آنبوردینگ (Onboarding) صحیح تفاوت زیادی در تجربه‌ی کارمند جدید و موفقیت او ایجاد می‌کند. هرچه کارمندانتان زودتر در جریان فرایندها قرار بگیرند، کارشان را بشناسند و مشارکت کنند، زودتر احساس راحتی و ارزشمندی می‌کنند.
استقبال اولیه، کاغذبازی منابع انسانی، درک انتظارات شغلی و غیره، فرایند آنبوردینگ را واقعاً خسته کننده می‌کنند. در صورت عدم مدیریت صحیح ممکن است نرخ جابجایی کارکنان افزایش یابد. تنها از طریق آنبوردینگ مطمئن می‌شوید که کارمندان جدید در شرکت شما باقی خواهند ماند و پیشرفت خواهند کرد.
از آنجایی که آنبوردینگ در آموزش خدمات مشتریان به تیم فروش و پشتیبانی مشتریان اهمیت زیادی دارد، لازم است یکبار به طور مفصل درباره آنبوردینگ کارمندان صحبت کنیم.
آنبوردینگ چیست؟
آنبوردینگ یا هماهنگ سازی فرآیندی است که طی آن یک کارمند جدید با مکانیزم کاری یک شرکت یا سازمان آشنا می‌شود. اما این موضوع در عمل بسیار پیچیده‌تر از یک آشنایی است. آنبوردینگ در طول مراحل استخدام شروع می‌شود و می‌تواند تا اولین سال حضور فرد در سازمان ادامه یابد.
آنبوردینگ موفق اطلاعات کلیدی و زمینه مهمی را برای کارکنان در بخش‌هایی مانند نقش معین آنها، سیاست‌های شرکت، فرهنگ شرکت و فرایندها و سیستم‌های تجاری فراهم می‌کند.
یک برنامه آنبوردینگ خوب شامل سه حوزه اصلی می‌شود:
- آنبوردینگ سازمانی: نحوه کار همه چیز، فرهنگ شرکت، ماموریت و فرایندها و غیره
- آنبوردینگ فنی: انتظارات شغلی، اهداف، تعاریف موفقیت و غیره
- آنبوردینگ اجتماعی: ایجاد حس مجموعه بودن، ارتباطات بین فردی، ایجاد اعتماد بین اعضای تیم و غیره
آنبوردینگ موفق، دانش لازم درخصوص محل کار و نحوه فعالیت را در اختیار افراد قرار می‌دهد.
تا به اینجای کار متوجه شدیم که آنبوردینگ چیست و انواع آن شامل چه حوزه‌هایی می شود. اما چرا همسوسازی یا آنبوردینگ مهم است؟!
اهمیت آنبوردینگ
کارفرمایان گاهی آنبوردینگ را با توضیح مختصر و گفتگو با استخدام شده‌های جدید سرهم می‌کنند؛ اما تیم منابع انسانی و مدیران امروزی می‌دانند که این یک رویکرد موثر یا پایدار نیست و در بلندمدت به شرکت ضرر می‌رساند. اگر می‌خواهید موفق شوید و استخدامی‌های جدیدتان را هم به موفقیت برسانید، به یک آنبوردینگ مناسب نیاز دارید.
مزایای آنبوردینگ
1. جذب آسان استعدادهای برتر
یکی از مسائل اصلی پیش روی کسب و کارهای امروزی، توانایی جذب استعدادهای برتر است. برای جذب کارکنان با استعداد، شرکت‌ها باید از قبل یک برند معتبر ایجاد کنند. حتی وقتی که کارمند بالقوه به وب‌سایت شرکت شما سر می‌زند، ارزش‌های شما یا حتی ظاهر اعضای تیم در وب سایت را مشاهده می‌کند هم بسیار مهم است. چرا که 79٪ از افراد جویای کار، قبل از ارسال درخواست استخدام، ماموریت و اهداف شرکت را در نظر می‌گیرند(منبع).
2. افزایش نرخ حفظ افراد استخدام شده
بر اساس تحقیقات Glassdoor، سازمان‌هایی که فرایند آنبوردینگ صحیح دارند، نرخ حفظ استخدامی‌های جدید را تا 82٪ بهبود می‌بخشند (منبع).
از دست دادن کارکنان تازه استخدام شده هزینه زیادی برای کسب‌وکار به همراه دارد. شما باید تمام تلاش خود را انجام دهید تا مطمئن شوید که پول و وقت به خوبی هزینه شده است (منبع).
3. افزایش بهره وری با آنبوردینگ
هنگامی که یک کارمند به سرعت می‌فهمد که برای موفقیت چه چیزی لازم است – و از ابزار و دانش مناسب برای این کار برخوردار است – می‌تواند بلافاصله مشارکت خود را شروع کند. کارکنان جدید زمان کمتری را برای فهمیدن نحوه عملکرد ابزارها می‌گذارند و زمان بیشتری را برای انجام کار صرف می‌کنند. این یک نتیجه برد-برد است.
4. افزایش رشد کسب و کار
همسوسازی موفقیت‌آمیز، باعث می‌شود که کارکنان جدید احساس کنند سطح تعامل بالاتری دارند. آنبوردینگ به شکل‌گیری و پرورش یک رابطه حمایتی و قابل اعتماد بین یک کارمند جدید و مدیر می‌انجامد و به آنها نشان می‌دهد که شرکت به کارکنان خود متعهد است.
این سطح بالای مشارکت، سطوح بالاتری از سودآوری را به وجود می‌آورد.
فرآیند آبنوردینگ کارکنان چگونه انجام می‌شود؟
1: اطمینان حاصل کنید که کاغذبازی کامل انجام شده است
آنبوردینگ‌های درست، قبل از اولین روز فعالیت کارمند شروع می‌شوند. به جای این که انبوهی از کاغذ را روی میز شخص بگذارید، هرگونه اسناد و مدارکی را که می‌توانند به صورت الکترونیکی امضا و ثبت شوند، از قبل برای کارکنان جدید ارسال کنید.
این امر به آنها کمک می‌کند تا با شرکت تعامل داشته باشند و طرز کار آنها را بشناسند. هیچ کس نمی‌خواهد در اولین روز کاری جدید با پر کردن تعدادی کاغذ مضطرب یا کسل شود.
2: ایجاد یک پروفایل کارمندی در نرم افزار منابع انسانی
اگر اسناد ذکر شده در بالا باید از طریق یک نرم افزار منابع انسانی کارمند مانند BambooHR یا Workday یا Collage امضا شوند، این کار را در اسرع وقت انجام دهید. مگر آن که این مرحله را قبلاً انجام داده باشید.
حتی اگر از اپلیکیشن‌های حضور و غیابی مانند اتنسی استفاده می‌کنید هم این پروسه‌ی آنبوردینگ را پیش ببرید.
3: ارائه دسترسی‌های لازم به کارمند جدید
می‌توانید این فرایند آنبوردینگ نیروی جدید را قبل از اولین روز کاری انجام دهید و از حساب ایمیل جدید برای برقراری ارتباط با آنها در طول مراحل آنبوردینگ استفاده کنید. لیستی از همه ابزارها و نرم افزارهایی که کارمندان جدید نیاز دارند تهیه کنید و مطمئن شوید که دسترسی آنها از قبل یا در اولین روز کاری فراهم شده است.
4: آماده کردن محل کار کارمند جدید
بخشی از روند همسوسازی این است که انتقال فیزیکی کارمند به دفتر را تا آنجا که ممکن است آسان کنید. به آنها اطلاع دهید که کجا می‌توانند پارک کنند، چگونه وارد ساختمان شوند (کارت ورودی و غیره) و میزشان را برای آنها آماده کنید. لوازم اداری مورد نیاز مانند دفترچه و خودکار تهیه کنید. صندلی و کامپیوتر آنها را تنظیم کنید. همچنین اتصال کامپیوتر آنها به اینترنت و چاپگر اداری را قبل از شروع چک کنید.
5: تنظیم آموزش‌های ضروری در پروسه آنبوردینگ
در حالی که بیشتر این موارد بسته به شغل متفاوت است (و تحت حوزه فنی فرآیند همسوسازی قرار می‌گیرد)، اما همیشه آموزش فرهنگ سازمانی را اجرا کنید. به عنوان مثال همه کارکنان جدید دیدار باید این موارد را انجام دهند:
- آموزش اولیه با مدیرعامل شرکت
- آموزش امنیت و حفظ حریم خصوصی
- آموزش نحوه کار با برنامه CRM
- آموزش فرآیندهای متداول شرکت
6: برنامه‌ای برای اولین روز ارائه دهید
یکی از استرس‌زاترین چیزها در مورد اولین روز کاری این است که ندانید چه چیزی در انتظار شماست. با ارائه برنامه روز اول به کارمند جدید خود، هر گونه نگرانی را برطرف کنید.این برنامه می‌تواند شامل اطلاعاتی مانند:
- چه ساعتی سر کار باشند و زمان کاری چه ساعتی به پایان می‌رسد.
- هنگامی که برای اولین بار به دفتر می‌آیند باید با چه کسی هماهنگ شوند.
- چند ساعت اول آنها چگونه خواهد بود.
- مکان و زمان حضور در ناهار تیمی
اولین روز در یک کار جدید با سوالات زیادی همراه است، اما یک برنامه مشخص تا حد زیادی به آنها کمک می‌کند احساس راحتی کنند.
7: محتوای خواندنی مرتبط فراهم کنید
مابین زمان ملاقات با اعضای جدید تیم و عادت به یک دفتر جدید، مطالعه می‌تواند برای کارکنان جدید کمی آرامش‌بخش باشد.
نسخه‌های چاپ شده از خط مشی‌های شرکت، راهنمای فرهنگ شرکت و هرگونه راهنمای سبک مربوطه (کپی رایت یا دیزاین) را برای خواندن آماده داشته باشید. اواخر هفته زمان مشخصی را تنظیم کنید تا اسناد و مدارک را با کارمند در میان بگذارید تا هر گونه سؤال یا نگرانی را در میان بگذارد.
8: به کارکنان مسائل فنی را آموزش دهید.
علاوه بر تمام آموزش‌های شرکت، آموزش‌های خاصی را برای نقش آن فرد در سازمان فراهم کنید. این آموزش ممکن است توسط مدیر یا سایر اعضای سازمان که با آنها همکاری نزدیک دارند، هدایت شود. همچنین با کارمند همکاری کنید تا اهداف واضح و قابل دستیابی را مطابق با اهداف شرکت ایجاد کند.
9: در فرآیند آنبوردینگ، به مسائل اجتماعی توجه ویژه‌ای داشته باشید.
در هنگام ورود کارمند جدید، به همه کارکنان اطلاع دهید و او را معرفی کنید. یک ایمیل ارسال کنید یا یک پیام بفرستید یا او را شخصا معرفی کنید. یک دوست همکار به او معرفی کنید تا در صورت نیاز، سوالاتش را از او بپرسد. همچنین باید جلساتی بین نیروی استخدامی جدید و همکاران اصلی و کلیدی تدارک ببینید. این جلسات ممکن است شامل حضور مدیران بخش‌های دیگر، افرادی که اغلب با آنها کار خواهند کرد و یا اعضای مهم شرکت باشد.
نکات کاربردی درباره آنبوردینگ
اکنون که می‌دانید برای کار موثر در کارکنان جدید باید چه کار کنید، بیایید در مورد نحوه انجام آنبوردینگ صحبت کنیم. در اینجا به برخی از بهترین روش‌ها برای اطمینان از استفاده حداکثری از برنامه آنبوردینگ اشاره می‌کنیم.
سازمان را در اولویت قرار دهید
فرد استخدام شده جدید به دنبال راهنمایی شما خواهد بود، بنابراین مهم است که شرایط را سازماندهی و کنترل کنید. مثلاً اگر یک جلسه معارفه با تیم دیگری برنامه‌ریزی کرده و آن را فراموش کردهاید یا چیزی را آماده نکرده‌اید، کارمند جدید احساس سردرگمی و ناراحتی می‌کند. اگر دارید چندین کار را باهم مدیریت می کنید، پیام اشتباهی را به کارمند جدید منتقل می‌کنید. یک نفس عمیق بکشید، مطمئن شوید که تقویم شما به روز است و به کارمند جدید نشان دهید که همه چیز تحت کنترل شماست.
کارمند جدید را خسته نکنید
یکی از اهداف اصلی آنبوردینگ افزایش کارایی کارمند جدید در سریع‌ترین زمان ممکن است. اگر بلافاصله آنها را غرق اطلاعات یا وظایف کنید، این اتفاق نخواهد افتاد.
توصیه می‌شود برخی از کارهای ساده را از قبل تعیین کنید. در ابتدای فعالیت هیچ کاری را با ضرب‌الاجل نخواهید. چند روز اول کار جدید اغلب صرف یادگیری اطلاعات مفید می‌شود، بنابراین از افزودن فشار کاری خودداری کنید.
بازخورد بخواهید
به یاد داشته باشید: روند استخدام کردن کارمند شما قطعی نیست. همانطور که شما برنامه آنبوردینگ خود را روی کارکنان بیشتر و جدیدتری اعمال می‌کنید، می‌توانید آن را به طور مداوم به‌روزرسانی کرده و شکل دهید. برای انجام این کار به طور موثر، از تمام کارکنان جدید به صورت شفاهی در طول بازرسی‌های هفتگی و همچنین در پایان دوره کارآموزی آنها بازخورد بخواهید.
برخی از سوالاتی که می‌توانید در هنگام درخواست بازخورد بپرسید:
- چه کاری را می‌توانستیم در طول هفته اول به روش متفاوتی انجام بدهیم؟
- آیا نقشه همانی بود که انتظار داشتید باشد؟ چه تفاوت‌هایی وجود دارد؟
- آیا احساس می‌کنید که آموزش کافی با نرم افزارها و ابزارهای مربوطه دریافت کردهاید؟
- آیا احساس می‌کنید که از شما به خوبی استقبال شده و در فرهنگ شرکت جا افتاده‌اید؟
- برخی از موانعی که در حال حاضر با آن مواجه هستید کدام‌اند؟
- انتظار داشتید در طول فرایند استخدام چه کاری به گونه متفاوتی انجام می‌شد؟
نقش‌ها و مسئولیت‌ها را مشخص کنید
در رابطه با مواردی مثل کارت‌های دسترسی، ID کارمندان، کامپیوتر، نرم‌افزارها و اجازه دسترسی به بخش‌های مختلف از همان ابتدا، واضح و دقیق توضیح دهید. برای کارمند جدید توضیح دهید که دقیقا باید چه کار کند و از همکارانش چه انتظاری داشته باشد.
مدت زمان ایده‌آل برای آنبوردینگ کارمند چقدر است؟
طبق بررسی‌ها متوجه شده‌ایم که اکثر نیروهایی که تازه استخدام می‌شوند، چیزی بین دو تا پنج ساعت آنبوردینگ می‌شوند. این مدت زمان صرف این می‌شود که کارمند قراردادها را امضا کند و به سایر اعضای تیم معرفی شود. با این حال، آنبوردینگ واقعی از زمانی شروع می‌شود که این کارها تمام شود.
یک برنامه آنبوردینگ معمولی، چیزی بین 30 تا 90 روز یا حتی یک سال طول می‌کشد. در این مدت، تمام کارهای ذکر شده در فرآیند آنبوردینگ در یک محیط حمایتگر انجام می‌شود.
در حالت ایده‌آل، آنبوردینگ به محض عقد قرارداد کارمند، آغاز می‌شود. طی هفته اول کاری از کارمند بخواهید وارد پلتفرم‌های مورد استفاده شرکت شود تا بتواند با کارکنان دیگر ارتباط بگیرد. همچنین این کار کمک می‌کند بهتر با کارمندان و اسامی آنها آشنا شود، از اخبار شرکت مطلع گردد و در رویدادهای اجتماعی و فرهنگی سازمان شرکت کند.
بهترین برنامه برای آنبوردینگ به این صورت است:
- روز اول تا هفته اول: اطمینان از موافقت کارمند و آشنا کردن او با پستش
- هفته اول تا سه ماه اول: آموزش به کارمند برای انجام کارش. آشنا کردن او با همکاران و کمک به او برای درک فرهنگ سازمان.
- سه ماه تا شش ماه: ارزیابی عملکرد کارمند و اطمینان از اینکه تمام چیزهای لازم برای انجام کارش را در اختیار دارد. بازخورد گرفتن از کارمند و تشویق او به مشارکت و همکاری.
- شش ماه تا یک سال: طی این مدت کارمند باید با نقشش و شرکت به خوبی آشنا شده باشد. او باید خودش را با فرهنگ سازمانی و شرایط کار در شرکت وفق داده باشد.
رویکردهای نوآورانه آنبوردینگ
بااستفاده از رویکردها و روش‌های مختلف متناسب با سازمان و منابع موجود، می‌توان یک برنامه آنبوردینگ خوب را اجرا کرد. بعضی از کارآفرینان از روش‌های نوآورانه، مثل بازی، ویدئو و تیم‌سازی استفاده می‌کنند تا به افراد جدید هیجان بدهند. همچنین تلاش می‌کنند تا مطمئن شوند این افراد می‌توانند به اهداف‌شان برسند.
مثلا فیسبوک یک قانون 45 دقیقه‌ای دارد که مفهومش این است تمام کارکنان می‌توانند ظرف 45 دقیقه کارشان را شروع کنند، چون تمام سیستم‌ها و دستگاه‌هایشان، قبل از اولین روز کاری آنها نصب و راه‌اندازی شده است.
بهترین ابزارهای آنبوردینگ چیست؟
نرم‌افزار و منابع آنبوردینگ کارکنان را در نظر بگیرید که بزرگترین متحدان شما در این مأموریت هستند تا بهترین تجربه استخدام را داشته باشید. برخی از شرکت‌های تولیدکننده نرم افزار، ابزارهای آنبوردینگی را معرفی کرده‌اند که بار لجستیک منابع انسانی را از دوش شما کم کنند. دو نمونه را ببینیم.
Caroo
Caroo فرآیند پذیرش شما را از طریق ارائه یک پلتفرم مراقبت از کارمندان ارتقا می‌دهد که امکان معرفی استخدام‌های جدید با کیت‌های خوش‌آمدگویی و بسته‌های پشتیبانی کار در منزل را فراهم می‌کند. آنها از ترکیبی از همسویی، امکانات اداری مفید و حتی برنامه ریزی میان‌وعده‌های سالم استفاده می‌کنند تا کارمندان از همان روز اول تجربه‌ای استثنایی داشته باشند.
Bambee
Bambee می‌تواند شما را به کارشناسان منابع انسانی ماهر وصل می‌کند که می‌توانند به شما در توسعه و اصلاح فرآیند پذیرش‌تان کمک کنند و در عین حال درک و اجرای مقررات استخدامی را آسان می‌کند.
Sapling
Sapling همه چیز در مورد افرادتان است. به عنوان یک پلتفرم عملیاتی کارمندان، Sapling این امکان را به شما می دهد که گردش کار کارکنان را خودکار کنید و روی ایجاد یک تجربه مثبت در اعضای سازمان تمرکز کنید و نگران نحوه نگهداری داده‌های مهم کارکنان نباشید.
نتیجه‌گیری
دوره آنبوردینگ مهم‌ترین زمان در رابطه بین کارکنان و سازمان است. ضروری است که متخصصان و مدیران منابع انسانی با هم کار کنند تا اولین تأثیر مثبت را ایجاد کنند. هم شما و هم کارمند جدید برای برقراری این رابطه جدید از چند مرحله عبور کردهاید. با انجام فرآیند درست همسوسازی، می‌توانید مطمئن شوید که این رابطه از خشت اول به درستی بنا می‌شود. به نظر شما برای طراحی و اجرای یک برنامه آنبوردینگ یا همسوسازی کارکنان جدید چه راه‌هایی را می‌توان پیش برد؟ نظراتتان را با ما درمیان بگذارید.
سوالات متداول آنبوردینگ
آنبوردینگ چیست؟
فرآیند آشنایی یک کارمند جدید با شرکت و فرهنگ آن و همچنین استفاده از ابزارها و اطلاعات مورد نیاز برای تبدیل شدن به یک عضو سازنده در تیم، آنبوردینگ یا همسوسازی کارمند است.
آنبوردینگ شامل چه کارهایی می‌شود؟
همانطور که در مقاله توضیح دادیم، همسوسازی فرایند پیچیده‌ای است اما می‌توان یک ایمیل خوش‌آمد گویی شامل مدارک استخدام و اسناد فرهنگ شرکت با یک متن مختصر برای کارمند جدید فرستاد. این کار معمولاً با یک تماس تلفنی برای بررسی فرم‌ها، تعیین انتظارات و آشنایی کارمند با فرآیند دنبال می‌شود.
فرایند آنبوردینگ چقدر باید زمان ببرد؟
طبق یک اجماع نظر بین متخصصان منابع انسانی، همسوسازی کارمند جدید حداقل تا 3 ماه باید انجام شود. هرچند بعضی تحقیقات نشان می‌دهد شرکت‌ها برای حفظ کارمند جدید خود می‌توانند تا یک سال برای آنبوردینگ وقت بگذارند.
مقاله جالبی بود. ممنون
سلام. سپاس از همراهی شما.