زمان خواندن 6 دقیقه
مدیران شرکت می‌توانند با داشتن برنامه مناسب و با کیفیت، جلسات فروش منظم را برگزار کنند. در این مقاله با مفهوم جلسه فروش و رازهای جلسات فروش موفق آشنا خواهید شد.
هر چند برگزاری جلسات فروش منظم، باعث رشد سلامت تیم و ارزش کسب و کار شرکت‌ها می‌شود اما از طرفی دیگر، ممکن است منجر به اتلاف وقت و انرژی اعضای تیم گردد. بنابراین، بهتر است شما به عنوان مدیر شرکت، از طریق ایجاد یک برنامه مناسب، سطح کیفی مکالمات را افزایش داده و به صرفه جویی در زمان و انرژی اعضای تیم کمک کنید. فرقی نمی‌کند تاکنون یک بار جلسه فروش برگزار کرده‌اید یا صد بار. با مطالعه این مقاله می‌توانید سطح کیفی جلساتی که برگزار می‌کنید را افزایش دهید.
علاوه بر آن، مطالعه این مقاله به شما کمک می‌کند دستور کار جلسه بعدی فروش خود را آماده، اصلاح و صیقل دهید و همچنین در کمترین زمان ممکن، جلسات کار آمد و مفیدی را برای تیم خود تشکیل دهید.
قبل از هر چیز بیایید جلسه فروش را تعریف کنیم:
زمانی که مدیران یک شرکت و کارکنان آن به منظور بررسی امور داخلی شرکت دور هم جمع می‌شوند جلسه فروش شکل می‌گیرد. هدف از تشکیل این جلسات، ارائه اطلاعات لازم به اعضای تیم فروش و کمک به آنها در انجام وظایف‌شان است.
به طور معمول رهبران فروش (مانند مدیر فروش، مدیران بخش و یا مدیرعامل) جلسه را برگزار کرده و نمایندگان فروش در آنها شرکت می‌کنند. رهبران در جلسه فروش موضوعات مهمی را با شرکت کنندگان به اشتراک می‌گذارند. بخشی از این موضوعات می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
همچنین دستور کار جلسات بر اساس نوع جلسه متفاوت خواهد بود. به عنوان مثال؛ یک جلسه فروش هفتگی است و یا یک بازبینی سه ماهه. اقدامی برای شروع سالانه است و یا چیز دیگر؟ پس لازم است در مسیر درست قرار بگیرید، به تیم خود احترام بگذارید و تا جایی که امکان دارد در جلسات فروش مفید و کارآمد واقع شوید.
در ادامه به بررسی 11 نکته می‌پردازیم که در برگزاری جلسه فروش موفق به شما کمک خواهند کرد:
پیش از شروع جلسه فروش، اطمینان حاصل کنید که شما و همه اعضای تیم‌تان به طور واضح و شفاف از علت برگزاری جلسه فروش و موضوع آن مطلع هستید. به عنوان مثال، مشخص کنید آیا یک جلسه معمولی با موضوع «پیشرفت در یک شاخص کلیدی ارزیابی عملکرد (KPI) فروش» است؟ و یا جلسه‌ای مهم در پایان یک دوره سه ماهه است که به منظور جمع آوری گزارشات و اطلاع از عملکرد اعضای تیم تشکیل شده؟
هرگز بدون یک برنامه مشخص و در نظر گرفتن چند هدف ساده، تصمیم به برگزاری جلسه نگیرید. این عمل علاوه برآنکه موجب شانه خالی کردن نمایندگان از شرکت در جلسات مهم بعدی می‌شود، حس بی حوصلگی و دلسردی آنها را در طول مدت جلسه به همراه خواهد داشت. پس از آنکه برنامه و اهداف جلسه را مشخص کردید، بهترین افراد را برای اجرای قسمت‌های مختلف برنامه در نظر بگیرید و با آنها موارد زیر را هماهنگ کنید:
همانطور که اشاره شد، بهتر است قبل از شروع هر جلسه دستور کار را برای حاضران ارسال کنید. با انجام این عمل علاوه بر اینکه به وقت کارکنان ارزش می‌دهید باعث بهبود کیفیت مکالمات در جلسه می‌شوید.
یک جمله ساده اما صمیمی خیلی راحت می‌تواند یخ جلسه را بشکند و سر بحث را باز کند.
استفاده از جملات یخ شکن در جلسات فروش، راه خوبی برای ایجاد یک جو دوستانه در بین اعضای تیم فروش است و کمک می‌کند افراد راحت‌تر حرف‌هایشان را بزنند. وقتی افراد حس کنند جو دوستانه‌ای بر جلسه حاکم است، راحت ایده‌هایشان را مطرح کرده و حرف‌شان را می‌زنند.
برای اینکه یخ جلسه را بشکنید می‌توانید یک سوال ساده و حتی شوخ‌طبعانه بپرسید یا یک نکته جالب را مطرح کنید.
فرقی نمی‌کند محل کارتان در خانه است و یا به صورت حضوری در شرکت مشغول به کار هستید. به هر حال باید پیش از شروع جلسه، هرگونه گره فنی را برطرف کنید. بروزرسانی‌های رایانه‌ای را کامل کرده و نرم افزارهای لازم را بارگیری کنید. همچنین برنامه‌ها و یا چت‌های غیر ضروری را ببندید. مسلما نمی‌خواهید مشکلات فنی باعث اختلال و بر هم خوردن نظم کارتان شود و یا باعث اتلاف وقت شما و شرکت کنندگان گردد. بنابراین از مجریان جلسه بخواهید ده دقیقه زودتر از زمان شروع جلسه در محل حاضر شوند و تنظیمات لازم را انجام دهند. اگر به تنهایی مسئول برگزاری جلسه هستید، پیش از حضور سایر اعضای تیم، تجهیزات خود را آزمایش کرده و نمونه آنچه که قرار است در زمان واقعی انجام دهید، (به منظور اطمینان از عدم وجود مشکل) تمرین کنید.
شرکت کنندگان حاضر در جلسه، روزهای هفته خود را با دقت برنامه ریزی کرده‌اند و اهداف و کارهای مشخصی را دنبال می‌کنند. بنابراین با رعایت برنامه زمان‌بندی جلسه، به وقت آنها احترام بگذارید. مطالبی را که برای جلسه آماده کرده‌اید به گونه‌ای بیان کنید تا در چارچوب زمان بندی مشخص شده (برای شروع و پایان جلسه) به پایان برسند. اگر متوجه شدید زمان جلسه به پایان رسیده است، سایر مطالب را ذخیره کرده و در جلسات آینده مطرح کنید. (بهتر است موضوعات مهم و با ارزش را در ابتدای جلسات مطرح کنید و آنها را به زمانهای پایانی جلسه موکول نکنید.) قرار نیست مکالمات مهم را کوتاه کنید اما باید مراقب زمان هم باشید. هر چند ایجاد چنین تعادلی سخت و بسیار ظریف است اما با دقت و برنامه ریزی به راحتی قابل اجراست.
زمانی که صحبت از بروز رسانی سریع شرکت و یا ایجاد تغییرات در برنامه‌های آن می‌شود، مدیران می‌توانند از ایمیل به عنوان یک ابزار کار آمد و سریع برای برقراری ارتباط و اطلاع رسانی به اعضای تیم استفاده کنند. زمان و سرعت برگزاری جلسات فروش بسیار مهم است. اگر روزانه یک جلسه استند آپ و یا جلسات تامل و بررسی دیگری دارید، تا حد امکان از پرداختن به مسائل غیر ضروری اجتناب کنید و تمرکز خود را بر روی کوتاه کردن مدت زمان جلسات بگذارید. همچنین مجبور نیستید (صرف پایبندی به برنامه ریزی‌هایتان) تمام جلسات را برگزار کنید. در صورتی که مطالب جدیدی برای ارائه ندارید، می‌توانید جلسه ای را لغو کنید و آن دقایق را به اعضای تیم برای انجام فعالیت‌های مفیدتر اختصاص دهید.
به عنوان یک رهبر، وظیفه شما این است که تیم‌تان را با اطلاعات جدیدی که به دست می‌اورید بروز کنید. (به خصوص اگر برای مدتی طولانی با آنها دیدار نداشته اید.) شما باید تمام اطلاعات یکپارچه‌ای را که بر نحوه فروش آنها تاثیر گذار است در اختیارشان قرار دهید. بخشی از این اطلاعات عبارتند از:
همچنین شما موظفید سوالات و مطالب باقی مانده از جلسات گذشته را پیگیری کنید. ممکن است این بخش از جلسات فروش، به مدت زمان متفاوتی نیاز داشته باشند و یا حتی اختصاص یک جلسه فروش ویژه برای این منظور مفید باشد. بنابراین تمام جوانب را سنجیده و زمان مناسبی را برای برگزاری این جلسات در دستور کار خود قرار دهید.
در جلسات فروش، زمانی را به هر یک از اعضای تیم اختصاص دهید و از آنها بخواهید در مورد فعالیت‌های که انجام داده‌اند، تجربیات، موفقیت‌ها، دستاوردها و برنامه‌های پیش رویشان صحبت کنند. همچنین از آنها بخواهید درباره مشکلات و موانعی که بر سر راهشان قرار دارند با شما و سایر اعضای تیم به مشورت و گفتگو بپردازند. شما باید به عنوان مدیر تیم، نسبت به این موانع آگاهی داشته باشید و در جهت رفع آنها تلاش و برنامه ریزی کنید. هنگامی که متوجه موفقیت‌ها و دغدغه‌های اعضای تیم شدید، می‌توانید یک برنامه عملیاتی تدوین کرده و در جهت آن تلاش کنید.
آیا به تازگی یکی از اعضای تیم، معامله بزرگی را برای شرکت انجام داده است؟ آیا شش ماه متوالی کارکنان در جهت رسیدن به اهداف شرکت سخت در تلاشند؟ زمان خاصی از جلسات فروش را به منظور تشویق و قدردانی از آنها اختصاص دهید. این عمل علاوه بر آنکه به اعضای تیم حس ارزشمندی می‌دهد، برای کل سازمان نیز مفید است. طبق یک نظرسنجی از انجمن مدیریت منابع انسانی (SHRM) و Globoforce:
68 درصد از متخصصان منابع انسانی بر این باورند که تشویق کارکنان، تأثیر مثبتی در حفظ و نگهداری آنها دارد و 56 درصد معتقدند که چنین برنامه‌هایی موجب ترغیب نیروهای متخصص دیگر جهت همکاری با چنین شرکت‌هایی خواهد شد.
شما باید همیشه فرصتی را برای تبادل افکار گروهی در دستور کار جلسه فروش خود قرار داده و زمانی را به این منظور اختصاص دهید. هدف از تشکیل این جلسات فقط صحبت درباره آنچه که می‌خواهید در آینده انجام دهید نیست. بلکه این ملاقات‌ها باید فضایی دوستانه را برای اعضای تیم ایجاد کند تا بتوانند از یکدیگر بیاموزند و از تفکرات و ایده‌های یکدیگر استفاده کنند. به عنوان مثال، ممکن است مایل باشید موضوعات زیر را مطرح کرده و اعضای تیم را دعوت به تبادل نظر درباره آنها کنید:
همانطور که (در طول مدت جلسه) مشغول پیگیری دستور کار شرکت هستید، موارد عملیاتی و مسئولیت‌های آینده هر تیم را شفاف و مشخص کنید. هیچ کس نباید با ابهام در مورد مراحل بعدی اقدامات شرکت، جلسه را ترک کند. اعضای تیم می‌توانند مسئول پیگیری و ایجاد تعامل با مشتریان احتمالی و مشتریان فعلی باشند. با این حال، اگر در طول جلسه نیازهای دیگری در بخش وجود داشت، (مانند گفتگو با تیم مالی در مورد تبلیغ جدید و یا بحث در مورد تشکیل یک کمپین جدید بازاریابی) شما باید یک شخص را برای رسیدگی به این امور تعیین کنید. به این ترتیب، دیگر موارد مهم از قلم نخواهند افتاد.
ممکن است همیشه اوضاع خوب پیش نرود. گاها بازار کند می‌شود و چالش‌های در مسیر رسیدن به اهداف بر سر راهمان قرار می‌گیرند. مهم نیست دلیل این دشواری‌ها و مشکلات چیست، مهم آن است که باید با صبوری و امیدواری با آنها روبرو شد. در چنین شرایطی شما به عنوان یک رهبر وظیفه دارید با اعضای تیم خود ارتباط برقرار کرده و به صورت مستقیم با آنها صحبت کنید. به خاطر داشته باشید تا زمانی که شما از امید و انگیزه کافی برخوردار نباشید نمی‌توانید به اعضای تیم‌تان روحیه دهید. بنابراین، تدابیری را برای مقابله با این روزهای سخت، در دستور کار خود قرار دهید. انگیزه دادن به تیم، همیشه برای روزهای سخت نیست بلکه در شرایط عادی می‌توان به منظور افزایش سطح انرژی کارکنان از روش‌های سرگرم کننده استفاده کرد. به عنوان مثال، می‌توانید پس از کسب هر موفقیتی (چه کوچک و چه بزرگ) جشن بگیرید، بازی‌ها و مسابقاتی را در نظر بگیرید و در زمانهای مناسب اجرا کنید. همچنین می‌توانید جوایزی را به مناسبت‌های مختلف به آنها اهدا کنید.
همان طور که در ابتدای مقاله گفته شد، یکی از مولفه‌های مهم رشد سلامت یک تیم فروش موفق برگزاری جلسات فروش منظم است. ما در این مقاله به معرفی رازهای جلسه فروش کارآمد پرداختیم، و به شما پیشنهاد می‌کنیم به منظور هماهنگی بیشتر بین اعضای تیم فروش خود از نرم افزار سی ار ام دیدار استفاده کنید.
جلسه فروش چیست؟
زمانی که مدیران یک شرکت و کارکنان آن به منظور بررسی امور داخلی شرکت دور هم جمع می‌شوند جلسه فروش شکل می‌گیرد. هدف از تشکیل این جلسات، ارائه اطلاعات لازم به اعضای تیم فروش و کمک به آنها در انجام وظایف‌شان است.
راز داشتنِ جلسات فروش موفق چیست؟
در این مقاله به 11 نکته کلیدی برگزاری جلسات فروش موثر اشاره کردیم. از جمله اینکه هدف را ساده کنید، مشکلات فنی را برطرف سازید، جلسه را به موقع شروع کرده و پایان دهید، اطلاعات اعضای تیم فروش را به روز کنید و اعضای تیم را تشویق کنید.
