مهارت برنامه ریزی برای مدیریت زمان | چگونه یک برنامه دقیق برای مدیریت زمان بنویسیم؟

فرقی نمی‌کند که کنکوری، فروشنده، مدیر فروش یا هر چیز دیگری هستید، در هر صورت برای موفق شدن به برنامه ریزی نیاز دارید. بزرگ‌ترین دارایی هر فردی زمان است، هر چیزی را تقریباً می‌توان با پول خرید؛ ولی زمان را نه. برای همین است که این روزها افراد به مهارت برنامه‌ریزی برای مدیریت زمان خیلی اهمیت می‌دهند. در ادامه درسنامه مدیریت زمان می‌خواهیم در مورد برنامه‌ریزی مدیریت زمان و مهارت‌های برنامه ریزی صحبت کنیم.

تعریف برنامه ریزی چیست؟

برنامه‌ریزی فرآیند فکر کردن درباره کارهایی است که باید انجام دهید تا به هدف موردنظرتان برسید. برنامه ریزی براساس دوراندیشی قرار دارد، یعنی همان ظرفیت سیر ذهنی. برنامه‌ریزی مهم‌ترین ویژگی رفتار هوشمندانه است که شامل استفاده از عقل و منطق برای تصور نتیجه مطلوب البته مراحل رسیدن به آن نتیجه است.
 

استفاده از مهارت برنامه ریزی برای مدیریت زمان در زندگی

این مهارت می‌تواند در جاهای زیادی بهتان کمک کند، از جمله:

حرفه

برای موفق شدن در کارتان، حتماً به این مهارت‌ها نیاز دارید. هر چند که بدون این مهارت هم می‌توان موفق شد، ولی احتمالش کم‌تر است. برای مثال اگر الان روزی با 15 مشتری حرف می‌زنید، بعد از مدیریت زمان این تعداد به 20 می‌رسد.

مزایای مدیریت زمان برای حرفه

• سروقت به کارهای‌تان می‌رسید
• زمان بیشتری برای پیشرفت کردن خواهید داشت
• استرس زندگی و فشار کاری‌تان کم‌تر می‌شود
• شما می‌توانید کارهای بیشتری را در زمان کمتری انجام دهید.

تحصیلات

همانطور که می‌دانید آموزش موثر نیاز به مدیریت زمان خوب دارد. مدیریت زمان برای موفقیت تحصیلی دانش آموزان مهم است زیرا می‌تواند به آنها کمک کند تا نمرات بهتری کسب کنند و زمان خود را با کارها و موضوعات مختلفی که دارند مدیریت کنند.
 

مزایای مدیریت زمان برای آموزش

• انجام دادن به موقع تکالیف مدرسه
• داشتن زمان بیشتر برای جواب دادن به امتحانات و آزمون‌ها
• داشتن نمره بهتر
• استرس کمتر برای امتحانات و تکالیف

زندگی شخصی

وقتی که زمان‌تان را به خوبی مدیریت کنید، زمان بیشتری برای خانواده، دوستان و سرگرمی‌های‌تان خواهید داشت. همچنین به همه رویدادها و کارها می‌رسید.

مزایای مدیریت زمان برای زندگی شخصی

• دادن زمان بیشتر برای لذت بردن کنار خانواده و دوستان
• بهبود زندگی
• رسیدن به همه‌ی کارها

اهمیت برنامه ریزی روزانه

برنامه ریزی روزانه از طرق زیر به شما و کسب‌وکارتان کمک می‌کند:

• به کارهایتان جهت می‌دهد: برنامه ریزی به فعالیت‌های روزانه‌تان جهت و هدف می‌دهد. بدون برنامه و هدف، در واقع فقط به وقایع روزانه واکنش نشان می‌دهید، بدون اینکه توجه داشته باشید در بلندمدت قرار است چه اتفاقی بیفتد.
• برنامه ریزی یک چهارچوب یکسان ایجاد می‌کند: برنامه به افراد کمک می‌کند اولویت‌های‌شان را تعیین کرده و تلاش‌های‌شان را با آن مطابقت دهند. برنامه به تمام افراد می‌گوید که سازمان می‌خواهد به چه چیزی برسد و هر بخش باید چه کار کند.
• برنامه‌ریزی، ریسک و ابهام را کم می‌کند: به کمک برنامه ریزی می‌توانید با آینده مبهم مقابله کنید. برنامه ریزی موجب می‌شود آینده را پیش بینی کرده و خودتان را برای ریسک‌های احتمالی آماده کنید.
• تصمیم گیری را آسان می‌کند: تصمیم گیری شامل جستجو برای کارهای مختلف، ارزیابی آنها و انتخاب بهترین مورد می‌شود. برنامه‌ریزی و تعیین هدف، معیاری را برای ارزیابی گزینه‌های مختلف در اختیار شما می‌گذارد تا بهترین مورد را انتخاب کنید.
• برنامه ریزی موجب خلاقیت و نوآوری می‌شود: برنامه ریزی یعنی آینده نگری و آماده شدن برای آینده. این مساله موجب می‌شود فرصت‌ها و تهدیدها را بهتر شناسایی کنید و با فکر کردن درباره آنها، راه‌حل های خلاقانه‌ای برایشان پیدا کنید.
• برنامه ریزی موجب می‌شود اوضاع را کنترل کنید: بدون برنامه ریزی هیچ چیزی را نمی‌توانید کنترل کنید و بدون کنترل صحیح هم نمی‌توانید کار مفیدی انجام دهید. با برنامه ریزی، هیچ چیزی را فراموش نمی‌کنید و اوضاع تحت کنترل‌تان است.

چگونه یک برنامه برای مدیریت زمان بنویسیم؟

برای ایجاد یک برنامه زمانی خوب 7 مرحله وجود دارد:

1. تعیین اهداف

قبل از هر چیزی لازم است که هدف‌تان را تعیین کنید، مثلاً می‌خواهید به چه چیزی برسید. برای مثال هدف مدیر فروش، افزایش فروش در یک بازه سه ماهه است. در هدفگذاری می‌توانید از روش هدفگذاری اسمارت استفاده کنید. بعد از تعیین اهداف فهرستی از کارها تهیه کنید و اولویت‌بندی‌شان کنید. حالا می‌توانید نوشتن برنامه را شروع کنید.

2. ارزیابی وضعیت

مرحله دوم در نوشتن یک برنامه زمانی خوب، ارزیابی وضعیت فعلی‌تان است. برای اینکه برنامه خوبی داشته باشید لازم است از خودتان بپرسید که برنامه‌تان چگونه است؟ باید چه کارهایی را انجام دهم؟ وقتم را چگونه دارم می‌گذرانم؟ جواب این سؤالات بهتان کمک می‌کند بدانید در کجای زندگی و برنامه‌تان به تغییر نیاز دارید.

3. برنامه ریزی

وقتی که می‌دانید برای رسیدن به هدف‌تان باید چه کارهایی انجام دهید، نوبت نوشتن برنامه است. برنامه باید دقیق و واضح باشد و برای هر کار وقت مشخصی در نظر گرفته شود. برنامه باید واقعی باشد. برای مثال همه می‌دانیم که دیدن یک فیلم بیشتر از یک ساعت طول می‌کشد، نباید برای آن کمتر از یک ساعت وقت بگذارید. همچنین نباید برای یک فیلم یک ساعت و نیمه، دو ساعت وقت بگذارید.

4. اجرای طرح

بعد از نوشتن برنامه، نوبت اجرای آن است. حتی اگر بهترین برنامه را هم داشته باشید، بدون این مرحله هیچ فایده‌ای ندارد. این مرحله می‌تواند سخت باشد، ولی برای رسیدن به نتیجه و اهداف مهم است. بهتر است روی هدف‌تان تمرکز کنید.

5. ارزیابی و تنظیم

بعضی وقت‌ها با شروع اجرای برنامه ممکن است متوجه شوید بعضی چیزها به تغییر نیاز دارند. برای مثال متوجه می‌شوید جلسات تیم فروش باید به صورت هفتگی برگزار شود. در این حالت از تغییر نترسید چون این کار باعث آسان رسیدن به اهداف می‌شود. البته بعضی‌اوقات ممکن است برنامه‌تان خوب باشد و این مرحله نیاز نباشد.

6. متمرکز و با انگیزه ماندن

وقتی که روی هدف و برنامه‌تان تمرکز کنید، احتمالش خیلی بیشتر است که آن را به خوبی انجام دهید. جدا از آن داشتن انگیزه کمک زیادی بهتان می‌کند تا در اجرای برنامه وفق‌تر عمل کنید. وقتی که انگیزه داشته باشید برای رسیدن به هدف بیشتر تلاش می‌کنید و وسط راه جا نمی‌زنید.

7. جشن موفقیت‌ها

مرحله آخر جشن گرفتن موفقیت‌هایتان است. وقتی به هدفی رسیدید، زمانی را به تفکر در مورد اینکه چگونه آن را انجام دادید و چه چیزی از این تجربه آموختید، اختصاص دهید. از موفقیت خود لذت ببرید.
 

مزایای برنامه مدیریت زمان چیست؟

این کار مزایا زیادی دارد برای همین است که مدیران برای استخدام کارمند جدید تأکید زیادی روی داشتن مهارت برنامه ریزی برای مدیریت زمان می‌کنند. در ادامه این مزایا را مرور می‌کنم:

بهره‌وری بیشتر

وقتی که برنامه داشته باشید می‌توانید از زمان‌تان بهتر استفاده کنید و این باعث افزایش بهره‌وری می‌شوید. به زبانی ساده می‌توانید در یک زمان مشخص کارهای بیشتر و مهم‌تری را انجام دهید.

افزایش رضایت

مدیریت زمان بهتان کمک می‌کند که به هدف‌تان برسید و این باعث احساس رضایت می‌شود.

سازمان‌دهی بهتر

مهارت برنامه ریزی برای مدیریت زمان بهتان کمک می‌کند جدا از کار، زندگی شخصی‌تان را بهتر سازمان‌دهی کنید. این کار باعث می‌شود زندگی بهتری داشته باشید.

استرس کمتر

وقتی که برنامه خوبی داشته باشید، می‌دانید که چه کاری انجام دهید و وقت می‌کنید همه را کامل کنید، این کار استرس و فشار کاری را از روی دوش شما برمی‌دارد و بهتان زندگی آرام و لذت‌بخش‌تری می‌دهد.

بهبود تعادل کار/زندگی

با داشتن یک برنامه زمانی خوب می‌توانید به یک تعادل خوب بین کار و زندگی برسید. این کار بهتان کمک می‌کند هم‌زمان به کار و زندگی اهمیت دهید. همچنین استرس شما را کاهش می‌دهد تا در هر جا بهترین خودتان باشید و از چیزی غافل نشوید.

رضایت بیشتر از زندگی

وقتی که به‌صورت منطقی از زمان‌تان استفاده کنید و برای هر کار تایم مشخص و مناسبی تعیین کنید از زندگی‌تان بیشتر لذت می‌برید. چون این کار بهتان کمک می‌کند که به هدف‌های بیشتری برسید. همچنین دیگر مثل گذشته حسرت کارهایی را نمی‌خورید که انجام ندادید، بلکه وقت آزاد برای انجام دادن‌شان خواهید داشت.

وقت آزاد بیشتر

وقتی که از مهارت برنامه ریزی برای مدیریت زمان استفاده کنید، کارها را زودتر و بهتر انجام می‌دهید و این بهتان کمی وقت آزاد می‌دهد. شما می‌توانید از این زمان برای استراحت یا هر کاری که ازش لذت می‌برید، صرف کنید.

نمونه‌هایی از مدیریت زمان

یک مثال خوب که ممکن است هر فردی با آن برخورد کرده باشد، افراد کنکوری است که باید کار و درس‌شان را اولویت‌بندی کنند تا به هدف‌شان در کنکور برسند. من زمان کنکور دوست داشتم مستقل باشم. برای همین در کنار درس خواندن برای کنکور کار هم می‌کردم. برنامه‌ام این بود که هرروز ساعت 7 از خواب بیدار شوم و 10 دقیقه گوشی و اینستاگرامم را چک کنم و بعد صبحانه بخورم تا 7.45.

بعدازاین کار درس خواندن را شروع کنم و بعد از هر 75 دقیقه یک ربع استراحت کنم. ساعت 2.5 نهار بخورم و بعد به مغازه بروم تا 6 عصر آنجا کار کنم. البته سه‌شنبه‌ها به مغازه نمی‌رفتم و به‌جای آن با دوست‌هایم بیرون می‌رفتم. بعد از ساعت 6 هم دو بازه 75 دقیقه‌ای درس بخوانم و بقیه‌اش را هم استراحت کنم. این برنامه را سه ماه اجرا کردم و همان سال پرستاری قبول شدم.

در نهایت به جلسه کنکور رسیدم. برای مثال 3 ساعت برای سؤالات تخصصی وقت داشتم و باید این زمان را بین 5 درس تقسیم می‌کردم. ازآنجایی‌که زمین‌شناسی ضریب کمی دارد، آن را در اولویت آخر قرار دادم و با خودم گفتم اگر وقت اضافه ماند به آن پاسخ می‌دهم. بعد که زمین‌شناسی را تقریباً حذف کردم، متوجه شدم هر تست را باید در کمتر از 40 ثانیه جواب بدهم. آنقدر قبل از کنکور روی مهارت مدیریت زمان تمرین کردم که متوجه می‌شدم کدام سؤال در 40 ثانیه پاسخ داده شده و کدام سؤال بیش از 40 ثانیه طول می‌کشد و آن را بی‌خیال می‌شدم.

نتیجه‌گیری

برای اینکه در زندگی‌تان موفق شوید لازم است که برنامه خوبی داشته باشد و بتوانید از زمان‌تان به خوبی استفاده کنید. مدیریت زمان برای رهبران و همه متخصصان دیگر ضروری است تا از زمان خود بهترین استفاده را ببرند. تکنیک‌های مختلفی برای مدیریت زمان وجود دارد که می‌تواند به رهبران کمک کند تا بهره وری بیشتری داشته باشند، مانند ایجاد یک برنامه، تعیین اولویت ها و استفاده از ابزارهای صرفه جویی در زمان.

×

یکشنبه نامه های رایگان دیدار!

با به‌روزترین و علمی ترین مقالات حوزه فروش و ارتباط با مشتری هر یکشنبه قبل از صرف صبحانه منتظر یک ایمیل خوشمزه از طرف ما باشید

• ایمیل