پیگیری مشتریان نمایشگاه | راهنمای تبدیل بازدیدکننده به مشتری

غرفه جمع شده، نمایشگاه تمام شده و تیم فروش با فهرستی از شماره تماس‌ها و اطلاعات بازدیدکنندگان به شرکت برگشته است. اما آیا این لیدها واقعاً به مشتری تبدیل می‌شوند؟
 

پایان نمایشگاه، پایان ارتباط با مشتری نیست؛ شروع مرحله‌ای است که نتیجه حضور شما را مشخص کرده و مسیر جذب مشتری نمایشگاه را نشان می‌دهد. پیگیری دیرهنگام، پیام‌های عمومی یا نداشتن برنامه مشخص می‌تواند فرصت‌هایی را که در نمایشگاه به دست آورده‌اید، از بین ببرد. در مقابل، پیگیری به‌موقع و هدفمند کمک می‌کند ارتباط با بازدیدکنندگان ادامه پیدا کند و لیدهای ارزشمند به فرصت فروش تبدیل شوند.
 

در این مقاله، نحوه و نکات مهم پیگیری مشتریان نمایشگاه پس از پایان نمایشگاه را بررسی می‌کنیم.
 

چرا پیگیری مشتریان بعد از نمایشگاه اهمیت دارد؟

حضور در نمایشگاه می‌تواند تعداد زیادی لید برای کسب‌وکار ایجاد کند، اما تعداد بازدیدکنندگان به‌تنهایی نشان‌دهنده موفقیت نمایشگاه نیست. ارزش واقعی این لیدها زمانی مشخص می‌شود که بعد از نمایشگاه، ارتباط با آن‌ها به‌درستی ادامه پیدا کند و به مشتری تبدیل شوند.
 

پیگیری منظم و هدفمند بعد از نمایشگاه کمک می‌کند:

• گفت‌وگوهای شکل ‌گرفته در غرفه به فرصت‌های فروش تبدیل شوند.
• برند در ذهن بازدیدکننده باقی بماند.
• تیم فروش بداند هر لید را چه زمانی و با چه روشی پیگیری کند.
• نتیجه حضور در نمایشگاه و میزان اثربخشی لیدهای جذب‌شده بهتر ارزیابی شود.
• ارتباط با مشتریان بالقوه در بلندمدت حفظ و تقویت شود.

فراموش نکنید اگر پیگیری‌ها بدون برنامه انجام شده یا با تأخیر شروع شوند، حتی یک غرفه موفق و پرتردد هم نمی‌تواند تمام ظرفیت خود را برای ایجاد فروش محقق کند.
 

مراحل پیگیری مشتریان نمایشگاه

پیگیری مشتریان نمایشگاه یک تماس یا پیام ساده بعد از رویداد نیست؛ یک فرایند چندمرحله‌ای است که از مرتب‌کردن اطلاعات بازدیدکنندگان شروع می‌شود و تا تبدیل لید به فرصت فروش و تحلیل نتایج ادامه پیدا می‌کند. برای اینکه هیچ فرصت ارزشمندی در این مسیر از دست نرود، این مراحل را دنبال کنید:
 

اطلاعات بازدیدکنندگان را مرتب و ثبت کنید

اولین قدم بعد از پایان نمایشگاه، جمع‌آوری و یکپارچه‌کردن اطلاعات تمام افرادی است که با آن‌ها گفت‌وگو کرده‌اید. شماره تماس، نام شرکت، نیاز مشتری، محصول یا خدمت موردنظر و نکات مهمی که در گفت‌وگو مطرح شده است را در فرم ثبت اطلاعات مشتری در نمایشگاه یادداشت کنید.
 

سرنخ‌ها را اولویت‌بندی کنید

همه بازدیدکنندگان نمایشگاه ارزش یکسانی برای تیم فروش ندارند. بعضی افراد آماده خرید هستند، بعضی هنوز در مرحله بررسی‌اند و گروهی ممکن است در آینده به مشتری بالقوه تبدیل شوند.
 

با دسته‌بندی لیدها براساس اولویت‌ها، تیم فروش می‌تواند زمان بیشتری را روی سرنخ‌هایی بگذارد که احتمال تبدیل‌شدن آن‌ها به فرصت فروش بیشتر است.
 

اولین پیگیری را به تأخیر نیندازید

هرچه از پایان نمایشگاه فاصله بیشتری بگیرید، احتمال کمرنگ ‌شدن گفت‌وگوی غرفه بیشتر می‌شود. بنابراین بهتر است پیگیری لیدهای با اولویت بالا در روزهای ابتدایی انجام شود.
 

پیام پیگیری را متناسب با هر مشتری شخصی‌سازی کنید

ارسال یک پیام یکسان برای تمام بازدیدکنندگان، احتمال پاسخ‌ گرفتن را کاهش می‌دهد. در زمان پیگیری به گفت‌وگویی که در نمایشگاه داشته‌اید، نیاز مشتری یا محصولی که درباره آن سؤال کرده است اشاره کنید. این کار نشان می‌دهد ارتباط شما ادامه همان گفت‌وگوی نمایشگاه است، نه یک پیام تبلیغاتی عمومی.
 

قدم بعدی را مشخص کنید

پیگیری نباید به «تماس گرفتیم» یا «پیام ارسال شد» ختم شود. هدف باید مشخص‌کردن مرحله بعدی ارتباط باشد. یعنی باید مشخص کنید که اقدام بعدی، تعیین جلسه، ارسال پیش‌فاکتور یا پیشنهاد، ارائه اطلاعات تکمیلی یا تماس مجدد در زمان مشخص باشد.
 

نتیجه هر پیگیری را ثبت کنید

هر تماس یا پیام باید با یک نتیجه مشخص همراه باشد. ثبت کنید که مشتری چه پاسخی داده، چه نیازی دارد، در چه مرحله‌ای قرار دارد و پیگیری بعدی چه زمانی باید انجام شود. این اطلاعات به تیم فروش کمک می‌کند ارتباط با مشتری را منظم ادامه دهد و پیگیری‌ها به حافظه افراد وابسته نباشد.
 

نتیجه حضور در نمایشگاه را تحلیل کنید

در نهایت، فقط تعداد لیدهای جمع‌آوری‌شده را بررسی نکنید. ببینید چند لید وارد فرایند فروش شدند، چند مورد به جلسه یا پیشنهاد منجر شد و چه تعداد در نهایت به مشتری تبدیل شدند. بررسی این نتایج نشان می‌دهد کدام بخش از فرایند پیگیری مؤثر بوده و برای نمایشگاه بعدی چه چیزهایی باید تغییر کند.
 

بهترین زمان برای پیگیری مشتریان نمایشگاه چه زمانی است؟

زمان شروع پیگیری می‌تواند روی نتیجه آن تأثیر زیادی بگذارد. اگر چند هفته بعد سراغ بازدیدکننده بروید، ممکن است جزئیات گفت‌وگو را فراموش کرده باشد یا حتی با رقیب شما وارد مذاکره شده باشد. بهتر است زمان پیگیری را بر اساس میزان آمادگی و اهمیت هر لید تعیین کنید.
 

یک برنامه ساده می‌تواند این‌طور باشد:

• همان روز تا ۴۸ ساعت اول: اطلاعات لیدها را مرتب کنید و با مشتریان داغ و افرادی که درخواست مشخصی داشته‌اند، تماس بگیرید.
• روزهای ۳ تا ۷: برای سایر لیدهای واجد شرایط، پیام یا ایمیل شخصی‌سازی‌شده ارسال کنید و اطلاعات موردنیازشان را در اختیارشان بگذارید.
• هفته دوم: وضعیت لیدهایی را که هنوز تصمیم نگرفته‌اند بررسی کنید و در صورت نیاز، پیگیری بعدی را انجام دهید.
• هفته‌های بعد: مشتریانی را که فعلاً آماده خرید نیستند، در یک برنامه پیگیری بلندمدت قرار دهید.

اطلاعات مشتریان نمایشگاه را کجا ثبت و مدیریت کنیم؟

جمع‌آوری اطلاعات در نمایشگاه زمانی ارزشمند است که بعد از آن بتوانید به‌سادگی به اطلاعات هر مشتری دسترسی داشته باشید و وضعیت پیگیری او را دنبال کنید. نگه‌داشتن شماره‌ها در تلفن شخصی، کارت‌های ویزیت یا فایل‌های پراکنده اکسل، به‌خصوص زمانی که تعداد لیدها زیاد باشد، احتمال گم‌شدن اطلاعات یا فراموش‌شدن پیگیری‌ها را بیشتر می‌کند.
 

بهتر است اطلاعات مشتریان در یک سیستم متمرکز مثل نرم افزار CRM ثبت کنید تا تیم فروش بتواند اطلاعات تماس، شرکت، نیاز مشتری، محصول موردنظر، میزان علاقه‌مندی و سابقه تعاملات را یکجا داشته باشد. همچنین می‌توانید برای هر لید، مرحله فروش و زمان پیگیری بعدی را مشخص کنید تا هیچ فرصت مهمی بعد از پایان نمایشگاه رها نشود.
 

اشتباهات رایج در پیگیری مشتریان نمایشگاه

حتی اگر در نمایشگاه تعداد زیادی لید جمع کرده باشید، چند اشتباه ساده می‌تواند بخش زیادی از این فرصت‌ها را از بین ببرد. رایج‌ترین اشتباهات عبارتند از:
 

شروع پیگیری با تأخیر

اگر پیگیری را چند روز یا چند هفته به تعویق بیندازید، ارتباط شکل‌گرفته در نمایشگاه کم‌رنگ می‌شود. یدهای با اولویت بالا را بهتر است در همان روزهای ابتدایی پیگیری کنید.
 

ارسال یک پیام یکسان برای همه

نیاز و میزان آمادگی خرید همه بازدیدکنندگان یکسان نیست. پیام پیگیری باید تا حد امکان بر اساس گفت‌وگوی انجام‌شده و نیاز هر مشتری تنظیم شود.
 

شروع مکالمه با پیشنهاد فروش

پیام اول نباید صرفاً یک معرفی محصول یا پیشنهاد خرید باشد. بهتر است ابتدا به موضوعی که مشتری درباره آن صحبت کرده یا اطلاعاتی که درخواست کرده است، بپردازید و سپس ارتباط را به مرحله بعد ببرید.
 

مشخص نبودن مسئول پیگیری

اگر مشخص نباشد هر لید در اختیار کدام فروشنده است، ممکن است پیگیری انجام نشود یا چند نفر به‌طور هم‌زمان با یک مشتری تماس بگیرند.
 

رها کردن مشتری بعد از یک پیگیری

پاسخ ندادن به اولین تماس لزوماً به معنی بی‌علاقگی مشتری نیست. بعضی مشتریان به زمان بیشتری برای بررسی یا تصمیم‌گیری نیاز دارند. برای لیدهای ارزشمند، پیگیری مرحله‌ای و با فاصله زمانی مناسب در نظر بگیرید.
 

بررسی نکردن نتیجه پیگیری‌ها

اگر فقط تعداد لیدهای جمع‌آوری‌شده را بررسی کنید، تصویر کاملی از عملکرد نمایشگاه نخواهید داشت. باید مشخص شود چند لید وارد فرایند فروش شده، چند مورد به جلسه یا پیشنهاد منجر شده و در نهایت چه تعداد به مشتری تبدیل شده‌اند.
 

جمع‌بندی

نمایشگاه با جمع‌شدن غرفه تمام نمی‌شود؛ نتیجه واقعی حضور شما تا حد زیادی به پیگیری لیدهایی بستگی دارد که در طول نمایشگاه به دست آورده‌اید. ثبت سریع اطلاعات، اولویت‌بندی لیدها، شروع به‌موقع پیگیری و شخصی‌سازی ارتباط کمک می‌کند بازدیدکنندگان بیشتری به فرصت فروش تبدیل شوند.
 

برای اینکه این فرایند به تماس‌های پراکنده محدود نشود، اطلاعات و نتایج هر پیگیری را در یک نرم افزار CRM ثبت کرده و عملکرد لیدها را در ادامه بررسی کنید. با این رویکرد، پیگیری مشتریان نمایشگاه به یک فرایند منظم تبدیل می‌شود که می‌توانید آن را در نمایشگاه‌های بعدی بهبود دهید.
 

×

یکشنبه نامه های رایگان دیدار!

با به‌روزترین و علمی ترین مقالات حوزه فروش و ارتباط با مشتری هر یکشنبه قبل از صرف صبحانه منتظر یک ایمیل خوشمزه از طرف ما باشید

• ایمیل

Δ