مراحل تدوین گزارشات کاریز فروش | چه مواردی را باید در یک گزارش بیاوریم؟

بدون شک کاریز فروش یکی از مهم‌ترین اجزای فرایند فروش است. میزان دانش شما از اتفاقاتی که در کاریز رخ می‌دهد، مستقیماً بر استراتژی‌ها، تصمیمات آینده و درآمدی که شرکتتان دارد تاثیر خواهد داشت. با این حال، درک کاریز فروش و تهیۀ گزارش از آن به چیزی بیشتر از تهیۀ چند داده و یافتن الگویی بین معیارها نیاز دارد. به عقیدۀ بسیاری از کسب‌وکارها تهیۀ گزارشات کاریز فروش کاری طاقت فرساست و ممکن است در نهایت اشتباهات زیادی داشته باشد. اما اصلاً نگران نباشید. ما در اینجا همۀ چیزهایی که برای نوشتن گزارش کاریز فروش باید بدانید را جمع‌آوری کرده‌ایم.

گزارش کاریز فروش چیست؟

گزارش کاریز فروش با بررسی کاریز نشان می‌دهد در هر یک از مراحل آن چه تعداد معامله وجود دارد و هر معامله چگونه انجام شده است.
 

گزارشات کاریز فروش معمولاً برای ردیابی وضعیت هر معامله و شناسایی توزیع مناسب معاملات تهیه می‌شوند. در واقع هدف این است که مدیران فروش ببینند آیا اهداف فروش برآورده شده‌اند یا خیر.

مطمئناً برای درک گزارشات کاریز فروش باید تعریف دقیق کاریز فروش را بدانیم. مردم اغلب کاریز فروش را با فرآیند فروش اشتباه می‌گیرند. در حالی که این دو مفهوم شباهت‌های قابل توجهی دارند، اما اصطلاحاتی کاملاً متفاوت هستند.
 

کاریز فروش برای نشان دادن مراحلی استفاده می‌شود که مشتریان بالقوه در سفر خود از سرنخ تا خریدار طی می‌کنند. تفاوت اصلی بین فرآیند و کاریز فروش در این است که تمام اقداماتی که در فرآیند فروش انجام می‌شوند، در قالب مراحلی جداگانه در کاریز دسته‌بندی می‌شوند.

گزارشات کاریز فروش چه مزایایی دارند؟

تهیه گزارش کاریز فروش یکی از بهترین راه‌ها برای تحلیل و سپس حفظ عملکرد فروش و بهینه‌سازی فرآیند آن در شرکت‌هاست. گزارش کاریز مزایای متعددی را در اختیار شما قرار می‌دهد که در ادامه هریک را توضیح می‌دهیم.

1. روشن شدن نمای کلی فرآیند فروش

با معیارها و داده‌های تولیدشده در گزارش کاریز فروش، یک دید کلّی از روند فروش خود خواهید داشت. همان‌طور که بالاتر گفتیم، اقداماتی که در فرآیند فروش انجام می‌شوند، در کاریز به صورت مراحلی جداگانه ارائه می‌شوند. به این معنی که تمام داده‌های فرایند فروش، به شکلی طبقه‌بندی شده و منظم برایتان قابل مشاهده خواهند بود.

2. نظارت بر میزان پیشرفت تیم فروش

گزارشات کاریز فروش نظارت بر پیشرفت تیم را آسان‌تر می‌کنند. با تهیۀ این گزارشات، شما دیدگاهی دقیق و جامع نسبت به مراحلی خواهید داشت که تیم شما در آن‌ها عالی عمل می‌کند. در مقابل، مراحلی که تیم فروشتان در آن‌ها نیاز به کمک دارد نیز شناسایی خواهند شد.
 

از آنجایی که اجرای هر مرحله از کاریز به اقدامات خاصی نیاز دارد تا مشتری بالقوه را به مرحلۀ بعدی هدایت کند، خواهید دید که کارکنان شما چقدر در انجام این اقدامات و در نهایت بستن معاملات موفق عمل می‌کنند.

3. پیش‌بینی دقیق فروش

معیارهایی که در گزارش کاریز فروش ارائه می‌دهید، بعداً می‌توانند برای پیش‌بینی دقیق فروش استفاده شوند. با تحلیل این گزارشات خواهید دید تیم شما تا چه حد به اهداف نزدیک است و چه تعداد مشتری بالقوه در کاریز فروش هستند. اینطوری فرآیند محاسبۀ میزان فروش نهایی آسان‌تر خواهد شد.

4. افزایش حجم کل فروش و درآمد

طبیعتاً هر کسب‌وکاری تلاش می‌کند تا جایی که می‌تواند سودآوری کند و حجم فروش و درآمد خود را در بالاترین میزان ممکن نگه دارد. گزارش کاریز فروش به شکل شگفت‌انگیزی در انجام این کار به شما کمک می‌کند.
 

وقتی در مورد جزئیات مراحل کاریز، دانش بالایی داشته باشید، در مورد آنچه می‌تواند بهبود یابد ایدۀ روشن‌تری پیدا می‌کنید. حالا دقیقاً می‌توانید ببینید کدام استراتژی بهتر کار می‌کند و سپس آن استراتژی را تکرار کنید.

وقتی تمام معیارهای مالی مهم در کاریز فروش را استخراج کردید و مراحل کاریز بهینه شد، خواهید دید که درآمد شرکت و حجم کل فروش تا حد زیادی افزایش یافته است.

گزارش کاریز فروش باید شامل چه مواردی باشد؟

تهیۀ گزارشات کاریز فروش بدون برنامه‌ریزی مناسب و بدون اطلاع از اینکه باید شامل چه مواردی باشد خیلی دشوار خواهد بود. حتی بهترین تهیه‌کنندگان گزارش هم باید فهرستی از مواردی داشته باشند که تحلیل فرآیند فروش را ساده‌تر می‌کنند.
 

البته توجه داشته باشید که گزارشات کاریز در هر شرکتی متفاوت است. اما موارد خاصی که در ادامه می‌گوییم، در هر شرکتی فارغ از صنعتی که در آن فعالیت می‌کند حائز اهمیت و قابل اجراست. در ادامه برخی از مهم‌ترین شاخص‌های کلیدی عملکرد فروش و معیارهایی که باید در گزارش بیاورید را بررسی می‌کنیم.

1. مجموع فرصت‌ها (Total Opportunities)

تعداد کل فرصت‌های موجود در کاریز یکی از با ارزش ترین داده‌هایی‌ست که تیم فروش باید ارائه کند. با بررسی این معیار خواهید دانست آیا سرنخ‌های کافی در کاریز وجود دارد یا خیر؟ هر سرنخ نشان‌دهندۀ یک فرصت برای تامین بودجۀ شرکت به شمار می‌رود.
 

بررسی این دست اطلاعات نه تنها برای تیم فروش شما حیاتی است، بلکه بخش‌های دیگر مثل بازاریابی و تبلیغات نیز می‌توانند برای تعیین میزان موفقیت خود به این داده‌ها استناد کنند.
 

2. فروش در برابر بودجه (Sold vs. Budget)

همۀ شرکت ها به دنبال کسب درآمد هنگفت هستند. برای طراحی دقیق اهداف، همۀ اعضای عالی‌رتبه و مدیران شرکت باید بدانند در انتهای ماه (یا سال)، کسب‌وکار قرار است چه مقدار پول به دست بیاورد. بررسی میزان فروش با توجه به میزان بودجۀ اولیه، به آن‌ها کمک می‌کند استراتژی‌های درآمدزایی خود را برای ماه آینده بهتر کنند.
 

به عنوان مثال، ممکن است با بررسی میزان فروش در برابر بودجه تیم توسعه محصول مجبور باشد تغییراتی در محصول ایجاد کند. در حالی که تیم بازاریابی باید بیشتر روی کمپین‌هایش کار کند.

3. درآمد برنده (Won Revenue)

درآمد برنده معیاری است که باید در گزارشات کاریز فروش بگنجانید تا مدیران از تعداد فرصت‌ها (یا سرنخ‌های) برنده شده در یک دورۀ زمانی خاص اطلاع داشته باشند. علاوه بر این، میزان درآمدی که این فرصت‌ها برای کسب‌وکار به ارمغان آورده‌اند نیز باید مشخص شود.

4. درآمد برنده بر اساس منطقه (Won Revenue By Region)

این همان معیار قبلی است با این تفاوت که بر مناطق جغرافیایی جداگانه متمرکز است. بنابراین جزئیات بیشتری را ارائه می‌دهد. این نوع داده‌ها برای تیم‌های بازاریابی خیلی مفید است. چون به آن‌ها می‌گوید چطور کمپین‌هایشان را بر اساس مناطقی که بیشترین مشتری را دارند مدیریت کنند.

5. درآمد برنده بر اساس صنعت (Won Revenue By Industry)

خصوصاً اگر در زمینۀ فروش B2B کار می‌کنید، باید درآمد کسب شده را بر اساس معیارهای صنعتی بررسی کنید. اینطوری دقیقا می‌دانید از چه صنایعی فروش بیشتری نصیب شما شده.  تیم بازاریابی با استفاده از این معیار متوجه می‌شود بیشتر کدام حوزه‌های صنعتی باید از طریق تبلیغات هدف قرار گیرند.

6. نرخ برنده شدن (Win Rate)

نرخ برنده شدن، درصد معاملات بسته شده را نسبت به کل فرصت‌های فروش نشان می‌دهد. حتماً سعی کنید این معیار را در گزارشات کاریز فروش خود قرار دهید. چراکه هرگونه تغییرات در نرخ برنده شدن می‌تواند نشان‌دهندۀ یک استراتژی موفق یا بالعکس، وجود یک مشکل اساسی در شرکت شما باشد.

7. نرخ رشد درآمد (Revenue Growth Rate)

برای داشتن یک دید کلی از اینکه آیا تلاش‌های فروش و بازاریابی شما نتیجه می‌دهند یا نه، باید از معیار نرخ رشد درآمد در گزارش کاریز فروش خود استفاده کنید.پس از بررسی این معیار خواهید دید آیا نرخ رشد درآمد در حال افزایش، ثبات یا کاهش است. در صورت کاهش قابل توجه در این معیار، باید در اسرع وقت از آن مطلع شوید و از تیم خود بخواهید علت آن را کشف کند.

8. مهم‌ترین فرصت‌های فروش (Highest Priority Opportunities For Closing)

در هر شرکتی فرصت‌هایی برای بستن معاملات وجود دارد که رسیدگی به آن‌ها مهم‌تر از سایرین است. با شناسایی بزرگترین فرصت‌های فروش می‌توانید تلاش تیم خود را روی معاملاتی متمرکز کنید که احتمال بیشتری برای بسته شدن دارند. یا ممکن است درامد بیشتری نصیب شما کنند. طبیعتاً بررسی این معیار به طور مستقیم بر درآمد شما تأثیر می‌گذارد؛ حتی اگر در مجموع معاملات کمتری ببندید.
 

9. میانگین زمان بسته شدن معاملات (Average Time To Close)

هر دو بخش بازاریابی و فروش از گنجاندن این معیار در گزارشات کاریز فروش سود می‌برند. دانستن اینکه چقدر طول می‌کشد تا یک معامله بسته شود، بر توسعۀ استراتژی‌های سازمان تاثیر شگرفی دارد.

مراحل نوشتن گزارش کاریز فروش

اگر تا اینجای مقاله را خوانده‌اید، قطعاً هنوز هم در نوشتن گزارش کاریز فروش که توجه سهامداران و مدیران شرکت را جلب کند مشکل دارید. اگر این‌طور است، اصلا نگران نباشید. آمارها نشان می‌دهند اکثر تیم‌های فروش نگران این موضوع هستند.
 

گزارش کاریز فروش یکی از پیچیده‌ترین انواع گزارش‌های تجاری است. بنابراین لازم است یک سری مراحل را دقیقاً دنبال کنید تا بهترین نسخۀ ممکن را بنویسید و بتوانید توجه مدیران خود را جلب کنید.

مرحله اول) جمع آوری داده‌ها از کاریز فروش

اولین کاری که باید انجام دهید جمع آوری داده‌ها از کاریز فروش است. از میان تمام بخش‌های فرآیند فروش، کاریز معمولاً بیشترین اطلاعات را شامل می‌شود. به همین دلیل، مهم است که بررسی داده‌ها را هر چند وقت‌ یکبار انجام دهید و از انباشته شدن آن‌ها جلوگیری کنید.
 

در مرحله بعد، باید مهم‌ترین معیارهایی را که در گزارش خود لحاظ می‌کنید، فیلتر کرده و تمرکز بیشتری روی آن‌ها داشته باشید. بعضی از مهم‌ترین معیارهایی که ارزش بیشتری برای تحلیل دارند عبارت‌اند از: میزان کل فرصت‌ها، درآمد به‌دست‌آمده، میانگین زمان بسته شدن معاملات و نرخ رشد درآمد.

مرحله دوم) مخاطب خود را در نظر بگیرید.

بسته به اینکه چه کسی گزارش کاریز فروش را می‌خواند، تمرکز شما بین معیارها متفاوت خواهد بود. مثلاً اگر مخاطبتان مدیر فروش است، باید بر کل فرصت‌های فروش، بودجه فروش در مقابل درآمد و میزان درآمد برنده تمرکز بیشتری داشته باشید.
 

از سوی دیگر، اگر گزارش باید عمدتاً به بخش بازاریابی و CMO کمک کند، معیارهایی مثل درآمد کسب شده بر اساس منطقه، درآمد کسب شده بر اساس صنعت و میانگین زمان بسته شدن اهمیت بیشتری خواهند داشت.

مرحله سوم) داده‌ها را طوری سازمان‌دهی کنید که قابل ارائه باشند.

اگرچه گزارشات کاریز فروش پر از اعداد مختلف است، اما نباید تمرکز اصلی روی عدد و رقم باشد. باید اعداد را با توجه به معنای پشت آن‌ها بیان کنید. این کار باعث می‌شود مخاطبین داده‌ها را درک کنند و پیام گزارش را سریع‌تر بگیرند. اینجا باید از آیتم‌های بصری مثل نمودارها، جداول و تصاویر استفاده کنید.

مرحله چهارم) هر مرحله از کاریز را تحلیل کنید.

گزارش شما باید شامل تجزیه و تحلیل دقیق هر مرحله از کاریز فروش باشد. اطلاعات استخراج شده هم برای شما و هم برای تیمتان مفید است. چون در مورد هر مرحله، به صورت جداگانه نکات مهمی را بیان می‌کنند.
 

بعد از تحلیل مراحل، هنوز کار شما تمام نشده. باید روی دلایل نکات استخراج شده کار کنید و برای بهینه‌سازی هر مرحله راه‌هایی عملی پیدا کنید.

مرحله پنجم) سعی کنید معیارهای فروش را پیش‌بینی کنید.

بعد از جمع آوری داده‌های کافی در مورد کاریز فروش خود و تجزیه و تحلیل مراحل آن، می توانید دربارۀ هر یک از معیارها پیش‌بینی دقیقی داشته باشید. این پیش‌بینی‌ها بدون شک اطلاعات ارزشمندی برای تیم مدیریت خواهند بود. چراکه به آن‌ها کمک می‌کند بهترین استراتژی‌ها را برای آینده طراحی کنند.

در ضمن، بهتر است برای مشکلات خاصی که در کاریز وجود دارد راه حل هایی ارائه کنید. این کار به مدیران ثابت می‌کند شما هم برای مقابله با مشکلات و مسائل شرکت برنامه‌هایی دارید.

مرحله ششم) گزارش را بازبینی کنید.

بعد از اینکه برای تهیه گزارش کاریز فروش تلاش زیادی کردید، کاملاً طبیعی است که بخواهید آن را در اسرع وقت ارسال کنید. با این حال، هر چقدر هم که خسته هستید، بهتر است حداقل دو بار گزارش‌های خود را مرور کنید. اشتباهات و ابهامات را برطرف کرده و چک کنید اشتباهات تایپی یا دستوری نداشته باشید.

اگر بعضی داده‌ها و اطلاعات واضح و دقیق نیستند،  در اسرع وقت آن‌ها را اصلاح کنید. چون بدون شک باعث سردرگمی خوانندگان می‌شوند و کیفیت گزارش را تا حد زیادی پایین می‌آورند.

در یک ابزار گزارش کاریز فروش باید به دنبال چه چیزهایی باشیم؟

گزارش کاریز فروش درباره فعالیت فروش شفاف‌سازی می‌کند. این گزارش کمک می‌کند معاملات را پیگیری کنید، معیارهای کلیدی فروش را آنالیز کرده و میزان موفقیت را بسنجید. ویژگی‌های مهمی که ابزار گزارش کاریز فروش شما باید داشته باشند، عبارت است از:

• پیش‌بینی و گزارش فروش: مدیریت و نظارات بر KPIهایی که به موفقیت کسب وکار شما کمک می‌کنند.
• مدیریت کاریز فروش: ایجاد یک کاریز فروش متناسب با فرآیند فروش خاص شما.
• وارد کردن و گرفتن داده: انتقال از یک صفحه گسترده به CRM بدون ایجاد اختلال در گردش کار.
• مدیریت اهداف و فعالیت‌ها: پیگیری با نوتیفیکیشن‌ها و مشاهده کارهای تکمیل شده یا در دست انجام.

تهیه گزارشات کاریز فروش به کمک نرم افزار CRM

تا اینجای مقاله دیدیم که در دنیای گزارش‌های تجاری، گزارش‌ کاریز فروش یکی از پیچیده‌ترین گزارش‌هاست. چرا؟ چون کاریز فروش در مقایسه با دیگر موضوعات مرتبط با فرآیند فروش بیشترین داده‌ها را دارد. به عبارت دیگر، معیارهای زیادی برای بررسی و تحلیل وجود دارد که باعث می‌شود تهیه گزارش کاریز وقت‌گیر و طاقت‌فرسا باشد.

مخصوصاً اگر همۀ کارها را به صورت دستی انجام دهید، دردسرهای بیشتری خواهید داشت.

نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری یا CRM به شما کمک می‌کند به صورت اتوماتیک داده‌های لازم را جمع‌آوری کرده، آن‌ها را فیلتر و سازماندهی کنید و پس از تحلیل، به روشی بصری و قابل فهم به مدیران خود ارائه دهید.

در این نرم افزار می‌توانید داده‌ها را به سرعت از کاریز فروش خود خارج کرده و در یک داشبورد جامع جمع‌آوری کنید. طبیعتاً وقتی مهم‌ترین معیارها و KPI‌های خود را در یک دیتابیس واحد قرار دهید، فرآیند تجزیه و تحلیل خیلی آسان‌تر می‌شود.

نتیجه‌گیری

تهیه گزارشات کاریز فروش می‌تواند کار سخت و طاقت‌فرسایی باشد. اما با توجه به نکاتی که در این مقاله مطرح شد، دیگر نگران انجام آن نخواهید بود. اینجا دیدیم که یک گزارش موفق باید نشان دهد تیم بازاریابی شما چقدر در ایجاد سرنخ موفق بوده و تیم فروش چند درصد سرنخ‌ها را به خریدار تبدیل کرده است. همچنین در یک گزارش کاریز فروش که به خوبی نوشته شده باشد، خواهیم دید کاریز چقدر پر است و تیم فروش چقدر به اهداف درآمدی تعیین شده نزدیک است.

×