مدیریت بیزینس کاری سخت و پیچیده است. به خصوص وقتی که بزرگ میشود. با بزرگ شدن شرکت، اطلاعات چند برابر میشوند و تحلیل کردنشان به مراتب پیچیدهتر میشود. برای حل این مشکل بهتر است از داشبورد مدیریتی استفاده کنید که هر کاری را برایتان ساده میکند. این کار به درک و حذف مشکلات عملکرد و پیش بینی عملکرد تیم در آینده کمک میکند. ولی داشبورد مدیریتی چیست؟ انواع داشبورد مدیریتی کدام هستند؟ در ادامه با ما باشید تا به تمام سوالاتتان پاسخ دهیم.
داشبورد مدیریتی چیست؟
داشبورد مدیریتی یک اصطلاح جامع برای طیف وسیعی از ابزارهای اتصال داده است که همه شاخصهای عملکرد کلیدی کسبوکار (KPI) را در یک جا جمع میکند. داشبوردهای مدیریتی رابط کاربری سادهای دارند تا همه افراد بتوانند اهداف، معیارها، KPIها و موارد عملی ارائه شده را راحت درک کنند. داشبوردها میتوانند شامل نمودارها، تصاویر، جدول، فیلدهای عددی، دادههای مطالعات موردی یا ترکیبی از این عناصر باشند.
با استفاده از داشبورد مدیریتی، مدیران میتوانند عملکرد و کارایی حوزههایی مثل مدیریت، توسعه، بازاریابی، فروش، خرید و تولید را بسنجند. داشبورد مدیریتی به مدیران کمک میکند مشکلات را به موقع شناسایی کنند تا بتوانند در بهترین زمان ممکن آنها را حل کنند. جدا از آن کمک میکند در مورد آینده تصمیمات بهتر و آگاهانهتری بگیرید.
انواع داشبورد مدیریتی
داشبوردهای مدیریتی انواع مختلفی دارند که 9 تای آنها مهمتر و ضروری هستند:
1. داشبورد پروژه
این داشبورد شاخصهای کلیدی عملکرد و پیشرفت تیم را نشان میدهد. میتوانید از این ابزار برای تجسم و اشتراکگذاری معیارها، آمار و بینشهای کلیدی استفاده کنید. با کمک این داشبورد میتوانید روی فعالیت هر بخش یا فرد بهتر نظارت کنید. برای مثال میگوید که فلان شخص نرخ تبدیل سرنخ به مشتری چند درصدی داشته و در این ماه چقدر به شرکت سود رسانده است.
2. داشبورد CMO
بازاریابی دیجیتال بر پلتفرمهای سوشیال مدیا، سئو، تبلیغات و اتوماسیون ایمیلی و وبلاگ متکی است. این داشبورد میگوید که تلاشهای بازاریابی دیجیتال شما نتیجه میدهد یا خیر. این داشبورد سرعت تصمیم گیری را افزایش میدهد و با ارائه دادهها، تصمیم گیری درست را برایتان ساده میکند.
3. داشبورد تجاری
داشبورد تجاری کمک میکند با جمع آوری دادهها از کانالهای بازاریابی متعدد و تجسمشان در زمان مناسب، تصمیمات تجاری آگاهانه بگیرید. این داشبورد تعداد فروش، درآمد، سود و هزینهها را برایتان لیست میکند. این کار ارزیابی معیارهای کلیدی را ساده میکند. به طور کلی داشبورد تجاری اطلاعاتی که مربوط به تجارت است را نشان میدهد و خود یکی از کاملترین داشبوردهاست.
4. داشبورد SaaS
این داشبورد برای هر مدیری ضروری است. هر شرکت باید معیارهای SaaS خودش را ارزیابی کند و از آنها خبر داشته باشد. این داشبورد معیارهایی مانند درآمد ماهانه (MRR)، هزینه جذب مشتری (CAC)، طول عمر مشتری، ارزش مشتری(CLV) و درآمد هدف (TR) را اندازه گیری و تجزیه و تحلیل میکند. این داشبورد برای مدیرانی که خیلی سرشان شلوغ است، کاربرد زیادی دارد.
5. داشبورد استارتاپ
داشبورد استارتاپ با ردیابی دقیق دادهها و بهبود همکاری در شرکت، تاثیر مثبتی روی کسبوکار میگذارد. با استفاده از این نوع داشبورد میتوانید اطلاعات را از پلتفرمهایی که بیزینستان با آن مرتبط است جمع آوری کنید. بعد یک نمای تصویری از این اطلاعات میدهد.
6. داشبورد مدیرعامل
مدیر عامل باید بداند هر استراتژی بازاریابی، مثل تبلیغات تلویزیون، بنر، شبکههای اجتماعی و سئو، نتیجه داده است یا خیر. این داشبورد کمک میکند بفهمید چه چیزی روی ROMI تاثیر دارد. جدا از آن معیارهای کلیدی و حیاتی را برایتان ردیابی میکند. این کار تایم مدیر عامل را تا حد زیادی خالی میکند و سرعت و کیفیت تصمیم گیری را بالا میبرد.
7. داشبورد عملکرد فروش
این داشبورد ابزاری مناسب برای حذف و از بین بردن موانع سر راه رشد کسبوکارتان است. به زبانی سادهتر راه رشد را برای بیزینس هموار میکند. این داشبورد ابزارهای مختلف مثل گوگل آنالیتیکس، تبلیغات فیس بوک و دیگر ابزارها را با هم ادغام میکند و اطلاعاتشان را در اختیار شما قرار میدهد. این داشبورد میگوید عملکرد فروش شما و رقبایتان به چه شکل است. به زبانی سادهتر راه تحلیل رقبا و الهام گرفتن از آنها را برایتان هموار میکند. مثلا نرم افزار CRM یک نمونه داشبورد عملکرد فروش در اختیار شما قرار میدهد که میتوانید به کمک آن متوجه شوید چقدر به تارگت فروشتان نزدیک شدهید.
8. داشبورد کسبوکارهای کوچک
داشبورد بیزینس کوچک میتواند به طور قابل توجهی دیدتان را باز کند. جدا از آن با ردیابی دقیق دادهها و افزایش همکاری موثر در شرکت، روی کسبوکارتان تاثیر مثبتی میگذارد. وقتی یک مکان واحد برای گزارش درباره همه چیز بیزینستان دارید، میتوانید تصمیمات بهتری بگیرید. این کار سرعتتان را هم بیشتر میکند. این داشبورد همهی متریکهای را نشان میدهد.
9. داشبورد مالی
اوایل، مدیریت منابع مالی برای مدیران ساده است؛ ولی بعد از بزرگ شدن شرکت فردی را فقط برای این کار استخدام میکنند. در اکثر مواقع این فرد به تنهایی نمیتواند همهی کارها را انجام دهد. افرادی که در شرکتهای بزرگ یا پرفروش کار میکنند، این موضوع را به خوبی درک میکنند. افرادی که در این زمینه فعالیت دارند، میدانند پیگیری درآمد، وامها، سرمایه در گردش، حقوقها و بقیه KPIها چقدر سخت است. این داشبورد همهی این اطلاعات را در یک جا برای شما جمع میکند و نشان میدهد.
معیارهای داشبورد مدیریتی موثر
برای اینکه داشبورد مدیریتی مناسب و موثری داشته باشید، لازم است به چند نکته توجه کنید. چندین معیار وجود دارد که لازم است در داشبورد مدیریتیتان باشند. در زیر مهمترین این معیارها را آوردیم:
1. تصاویر مناسب
تصاویر میتوانند اطلاعات را خلاصه کنند. تجربه نشان داده محتوای بصری قابل درکتر و جذابتر است. سعی کنید در داشبورد مدیریتی از جدول و نمودارها استفاده کنید که سرعت و کیفیت تصمیم گیری را هم بالا میبرند و نمای داشبورد را جذاب و زیبا میکنند.
2. استفاده از رنگ و ساختارهای زیبا
کارمندان و افراد هر آماری را در گزارشهایتان نمیخوانند. چون حوصله خواندن این همه آمار را ندارند. ولی یک نگاه به همهی متن میاندازند و بعضی وقتها یک تیکه از آن را میخوانند. برای همین سعی کنید محتوا را جوری بنویسید که با نحوه خواندن افراد مطابقت داشته باشد. برای این کار میتوانید از سه تکنیک زیر استفاده کنید:
- تکنیک چراغ راهنما: از نمادهای قرمز، سبز و ایموجی برای جلب توجه افراد به معیارهای ضروری و مهم استفاده کنید. گزارشهای مرتبط به هم را به یک رنگ نمایش دهید و در زیر نمودارها معنی رنگها را بنویسید. مثلا بگویید گزارشهای ماه مهر همگی به رنگ نارنجی هستند.
- استفاده از فراخوان: اطلاعات یا مجموعهای از نمودارها را با استفاده از فراخوانها خلاصه کنید.
- اضافه کردن بخش ساختاری: این کار کمک میکند هر نمودار را برای درک بهتر خلاصه کنید و نمیگذارد چیزی از محتوایتان از دید مشتری پنهان بماند.
3. استفاده از معیارهای مناسب
به نظرتان کدام آمار مفیدتر است:
- در این ماه 80 مشتری جدید ثبت نام کردند.
- در این ماه 80 مشتری ثبت نام کردند که نسبت به ماه گذشته 34% و نسبت به میانگین نرخ ثبت نام 18% افزایش یافته است. در ادامه تعداد مشتریان ثبت نامی میانگین و در ماه گذشته را هم بنویسید.
بدون شک مورد دوم بهتر است و اطلاعات بیشتری در اختیار مدیران قرار میدهد. مدیر با خواندن مورد اول نمیداند خوشحال باشد یا ناراحت. چون نمیداند پیشرفت کرده یا پسرفت. استفاده از معیارهای مناسب باعث افزایش کارایی و عملکرد داشبورد مدیریتی میشود.
4. توصیه عملی بر اساس داده
بعد از اینکه از نمودارها برای بیان دادهها و آمار استفاده کردید، لازم است به مدیرتان توصیههایی بکنید. خیلی از مدیران آنقدر درگیر هستند و فکرشان مشغول است که نمیدانند چه کاری با دادهها انجام دهند.
عملکردهای اصلی داشبورد مدیریتی
عملکردهای اصلی داشبورد مدیریتی به گونهای طراحی شدهاند که مدیران و تیمها بتوانند تصمیمات سریع، دقیق و آگاهانه بگیرند. مهمترین عملکردها عبارتاند از:
1.نمایش شاخصهای کلیدی عملکرد (KPI)
جمعآوری و نمایش معیارهای مهم کسبوکار در یک نگاه برای ارزیابی عملکرد تیمها و پروژهها.
2. نظارت بر عملکرد تیمها و پروژهها
بررسی پیشرفت فعالیتها، نرخ تحقق اهداف و میزان موفقیت بخشها به صورت لحظهای.
3. تحلیل دادهها و پیشبینی آینده
تحلیل روندها و دادهها برای پیشبینی عملکرد آینده و برنامهریزی بهتر.
4. شناسایی مشکلات و موانع
کشف نقاط ضعف و مشکلات عملیاتی در زمان مناسب تا بتوان آنها را سریع حل کرد.
5. تصویرسازی و گزارشدهی بصری
ارائه دادهها به صورت نمودار، جدول، نمودار خطی، نقشه یا دیگر اشکال تصویری برای درک آسان و سریع.
6. ترکیب دادهها از منابع مختلف
ادغام اطلاعات از بازاریابی، فروش، مالی، تولید و سایر واحدها در یک مکان واحد.
7. پشتیبانی از تصمیمگیری عملیاتی و استراتژیک
ارائه توصیهها و اقدامات پیشنهادی براساس دادهها برای تسهیل تصمیمگیری مدیران.
8. افزایش بهرهوری و صرفهجویی در زمان
حذف نیاز به گزارشگیری دستی و دسترسی سریع به اطلاعات مهم برای تصمیمگیری سریعتر.
9. پایش مداوم و بهبود مستمر
امکان رصد و پایش مداوم شاخصها و عملکردها، با جمعآوری بازخورد و دادهها.
10. پیشگیری و مدیریت ریسک
شناسایی خطرات و ریسکهای بالقوه برای اقدامات پیشگیرانه و کاهش ریسکهای مالی، عملیاتی یا بازاریابی.
شاخصهای سنجش عملکرد روی داشبورد مدیریتی
شاخصهای مهم هر داشبورد مدیریتی عبارت است از:
1. داشبورد پروژه
در داشبورد پروژه، شاخصهایی مانند میزان پیشرفت پروژه و زمانبندی تحقق مراحل اهمیت بالایی دارند، زیرا به شما نشان میدهند که پروژه در چه مرحلهای است و آیا طبق برنامه پیش میرود یا خیر.
2. داشبورد CMO یا بازاریابی
این داشبورد بر روی موفقیت کمپینها و فعالیتهای بازاریابی تمرکز دارد. نرخ تبدیل نشان میدهد چه تعداد از مخاطبان به مشتری تبدیل شدهاند و بازده سرمایه بازاریابی (ROMI) میزان اثرگذاری هزینههای بازاریابی را مشخص میکند.
همچنین شاخصهایی مانند ترافیک وبسایت و شبکههای اجتماعی، تعداد سرنخهای جدید و نرخ بازشدن و کلیک ایمیلها (Email Open & Click Rates) به شما کمک میکنند استراتژیهای بازاریابی دیجیتال خود را بهینه و تصمیمات سریعتری بگیرید.
3. داشبورد تجاری یا کسبوکار
در داشبورد تجاری، شاخصهای مالی و عملیاتی مانند میزان فروش و درآمد، سود خالص و حاشیه سود، رشد فروش نسبت به دوره گذشته، تعداد مشتریان فعال و شاخص رضایت مشتری (CSAT/NPS) اهمیت دارند. این شاخصها به شما تصویر جامعی از وضعیت کسبوکار میدهند و کمک میکنند تصمیمات استراتژیک مبتنی بر داده بگیرید و نقاط ضعف و فرصتها را شناسایی کنید.
4. داشبورد SaaS
داشبورد SaaS به مدیران شرکتهای نرمافزاری و خدمات مبتنی بر اشتراک کمک میکند تا معیارهای حیاتی مانند درآمد ماهانه تکراری (MRR)، هزینه جذب مشتری (CAC)، ارزش طول عمر مشتری (CLV)، نرخ ریزش مشتری (Churn Rate) و تعداد کاربران فعال روزانه/ماهانه (DAU/MAU) را رصد کنند.
5. داشبورد عملکرد فروش
این داشبورد بر عملکرد تیم فروش تمرکز دارد. شاخصهایی مانند تعداد معاملات بسته شده، میانگین ارزش معامله، درصد رسیدن به تارگت فروش و تحلیل عملکرد رقبا به تیم فروش کمک میکنند نقاط قوت و ضعف خود را شناسایی کرده و فرآیند فروش را بهینه کنند.
6. داشبورد مالی
داشبورد مالی، وضعیت منابع مالی و جریان نقدی شرکت را نشان میدهد. شاخصهایی مانند درآمد و هزینهها، نقدینگی و جریان وجوه، سود ناخالص و خالص، سرمایه در گردش و میزان بدهی و طلبها به مدیران کمک میکنند تا منابع مالی را بهینه مدیریت کنند، مشکلات نقدینگی را پیشبینی و از هدررفت منابع جلوگیری کنند.
7. داشبورد مدیرعامل
این داشبورد شاخصهای کلیدی تمام بخشها را در یک نگاه ارائه میدهد. مدیرعامل با بررسی رشد درآمد و سود شرکت، بازده سرمایه (ROI)، رضایت مشتری و عملکرد تیمها، وضعیت پروژهها و ریسکهای کلیدی، میتواند تصمیمات استراتژیک و فوری بگیرد.
کلام آخر
مدیریت کسبوکارها اوایل آسان است؛ولی با افزایش میزان فروش، مشتری و کارمندان این کار هم سخت میشود. برای غلبه بر سحتی کار مدیریت، لازم است بعضی از کارها را اتوماسیون کنید. این کار کمک میکند در زمان صرفه جویی کنید. داشبوردها بهترین و تنها ابزار برای این کار هستند. با استفاده از داشبورد مدیریتی دیگر چیزی یادتان نمیرود چون خیلی چیزها را به صورت خودکار انجام میدهد و پیگیری میکند و مواردی را به شما یادآوری میکند.
سوالات متداول
داشبورد مدیریتی چیست؟
داشبورد مدیریتی یک اصطلاح کلی است که برای انواع ابزارهای اتصال داده به کار میرود و تمام KPI های کسبوکار را در یک جا جمع میکند.
معیارهای یک داشبورد مدیریتی موثر چیست؟
داشتنِ تصاویر مناسب، استفاده از رنگ و ساختارهای زیبا، به کار بردن معیارهای مناسب و ارائه توصیههای عملی مبتنی بر داده، از جمله موارد ضروری برای یک داشبورد مدیریتی مناسب است.
