کانبان چیست؟ آموزش کامل روش Kanban برای افزایش بهره‌وری

حتماً پیش آمده پروژه‌ای را شروع کنید و وسط کار ندانید الان دقیقاً کجای مسیر هستید یا بعدش چه باید بکنید. این سردرگمی نه تنها وقت شما را می‌گیرد، بلکه استرس و کاهش بهره‌وری را هم به همراه دارد.

اینجاست که کانبان وارد صحنه می‌شود. با استفاده از کانبان می‌توانید جریان کاری خود را به وضوح ببینید، تمرکزتان را حفظ کنید و با کمترین اتلاف وقت، کارها را به سرانجام برسانید.

اگر می‌پرسید kanban چیست، در ادامه با زبان ساده و کاربردی به شما نشان می‌دهیم چگونه این روش روند کاری‌‌تان را نظم بخشیده و سبب افزایش بهره‌وری‌ می‌شود.

کانبان چیست؟

کانبان یک روش مدیریتی چابک(Agile)  است که جریان کاری را شفاف و قابل کنترل می‌کند. در این روش تمام وظایف روی یک تابلو بصری نمایش داده می‌شود تا دقیقاً بدانید هر کار در چه مرحله‌ای قرار دارد و گام بعدی چیست.

مزیت بزرگ کانبان این است که هیچ کاری از دید تیم پنهان نمی‌ماند و همه اعضا می‌توانند جریان کاری‌شان را مشاهده کنند. این شفافیت باعث افزایش تمرکز، هماهنگی و بهره‌وری کارکنان می‌شود. همچنین به شما کمک می‌کند کارها را سریع‌تر و مؤثرتر به سرانجام برسانید.
 

تاریخچه کانبان

کانبان برای اولین بار در دهه ۱۹۴۰ توسط شرکت تویوتا در ژاپن معرفی شد. هدف اصلی این بود که منابع بهتر مدیریت شوند و بهره‌وری افزایش یابد. در آن زمان کانبان به‌عنوان یک سیستم کششی (Pull System) عمل می‌کرد؛ یعنی تولید یا انجام کار تنها وقتی شروع می‌شد که تقاضا وجود داشت.

این روش ساده اما مؤثر، به‌سرعت توجه مدیران و متخصصان مدیریت پروژه را جلب کرد. پس از آن کانبان به دنیای نرم‌افزار و مدیریت تیم‌های کاری وارد شد.

اجزای اصلی کانبان چیست؟

حالا که با کانبان و تاریخچه آن آشنا شدید، بیایید ببینیم اجزای مهم Kanban چیست؟

۱. تابلو کانبان

تابلو کانبان قلب این سیستم است. روی تابلو، مراحل مختلف جریان کاری نشان داده می‌شوند، مثل:

• کارهای انجام‌نشده
• کارهای در حال انجام
• کارهای به اتمام رسیده

با استفاده از این تابلو، همه افراد تیم می‌توانند وضعیت هر کار را به‌صورت آنی ببینند، در نتیجه از سردرگمی‌های احتمالی جلوگیری می‌شود.

۲. کارت‌های کانبان

هر کارت نشان‌دهنده یک کار یا وظیفه مشخص است. کارت‌ها اطلاعاتی مثل نام کار، مسئول آن و وضعیت فعلی را نشان می‌دهند.

۳. محدودیت کار در جریان (WIP Limit)

یکی از نکات کلیدی کانبان، محدود کردن انجام چند کار به صورت همزمان است. این مسئله باعث می‌شود تمرکز بر روی کارهای جاری حفظ شده و پروژه‌ها نیمه‌تمام رها نشوند.

۴. جریان کاری شفاف

هر آیتم کاری مسیر مشخصی دارد. از شروع تا پایان، همه مراحل مشخص و قابل رصد هستند. بنابراین همه می‌دانند، هر کاری در چه مرحله‌ای است.

۵. بهبود مستمر

کانبان فقط یک روش مدیریتی نیست؛ بلکه ابزاری برای رشد و بهبود مداوم است. با پیگیری و تحلیل عملکرد کارها می‌توانید نقاط ضعف را شناسایی کرده و بازدهی خود را بالاتر ببرید.
 

اصول استفاده از کانبان

کانبان بر چهار اصل ساده اما کاربردی، استوار است:

1. شروع با وضعیت فعلی: کار را با شرایط موجود آغاز نموده و تغییرات را گام‌به‌گام ایجاد کنید.
2. تصویرسازی کارها: همه کارها باید روی تابلو قابل مشاهده باشند.
3. محدود کردن کارهای در جریان: تعداد کارهای همزمان را محدود کنید تا تمرکزتان حفظ شود.
4. بهبود مستمر: به‌طور مداوم فرآیندها را بررسی و اصلاح کنید.

کاربردهای کانبان

استفاده از کانبان مزایای مهمی دارد:

• انعطاف‌پذیری بالا: می‌توانید کارها را هر زمان اضافه کرده و یا تغییر دهید.
• کاهش زمان چرخه: زمان لازم برای تکمیل یک کار از ابتدا تا پایان، کاهش می‌یابد.
• شناسایی گلوگاه‌ها: نقاط کند جریان کاری را سریعا مشخص می‌کنید.
• تحویل بدون وقفه: کارها را به‌صورت مداوم و بدون وقفه، به نتیجه می‌رسانید.

نحوه استفاده از کانبان

برای استفاده مؤثر از کانبان باید:

1. مراحل جریان کار را مشخص کنید (مثلاً انجام‌نشده، در حال انجام، انجام شده).
2. تابلو کانبان ایجاد کنید (می‌تواند فیزیکی یا دیجیتالی باشد).
3. برای هر کار یک کارت ایجاد کنید و آن را در مرحله مربوطه قرار دهید.
4. محدودیت WIP را رعایت کنید تا تمرکز حفظ شود.
5. به‌صورت منظم فرآیندها را مرور کرده و اصلاح کنید.

کاربرد کانبان برای تیم فروش

مدیریت تیم فروش، همیشه یک چالش بزرگ است. فروشندگان حرفه‌ای باید همزمان چندین فرصت تجاری را دنبال کنند، با مشتریان مختلف ارتباط برقرار نموده و هیچ فرصتی را از دست ندهند. بدون ابزار مناسب، این جریان کاری پیچیده می‌تواند باعث اتلاف وقت، سردرگمی و کاهش بهره‌وری شود. اینجاست که کانبان به کمک تیم فروش می‌آید. در واقع مدیریت زمان فروشندگان پرمشغله با استفاده از تکنیک کانبان، امری ضروری است.

تابلو کانبان فروش: دید کامل روی فرصت‌ها

در تیم‌های فروش این تابلو معمولاً شامل ستون‌هایی است که مراحل مختلف فرآیند فروش را نمایش می‌دهند:

• کشف: شناسایی نیازها و مشکلات مشتریان بالقوه.
• ارزیابی: ارائه راه‌حل‌ها و توضیح درباره مزایای محصول.
• مذاکره: بحث و بررسی در مورد شرایط قرارداد و قیمت.
• بسته‌شده: ثبت نهایی فروش؛ به صورت موفق یا ناموفق.

با استفاده از تابلو کانبان فروش، همه‌ی اعضای تیم می‌بینند که هر فرصت در کدام مرحله قرار دارد. این روند باعث تمرکز اعضای تیم بر روی فرصت‌های مهم‌تر خواهد شد.

کارت‌های کانبان فروش: ردیابی دقیق وظایف

هر فرصت فروش روی یک کارت جداگانه قرار می‌گیرد که شامل جزئیات مهم مانند نام مشتری، وضعیت فرصت، اقدامات انجام شده و مراحل بعدی است. کارت‌ها به فروشندگان کمک می‌کنند تا هر فرصت را با دقت و بدون از دست دادن جزئیات، مدیریت کنند. در مرحله کشف، جمع‌آوری اطلاعات دقیق مشتری باعث می‌شود تصمیم‌گیری‌های بعدی سریع‌تر صورت بگیرند.

نتیجه‌گیری

کانبان فراتر از یک روش مدیریتی است. در واقع، Kanban یک ابزار قدرتمند برای شفافیت، تمرکز و بهره‌وری بالاست. با تابلو و کارت‌های بصری کانبان، هر عضو تیم دقیقاً می‌داند چه کاری در چه مرحله‌ای است و گام بعدی چیست.

برای تیم‌های فروش و فروشندگان پرمشغله، کانبان به معنای مدیریت هوشمند زمان و فرصت‌هاست. دیگر هیچ فرصت مهمی از دست نمی‌رود و تصمیم‌گیری‌ها سریع و مؤثر انجام می‌شوند. استفاده از کانبان نه تنها جریان کاری را ساده و قابل کنترل می‌کند، بلکه باعث رشد مستمر تیم، هماهنگی بهتر و رضایت بالاتر مشتریان می‌شود. به زبان ساده کانبان، کلید مدیریت هوشمند، بدون استرس و با بهره‌وری حداکثری است.

×

یکشنبه نامه های رایگان دیدار!

با به‌روزترین و علمی ترین مقالات حوزه فروش و ارتباط با مشتری هر یکشنبه قبل از صرف صبحانه منتظر یک ایمیل خوشمزه از طرف ما باشید

• ایمیل

Δ

عضویت در خبرنامه دیدار

• ایمیل

Δ