آنبوردینگ یا همسوسازی | چرا راه انداختن نیروهای تازه کار آنقدر مهم است؟

آنبوردینگ (Onboarding) صحیح تفاوت‌ زیادی در تجربه‌ی کارمند جدید و موفقیت آن‌ها ایجاد می‌کند. هرچه کارمندانتان زودتر در جریان فرایندها قرار بگیرند، کارشان را بشناسند و مشارکت کنند، زودتر احساس راحتی و ارزشمندی می‌کنند.
 

استقبال اولیه، کاغذبازی منابع انسانی، درک انتظارات شغلی و غیره، فرایند آنبوردینگ را واقعاً خسته کننده می‌کنند. و در صورت عدم مدیریت صحیح ممکن است نرخ تعویض کارکنان افزایش یابد. تنها از طریق آنبوردینگ مطمئن می‌شوید که کارمندان جدید در شرکت شما باقی خواهند ماند و پیشرفت خواهند کرد.

آنبوردینگ چیست؟

در اصل همسوسازی یا آنبوردینگ فرآیندی است که طی آن یک کارمند جدید با مکانیزم کاری یک شرکت یا سازمان آشنا می‌شود. اما این موضوع در عمل بسیار پیچیده‌تر از یک آشنایی است. آنبوردینگ در طول مراحل استخدام شروع می‌شود و می‌تواند تا اولین سال حضور فرد در سازمان ادامه یابد.
 

آنبوردینگ موفق اطلاعات کلیدی و زمینه مهمی را برای کارکنان در بخش‌هایی مانند نقش معین آن‌ها، سیاست‌های شرکت، فرهنگ شرکت و فرایندها و سیستم‌های تجاری فراهم می‌کند.

یک برنامه آنبوردینگ خوب شامل سه حوزه اصلی می‌شود:

• آنبوردینگ سازمانی: نحوه کار همه چیز، فرهنگ شرکت، ماموریت و فرایندها و غیره
• آنبوردینگ فنی: انتظارات شغلی، اهداف، تعاریف موفقیت و غیره
• آنبوردینگ اجتماعی: ایجاد حس مجموعه بودن، ارتباطات بین فردی، ایجاد اعتماد بین اعضای تیم و غیره

آنبوردینگ موفق، دانش لازم درخصوص محل کار و نحوه فعالیت را در اختیار افراد قرار می‌دهد.
تا به اینجای کار متوجه شدیم که آنبوردینگ چیست و انواع آن شامل چه حوزه‌هایی می ‌شود. اما چرا همسوسازی یا آنبوردینگ مهم است؟!
 

اهمیت آنبوردینگ

کارفرمایان گاهی آنبوردینگ را با توضیح مختصر و گفتگو با استخدام شده‌های جدید سرهم می‌کنند؛ اما تیم منابع انسانی و مدیران امروزی می‌دانند که این یک رویکرد موثر یا پایدار نیست و در بلندمدت به شرکت ضرر می‌رساند. اگر می‌خواهید موفق شوید و همچنین می‌خواهید استخدامی‌های جدیدتان را به موفقیت برسانید، به یک آنبوردینگ مناسب نیاز دارید.
 

مزایای آنبوردینگ

1. جذب آسان استعدادهای برتر

یکی از مسائل اصلی پیش روی کسب و کارهای امروز توانایی جذب استعداد برتر است. برای جذب کارکنان با استعداد، شرکت‌ها باید از قبل یک برند معتبر ایجاد کنند. حتی وقتی که کارمند بالقوه به وب‌سایت شرکت شما سر می‌زند، ارزش‌های شما یا حتی ظاهر اعضای تیم در وب سایت را مشاهده می‌کند هم بسیار مهم است. چرا که  79٪ از افراد جویای کار، قبل از ارسال درخواست استخدام، ماموریت و اهداف شرکت را در نظر می‌گیرند(منبع).

2. افزایش نرخ حفظ افراد استخدام شده

بر اساس تحقیقات Glassdoor، سازمان‌هایی که فرایند آنبوردینگ صحیح دارند، نرخ حفظ استخدامی‌های جدید را تا 82٪ بهبود می‌بخشند (منبع).

از دست دادن کارکنان تازه استخدام شده هزینه زیادی برای کسب‌وکار به همراه دارد. شما باید تمام تلاش خود را انجام دهید تا مطمئن شوید که پول و وقت به خوبی هزینه شده است (منبع).

وقتی فشار کاری زیاد می‌شود، چطور یک محیط کاری سالم ایجاد کنیم؟

3. افزایش بهره وری با آنبوردینگ

هنگامی که یک کارمند به سرعت می‌فهمد که برای موفقیت چه چیزی لازم است – و از ابزار و دانش مناسب برای این کار برخوردار است – می‌تواند بلافاصله مشارکت خود را شروع کند. کارکنان جدید زمان کمتری را برای فهمیدن نحوه عملکرد ابزارها می‌گذارند و زمان بیشتری را برای انجام کار صرف کنند. این یک نتیجه برد-برد است.

4. افزایش رشد کسب و کار

همسوسازی موفقیت‌آمیز، باعث می‌شود که کارکنان جدید احساس کنند سطح تعامل بالاتری دارند. آنبوردینگ به شکل‌گیری و پرورش یک رابطه حمایتی و قابل اعتماد بین یک کارمند جدید و مدیر می‌انجامد و به آن‌ها نشان می‌دهد که شرکت به کارکنان خود متعهد است.

این سطوح بالاتر مشارکت، سطوح بالاتری از سودآوری را به وجود می‌آورد.

طراحی فرایند آنبوردینگ

مرحله 1: اطمینان حاصل کنید که کاغذبازی کامل انجام شده است

آنبوردینگ‌های درست، قبل از اولین روز کارمند شروع می‌شوند. به جای این که انبوهی از کاغذ را روی میز شخص بگذارید، هرگونه اسناد و مدارکی را که می‌توانند به صورت الکترونیکی امضا و ثبت شوند، از قبل برای کارکنان جدید ارسال کنید.
 

این امر به آن‌ها کمک می‌کند تا با شرکت تعامل داشته باشند و طرز کار آن‌ها را بشناسند. هیچ کس نمی‌خواهد در اولین روز کاری جدید‌ با پر کردن تعدادی کاغذ مضطرب یا کسل شود.

مرحله 2: ایجاد یک پروفایل کارمندی در نرم افزار منابع انسانی

اگر اسناد ذکر شده در بالا باید از طریق یک نرم افزار منابع انسانی کارمند مانند BambooHR یا Workday یا Collage امضا شوند، این کار را در اسرع وقت انجام دهید. مگر آن که این مرحله را قبلاً انجام داده باشید.

حتی اگر از اپلیکیشن‌های حضور و غیابی مانند اتنسی استفاده می‌کنید هم این پروسه‌ی آنبوردینگ را پیش ببرید.

مرحله 3: ارائه دسترسی‌های لازم به کارمند جدید

می‌توانید این فرایند آنبوردینگ نیروی جدید را قبل از اولین روز کاری انجام دهید و از حساب ایمیل جدید برای برقراری ارتباط با آن‌ها در طول مراحل آنبوردینگ استفاده کنید. لیستی از همه ابزارها و نرم افزارهایی که کارمندان جدید نیاز دارد تهیه کنید و مطمئن شوید که دسترسی آن‌ها از قبل یا در اولین روز کاری فراهم شده است.

مرحله 4: آماده کردن محل کار کارمند جدید

بخشی از روند همسوسازی این است که انتقال فیزیکی کارمند به دفتر را تا آنجا که ممکن است آسان کنید. به آن‌ها اطلاع دهید که کجا می‌توانند پارک کنند، چگونه وارد ساختمان شوند (کارت ورودی و غیره) و میزشان را برای آن‌ها آماده کنید. لوازم اداری مورد نیاز مانند دفترچه و خودکار تهیه کنید. صندلی و کامپیوتر آن‌ها را تنظیم کنید. همچنین اتصال کامپیوتر آن‌ها به اینترنت و چاپگر اداری را قبل از شروع چک کنید.

مرحله 5: تنظیم آموزش‌های ضروری در پروسه آنبوردینگ

در حالی که بیشتر این موارد بسته به شغل متفاوت است (و تحت حوزه فنی فرآیند همسوسازی قرار می‌گیرد)، اما همیشه آموزش فرهنگ سازمانی را اجرا کنید. به عنوان مثال همه کارکنان جدید دیدار باید این موارد را انجام دهند:

• آموزش اولیه با مدیرعامل شرکت
• آموزش امنیت و حفظ حریم خصوصی
• آموزش نحوه کار با برنامه CRM
• آموزش فرآیندهای متداول شرکت

مرحله 6: برنامه‌ای برای اولین روز ارائه دهید

یکی از استرس‌زاترین چیزها در مورد اولین روز کاری این است که ندانید چه چیزی در انتظار شماست. با ارائه برنامه روز اول به کارمند جدید خود، هر گونه نگرانی را برطرف کنید.این برنامه می‌تواند شامل اطلاعاتی مانند:

• چه ساعتی سر کار باشند و زمان کاری چه ساعتی به پایان می‌رسد.
• هنگامی که برای اولین بار به دفتر می‌آیند باید با چه کسی هماهنگ شوند.
• چند ساعت اول آن‌ها چگونه خواهد بود.
• مکان و زمان حضور در ناهار تیمی

اولین روز در یک کار جدید با سوالات زیادی همراه است، اما یک برنامه مشخص تا حد زیادی به آن‌ها کمک می‌کند احساس راحتی کنند.

مرحله7: محتوای خواندنی مرتبط فراهم کنید

مابین زمان ملاقات با اعضای جدید تیم و عادت به یک دفتر جدید، مطالعه می‌تواند برای کارکنان جدید کمی آرامش‌بخش باشد.

نسخه‌های چاپ شده از خط مشی‌های شرکت، راهنمای فرهنگ شرکت و هرگونه راهنمای سبک مربوطه (کپی رایت یا دیزاین) را برای خواندن آماده داشته باشید. اواخر هفته زمان مشخصی را تنظیم کنید تا اسناد و مدارک را با کارمند در میان بگذارید تا هر گونه سؤال یا نگرانی را در میان بگذارند.

فرآیند آنبوردینگ فنی

1. شرح وظایف شغلی

فرد جدید می‌داند چه وظایفی در آگهی استخدام مشخص شده است، اما پیگیری مسئولیت‌های آن‌ها در روز اول بسیار مفید است. مدتی وقت بگذارید تا گفتگوی عمیق‌تری در مورد نحوه کار روزمره آن‌ها داشته باشید، با چه کسانی کار می‌کنند و مسئولیت اصلی آن‌ها چیست.

2. تعیین اهداف مشخص

اگر کارمند جدید نداند که موفقیت در جایگاه خود و سازمان چه باید باشد، به احتمال زیاد به آن دست نخواهد یافت. با کارمند همکاری کنید تا اهداف واضح و قابل دستیابی را مطابق با اهداف شرکت ایجاد کند.

مثلا باید OKRهای سازمان را کاملا برایشان توضیح دهید. بعد بخش‌های مختلف را معرفی کنید و سپس برنامه‌ای شخصی را از ابتدا تنظیم کنید.

3. آموزش‌هایی مرتبط فراهم کنید

علاوه بر تمام آموزش‌های شرکت، آموزش‌های خاصی را برای نقش آن فرد در سازمان فراهم کنید. سعی کنید این کار را برای یکی دو هفته اول برنامه‌ریزی کنید، این آموزش ممکن است توسط مدیر یا سایر اعضای سازمان که با آن‌ها همکاری نزدیک دارند، هدایت شود.

4. نظارت و جلسات مربیگری هفتگی را برنامه ریزی کنید

بسیار مهم است که به طور منظم نظارت‌ها و جلسات مربیگری را برنامه ریزی کنید. جلسات هفتگی به‌صورت دونفره با مدیر یک راه عالی برای اطمینان از اجرای صحیح روند آنبوردینگ است. هرچه کارمند با فضا بیشتر آشنا می‌شود، بهتر می‌تواند نظرات و ایده‌هایش را مطرح کند. در صورت نیاز می‌توانید این جلسات را به دو هفته یکبار یا ماهی یکبار تغییر دهید.
 

چند سؤال برای گفتگو با کارمند:

• چیزی لازم ندارید؟
• چگونه تجربه کاری روزانه خود را توصیف می‌کنید؟
• آیا کار دیگری می‌توانم برایت انجام دهم؟
• چه چیزهایی در رابطه با سازمان مورد توجه شما قرار گرفته است؟
• آیا در مورد فرایند، فرهنگ شرکت یا خط مشی‌ها سؤال یا نگرانی دارید؟

ساختار سازمانی چیست؟ معرفی انواع ساختارهای سازمانی

فرآیند آنبوردینگ اجتماعی

1. کارمند جدید را معرفی کنید

اولین قدم برای ورود کارمند به فرهنگ شرکت این است که ورودش را به همه اطلاع دهید. یک ایمیل ارسال کنید یا یک پیام بفرستید یا او را شخصا معرفی کنید. می‌توانید از هر سه مورد هم استفاده کنید. این آسان‌ترین روش برای آب کردن یخ کارکنان است.

2. یک دوست کاری اختصاص دهید

کارمند جدید به یک «دوست» در شرکت نیاز دارد تا سؤالات مربوط به فرهنگ، روند کار یا هرچیز دیگری را از او بپرسد. به عنوان یک کارمند جدید، گاهی اوقات ممکن است احساس کنید که مدیر خود را هر چند دقیقه یکبار با یک سوال دیگر آزار می‌دهید، بنابراین چنین ارتباط و منبعی اضافی برای همه افراد درگیر مفید است.

3. ناهاری خوش‌آمدگویی برنامه‌ریزی کنید

این کار تفاوت زیادی در برقراری ارتباط اجتماعی ایجاد می‌کند. برنامه‌ای برای ناهار جهت آشنایی اولیه ترتیب دهید. این کار زمینه آشنایی را فراهم کرده و درخواست کمک از کسی که با او قبلاً آشنا شده‌اند بسیار آسان‌تر است. اگر این ناهار در یک رستوران تدارک دیده شد، مخارج این ناهار را برای عضو تیم جدید پوشش دهید. مجبورشان نکنید پول بدهند تا دیگران را بشناسند.

4. جلسه با اعضای کلیدی تیم

برخی از آموزش‌ها توسط اعضای تیم‌ ایجاد می‌شود. اما باید جلساتی بین نیروی استخدامی جدید و همکاران اصلی و کلیدی تدارک ببینید. این جلسات ممکن است شامل حضور مدیران بخش‌های دیگر، افرادی که اغلب با آن‌ها کار خواهند کرد و یا اعضای مهم شرکت باشد. جلسات آنبوردینگ می‌تواند یک به یک بوده و یا شامل همه تیم‌ها باشد (تا زمانی که از بیش از ۱۰ نفر تشکیل نشده باشند).

بهترین روش‌های آنبوردینگ

اکنون که می‌دانید برای کار موثر در کارکنان جدید باید چه کار کنید، بیایید در مورد نحوه انجام آنبوردینگ صحبت کنیم. در اینجا به برخی از بهترین روش‌ها برای اطمینان از استفاده حداکثر از برنامه آنبوردینگ اشاره می‌کنیم.

سازمان را در اولویت قرار دهید

فرد استخدام شده جدید به دنبال راهنمایی شما خواهد بود، بنابراین مهم است که شرایط را سازماندهی و کنترل کنید. مثلاً اگر یک جلسه معارفه با تیم دیگری برنامه‌ریزی کرده و آن را فراموش کرده‌ا‌ید یا چیزی را آماده نکرده‌اید، کارمند جدید احساس سردرگمی و ناراحتی می‌کند. اگر دارید میلیون‌ها کار را باهم مدیریت می کنید، پیام اشتباهی را به کارمند جدید منتقل می‌کنید. یک نفس عمیق بکشید، مطمئن شوید که تقویم شما به روز است و به کارمند جدید نشان دهید که همه چیز تحت کنترل شما است.

کارمند جدید را خسته نکنید

یکی از اهداف اصلی آنبوردینگ افزایش کارایی کارمند جدید در سریع‌ترین زمان ممکن است. اگر بلافاصله آن‌ها را غرق اطلاعات یا وظایف کنید، این اتفاق نخواهد افتاد.

توصیه می‌شود برخی از کارهای ساده را از قبل تعیین کنید. در ابتدای فعالیت هیچ کاری را با ضرب‌الاجل نخواهید. چند روز اول  کار جدید اغلب صرف یادگیری اطلاعات مفید می‌شود، بنابراین از افزودن فشار کاری خودداری کنید.

بازخورد بخواهید

به یاد داشته باشید: روند استخدام کردن کارمند شما قطعی نیست. همانطور که شما برنامه آنبوردینگ خود را روی کارکنان بیشتر و جدیدتری اعمال می‌کنید، می‌توانید آن را به طور مداوم به‌روزرسانی کرده و شکل دهید. برای انجام این کار به طور موثر، از تمام کارکنان جدید به صورت شفاهی در طول بازرسی‌های هفتگی و همچنین در پایان دوره کارآموزی آن‌ها بازخورد بخواهید.

برخی از سوالات که می‌توانید در هنگام درخواست بازخورد بپرسید:

• چه کاری را می‌توانستیم در طول هفته اول به روش متفاوتی انجام بدهیم؟
• آیا نقشت همانی بود که انتظار داشتید باشد؟ چه تفاوت‌هایی وجود دارد؟
• آیا احساس می‌کنید که آموزش کافی با نرم افزارها و ابزارهای مربوطه دریافت کرده‌اید؟
• آیا احساس می‌کنید که از شما به خوبی استقبال شده و در فرهنگ شرکت جا افتاده‌اید؟
• برخی از موانعی که در حال حاضر با آن مواجه هستید کدام‌اند؟
• انتظار داشتید در طول فرایند استخدام چه کاری به گونه متفاوتی انجام می‌شد؟

نقش‌ها و مسئولیت‌ها را مشخص کنید

در رابطه با مواردی مثل کارت‌های دسترسی، ID کارمندان، کامپیوتر، نرم‌افزارها و اجازه دسترسی به بخش‌های مختلف از همان ابتدا، واضح و دقیق توضیح دهید. برای کارمند جدید توضیح دهید که دقیقا باید چه کار کند و از همکارانش چه انتظاری داشته باشد.

یک نکته مهم: چندماه اول

برای بخش منابع انسانی خیلی مهم است که همان ماه اول مطمئن بشود نیروی جدید کاملا راحت و با محیط سازگار است. بر اساس نظرسنجی BambooHR، سه چهارم از افرادی که تازه استخدام شده‌اند، معتقدند آموزش در طول هفته اول کار برای آنها مهم‌تر است. در همین حال، 41 درصد از متخصصان منابع انسانی معتقدند که نیاز دارند درباره فرایند آنبوردینگ آموزش ببینند.
در حالی که باید به سرعت امکانات لازم را در اختیار کارمندان جدید قرار بدهید، باید یک نفر به عنوان مربی در کنار او باشد تا آموزش‌های لازم را به او بدهد. گزارش گروه آبردین نشان می‌دهد که سازمان‌های با عملکرد بالا تقریباً دو و نیم برابر بیشتر از کارفرمایان با عملکرد پایین‌تر احتمال دارد در طول فرآیند آنبوردینگ برای کارمند جدید مربی تعیین کنند.
 

آنبوردینگ یک کارمند جدید، بسته به نوع پست سازمانی، سه تا 6 ماه طول می‌کشد. مطالعات نشان می‌دهد تنها 15% از سازمان‌ها آنبوردینگ را تا 6 ماه ادامه می‌دهند. با این وجود باید دقت داشته باشید که 90% از اعضای جدید در 6 ماه نخست تصمیم می‌گیرند در سازمان بمانند یا به کارشان خاتمه دهند.
 

بهترین ابزارهای آنبوردینگ چیست؟

نرم‌افزار و منابع آنبوردینگ کارکنان را در نظر بگیرید که بزرگترین متحدان شما در این مأموریت هستند تا بهترین تجربه استخدام را داشته باشید. برخی از شرکت‌های تولیدکننده نرم افزار، ابزارهای آنبوردینگی را معرفی کرده‌اند که بار لجستیک منابع انسانی را از دوش شما کم کنند. دو نمونه رو ببینیم.
 

Caroo

Caroo فرآیند پذیرش شما را از طریق ارائه یک پلتفرم مراقبت از کارمندان ارتقا می‌دهد که امکان معرفی استخدام‌های جدید با کیت‌های خوش‌آمدگویی و بسته‌های پشتیبانی کار در منزل را فراهم می‌کند. آن‌ها از ترکیبی از همسویی، امکانات اداری مفید و جتی برنامه ریزی میان‌وعده‌های سالم استفاده می‌کنند تا کارمندان از همان روز اول تجربه‌ای استثنایی داشته باشند.
 

Bambee

Bambee می‌تواند شما را به کارشناسان منابع انسانی ماهر وصل می‌کند که می‌توانند به شما در توسعه و اصلاح فرآیند پذیرش‌تان کمک کنند و در عین حال درک و اجرای مقررات استخدامی را آسان می‌کند.
 

Sapling

Sapling همه چیز در مورد افرادتان است. به عنوان یک پلتفرم عملیاتی کارمندان، Sapling این امکان را به شما می دهد که گردش کار کارکنان را خودکار کنید و روی ایجاد یک تجربه مثبت در اعضای سازمان تمرکز کنید و نگران نحوه نگهداری داده‌های مهم کارکنان نباشید.

نتیجه‌گیری

دوره  آنبوردینگ مهم‌ترین زمان در رابطه بین کارکنان و سازمان است. ضروری است که متخصصان و مدیران منابع انسانی با هم کار کنند تا اولین تأثیر مثبت را ایجاد کنند. هم شما و هم کارمند جدید برای برقراری این رابطه جدید از چند مرحله عبور کرده‌اید. با انجام فرآیند درست همسوسازی، می‌توانید مطمئن شوید که این رابطه از خشت اول به درستی بنا می‌شود.به نظر شما برای طراحی و اجرای یک برنامه آنبوردینگ یا همسوسازی کارکنان جدید چه راه‌هایی را می‌توان پیش برد؟ نظراتتان را با ما درمیان بگذارید.

×