راهنمای کامل مدیریت کاریز فروش| از طراحی تا حفظ و بهینه سازی آن

فرقی نمی‌کند که یک کسب‌و‌کار را اداره می‌کنید یا به عنوان بخشی از یک تیم فروش فعالیت دارید، در هر صورت خیلی مهم است که بدانید چگونه از کاریز فروش حداکثر استفاده را ببرید. در واقع این کاریز به عنوان یک روش شهودی برای مدیریت فرآیند فروش و بستن معاملات بیشتر، تاثیر زیادی روی موفقیت کسب‌و‌کار شما دارد. خوشبختانه در حال حاضر با داشتن ابزار و دانش مناسب، نحوه مدیریت کاریز فروش به راحتی در دسترس هر حرفه‌ای که با فروش سروکار دارد، قرار می‌گیرد.

در این مقاله به شما نشان می‌دهیم که چگونه بر فرآیند مدیریت کاریز فروش مسلط شوید تا بتوانید فرآیند فروش را تقویت کرده و از آن برای پیش بینی و افزایش عملکرد فروش استفاده کنید.

مدیریت کاریز فروش چیست؟

در تعریف کلی از مدیریت کاریز فروش می‌توانیم بگوییم: مدیریت کاریز فروش روشی است که از طریق آن می‌توانید فرصت‌های موجود در کاریز خود را نظارت و هدایت کنید.

اما مدیریت کاریز فروش چیزی بیشتر از تعریف بالا است.

از آنجایی که مدیریت کاریز فروش روی نحوه فروش شما به مشتریان تمرکز داشته و روش‌های خود را گام به گام ترسیم می‌کند، می‌توانید از آن برای تجزیه و تحلیل فرآیند فروش استفاده کنید. هر فرصتی در کاریز فروش یک مرحله تعیین شده را از چرخه فروش اشغال می‌کند.

اگر کاریز خودرا با موفقیت مدیریت کنید، می‌توانید فعالیت‌های مرتبط با هر یک از این مراحل را به روشی معنادار ردیابی و ارزیابی کنید، مثلا فعالیت‌هایی مانند:

• تماس سرد و ارسال ایمیل سرد به سرنخ‌های جدید
• تعیین قرار ملاقات و جلسه با افراد بالقوه جدید
• ایجاد پیشنهادهای فروش

یک کاریز فروش با مدیریت خوب تصویر واضحی را نشان می‌دهد که آیا فرآیند فروش خوب کار می‌کند یا نه. همچنین جایگاهی را که بتوان در آن بهبودهای موثری انجام داد، به شما معرفی می‌کند.

ویژگی های مدیریت کاریز فروش

برای درک کامل و درست این سوال که مدیریت کاریز فروش چیست، باید بررسی کنیم که فرآیند مدیریت کاریز فروش چیست که به تیم فروش این اجازه را می‌دهد تا:

• تنگناها و نقاط ضعف را در چرخه فروش شناسایی و رفع کنند.
• به خوبی درک کنند که چرا برخی معاملات فروش شکست می‌خورند و چرا برخی دیگر موفق می‌شوند.
• رکود و رشد احتمالی فروش را ببینند و برای آن آماده شوند.

همه این دستاوردها و موارد دیگر با شش ویژگی کلیدی که مدیریت کاریز فروش را هدایت می‌کنند ممکن می‌شود:

 
1. معیارها: طیف گسترده‌ای از معیارها می‌تواند برای تجزیه و تحلیل فرآیند فروش استفاده شود.
2. حفظ و نگهداری: نگهداری صحیح کاریز فروش، بهره وری آن را بالا می‌برد.
3. بهینه سازی: یک کاریز با مدیریت خوب به شما این امکان را می‌دهد تا فرآیند خود را در هر مرحله از چرخه فروش ارزیابی و سپس بهینه سازی کنید.
4. مدیریت تیم فروش: دانستن اینکه چگونه و چه زمانی به تیم خود کمک کنید تا از فرآیند فروش به بهترین شکل ممکن استفاده کنند، بخشی جدایی ناپذیر از مدیریت کاریز فروش است.
5. پیش بینی فروش: مدیریت صحیح کاریز فروش امکان پیش بینی و افزایش درآمد فروش را فراهم می‌کند.
6. یکپارچه سازی ابزار: بهترین شیوه‌ها شامل بهره گیری از نرم افزار مدیریت کاریز فروش و ادغام با سایر نرم افزارها است که مخصوصا برای کسب بهترین عملکرد طراحی شده‌اند.

در ادامه این مقاله شما را با جزئیات بیشتر در مورد اصول مدیریت کاریز فروش آشنا می‌کنیم.

حفظ و نگهداری کاریز فروش

حالا که کاریز خود را ساخته‌اید، باید بدانید که حفظ آن چیزی فراتر از وارد کردن جزئیات مربوط به فعالیت‌های روزانه است (هر چند این کار نیز به نوبه خود مهم است).

در اینجا چهار تا از مهم‌ترین اقداماتی که باید انجام دهید تا کاریز شما به خوبی کار کند، آورده شده است:

1. از معیارهای کلیدی کاریز فروش استفاده کنید.
2. معیارهای ناسالم فروش را نظارت و اصلاح کنید.
3. در صورت نیاز مراحل فروش را به روز کنید.
4. به تیم خود در مدیریت کاریز فروش کمک کنید.

بیایید ببینیم که چگونه این چهار فعالیت مبنای برنامه حفظ و نگهداری کاریز را تشکیل می‌دهند.

1. از معیارهای کلیدی کاریز فروش استفاده کنید.

استفاده از معیارهای کلیدی کاریز مانند موارد ذکر شده در زیر، کمک می‌کند تا مراقب عملکرد کاریز خود باشید. در حالت ایده آل باید ارقامی را برای فرآیند کلی و همچنین برای هر مرحله فروش جداگانه ایجاد کنید.

 
• تعداد معاملات: دانستن تعداد فرصت‌های واجد شرایط در هر زمان و مکان به شما این امکان را می‌دهد تا سلامت فرآیند فروش را تعیین کنید.
• ارزش معاملات: جمع کردن ارزش کل معاملات در کاریز فروش در مورد درآمد بالقوه به شما اطلاعات می‌دهد و همچنین می‌گوید که آیا در مسیر صحیح رسیدن به سهمیه فروش خود هستید یا خیر.
• اندازه معامله: تقسیم ارزش کل معاملات بر تعداد معاملات موجود در کاریز، اندازه متوسط ​​معامله‌های فروش را نشان می‌دهد. از آنجا می‌توانید به طور تقریبی متوجه شوید که برای دستیابی به اهداف درآمد فروش خود به چند معامله نیاز دارید.
• نرخ بستن معامله: دانستن میانگین درصد معاملات فعالی که توسط تیم فروش بسته می‌شوند کمک می‌کند فرصت‌های آموزشی را شناسایی کرده و درآمد ماهانه، سه ماهه و حتی سالانه را تخمین بزنید.
• سرعت فروش: سرعت فروش به طور متوسط ​​مدت زمانی است که طول می‌کشد تا یک سرنخ باکیفیت به مشتری تبدیل شود. دانستن اینکه یک معامله معمولاً چه مدت قبل از بسته شدن در کاریز فروش باقی می‌ماند، نشان می‌دهد که در چه جایی از کاریز باید بهبود فرآیند فروش را انجام داد.

از آنجا که کاریز هر تیم فروش به طور منظم تغییر می‌کند، معیارهایی مانند معیارهای بالا در هر زمان به عنوان معیارهای ارزشمندی برای نظارت بر نتایج فعلی و پیش بینی روند فروش در آینده عمل می‌کنند.

2. معیارهای ناسالم فروش را نظارت و اصلاح کنید.

استفاده از نرم افزار CRM اختصاصی امکان دسترسی به معیارهای کاریز فروش داخلی را فراهم می‌کند که باید به طور مرتب آنها را مرور و بررسی کنید. انجام بررسی‌های نقطه‌ای سلامت کاریز نه تنها به شما اجاره می‌دهد تا عملکرد معیارها را در طول زمان پیگیری کنید، بلکه به شما کمک می‌کند تا:

• زمانی را که یک متریک خاموش است و اندازه گرفته نمی‌شود، تشخیص بدهید.
• برای اصلاح یا بهبود آن اقدام کنید.
• تأثیر تغییرات یا بهبودهایی که ایجاد کرده‌اید را ارزیابی کنید.

به عنوان مثال یکی از نشانه‌های رایج کاریز فروش ناسالم داشتن تعداد زیادی از معاملات بی سرانجام در کسب‌وکار است.

درست است که بدون داشتن یک کاریز سازمان یافته و کارآمد هم می‌توان سرنخ‌های باکیفیت تولید کرد، اما بسیاری از آن سرنخ‌ها راکد و بی نتیجه می‌مانند، به خصوص اگر آنقدر درگیر معاملات شوید که مشخص نشود چه جایی باید زمان را در اولویت قرار دهید.

زمانی که ببینید هر مشتری کجا قرار دارد، احتمال اینکه فروش بالقوه را از دست بدهید کمتر می‌شود. بهترین راه برای حفظ کاریز فروش تمیز کردن آن از طریق سه مرحله ساده است:

• سرنخ‌های کند و سست را مشخص کنید. از معیارهای سرعت فروش به درستی استفاده کنید تا بتوانید سرنخ‌هایی که بیش از زمان متوسط در کاریز یا در یک مرحله خاص مانده‌اند را شناسایی کنید.
• در مورد بهترین روش اقدام تصمیم بگیرید. در تصمیم گیری برای حذف یا عدم حذف سرنخ‌های کند عجله نکنید و در نهایت بهترین تصمیم را بگیرید.
• پیگیری نهایی را انجام دهید. قبل از حذف دائمی یک سرنخ از کاریز، از طریق ایمیل با آنها در تماس باشید و میزان علاقه آنها را دوباره بسنجید. افراد بالقوه را نگه دارید و آنهایی را که فاقد پتانسیل هستند به لیستر پیگیری‌های بعدی اضافه کنید.

هوشیاری نسبت به معیارهای ناسالم همچنین کمک می‌کند تا معاملاتی که در یک مرحله از کاریز فروش برای مدتی طولانی‌تر از حد معمول باقی مانده‌اند را پیدا کرده و آن‌ها را از نو شروع کنید.

3. در صورت نیاز مراحل فروش را به روز کنید.

وقتی نوبت به مدیریت کاریز فروش می‌رسد روند فروش را به طور منظم مرور کنید، زیرا کارایی و موفقیت شما به راحتی تحت تاثیر کاریزی قرار می‌گیرد که با موانع پر شده است یا چرخه‌ای که بیش از حد طولانی و زمان بر است، و در نهایت ممکن است متوقف شود.

تشخیص اینکه کدام مراحل بهتر کار می‌کنند، مدیریت کاریز فروش را ساده می‌کند و در صورت نیاز به حذف یا اضافه کردن مراحل کمک می‌کند تا مشتریان بالقوه بیشتری را به مشتریان ثابت تبدیل کنید.

طولانی تر کردن فرآیند فروش

یک قانون کلی و کاربردی که باید هنگام تنظیم فرآیند فروش به خاطر داشته باشید این است که هرچه کاریز طولانی‌تر باشد و بیشتر طول بکشد، فرصت‌های بیشتری برای افراد بالقوه وجود دارد تا نظر خود را تغییر دهند یا از خرید منصرف شوند.

یافتن راه‌هایی برای طولانی نگه داشتن چرخه فروش بدون تعقیب خریداران بالقوه تا حد امکان از منصرف شدن بیشتر سرنخ‌ها جلوگیری می‌کند.
 

مثلا می‌توانید:

• روی کانال‌های فروش که بهترین سرنخ‌ها و مشتریان بالقوه را به همراه دارند، تحقیق و تمرکز کنید.
• کیفیت و ارتباط پیشنهادات اولیه فروش را بررسی کنید.
• زمان بین پیگیری‌ها را کوتاه کنید. درست است که فرآیند فروش باید تا حد ممکن کوتاه باشد، اما مطمئن شوید که انقدر کوتاه نیست که جایی برای یک سری از مراحل مهم نباشد.

بهبود یک فرآیند فروش ناقص

انسدادها و کاستی‌ها در کاریز فروش می‌تواند به خاطر شکست در واقعیت بخشیدن به یک مرحله مهم در فرآیند فروش باشد. بررسی مناطقی که معاملات به شکست منجر می‌شوند کمک می‌کند تا فعالیت‌های مهم فروش که زمان یا توجه کافی دریافت نکرده‌اند را شناسایی کرده و از نو بسازید.

به عنوان مثال یک مرحله جستجوی ناکارآمد یا نامشخص باعث می‌شود کاریز کوچک شود و فرصت‌های فروش سودآور بسیار کم شوند. همچنین عدم استفاده از یک فرآیند پیگیری تعریف شده در جایی که خیلی نیاز است، به معنای از دست دادن چشم انداز کسب‌وکار است.

4. به تیم خود در مدیریت کاریز فروش کمک کنید.

به عنوان مدیر فروش مهم است که پا به پای تیم خود برای حفظ و مدیریت کاریز فروش کار کنید. پیشنهادهای سازنده، مربیگری و آموزش صحیح یا آموزش تشخیص زمانی که به کمک نیاز دارند، تیم فروش را قادر می‌سازد تا کاریز را به خوبی مدیریت کنند.

برای مثال اگر تیم فروش متوجه نشود که فرصت‌های فروش با چه سرعتی از کاریزها عبور می‌کنند یا اینکه سرنخ‌هایشان در هر مرحله چقدر وقت صرف می‌کنند، نمی‌توانند از زمان و منابع خود نهایت استفاده را ببرند.

خوشبختانه کار با یک ابزارCRM مناسب تشخیص این موارد را برای تیم فروش آسان می‌کند:

• چند معامله باز دارند و در کدام مرحله از آن هستند.
• کدام معاملات به توجه بیشتری نیاز دارند.
• آیا احتمال دارد به اهداف فروش خود برسند یا خیر.

تشویق فروشنده‌ها به حفظ و مدیریت کاریز فروش و آموزش به آنها که چگونه از توانایی‌هایشان بیشترین بهره را ببرند، باعث می‌شود کنترل بیشتری روی سهمیه‌هایشان پیدا کنند و کمک می‌کند تا انگیزه خود را حفظ کنند.

چگونه کاریز خود را بهینه‌سازی کنیم

به طور خلاصه افزایش عملکرد کاریز فروش، رسیدن به سهمیه فروش، رشد و اهداف سودآور را برای کسب‌وکار شما آسان‌تر می‌کند. با این حال قبل از اینکه شروع به بهینه سازی کاریز کنید باید مطمئن شوید که داده‌های به دست آمده دقیق و به روز هستند. می‌توانید با به‌روز نگه‌داشتن اطلاعات تماس و ثبت یادداشت‌های دقیق درباره هر سرنخ هنگام عبور از کاریز به این اطمینان دست یابید. این کار همچنین به سایر بخش‌های کسب‌وکار شما که به داده‌های موجود در CMS وابسته هستند، کمک می‌کند.

در عین حال باید با انجام کارهای زیر در صدر معاملات فعال باقی بمانید:

• در صورت لزوم آنها را به مراحل قبلی فروش برگردانید. مثلاً زمانی که مخاطبی که با آن کار می‌کردید شرکتش را ترک می‌کند.
• با پیشروی هر معامله تاریخ‌ تخمینی بستن آن را به‌روزرسانی کنید.
• ارزش‌های معامله را بررسی و تنظیم کنید تا مطمئن شوید که تا حد امکان دقیق هستند.

داده‌های دقیق به شما این امکان را می‌دهد تا ببینید چگونه می‌توانید نتایج معیارهای کاریز فروش را با پیش بردن معاملات از یک مرحله به مرحله بعد یا مثلا با افزایش ارزش معامله، ارتقا دهید.

بهینه سازی نتایج فروش

همانطور که داده‌ها شما را قادر می‌سازند تا فعالیت‌های فروش انجام شده را مقابل پیشرفت فرصت‌های موجود در کاریز قرار دهید، درک نحوه اعمال معیارهای کلیدی کمک می‌کند تا نتایج فروش را هنگام مدیریت کاریز فروش بهینه کنید.

برای مثال فرض کنید معیارهای کاریز نشان می‌دهد که باید در مرحله اول، حدود 30 معامله داشته باشید. پس اگر در حال حاضر فقط 25 معامله دارید، می‌دانید که باید پنج فرصت جدید برای دستیابی به هدف فروش استاندارد خود در آن دوره پیدا کنید. در همین حال سرعت کاریز زمانی که تعداد هدف شما در حال افزایش است، معیار مهمی است.

فرمول محاسبه سرعت فروش به صورت زیر است:

میانگین طول چرخه فروش ÷ ( تعداد معاملات × میانگین ارزش معامله × نرخ بسته‌شدن معامله‌ها) = سرعت فروش

در ادامه یک مثال از نحوه استفاده از این فرمول آمده است.

فرض کنید در حال حاضر 30 معامله با میانگین ارزش 5000 تومان دارید. نرخ بسته شدن معامله 50٪ است و معمولاً 75 روز طول می‌کشد تا یک سرنخ واجد شرایط را به مشتری دست به نقد تبدیل کنید.

تومان 150000 = تومان 5000 × روز 30

تومان 75000 = 50% × تومان 150000

تومان 1000 = روز 75 ÷ تومان 75000

این یعنی سرعت فروش در کاریز روزانه 1000 تومان است.

اگر نگاه دقیق‌تری به فرمول بالا بیندازید، می‌بینید که دو راه کلی برای افزایش این 1000 تومان وجود دارد:

1. می‌توانید تعداد، اندازه یا نرخ بسته شدن معاملات خود را افزایش دهید.
2. می‌توانید طول چرخه فروش را کاهش دهید.

برای دستیابی به این اهداف، ممکن است بخواهید:

• جستجو و کیفیت سنجی سرنخ‌ها را بهبود ببخشید.
• از فرصت‌های بیشتر برای فروش متقابل یا افزایش فروش بهره ببرید.
• روی آموزش فروش به فروشندگان برای شناسایی بهتر سرنخ‌های با کیفیت سرمایه گذاری کنید.

یک سیستم CRM خوب نرخ تبدیل را در هر مرحله فروش به شما نشان می‌دهد، بنابراین می‌توانید ببینید که چه موقع مشتریان بالقوه از کاریز خارج می‌شوند و در نهایت اقداماتی را برای جلوگیری از رفتن آنها انجام دهید.

مدیریت بررسی کاریز فروش

هنگامی که یک ساختار بهینه برای کاریز فروش مشخص کردید، می‌توانید به تیم خود با انجام بررسی‌های منظم کاریز، در گرفتن بهترین نتایج کمک کنید. بررسی‌ کاریز فروش در هر معامله‌ کمک می‌کند فرآیند فروش کارآمدتر باشد و همچنین فرصتی طلایی برای بررسی سرنخ‌های جدید در زمان مناسب به دست بیاید.
 

برای مثال به جای اینکه تا اواخر چرخه فروش منتظر بمانید و به نمایندگان فروش کمک کنید تا معاملات دشوار را به سرانجام برسانند، می‌توانید به تیم خود کمک کنید تا در مراحل اولیه تأثیر بیشتری داشته باشند. برای بررسی کاریز باید روزانه، هفتگی یا ماهانه حداقل یک ساعت وقت بگذارید تا در مورد جدیدترین یا مهم‌ترین معاملات تیم بحث کنید.
 

نرم افزار CRM دیدار با آسان‌کردن موارد زیر به شما در این امر کمک می‌کند:

• مرتب سازی سرنخ‌ها بر اساس تاریخ معامله یا ارزش آن
• بررسی فعالیت‌های فروش برای هر معامله
• تمرکز روی بیشترین ارزش یا بیشترین فرصت آماده برای فروش

به طور منظم اقداماتی را برای استاندارد کردن فروش، کاریز و بررسی آنچه در آن جریان دارد انجام دهید. این کار در نهایت نتایج تیم فروش را بهبود می‌بخشد.
 
 

×