بهترین نرم افزار مدیریت پروژه به عنوان ابزاری برای رشد کسب و کار شما

همانطور که در بخش اول درسنامه بهترین نرم افزارهای بازاریابی و فروش گفتیم، مدیریت و ایجاد هماهنگی بین اعضای تیم، دسترسی به آن‌ها در کوتاه‌ترین زمان، اشتراک گزارش‌ها و تعامل با تمامی اعضا، فرآیندی سخت و زمان‌بر است. به همین دلیل است که ابزارهای مدیریت پروژه به وجود آمده‌اند. نرم‌افزار مدیریت پروژه (Project management software)، یکی از عواملی است که به روند رشد کسب‌وکارتان شکل و سرعت می‌دهد.
 

نرم‌افزار مدیریت پروژه چیست؟

نرم‌افزار مدیریت پروژه (Project management software)، یکی از متداول‌ترین نرم‌افزارهایی است که در بسیاری از صنایع استفاده می‌شود. این نرم‌افزارها با هدف برنامه‌ریزی پروژه، تخصیص منابع و زمان‌بندی استفاده می­‌شوند.
 

با نرم‌افزار کنترل پروژه می‌توانید بودجه، کیفیت و همه اسنادی که در طول پروژه ردوبدل می­‌شود را کنترل کنید. این پلتفرم‌ها همچنین فرایند تعامل اعضای تیم را هم ساده می‌کنند. بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه قابلیت‌هایی مانند مدیریت منابع، برنامه‌ریزی و زمان‌بندی، هماهنگی و گزارش‌های تصویری نتایج را هم ارائه می‌دهد.
 

انواع مختلف نرم‌افزار مدیریت پروژه وجود دارد که برخی از آنها رایگان و بعضی دیگر، پولی هستند و هر کدام به شیوه‌ای خاص در مدیریت و کنترل پروژه‌ها به شما کمک می‌کند.
 

OKR چیست؟ با سیستم هدف گذاری گوگل بیشتر آشنا شوید

بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه

بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه مشکلات را قبل از وقوع تشخیص می‌دهد. این نرم‌افزارها می‌توانند با ردیابی پیشرفت کار، زمانی که فرایند کاری دچار کند شدن پروسه می‌شود یک زنگ خطر به صدا درآورند. همین‌طور بهترین برنامه‌های کنترل و مدیریت پروژه هنگامی‌که فرایند کاری از مسیر اصلی خود منحرف می‌شود آن را دوباره به جریان می‌اندازند. علاوه بر این با تولید گزارش به مدیران بینشی می‌دهند که متوجه شوند کدام‌یک از اعضای تیم بیش‌ازحد کار می‌کند یا به کدام‌یک از اعضای تیم وظایف کمی محول شده است. حتی ابزارهای مدیریت پروژه در بودجه‌بندی هم به کمک شما می‌آیند تا بتوانید بودجه پروژه را هم مدیریت کنید. به‌این‌ترتیب ساعت‌های کاری قابل پرداخت را محاسبه و برای مشتری فاکتور صادر می‌کنید.
 

بیایید چند نمونه نرم افزار کنترل پروژه را با هم ببینیم و درباره آنها بخوانیم.

نرم افزار Trello

نرم افزار Trello یکی از مشهورترین نرم افزارهای مدیریت پروژه و ارتباط هماهنگ است که مبتنی بر وب فعالیت می‌کند. پلتفرم ترلو ابزاری تصویری است که همکاری و هماهنگی تیم را تضمین می‌کند. صرف‌نظر از اندازه‌ی تیم (چه ده نفر و چه صد نفر)، می‌توانید وظایف را بین اعضای تیم تقسیم کنید و بر فرایند اجرای پروژه نظارت داشته باشید.

ویژگی‌های Trello:

• کاربری گسترده: فرقی ندارد که در بخش فروش کار کنید یا در بخش بازاریابی و منابع انسانی؛ می‌توانید Trello را متناسب با نیازهای خاص و سبک‌کار خود طراحی و تنظیم کنید.
• قابلیت ادغام با بیش از 100 ابزار کلیدی مانند Google Drive ،Slack و غیره
• بدون فرایند نصب پیچیده و قابلیت شروع به کار در کمتر از یک ثانیه – سازگار با تلفن همراه
• شخصی‌سازی فضا و تعامل دوستانه: می‌توانید از قابلیت‌های ویژه (مانند ایجاد تصاویر پس‌زمینه و برچسب‌ها) استفاده کرده و از تعامل با یکدیگر در حین انجام کار لذت ببرید.
• بدون نیاز به پرداخت هزینه
• افزایش کنترل، امنیت و پشتیبانی در سازمان
• اشتراک فایل­
• پیگیری لیست کارها و بررسی فعالیت‌های انجام‌شده

معایب Trello

• باید به افراد مختلف دسترسی‌های متفاوتی بدهید. این فرایند ممکن است کمی زمان‌بر باشد.
• این سیستم برای مدیریت پروژه‌های بزرگ طراحی نشده است.

رابط کاربری Trello

نرم افزار Taskulu

Taskulu یک نرم‌افزار مدیریت پروژه و مسئولیت‌های تیمی است. این نرم‌افزار قابلیت‌های گسترده‌ای مانند پیگیری و ارزیابی همکاری تیمی، برنامه‌ریزی و مدیریت زمان، ایجاد لیست کاری و پشتیبانی 24 ساعته را ارائه می‌دهد. این پلتفرم همچنین به‌صورت SaaS و برای سیستم‌عامل‌های اندروید و IOS هم در دسترس است.
 

با Taskuluدر هر کجا و هر زمانی می‌توانید روی پروژه خود کار کنید. فعالیت­ها را مدیریت کرده و به‌تمامی اطلاعات دسترسی داشته باشید. می‌توانید برای هر وظیفه‌ای زمان مشخصی تعیین کنید و گزارش‌های دقیقی را جمع‌آوری کنید. ایجاد چک‌لیست و زنگ یادآوری برای کارها هم جزئی از قابلیت‌های جذاب Taskulu است.

مزایای تسکولو

• قابلیت همگام‌سازی گسترده (مخصوصاً با ابزارهای گوگل)
• اشتراک فایل
• تالار گفتگو
• کاربری آسان
• عدم محدودیت در تعداد پروژه­ها و تعداد اعضا
• رایگان
• ارائه نسخه ios و اندروید

رابط کاربری Taskulu

نرم‌افزار مدیریت پروژه Asana

آسانا ابزاری برای هماهنگی و مرتب کردن کارهای تیمی (از پروژه‌های کوچک گرفته تا ابتکارات استراتژیک) است. این نرم‌افزار در یک نسخه‌ی رایگان و محدود ارائه می‌شود؛ اما با خرید اشتراک می‌توانید از تمامی قابلیت‌های این پلتفرم استفاده کنید. با استفاده از آسانا می‌توانید یک سیستم کاری مشخص را در فضای ابری ایجاد کنید و اعضای تیم را به این فضا دعوت کنید.
 

می‌توانید در این فضا، وظایفتان را به‌صورت گروهی انجام دهید، نظراتتان را بگویید و فایل‌های مختلف را ارسال کنید. به‌علاوه این نرم‌افزار برای هر نوع پروژه‌ای (بزرگ یا کوچک) با هر نوع محدوده زمانی (بلندمدت یا کوتاه‌مدت) مناسب است. پروژه‌های تکمیل‌شده هم در آرشیو ذخیره می‌شوند تا همیشه به آن‌ها دسترسی داشته باشید.

مزایای نرم‌افزار مدیریت پروژه Asana

• نسخه رایگان: اگر بودجه‌ی محدود و کاربران کمی دارید، می‌توانید از نسخه‌ی رایگان Asana استفاده کنید.
• قابلیت همگام‌سازی گسترده
• اولویت‌بندی وظایف: آسانا می‌تواند پروژه‌ها را بر اساس موعد تحویل آنها اولویت‌بندی ­کند.
• امنیت: با استفاده از تنظیمات مجوز و حریم خصوصی می‌توانید همه‌چیز را کنترل کنید. به‌علاوه می‌توانید ارسال نظرات را محدود کرده و قابلیت ویرایش اطلاعات را ببندید.
• همکاری تیمی: مانند سایر نرم افزارهای مدیریت پروژه، در Asana هم می‌توانید با اعضای تیم تعامل و همکاری داشته باشید.

معایب Asana

• شروع کار با این سیستم ممکن است سخت باشد.
• این نرم افزار ویژگی‌ها و ابزارهای بسیاری زیادی دارد که ممکن است در مواردی تصمیم‌گیری را سخت کرده و مشکلاتی را برای هماهنگی به وجود بیاورد.
• تنها یک نفر می‌تواند به‌عنوان مدیر مسئولیت وظایف و امور را بر عهده بگیرد و همه‌چیز را کنترل کند.
• محدودیت ذخیره‌سازی فایل‌ها در قالب‌های خارج از حیطه نرم افزار

رابط کاربری Asana

نرم افزار Wrike

با کمک Wrike می‌توانید وظایف و پروژه‌های خود را مشاهده و کنترل کنید. این نرم‌افزار مدیریت پروژه کمک می‌کند تا بر فرایند اجرای پروژه (از مرحله درخواست اولیه تا پیگیری پیشرفت کار و گزارش نتایج) نظارت کامل داشته باشید، کل سازمان را به هم متصل کنید و ایده‌های خود را به اشتراک بگذارید.
 

از داشبورد و گردش کار سفارشی گرفته تا اتوماسیون اختصاصی هر تیم برای ساده‌سازی فرایندها، همه آنچه برای کار شما لازم است را در اختیارتان قرار می‌دهد. این پلتفرم با کاربردهای متنوع و آسان، به تیم شما کمک خواهد کرد که کارهای خود را مدیریت کرده و در وقتشان صرفه‌جویی کنند تا بتوانند خدمات بیشتری را به مشتریان ارائه دهند.

نرم‌افزار Wrike رابط کاربری ساده و مسیریابی آسانی دارد. می‌توانید بین صفحه اصلی و جداول زمان بندی، داشبوردها، تقویم، گزارش­ها و صفحه اعلان پیام­ها جابه‌جا شوید. این نرم‌افزار مدیریت پروژه همچنین یک مرکز آموزشی کامل و تخصصی دارد که در آن می‌توانید آموزش تصویری، ویدئویی و راهنمای «شروع کار» را مشاهده کنید.

مزایای Wrike

• رابط کاربری آسان در میان سایر نرم افزارهای مدیریت پروژه
• روش­های مختلف مشاهده داده ­ها
• عدم وجود محدودیت برای تعداد کاربران
• مدل‌سازی فعالیت­ ها به‌صورت جامع و همه‌جانبه
• تنظیمات کامل برای تغییر محیط و شخصی‌سازی
• قابلیت زمان‌بندی، اشتراک فایل، گزارش عملکردی، مدیریت منابع و غیره

معایب Wrike

• محدودیت نسخه‌ی رایگان
• عدم دسترسی آنلاین

رابط کاربری نرم‌افزار کنترل پروژه Wrike

نرم‌افزار ClickUp

ClickUp یکی از نرم‌افزارهای قدرتمند مدیریت پروژه است. این نرم‌افزار قابلیت مدیریت کار را در کنار ویژگی‌هایی مانند ذخیره‌ی اسناد، یادداشت‌های یادآوری، امکان تعیین اهداف، تقویم و حتی صندوق ورودی ارائه می‌دهد. این پلتفرم قابلیت شخصی‌سازی گسترده‌ای دارد و با ویژگی‌های کاملاً سفارشی و اختصاصی به‌تمامی تیم‌ها (در هر اندازه‌ای) کمک می‌کند. کاربران می‌­توانند پروژه را برنامه‌ریزی کرده، وظایف را زمان‌بندی کنند و منابع را در یک فضای کاری متمرکز مدیریت کنند.
 

با استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه ClickUp می‌توانید نماهای سفارشی ایجاد کنید، آن‌ها را ذخیره کنید و به اشتراک بگذارید. انعطاف‌پذیری، سادگی و سهولت استفاده از ClickUp آن را به یکی از پیشگامان ابزارهای مدیریت پروژه تبدیل کرده است. کاربران این نرم‌افزار کنترل پروژه می‌توانند نظراتشان را مطرح کنند، در مورد نظرات گفتگو کنند و همکاری گسترده‌ای داشته باشند.

مزایای ClickUp

• دارای نسخه‌ی رایگان
• عدم محدودیت تعداد کاربران
• ذخیره نامحدود فایل در نسخه‌های پولی
• قابلیت همگام‌سازی با outlook، ایمیل و غیره

معایب ClickUp

• برخی از دسترسی‌های پایه فقط در نسخه‌های پولی وجود دارد.
• سیستم‌های گزارش دهی در نسخه رایگان فعال نیست.
• تنظیمات سفارشی‌سازی کمی وقت‌گیر هستند.

رابط کاربری ClickUp

میزیتو

میزیتو نرم‌افزار مدیریت پروژه آنلاین است که به کسب‌وکارهای بزرگ و کوچک کمک می‌کند پروژه‌های خود را بهتر مدیریت و کنترل کنند. میزیتو ابزار دورکاری و مدیریت کسب‌وکارها با رویکرد شبکه‌های اجتماعی است.
 

 

مزایای میزیتو

• انتقال آسان پروژه‌ها از ترلو
• تعریف پست‌های سازمانی در میزکار
• امکان برگزاری آزمون
• امکان انتقال پرونده مشتریان
• امکان ارتباط با همکاران در فضای اختصاصی
• پشتیبانی از تقویم هجری شمسی
• ایجاد و پیگیری صورت جلسات

معایب میزیتو

• بدون اتصال به اینترنت، تغییرات ثبت نمی‌شود
• کاملا رایگان نیست

نرم افزار Height

بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه برای استارت‌آپ‌هایی است که باید سریعتر محصول تولید کنند.
Height یک نرم‌افزار کنترل پروژه همه کاره (all in one) است که می‌توان آن را مطابق با گردش کار تیم‌ها، سفارشی کرد.
 

مزایای نرم‌افزار Height

• نمایش ویوهای متعدد
• امکان چت لحظه‌ای برای هر تسک
• قابلیت جستجو دارد
• فقط به افرادی اطلاع رسانی می‌کند که این اطلاعات به آنها مربوط می‌شود
• گردش کار سفارشی

معایب نرم‌افزار Height

• قیمت آن از ماهی 9 دلار برای هر کاربر شروع می‌شود
• اتوماسیون ندارد
• نسبتا در بازار، تازه وارد است

رابط کاربری Height

نرم افزار Kintone

بهترین نرم افزار مدیریت پروژه برای ساخت اپلیکیشن‌های کسب‌وکار برای هر فرآیندی است. Kintone یک پلتفرم ردیابی سفارشی پروژه است که توسط تیم‌های مختلف در سراسر دنیا استفاده می‌شود.
 

مزایای Kintone

• داده‌ها به آسانی گردآوری شده و در گزارشات خوب ارائه می‌شوند
• اکانت‌های ادمین به هزاران ابزار سفارشی سازی دسترسی دارد
• دارای یک کتابخانه آماده از اپلیکیشن‌ها
• فرآیند مدیریت پیشرفته
• قابلیت ارسال پیام شخصی
• نمودار و جدول‌های لحظه‌ای

معایب Kintone

• هیچ قالب بومی برای انواع رایج پروژه‌ها ندارد
• فضای ذخیره‌سازی محدود تا 5 GB برای هر کاربر
• رایگان نیست
• هیچ برنامه تک کاربری ندارد (حداقل تعداد کاربران باید 5 تا باشد)

رابط کاربری Kintone

قبل از تهیه نرم‌افزار کنترل پروژه چه نکاتی را باید در نظر بگیریم؟

در حالی که نرم افزارهای زیادی در بازار وجود دارد، بهترین نرم افزار مدیریت پروژه برای سازمان شما به عوامل زیر بستگی دارد:
 

تعداد کاربران

چند نفر قرار است از نرم افزار کنترل پروژه استفاده کنند؟ یک پلتفرم ایده‌آل، گزینه‌های مناسبی را هم برای استارتاپ‌ها و هم شرکت‌های بزرگتر ارائه می‌دهد.
 

ساختار قیمت

آیا می‌توانید اول نرم افزار را امتحان کنید و بعد بخرید؟ آیا برای تیم‌های کوچکتر، قیمتش کمتر است؟ آیا بسته‌های مختلف با قیمت‌های متفاوت ارائه می‌دهد؟
 

امکانات اصلی موردنیاز

ابزارهای کنترل پروژه، یک سری امکانات دارند، اما قبل از خرید باید مطمئن شوید که نرم افزار انتخابی شما، امکانات ضروری‌تان را ارائه می‌دهد یا نه.
 

مقیاس پذیری

شاید در حال حاضر تیم شکا کوچک باشد اما در آینده رشد کنید. آیا این نرم افزار می‌تواند نیازهای شما را در هر مقطعی تامین کند؟
 

کاربری آسان

آیا پیاده‌سازی و اجرای نرم افزار انتخابی شما راحت است؟ آیا اعضای تیم شما می‌توانند به راحتی از آن استفاده کنند؟
 

ادغام با نرم افزارهای دیگر

آیا این نرم افزار کنترل پروژه می‌تواند بدون هیچ مشکلی با نرم افزارهای ضروری شما ادغام شود؟
 

پشتیبانی

آیا شرکت ارائه دهنده نرم افزار، پشتیبانی قوی و حرفه‌ای ارائه می‌دهد؟

توجه داشته باشید که نرم‌افزار مدیریت پروژه خوب، در بازار زیاد است؛ اما شما باید نرم‌افزاری را انتخاب کنید که برای شرایط شما بهترین گزینه باشد. مثلا یک نرم‌افزار پیچیده و به زبان انگلیسی که باید هزینه آن را به دلار بپردازید، شاید انتخاب خوبی برای یک کسب‌وکار ایرانی نوپا نباشد. پس تحقیق خوب و آگاهانه‌ای انجام دهید و از اطلاعاتی که به اختصار در این مقاله آوردیم هم استفاده کنید تا نرم‌افزاری را انتخاب نمایید که موفقیت کسب‌وکارتان را در پی داشته باشد.

نرم‌افزار CRM چه فرقی با نرم‌افزار مدیریت پروژه می‌کند؟

اگر شما هم با حجم انبوه تبلیغات درباره نرم‌افزارهای مختلف گیج شده‌اید و نمی‌دانید برای نظم بخشیدن به کسب‌وکارتان از نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده کنید یا CRM (نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری)، باید بگویم تنها نیستید. اما اینجا کمک می‌کنیم با تفاوت‌های این دو نرم‌افزار آشنا شوید و ببینید کدام یک بیشتر به دردتان می‌خورد.
 

نرم‌افزار CRM در سازماندهی و منظم کردن قراردادها، ایمیل‌ها، پرداخت‌ها، پیگیری فروش و استراتژی‌ها به شما کمک می‌کند. در حالی که نرم‌افزار کنترل پروژه جلسات را تنظیم می‌کند، وظایف هریک از اعضای تیم برای انجام پروژه را مشخص می‌کند، با مشتریان ارتباط برقرار می‌کند، کارها را مدیریت کرده و پروژه‌ها را اجرا و کنترل می‌کند.
 

پیشنهاد ما این است که اگر یک کسب‌وکار تازه وارد هستید و می‌خواهید کارهایتان را با نظم و ترتیب پیش ببرید، از یک نرم‌افزار مدیریت پروژه استفاده کنید، چون کار کردن با آنها ساده‌تر است و آن ابتدا که اطلاعات زیادی ندارید، کارتان را راه می‌اندازد. اما اگر می‌خواهید کسب‌وکار خود را رشد دهید، استفاده از نرم‌افزار CRM را پیشنهاد می‌کنیم چون می‌توانید ارتباط قویتر و بهتری با مشتریان برقرار کنید و تمام کارهایتان را با نظم پیش ببرید.
 

چطور بفهمیم بهترین نرم‌افزار کنترل پروژه برای ما کدام است؟

«مدیریت پروژه» بازه‌ی زمانی خاصی دارد. به همین دلیل یک متخصص پروژه باید فعالیت‌های گسترده‌ای را مدیریت کند و از تمامی روندهای در حال جریان آگاهی داشته باشد.
 

مدیریت پروژه می‌تواند کاری وقت‌گیر باشد؛ و ممکن است در نهایت به اهدافتان نرسید. آیا هنوز هم برای مدیریت پروژه از کاغذ و خودکار و جلسات هماهنگی روزانه و هفتگی استفاده می‌کنید؟ اگر حواستان به فرایند مدیریت پروژه نباشد، وقتتان خیلی سریع می‌گذرد. به همین دلیل است که باید به سراغ نرم‌افزارهای مدیریت پروژه بروید. نرم‌افزار مدیریت پروژه تمامی روندها را در یک مکان جمع می‌کند. وقتی همه‌چیز در یک جای خاص باشد، دیگر وقتتان تلف نمی‌شود.
 

نرم‌افزارهای زیادی در این زمینه تولید شده‌اند و همین باعث شده فرایند انتخاب نرم‌افزار مدیریت پروژه‌ی مناسب، سخت و زمان‌بر بشود. به‌علاوه انتخاب نرم‌افزار نامناسب به افت شدید پیشرفت کاری منجر خواهد شد. پس باید بهترین ابزار ممکن را انتخاب کرده و وقت خودتان را صرف برنامه‌های نامناسب نکنید. نرم‌افزارهایی که ما در این مقاله معرفی کرده‌ایم، جز بهترین نرم افزارهای مدیریت پروژه هستند و عملکرد تضمین‌شده‌ای دارند.

نتیجه گیری

استفاده از نرم‌افزار مدیریت پروژه، لازمه‌ی ایجاد هماهنگی بین اعضای تیم و برنامه‌ریزی پروژه است. فرقی نمی‌کند که مدیر تیم بازاریابی باشید یا مدیر فروش، اگر یک تیم دارید و آن‌ها را برای رسیدن به هدف مدیریت می‌کنید، به نرم افزارهای مدیریت پروژه نیاز خواهید داشت. با استفاده از بهترین نرم‌افزار مدیریت پروژه که در این مقاله معرفی کردیم، می‌توانید تعامل اعضای تیم را سازمان‌دهی کنید، روند پیشرفت پروژه را بررسی کنید و گردش کار لازم برای موفقیت را ایجاد نمایید. حالا باید بهترین نرم‌افزار کنترل پروژه متناسب با کارهای خود را انتخاب و کار را شروع کنید.
اگر هم پیش از این چنین ابزارهایی را به کار برده‌اید، حوشحال می‌شویم نظرتان را بخوانیم. برای ما در قسمت نظرات بنویسید.
 

×