مدیریت داده چیست؟ چرا مدیریت داده برای سازمان اهمیت دارد؟ انواع Data Management

هر صاحب کسب‌وکاری باید با مدیریت داده آشنایی داشته باشد. عامل اصلی حفظ مزیت رقابتی در هر صنعت داده محور، مدیریت داده‌های سازمان است. فرآیند مدیریت داده شامل ترکیبی از عملکردهای مختلف می‌شود که هدف آنها اطمینان از داشتنِ داده‌های دقیق، درست و در دسترس در سازمان است.
 

مدیریت موثر داده، بخش ضروری استقرار سیستم‌های IT، اجرای اپلیکیشن‌های کسب وکار و ارائه اطلاعات تحلیلی برای کمک به تصمیم گیری‌ها و برنامه‌ریزی استراتژیک توسط مدیران شرکت، مدیران کسب‌وکار و سایر کاربران نهایی است. برای مدیریت صحیح داده‌ها باید روی ابزارهای مدیریت داده سرمایه‌گذاری کنید.
در این مقاله قصد داریم توضیح کامل و جامعی درباره مدیریت داده بدهیم. اول از همه بیایید به طور دقیق مدیریت داده را تعریف کنیم.
 

داده چیست؟

داده، اطلاعاتی است که به شکلی موثر برای بهبود یا پردازش درآمده است. در رابطه با کامپیوتر و رسانه‌ها، داده، اطلاعاتی است که به شکل دیجیتال باینری تبدیل شده است. در علوم، اصطلاح داده به مجموعه‌ای از حقایق گردآوری شده اشاره دارد.
 

انواع داده

با پیشرفت وب و تلفن‌های هوشمند، موجی از داده‌های دیجیتال ایجاد شد. برخی از مهم‌ترین انواع داده عبارت است از:

• داده‌های ساختارنیافته: اکنون داده شامل مقادیر بزرگ داده‌های ساختارنیافته، از جمله تکست، متن شنیداری و اطلاعات ویدئویی می‌شود.
• داده‌های مصنوعی: هوش مصنوعی می‌تواند داده‌های مصنوعی تولید کند. این داده‌ها به آموزش AI و مدل‌های یادگیری ماشینی، تست نرم افزار و مدلسازی پیش بینی کننده کمک می‌کنند.
• داده‌های بزرگ: اصطلاح داده‌های بزرگ بیانگر داده‌هایی است که در دامنه پتابایت یا بیشتر قرار دارند.

مدیریت داده چیست؟

به فرایند جمع آوری، سازماندهی، حفاظت و ذخیره داده‌های یک سازمان مدیریت داده (Data Management) می‌گویند. این کار با هدف تجزیه‌و‌تحلیل و بهبود تصمیمات تجاری صورت می‌گیرد. از آنجایی که امروزه سازمان‌ها داده‌ها را با سرعت بی‌سابقه‌ای تولید و مصرف می‌کنند، استفاده از ابزارهای مدیریت داده برای درک حجم بالای داده‌ها ضرورت پیدا می‌کند. به عنوان یک سازمان داده محور وقتی از نرم افزارهای امروزی مدیریت داده استفاده کنید، یعنی همیشه داده‌هایی معتبر و به‌روز دارید تا بر اساس آن‌ها تصمیم‌گیری کنید. این نرم‌افزار به همه چیز (از تهیه داده‌ها تا فهرست نویسی، جستجو و مدیریت) کمک می‌کند.

انواع مدیریت داده

مدیریت داده‌ها چندین نقش را در محیط داده‌های یک سازمان ایفا می‌کند و عملکردهای اساسی را آسان‌تر و زمان برتر می‌کند. تکنیک‌های مدیریت داده شامل موارد زیر است:

• آماده سازی داده‌ها (Data preparation): برای تصفیه و تبدیل داده‌های خام به شکل و قالب مناسب برای تجزیه‌و‌تحلیل
• کانال انتقال داده (Data pipeline): انتقال خودکار داده‌ها را از یک سیستم به سیستم دیگر امکان پذیر می‌کند
• ETL (حروف اول سه کلمه استخراج، انتقال، بارگذاری) ساخته شده‌اند تا داده‌ها را از یک سیستم گرفته، تبدیل کرده و در انبار داده‌های سازمان بارگذاری کنند.
• کاتالوگ داده‌ها (Data catalogs) به مدیریت ابرداده‌ها کمک می‌کند تا تصویری کامل از داده‌ها ایجاد کنند، خلاصه‌ای از تغییرات، مکان‌ و کیفیت آن‌ها را ارائه می‌دهند و در عین حال یافتن داده‌ها نیز آسان می‌شود.
• انبار داده (Data warehouses) مکان‌هایی برای ادغام منابع مختلف دیتا هستند و یک مسیر مشخص را برای تجزیه و تحلیل داده‌ها ارائه می دهند.
• اداره داده‌ها (Data governance) استانداردها، فرایندها و سیاست‌هایی را برای حفظ امنیت و یکپارچگی داده‌ها تعریف می‌کند.
• معماری داده‌ها (Data architecture) یک رویکرد رسمی برای ایجاد و مدیریت جریان داده‌ها فراهم می‌کند.
• امنیت داده‌ها (Data security) از اطلاعات در برابر دسترسی غیر مجاز و فساد محافظت می‌کند.
• مدل‌سازی داده‌ها (Data modeling) جریان داده‌ها را از طریق یک اپلیکیشن یا تشکیلات مستند می‌کند.

اصول مدیریت داده چیست؟

طراحی فرآیند مدیریت داده می‌تواند کار سختی باشد، چون روی یک سری داده‌ها متمرکز است. در اینجا می‌خواهیم ببینیم اصول مدیریت داده چیست.
 

مدلسازی داده

اولین و مهم‌ترین اصل مدیریت داده، مدلسازی داده است. مدل‌سازی داده به معنای طراحی و ساختارهی منطقی به داده‌ها، ویژگی‌های آنها و روابط‌شان است. یک مدل داده بیانگر دارایی داده، ویژگی های واقعی آن، اندازه و نوع داده، محدودیت روابط دو یا چند داده و یکپارچگی داده‌هاست.
 

نقش و مسئولیت‌های داده

صاحبان کسب‌وکارها اغلب این اشتباه را می‌کنند که کاربران داده را مسئول مدیریت داده می‌دانند. اما در حقیقت، باید متخصصان داده‌ای را در سطوح مختلف شرکت‌تان مسئول این کار کنید. به این ترتیب مطمئن می‌شوید که تمام تلاش‌ها و سرمایه‌گذاری‌های شما برای مدیریت داده به هدر نرفته است.
 

برخی از مهم‌ترین نقش‌‌های داده در یک تیم داده، شامل مدیر ارشد داده، مباشر داده، نگهبان داده، مهندس داده و تحلیلگر داده می‌شود که هر کدام مسئولیت‌های مشخصی دارند.
 

طراحی سیستم داده

این هم یک جنبه مهم مدیریت داده است که کمک می‌کند بفهمید داده‌ها کجا و چگونه جمع آوری می‌شوند، ادغام شده و نگهداری می‌شوند تا از کاربرد حداکثری داده‌ها مطمئن شده و بدانید که کمترین مقدار داده از دست رفته است.
 

کیفیت داده

یکی از مهم‌ترین اصول مدیریت داده، مدیریت کیفیت داده است. وجود نقایص آشکار در مجموعه داده‌هایتان نشان می‌دهد که از روش‌های درست مدیریت داده استفاده نکرده‌اید. اگر تیم شما نتواند به داده‌هایی که دارد، اعتماد کند، این موضوع بر بهره‌وری و کارایی‌اش تاثیر می‌گذارد. برای جلوگیری از این موضوع، باید داده‌های ورودی را به خوبی بررسی کرده و از قیف داده عبور دهید تا مطمئن شوید که داده‌ها تمیز و استانداردسازی شده‌اند.
 

حاکمیت داده

عبارت حاکمیت داده به مجموعه‌ای از نقش‌ها، سیاست‌ها، گردش‌های کاری، استانداردها و معیارها اشاره دارد که از کاربرد موثر اطلاعات و امنیت آنها اطمینان می‌دهد و به شرکت این امکان را می‌دهد تا به اهدافش برسد.
 

آموزش داده

اگر اعضای تیم شما درک نکنند که سیستم داده شما چطور کار می‌کند، احتمالا نمی‌توانند به درستی از آنها استفاده کنند. برای بالا بردن سواد داده در بین اعضای تیم‌تان، باید همه چیز را مستندسازی کنید. سپس آن دانش را از طریق برنامه‌های آموزشی به تمام افراد انتقال دهید.
 

محافظت از داده‌ها

استراتژی‌های محافظت از داده شامل یک سری مقیاس‌های امنیتی مهم می‌شود. اصطلاح محافظت از داده به محافظت کردن از داده‌ها در مقابل از دست رفتن، آسیب دیدن یا خراب شدن اشاره دارد و اطمینان می‌دهد که داده‌ها همیشه در دسترس هستند.
 

مطابقت داده‌ها

استانداردهای مطابقت داده کسب‌وکارها را مجاب می‌کنند تا استراتژی‌های مدیریت داده‌هایشان را بازبینی کنند. طبق استانداردهای مطابقت داده، شرکت‌ها متعهد می‌شوند از داده‌های شخصی مشتریان محافظت کرده و اطمینان دهند که صاحبان داده‌ها حق دسترسی، تغییر یا پاک کردن داده‌های خود را دارند.

اهمیت مدیریت داده در کسب‌وکار

مدیریت داده‌ها اولین گام اساسی برای استفاده از داده‌ها در مقیاس بزرگ است. مدیریت داده بینش‌های مهمی را فراهم می‌کند، به مشتریان شما ارزش می‌دهد و نتیجه نهایی را بهبود می‌بخشد. با مدیریت داده‌های مؤثر، کارکنان یک سازمان به داده‌های ارزشمند و مورد اعتمادی دسترسی دارند که با جستجو در میان آن‌ها می‌توانند اقدامات موثرتری داشته باشند. برخی از مزایای مدیریت داده موثر عبارتند از:

رؤیت پذیری

مدیریت داده‌ها می‌تواند رؤیت‌پذیری دارایی‌های داده سازمان شما را افزایش دهد. این امر باعث می‌شود افراد بتوانند به سرعت و با اطمینان اطلاعات مناسب را برای تجزیه و تحلیل خود پیدا کنند. نمایان بودن داده‌ها سازماندهی و بهره‌وری شرکت را بیشتر می‌کند و به کارکنان اجازه می‌دهد داده‌های مورد نیاز را برای انجام کار خود بیابند.

پایایی

با مدیریت داده‌های سازمان، فرایندها و خط مشی‌های مناسبی برای استفاده و اعتمادسازی در داده‌ها ایجاد می‌کنید. این موضوع تصمیم‌گیری را آسان کرده و  خطاهای احتمالی را کاهش می‌دهد. با داده‌های معتبر و به روز، شرکت‌ها می‌توانند به طور مؤثرتر به تغییرات بازار و نیازهای مشتریان پاسخ دهند.

امنیت

مدیریت داده‌ها ـ با استفاده از ابزارهای احراز هویت و رمزگذاری ـ ریسک از بین رفتن، سرقت و نقض اطلاعات را کاهش می‌دهند. امنیت اطلاعات تضمین می‌کند که اطلاعات حیاتی شرکت پشتیبانی شده و در صورت عدم دسترسی به منبع اصلی قابل بازیابی است.

مقیاس پذیری

مدیریت داده‌ها به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا اطلاعات و موارد استفاده را با فرایندهای تکرارپذیر مقیاس‌بندی کنند تا داده‌ها و ابرداده‌ها به روز بمانند. هنگامی که فرآیندها به راحتی قابل تکرار هستند، سازمان شما می‌تواند از هزینه‌های غیر ضروری تکراری جلوگیری کند، مانند تحقیقاتی که کارمندان بارها و بارها انجام می‌دهند یا جستجوهای مکرر پرهزینه که نیازی به انجام آن‌ها نیست. نقش داده در سازمان‌ها به کمک سیستم‌های مدیریت داده تکمیل می‌شود؛ چرا که توانایی پاسخگویی به افزایش میزان بار کاری به نحوه مدیریت آن بستگی دارد.

مدیریت داده‌های سازمان و چالش‌ها

از آنجا که مدیریت داده نقش مهمی در اقتصاد دیجیتالی امروز دارد، مهم است که سیستم‌هایتان ـ برای برآوردن نیازهای داده سازمان شما ـ تکامل یابند. فرآیندهای سنتی مدیریت داده، مقیاس پذیری قابلیت‌ها را بدون به خطر انداختن اداره یا امنیت دشوار می‌کند. نرم افزارهای مدرن مدیریت داده باید این چالش‌ها را مدیریت کنند:

چالش 1: افزایش حجم داده‌ها

بخش‌های مختلف سازمان به داده‌های متفاوتی دسترسی داشته و نیازهای خاصی دارند. مدل‌های سنتی به فناوری اطلاعات نیاز دارند تا داده‌ها را برای هر مورد مصرف آماده کرده و سپس پایگاه داده‌ها یا فایل‌ها را نگهداری کند. هرچقدر داده‌های بیشتری را گرد‌آوری کنید، از آن‌ها بیشتر غافل می‌شوید و از محل و نحوه استفاده از آن‌ها بی‌اطلاع خواهید ماند.

چالش 2: نقش‌های جدید برای تجزیه‌و‌تحلیل

از آنجا که سازمان‌های امروزی به تصمیم‌گیری داده‌محور متکی هست، افراد بیشتری به داده‌ها دسترسی دارند و آن‌ها را تجزیه و تحلیل می‌کنند. این افزایش تعداد مشکلاتی مانند عدم یکپارچگی در دسته‌بندی و نامگذاری داده‌ها، ساختار داده‌ها و غیره را به وجود می‌آورد. به‌علاوه اگر زمان و تلاش زیادی برای تبدیل داده‌ها لازم باشد، تجزیه و تحلیل اتفاق نمی‌افتد و ارزش بالقوه آن داده‌ها کاهش یا از بین می‌رود.

چالش 3: الزامات انطباق

تغییر مداوم الزامات انطباق، اطمینان استفاده مردم از داده‌های مناسب را به چالش می‌کشد. همه باید در سریع‌ترین حالت ممکن بفهمند از چه داده‌هایی باید استفاده کنند یا نباید استفاده کنند. مانند اینکه چگونه و چه اطلاعات شخصی و قابل شناسایی (PII) جهت رعایت انطباق و مقررات حریم خصوصی جذب، ردیابی و نظارت می‌شود.

بهترین روش مدیریت داده سازمان

پیاده سازی بهترین روش‌ Data Management، چالش‌های مدیریت داده‌محور را رفع می‌کند. با یک استراتژی مدیریت داده موثر از داده‌های خود بیشترین بهره را می‌برید. برای اینکه استاندارد مدیریت داده را به درستی پیاده کنید باید چند گام زیر را در نظر داشته باشید:

1. اهداف کسب و کار خود را به وضوح مشخص کنید

اولین قدم شناسایی اهداف سازمان شما است. تعیین اهداف به تعیین روند جمع‌آوری، ذخیره، مدیریت، دسته‌بندی و تجزیه‌و‌تحلیل داده‌ها کمک می‌کند. وقتی اهداف تجاری‌تان را مشخص کنید، فقط داده‌های مرتبط را نگهداری و سازماندهی کرده و از شلوغی و عدم مدیریت نرم‌افزار مدیریت داده‌های خود جلوگیری می‌کنید.

2. روی کیفیت داده‌ها تمرکز کنید

شما یک سیستم مدیریت داده ایجاد می‌کنید تا داده‌های قابل اعتماد را در اختیار سازمان خود قرار دهید، بنابراین فرایندهایی را برای بهبود کیفیت آن داده‌ها تنظیم کنید. ابتدا اهدافی را برای ساده‌سازی، جمع‌آوری و ذخیره اطلاعات ایجاد کنید. تحت هیچ شرایطی بررسی‌های منظم را فراموش نکنید. این‌گونه داده‌ها به هیچ وجه منسوخ یا قدیمی نمی‌شوند و بر تجزیه‌و‌تحلیل تأثیر منفی نمی‌گذارند. همچنین باید قالب‌بندی نادرست یا ناسازگار، اشتباهات املایی و سایر خطاهایی را که بر نتایج تأثیر می‌گذارد، شناسایی کنید. وارد کردن درست داده‌ها، تنظیم اتوماسیون آماده‌سازی داده‌ها و غیره را هم به کارمندان آموزش دهید تا هیچ اختلالی پیش نیاید.

3. به افراد مناسب دسترسی بدهید

حفظ کیفیت داده‌ها سخت‌ترین بخش ماجرا است. افراد مناسب باید در هر زمان و مکانی به داده‌ها دسترسی داشته باشند. به جای صدور قوانین کلی برای همه افراد در شرکت، سطوح دسترسی تعیین کنید. یافتن تعادل مناسب بین راحتی و امنیت دشوار است؛ اما دسترسی درست اعضا به داده‌ها کلید جلوگیری از هدر رفت زمان و منابع است.

4. امنیت داده‌ها را در اولویت قرار دهید

داده‌ها باید به طور مناسب در داخل سازمان قابل دسترسی باشند، اما برای محافظت از داده‌ها در برابر افراد خارجی باید از آن‌ها محافظت کنید. نحوه مدیریت صحیح داده‌ها را به اعضای تیم آموزش دهید و اطمینان حاصل کنید که فرآیندهای شما الزامات انطباق را برآورده می‌کند. برای بدترین سناریو آماده باشید و یک استراتژی برای رسیدگی به نقض احتمالی در نظر بگیرید. به علاوه در انتخاب نرم افزار مدیریت داده دقت کنید تا مشکلی پیش نیاید.

انواع سیستم مدیریت داده

در مدیریت داده، اولین و مهم‌ترین کار آن است که وضعیت داده‌های فعلی را در نظر بگیرید. بازاریاب‌ها باید داده‌های فعلی را بررسی کنند و بر اساس آن یک هدف تجاری برای حال، آینده و نقشه راه کلی سازمان ترتیب دهند. انواع پلتفرم‌های مدیریت داده وجود دارد که داده‌ها و فرایندهای سازمان را ذخیره می‌کنند که مهم‌ترین آنها عبارت‌اند از:
 

1. سیستم مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM

سیستم مدیریت ارتباط با مشتریان به پایگاه داده‌ای اطلاق می‌شود که معمولاً همه منابع داده‌های مربوط به مشتری از جمله داده‌های فردی، فرصت‌های فروش، داده‌های تبدیل فروش، داده‌های درآمد، پیشنهادات جدید و تمدید اشتراک و بسیاری موارد دیگر را در خود نگهداری می‌کند. این پلتفرم به عنوان رابط اصلی استفاده می‌شود که در آن تیم فروش تمام حساب‌ها، سرنخ‌ها، مخاطبین و سایر داده‌های متمرکز بر مشتری را نگه می‌دارند. علاوه بر این، یک نرم افزار CRM داده‌هایی را در مورد فعالیت‌های فروش و بازاریابی مانند تماس‌های فروش و داده‌های مشارکت در رویداد نگه‌می‌دارد که اطلاعات عمیق‌تری در مورد علایق و رفتار مشتریان نشان می‌دهد.
 

2. سیستم‌های فناوری بازاریابی

سیستم‌های فناوری بازاریابی انواع مختلفی دارد؛ از جمله ارائه دهندگان خدمات بازاریابی ایمیل، پلتفرم‌های اتوماسیون بازاریابی، فناوری‌های تبلیغاتی مختلف و بسیاری دیگر که به بازاریابان کمک می‌کنند تا عملیات و کمپین‌های بازاریابی را اجرا کنند. معمولاً، این فناوری‌های بازاریابی داده محور همگام با سیستم‌های CRM استفاده می‌شوند، زیرا باید برای اجرای کمیپن‌های CRM با نرم افزار CRM یکپارچه شوند. همچنین با تغییر داده‌های مشتری، داده‌های CRM را به‌طور خودکار به‌روزرسانی می‌کنند.
 

3. سیستم های انبار داده

داده‌های رضایت و استفاده از محصول معمولاً به سیستم‌های انبار داده که به عنوان مخزن اولیه داده‌های مشتری عمل می‌کنند، ارسال و در آن نگهداری می‌شوند. این منابع داده‌های مشتری به نیازهای داده‌های مختلف برای سیستم‌های مختلف مانند پلتفرم‌های عملیات، برنامه‌های مالی، سیستم‌های بازاریابی و فروش، سیستم‌های خرید و بسیاری دیگر کمک می‌کنند، زیرا داده‌های پاکسازی شده، استاندارد و قابل استفاده را برای همه سیستم‌های مختلف شرکت ارائه می‌دهند.
 

4. ابزار تحلیلی

طیف وسیعی از ابزارهای تحلیلی وجود دارد که توسط بازاریابان و متخصصان فروش استفاده می‌شود. از انواع آنها می‌توان ابزارهای گزارش‌دهی، مصورسازی داده‌ها، هوش تجاری (BI) را نام برد. از آنجایی که سیستم‌های انبار داده در ذخیره‌سازی منابع و فرآیندهای مختلف داده‌های مشتری دخالت دارند، بازاریابان از سیستم‌های تحلیلی و گزارش‌دهی برای پردازش داده‌های انباشته‌شده، مصورسازی و قالب‌بندی داده‌ها در ایجاد بینش برای کمپین‌ها استفاده می‌کنند.

نتیجه‌گیری

همانطور که گفتیم اهمیت مدیریت داده در دنیای تجارت امروز پررنگ‌تر شده است. سازمان‌ها می‌توانند با داده‌های مدیریت شده هوشمندانه‌تر عمل کرده، روند بازار را تشخیص داده و فرصت‌های تجاری جدید بیشترین استفاده را ببرند. همچنین مدیریت مؤثر داده‌ها از نقض داده‌ها، حریم خصوصی و مشکلات مربوط به رعایت مقررات و هزینه‌های غیرمنتظره جلوگیری کند.
به نظر شما نکته‌ای درباره مدیریت داده وجود دارد که به آن نپرداخته باشیم؟ برای ما در قسمت نظرات بنویسید.

×