؛ چراکه این ابزار متمرکز بر مشتریان است و در این زمینه معجزه می‌کند. همچنین همان شرکت می‌تواند از SharePoint برای مدیریت اسناد خود استفاده کند و تا ۲۵٪ در هزینه نرم‌افزار صرفه‌جویی داشته باشد. چون نیازی به خرید دیگر ابزارهای مدیریت اسناد نخواهد داشت. اما اگر شما ابزاری انتخاب کنید که هم مدیریت اسناد را برایتان فراهم کند و هم متمرکز بر فروش باشد؛ یک تیر و چند نشان زده‌اید.
جمع‌بندی
در این مقاله سعی کردیم به زبان ساده توضیح دهیم که شیرپوینت چیست و به چه کاری می‌آید. اگر اولویت شما این است که روی فروش، پیگیری مشتریان و افزایش نرخ تبدیل تمرکز داشته باشید، قطعاً نرم‌افزار CRM انتخاب عقلانی‌تری نسبت به شیرپوینت است. اما اگر فقط به دنبال مدیریت اسناد، بهبود همکاری بین تیم‌ها و خودکارسازی فرایندهای داخلی هستید، شیرپوینت متخصص این قضیه است!
سوالات متداول
شیرپوینت (SharePoint) چیست؟
شیرپوینت یک پلتفرم سازمانی است که برای مدیریت اسناد، همکاری تیمی، ساخت اینترانت داخلی و اشتراک‌گذاری امن داده‌ها استفاده می‌شود.
چرا شرکت‌ها از SharePoint به‌عنوان اینترانت سازمانی استفاده می‌کنند؟
زیرا شیرپوینت تمام ابزارها، اسناد و ارتباطات را در یک محیط متمرکز جمع می‌کند و همکاری بین کارکنان را ساده‌تر و سریع‌تر می‌سازد.
مهم‌ترین مزایای استفاده از شیرپوینت چیست؟
ویرایش هم‌زمان اسناد، امنیت بالا، اتصال با Microsoft 365 و امکان جستجوی هوشمند فایل‌ها از مهم‌ترین مزایای آن است.
