در دنیای امروز، برای بهبود عملکرد کارکنان آنها را مورد ارزیابی قرار می‌دهند. ارزیابی عملکرد کارکنان، یکی از موثرترین روش‌هایی است که به مدیران شرکت‌ها کمک می‌کند تا عملکرد کارمندان شرکت خود را ارتقا داده و در نتیجه، روند رشد کسب‌وکار خود را موثرتر کنند. در این مقاله، به بررسی و معرفی ارزیابی عملکرد کارکنان می‌پردازیم و نکات مورد نیاز برای ایجاد یک سیستم ارزیابی موفق را مرور خواهیم کرد. برای بالابردن عملکرد کارکنان و بهبود اهداف سازمانی خود، تا انتهای این مقاله ما را همراهی کنید.
ارزیابی عملکرد چیست؟
در یک نظرسنجی مشخص شد، کارکنانی که مورد ارزیابی قرار می‌گیرند، سطح مشارکت آنها در انجام امور حدود 3.5 برابر بیشتر از افرادی است که ارزیابی نمی‌شوند. با این وجود، برخی مدیران بررسی و ارزیابی عملکرد موثر بین کارکنان را فرایندی طاقت‌فرسا می‌دانند و با انجام آن مشکل دارند. مدیران بر این باورند که انجام این کار ممکن است موجب ترساندن کارکنان شده و عملکرد آنها را ضعیف کند.
برای برطرف کردن چنین مشکلاتی، یک چک لیست ارزیابی عملکرد کارکنان جامع به عنوان یک کلید موثر برای سودمند بودن این فرایند شناخته می‌شود که برای هر دو طرف، یعنی مدیران و کارمندان شرکت، کارساز خواهد بود.
فرم ارزیابی عملکرد کارکنان، بر اساس معیارهای استاندارد و معتبر، عملکرد کارکنان را مورد بررسی قرار می‌دهد و به مدیران و متخصصان حوزه منابع انسانی کمک می‌کند تا بازخوردهای مثبت و سازنده در مورد کارمندان شرکت ارائه داده و زمینه‌های بهبود آنها را بشناسند. همچنین، با استفاده از این ابزار، مدیران می‌توانند اهداف مورد نظر برای دوره‌های ارزیابی بعدی را نیز تعیین کنند.
عوامل مهم در ارزیابی عملکرد کارکنان
در ادامه به چند مورد از مهم‌ترین مواردی اشاره می‌کنیم که در ارزیابی عملکرد کارکنان باید مورد توجه قرار گیرند.
استانداردهای عملکرد
این استانداردها باید یک نقش خاص، یکپارچه باشند؛ بدون اینکه ویژگی‌های فرد مورد توجه قرار گیرند. اگر فردی با صلاحیت پایین‌تر کاری انجام می‌دهد که به استعداد بالایی نیاز دارد، درآنصورت عملکرد فرد باید ارتقا یابد.
اهداف فردی
کارکنان با هم فرق دارند. قرار دادن همه آنها در یک گروه، راه درستی برای مدیریت منابع نیست. مدیر باید افراد بااستعداد را شناسایی کرده و بهترین آنها را انتخاب کند. برای این منظور، تعیین اهداف فردی خاص و دقیق، بهترین راه برای کار در یک محیط پیچیده است.
در نظر گرفتن کل مدت کار
مدیران و سرپرستان معمولا عملکرد کارکنان را برای چند هفته یا چند ماه گذشته در نظر گرفته و ارزیابی می‌کنند. اما این کار درست نیست. برای ارزیابی عملکرد کارکنان باید تمام مدت همکاری آنها را در نظر بگیرید تا ببینید چه مقدار پیشرفت داشته و یا عملکردشان چقدر بوده است.
انتقاد صادقانه
شخصی در پست مدیریت، ممکن است از زیردستانش انتقاد کند. در اینصورت، توجه داشته باشید که انتقاد شما دقیق و خاص باشد و به کار شخص انتقاد کنید نه خود او. مثلا هیچ وقت درباره ظاهر فرد نظر ندهید، بلکه سعی کنید انتقاد سازنده داشته باشید که موجب بهبود عملکرد کارکنان شود.
مراحل ارزیابی عملکرد کارکنان
ارزیابی عملکرد کارکنان در سازمان، یک فرآیند مفید و ضروری است. برای این منظور باید مراحل زیر را گام به گام پیش بروید.
روش یا فرم ارزیابی مناسب را انتخاب کنید
برای اطمینان از هماهنگی در کل فرآیند اجرا، باید روش ارزیابی مناسبی را انتخاب کنید. برای اطمینان از یک ارزیابی صادقانه، باید منافع کارکنان را از جهات مختلف درنظر بگیرید؛ از جمله اهداف، انسجام و حتی ترس آنها از ارزیابی.
تعیین اهداف ارزیابی
یکی از اولین کارها در فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان، تعیین معیارهایی است که بر آن اساس بتوانید عملکرد کارکنان را بسنجید. اهدافی که تعیین می‌کنید باید مدیران را در مسیر درست هدایت کنند. همچنین این اهداف باید واقعی و قابل دستیابی باشند. اگر اهداف بلندپروازانه داشته باشید، فقط انگیزه کارکنان را کم می‌کنید.
بازخورد دادن به کارکنان
دادنِ بازخورد مناسب به کارکنان، بخش مهمی از فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان است. وقتی روی یک سیستم ارزیابی عملکرد کارکنان کار می‌کنید، مطمئن شوید که تمام افراد دخیل، درک می‌کنند چه نوع بازخوردی باید به آنها داده شود و حتی چه بازخوردی باید از آنها گرفته شود.
برنامه داشته باشید
همیشه یک برنامه منطقی برای ارزیابی عملکرد کارکنان داشته باشید. مطمئن شوید قبل از شروع ارزیابی، منابع لازم را جع آوری کرده‌اید و فرآیند را به بخش‌های مشخصی تقسیم کنید.
اجرا و بحث
همان‌طور که فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان را اجرا می‌کنید، باید بحث و گفتگوی دوطرفه‌ای با کارکنان داشته باشید. معمولا باید این کار را به صورت ملاقات دو نفره انجام دهید و درباره هر هدف و رسیدن به آن صحبت کنید. اینجا می‌توانید از کارکنان بخواهید یک خودارزیابی هم داشته باشند.
موارد مهم در تنظیم چک لیست ارزیابی عملکرد کارکنان
پیش از بررسی عملکرد، باید روی مواردی تمرکز کنید که در ادامه به بررسی آنها می‌پردازیم:
اهداف و مقاصد
این مورد مشخص می‌کند که کارمندان تا چه اندازه در رسیدن به اهداف موردنظر شرکت پیشرفت داشته‌اند. در این بررسی، معیارهای مختلفی مانند اهداف فروش، نقاط عطف پروژه یا اهداف پیشرفت و توسعه شخصی دخیل هستند.
پارامترهایی که باید در نظر گرفته شود:
- پیشرفت در جهت رسیدن به اهداف و مقاصد
- کامل کردن پروژه‌ها و وظایف
- توانایی کارکنان در اولویت‌بندی وظایف و مدیریت زمان به صورت موثر
- انعطاف پذیری در مقابل تغییرات در اهداف یا اولویت‌ها
مسئولیت‌های شغلی
این مورد در فرم ارزیابی عملکرد کارکنان بررسی می‌کند که عملکرد کلی کارکنان در مسئولیت‌هایی که به آنها واگذار شده، چگونه است. در این بررسی، مهارت‌ها، دانش یا وظایف خاصی که به شغل آنها مربوط می‌شود، مورد بررسی قرار می‌گیرد.
پارامترهایی که باید در نظر گرفته شود:
- کیفیت کار
- توجه به جزئیات در انجام وظایف
- کارکردن به صورت مستقل یا تیمی
- برآورده‌کردن انتظارات یا فراتررفتن از آنها
بهره‌وری
سطح بهره‌وری و بازدهی کارکنان در طول دوره هم در همان فرم ارزیابی عملکرد کارکنان مورد ارزیابی قرار می‌گیرد.
پارامترهایی که باید در نظر گرفته شود:
- داشتن ثبات لازم در رعایت ضرب‌العجل‌ها
- توانایی مدیریت حجم کار
- شناسایی فرصت‌ها برای بهبود فرایند کاری
- نحوه عملکرد موفق در جلسات
ارتباط
یکی از موارد حیاتی برای کارکنان که در هر بخش مهم است، ارزیابی مهارت‌های ارتباطی آنها با دیگر اعضای مجموعه است.
پارامترهایی که باید در نظر گرفته شود:
- کارکنان به‌طور واضح و موثر، ایده‌ها را بیان کنند.
- مهارت گوش دادن فعال
- ارائه بازخورد و حمایت از همکاران
- همکاری با دیگران برای رسیدن به اهداف مشترک
کار تیمی
در چک لیست ارزیابی عملکرد کارکنان باید بررسی کنید که کارکنان تا چه اندازه برای انجام کار مشترک با دیگران و ایجاد محیط کار مثبت همکاری می‌کنند.
پارامترهایی که باید در نظر گرفته شود:
- اشتیاق داشتن برای کمک به همکاران و اشتراک‌گذاری دانش خود
- مهارت لازم در حل تعارضات موجود
- حمایت فعال از کارهای تیمی
- تشویق ارتباطات موثر تیمی
ابتکار عمل
بررسی کنید که کارمندان تا چه حد در برعهده‌گرفتن مسئولیت‌های اضافی، پیگیری فرصت‌های توسعه به صورت حرفه‌ای و کمک به ایده‌های جدید شرکت دخیل هستند.
پارامترهایی که باید در نظر گرفته شود:
- در شناسایی زمینه‌های بهبود و پیشرفت فعال باشند.
- برای قبول مسئولیت‌های اضافی تمایل نشان دهند.
- برای پیشرفت حرفه‌ای به دنبال فرصت‌های موجود باشند.
حرفه‌ای بودن
رفتار کارکنان در محل کار مانند پایبندبودن به سیاست‌ها و استانداردهای شرکت را بررسی کنید.
پارامترهایی که باید در این رابطه در فرم ارزیابی عملکرد کارکنان در نظر گرفته شود:
بازخورد
این مورد از چک لیست ارزیابی عملکرد کارکنان ارزیابی می‌کند که کارمندان تا چه حد توانایی دریافت یا ارائه بازخورد در مقابل همکاران، مشتریان یا مدیران را دارند.
پارامترهایی که باید در نظر گرفته شود:
- تمایل به گوش‌دادن به بازخوردهای دریافتی
- پرورش ذهنی برای یادگیری
- به دنبال بازخورد برای بهبود عملکرد
- اعمال بازخوردها در عمل و رفتار
اهداف سال بعد
این مورد در فرم ارزیابی عملکرد کارکنان بررسی می‌کند که کارکنان برای دوره ارزیابی بعدی چه اهدافی دارند و انتظارات برای سال بعد را مشخص می‌کند.
پارامترهایی که باید در نظر گرفته شود:
- شناسایی اهداف SMART برای دوره بعدی
- همسو بودن اهداف کارکنان با اهداف و اولویت‌های شرکت
- شناسایی زمینه‌های رشد و پیشرفت حرفه‌ای
- تعیین کردن اهداف قابل دستیابی برای بهبود
قالب فرم ارزیابی عملکرد کارکنان
در ادامه، چک لیستی از ارزیابی عملکرد کارکنان را بررسی خواهیم کرد:
- تعیین تاریخی برای ارزیابی
- در صورت نیاز، از کارمند بخواهید تا یک ارزیابی از خودش تهیه کند.
- اختصاص زمان کافی به جلسه ارزیابی
- فهرستی از انتظارات خود از موضوع بحث جلسه را تعیین کنید؛ به عنوان مثال:
- مسئولیت‌های اولیه کارکنان
- ارتباط مسئولیت‌ها با اهداف کلی سازمان
- راهکارهای ممکن برای بهبود عملکرد فردی
- در مورد نقاط قوت و زمینه‌های رشد کارمند صحبت کنید.
- دستاوردهای مهم سال گذشته، اهداف سالانه قبلی و اهداف سازمانی را مرور کنید.
- در مورد موانع احتمالی ناکارآمدی عملکرد و نارضایتی شغلی در سال گذشته بحث کنید.
- در مورد اهداف بلندمدت شغلی و توسعه موردنیاز برای دستیابی به آنها بحث کنید.
- بررسی اهداف کارکنان برای دوره بررسی بعدی
- مشخص کردن اهداف مرتبط با کار
- پرسیدن در مورد کمک‌های غیرمستند به واحد شغلی کارمندان
- موانع پیشرفت کارکنان را جویا شوید.
- بررسی منابع کافی برای کارمند جهت دستیابی به اهداف خود
- گوش دادن به صحبت کارمندان و توجه به زبان بدن
- تکمیل فرم ارزیابی عملکرد کارکنان
- باز گذاشتن فضا برای مذاکره
- آماده شدن برای گرفتن تصمیم‌های سخت
چک لیست ارزیابی پس از عملکرد کارکنان
این چک لیست، ابزاری است که برای بررسی عملکرد کارکنان استفاده می‌شود. چک لیست ارزیابی پس از عملکرد، شامل سوالات و گزینه‌هایی است که کار آنها را از جنبه‌های مختلف بررسی کرده و روش‌های بهبود را مشخص می‌کند. در ادامه، یک نمونه از چک لیست ارزیابی پس از عملکرد را خواهید دید:
- آیا کارمند به اهداف و مقاصد خود دست پیدا کرده است؟
- آیا کارمند از زمان ارزیابی قبلی پیشرفتی در عملکرد خود نشان داده است؟
- آیا کارمند مهارت کافی در انجام وظایف شغلی خود نشان داده است؟
- آیا کارمند مهارت خوبی در مدیریت زمان نشان داده است؟
- آیا کارمند وقت‌شناس بوده و حضور به‌موقع داشته است؟
- آیا کارمند مهارت ارتباطی خوبی داشته است؟
- آیا کارمند با دیگران همکاری خوبی داشته است؟
- آیا کارمند دارای ابتکار عمل و مهارت‌های رهبری کافی است؟
- آیا کارمند نقاط قابل بهبود داشت؟
- اگر بله، کدام حوزه‌ها نیاز به بهبود دارند؟
- آیا کارمند حمایت و آموزش کافی در کار خود دریافت کرده است؟
- چه اقداماتی را می‌توان انجام داد تا عملکرد کارکنان بهبود پیدا کند؟
- به طور کلی، عملکرد کارمند خود را چگونه ارزیابی می‌کنید؟
- عالی
- خوب
- رضایت بخش
- نیاز به بهبود دارد
- نقاط قوت و زمینه‌های پیشرفت و توسعه کارمند کدام است؟
- کارمند باید چه اهدافی را برای دوره بعدی ارزیابی عملکرد تعریف کند؟
- شرکت‌ها چگونه می‌توانند از کارکنان در راستای رسیدن به اهداف خود حمایت کنند؟
- آیا بازخورد دیگری وجود دارد که به کارمند ارائه دهید؟
اقدامات لازم پس از ارزیابی
- ارائه بازخورد به کارکنان و نشان دادن نقاط قوت و ضعف آنها
- در مورد برنامه‌ها و اهداف لازم برای بهبود عملکرد بحث و گفت‌وگو کنید.
- برای اطمینان از پیشرفت، پیگیر کارکنان باشید.
- برنامه‌های عملی را ثبت و مرور کنید.
- از ارزیابی انجام‌شده، به‌عنوان یک مبنا برای برنامه‌های آموزشی و توسعه استفاده کنید.
- برای عملکردهای استثنائی پاداش بدهید.
- از بازخورد انجام‌شده برای تصمیم‌گیری‌های آگاهانه و بی‌طرفانه برای ارتقاء، نقل و انتقالات یا فسخ قرارداد با کارکنان استفاده کنید.
جمع‌بندی
ارزیابی عملکرد کارکنان به صورت جامع، کمک می‌کند تا بررسی عملکرد به صورت موثر برای هر دو طرف انجام شود. همچنین، با استفاده از چک لیست با معیارهای مشخص و مناسب، مدیران می‌توانند به بهبود عملکرد کارکنان خود کمک زیادی کرده و موارد موردنیاز برای توسعه و رسیدن به اهداف سازمان را تامین کنند.
سوالات متداول
چک لیست ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟
چک لیست ارزیابی عملکرد کارکنان، با توجه به معیارهای استاندارد، عملکرد کارکنان را مورد بررسی قرار می‌دهد و به مدیران کمک می‌کند بازخوردهای سازنده‌ای به کارکنان ارائه دهند.
اجزای مهم چک لیست ارزیابی عملکرد کارکنان چیست؟
در این مقاله گفتیم که در بررسی عملکرد کارکنان باید به یک سری موارد توجه ویژه‌ای بکنید؛ از جمله اهداف، مسئولیت‌های کاری، بهره‌وری، کار تیمی، ابتکار عمل، حرفه‌ای بودن و اهداف سال آینده.
